CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
2.2. Thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp (Việt
2.2.1. Quy trình thực hiện hoạt động quản trị tồn kho
Với đặc thù là doanh nghiệp OEM hoạt động trong lĩnh vực may mặc, hoạt động quản trị tồn kho là một chuỗi các hoạt động liên tiếp được thực hiện bởi nhiều bộ phận, bao gồm:
Bộ phận phát triển và nghiên cứu sản phẩm R&D:
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm có vai trị cực kì to lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị tồn kho nói riêng. Bộ phận R&D có trách nhiệm đưa ra sản phẩm có chất lượng, với mức giá thành hợp lý, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Với từng sản phẩm (SKU2) được phát triển, một định mức (BOM3) tương ứng sẽ được lập ra, đây là cơ sở cho việc tính giá và thu mua vật tư sau này. Việc phát triển nguyên vật liệu và tìm kiếm nguồn cung ứng cũng được thực hiện bởi bộ phận R&D. Các thông tin này sẽ được truyền đạt cho bộ phận mua hàng khi sản phẩm được đặt hàng.
Bộ phận theo dõi đơn hàng (Merchandiser)
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng và làm việc với các bộ phận khác tại nhà máy (mua hàng, kho, xuất nhập khẩu,…) để đảm bảo hàng hoá được xuất đúng thời gian và thoả mãn nhu cầu khách hàng. Dựa vào định mức được chuyển giao bởi bộ phận R&D và chi tiết đơn hàng (những sản phẩm nào được đặt hàng? Số lượng sản phẩm tương ứng là bao nhiêu? Ngày giao hàng dự kiến?), danh sách vật tư
2 SKU (Stock keeping unit): là “đơn vị lưu kho” là một dạng quy ước nhằm quản lý, phân loại sản phẩm. Đối với hàng may mặc, thông tin về một SKU thường bao gồm mã nhãn hàng- mã thiết kế- mã màu.
3 BOM (Bill of materials): là định mức tiêu hao nguyên vật liệu gồm một danh mục các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một thành phẩm.
cần thu mua được thiết lập và chuyển giao cho bộ phận cung ứng. Cùng với bộ phận kế hoạch, một kế hoạch sản xuất chi tiết được thiết lập, đây là căn cứ để xác định ngày nhận hàng yêu cầu (ETA- Estimated time arrival) nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đáp ứng được thời gian giao hàng yêu cầu.
Bộ phận cung ứng
Nhiệm vụ chính của bộ phận cung ứng là đảm bảo nguyên vật liệu được đặt hàng đúng, đủ số lượng, kịp thời với mức chi phí hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra. Quy trình thu mua hàng hố bao gồm:
- Lựa chọn nhà cung cấp: nhà cung cấp thường được chỉ định bởi khách hàng hoặc được lựa chọn bởi bộ phận R&D nhằm đáp ứng các yêu cầu cần thiết của sản phẩm. Bộ phận cung ứng sẽ tiếp nhận thông tin về nhà cung cấp, tiến hành lập hợp đồng cung ứng, thu thập và lưu trữ các hồ sơ có liên quan như chứng chỉ, chứng nhận, các tiêu chuẩn chất lượng,… Các nhà cung cấp được đánh giá định kì dựa trên năng lực của nhà cung cấp (thời gian giao hàng, số lượng, xử lý các tình huống phát sinh khơng mong muốn, khả năng phản hồi,…) và phản hồi lại cho khách hàng hoặc bộ phận R&D để có biện pháp can thiệp thích hợp hoặc thay đổi nhà cung cấp.
- Dựa trên danh sách nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi đơn hàng nhận được từ bộ phận quản lý đơn hàng, bộ phận cung ứng sẽ kiểm tra lại với kho/ MCD nhằm xác định số lượng hàng tồn kho có thể sử dụng cho đơn hàng này, từ đó xác định số lượng nguyên vật liệu cần phải đặt hàng.
- Dựa trên kế hoạch sản xuất của bộ phận sản xuất, bộ phận cung ứng sẽ xác định được ngày nhận hàng yêu cầu.
- Nhận báo giá từ bộ phận R&D.
- Khi nhà cung cấp thông báo ngày giao hàng, kiểm tra lại ngày nhận hàng cần thiết, tiến hành thơng báo với các bộ phận có liên quan nhằm có các phương án chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá, và điều chỉnh kế hoạch sản xuất nếu cần thiết.
- Theo dõi đơn hàng, tiếp nhận, kiểm tra hoá đơn, bộ chứng từ, lựa chọn phương thức vận chuyển, phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để vận chuyển nguyên vật liệu về đúng thời gian quy định.
- Lập yêu cầu thanh toán và chuyển giao cho bộ phận kế toán. Tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán mà thời gian lập yêu cầu thanh toán là khác nhau (trước khi xuất hàng, 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, 45 ngày kể từ ngày nhận hàng,…)
- Lập báo cáo mua hàng cho từng đơn hàng, và báo cáo mua hàng định kì. Với quy trình hiện tại, bộ phận cung ứng đã và đang gặp phải những khó khăn sau:
Một là, theo yêu cầu của doanh nghiệp cũng như từ phía khách hàng, khi đơn hàng sản xuất được đặt hàng và cập nhật trên hệ thống, bộ phận cung ứng phải xuất đơn đặt hàng nguyên vật liệu trong cùng ngày. Kết quả là bộ phận kho/ MCD khơng có nhiều thời gian để kiểm tra tồn kho nên dễ xảy ra sai sót khi khấu trừ số lượng đơn hàng mới, dẫn đến bộ phận cung ứng phải thay đổi lại đơn hàng và có thể phát sinh các chi phí khơng cần thiết như mua MOQ4 hoặc tệ hơn là không thể huỷ hay thay đổi đơn hàng.
Hai là, bộ phận cung ứng có trách nhiệm phải thu thập các báo cáo kết quả chất lượng nhưng đơi khi bộ phận R&D khơng có sự quan tâm cần thiết cho vấn đề này.
Ba là, những yêu cầu thay đổi ngày xuất hàng có khi chỉ được kiểm tra với bộ phận sản xuất mà không thông báo trước cho bộ phận cung ứng để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Bốn là, hiệu quả hoạt động của bộ phận cung ứng còn phụ thuộc rất lớn vào nhà cung cấp, một số nhà cung cấp có thời gian phân phối quá dài gây ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất nói chung cũng như hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nói riêng. Có thể kể đến như YKK Taiwan, Finestar Printing,…
Cuối cùng, giá đơn vị của nguyên vật liệu được cung cấp bởi bộ phận cung ứng nhưng lại không được kiểm tra một cách cẩn thận gây tốn kém thời gian cho việc kiểm tra chéo. Đồng thời, một số vật tư như in, thêu có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp cũng như giá đơn vị không ổn định giữa các đơn hàng gây khó khăn cho cơng tác quản lý.
Bộ phận kho/MCD (Materials control department):
Nhiệm vụ của bộ phận kho/ MCD là đáp ứng như cầu quản trị tồn kho, tối ưu hoá việc lưu kho và chống sai sót, thất thốt trong q trình xuất nhập ngun vật liệu. Các nhiệm vụ của bộ phận kho/ MCD được mơ tả ở hình 2.3.
Hình 2.3: Nhiệm vụ của bộ phận kho/MCD (nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam) Quản lý mã hàng: Quản lý mã hàng: Bộ phận kho/ MCD Quản lý mã hàng Quản lý hoạt động nhập kho Lập báo cáo tồn kho Quản lý hoạt động xuất kho Nhập kho NVL Sắp xếp hàng tồn kho
Nguyên vật liệu được sử dụng trong may mặc rất đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích cỡ,… Vì vậy, cần được bố trí và sắp xếp một cách hợp lý để có thể dễ dàng theo dõi, quản lý. Hiện tại, việc mã hóa ngun vật liệu được thực hiện thơng qua hệ thống ERP. Trong giai đoạn phát triển, các vật tư mới phát triển sẽ được bộ phận R&D đăng kí trên hệ thống ERP gọi là Dcode. Mỗi Dcode được bắt đầu bằng D và theo sau bởi 7 chữ số 5xxxxxx theo thứ tự số đếm. Các Dcode được phân loại theo chủng loại vật tư và bắt buộc phải khai báo khi đăng ký mới gồm vải chính/ vải lót/ dây kéo/ hardware/ nhựa/ tay kéo/ Fastner/ gia cố/ đóng gói/ khác. Các thơng tin khác cần phải khai báo gồm tên gọi, màu sắc, đơn vị tính, nhà cung cấp, giá, điều kiện xuất hàng,… để thuận tiện cho quá trình quản lý hàng tồn kho (Hình 2.4). Thơng tin về Dcode là có thể sửa đổi trong giai đoạn phát triển. Tuy nhiên, không phải tất cả các nguyên vật liệu sử dụng trong giai đoạn phát triển đều tiến hành thu mua trong sản xuất chính (bỏ mẫu, yêu cầu chất lượng, giá thành quá cao,…), nên khi nhận được đơn hàng, bộ phận R&D sẽ tiến hành chuyển đổi từ Dcode thành Mcode (M5xxxxxx). Sau khi được gán Mcode, thông tin về vật tư này là khơng thể sửa đổi được nữa nhằm đảm bảo tính ổn định cho ngun vật liệu. Vì vậy, thơng tin về Dcode phải kiểm tra kỹ lưỡng và lập danh sách chuyển cho bộ phận kho/ MCD nhằm kiểm tra tính trùng lắp trước khi chuyển đổi thành Mcode. Trong trường hợp trùng lắp, bộ phận R&D được cung cấp số Mcode/ Dcode được đăng ký trước đó để tiến hành điều chỉnh BOM tương ứng và xóa số Dcode mới tạo. Quy trình quản lý mã hàng được mơ tả ở hình 2.5.
Hình 2.4: Các thơng tin được khai báo cho một Dcode trên ERP (nguồn: nội bộ Park Corporation) Corporation)
Bộ phận R
&D
Bộ phận k
ho/ M
CD
Hình 2.5: Sơ đồ quản lý mã hàng (Nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam) Quản lý hoạt động nhập kho: Quản lý hoạt động nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch giao nhận nguyên vật liệu, bộ phận kho/ MCD sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch bốc giỡ, sắp xếp mặt bằng. Nguyên vật liệu khi được nhập về sẽ được tiến hành kiểm tra về mẫu mã, số lượng, sau đó được dán nhãn, phân loại và lưu trữ.
Hàng hoá sau khi được lập phiếu nhập kho sẽ được tiến hành phân loại, sắp xếp theo chủng loại nguyên vật liệu. Kho nguyên vật liệu được đặt ở ngay tầng trệt của nhà máy được quản lý với theo từng dãy, kệ, tầng. Để thuận tiện, kho ngun vật liệu cũng
Có Đăng kí
mới Dcode
Lập yêu cầu kiểm tra để chuyển đổi
sang Mcode
Kiểm tra sự tồn tại của Mcode
Không Nhập vào định mức Mcode cũ Chuyển đổi Mcode Tồn tại ?
được sắp xếp ngay cạnh tổ cắt. Trong khi đó, kho bao bì được phân loại theo từng khách hàng và được đặt ở ngay các tầng sản xuất theo từng khách hàng để thuận tiện cho bộ phận đóng gói. Nhà cung cấp Bộ phận cung ứ ng Bộ phận k ho/MC D
Hình 2.6: Sơ đồ quản lý hoạt động nhập kho (Nguồn: nội bộ Park Corporation)
Phiếu nhập kho Khơng đạt
Hàng hố
Nhận và kiểm tra NVL
Phiếu xuất kho
Đơn hàng
Lưu kho không đạt chất lượng Đạt Dán nhãn, phân loại Nhập kho bao bì Nhập kho NVL Thơng báo Đổi/bổ sung
Quản lý hoạt động xuất kho:
Dựa trên kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ gửi yêu cầu nguyên vật liệu. Bộ phận kho/ MCD sẽ tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho cập nhật lên hệ thống. Thông thường, các nguyên vật liệu dạng cuộn (vải, da, non woven) sẽ được xuất cho tổ cắt 3~4 ngày trước khi lên chuyền sản xuất trong khi các vật liệu khác sẽ được giao lên chuyền vào ngày sản xuất.
B ộ ph ận s ản xu ất Giám đố c/ Ngư ời đư ợc u ỷ quy ền B ộ ph ận k ho/ M CD
Hình 2.7: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu (Nguồn: nội bộ Park Corporation) Lập báo cáo tồn kho và kiểm kê: báo cáo tồn kho, kiểm kê thực tế được thực Lập báo cáo tồn kho và kiểm kê: báo cáo tồn kho, kiểm kê thực tế được thực
hiện kỳ hoặc đột xuất tuỳ theo mục đích sử dụng.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc lập báo cáo tồn kho trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Hiện tại, ERP đang trợ giúp cho doanh nghiệp quản lý các
Có Không
Yêu cầu nguyên vật liệu Kế hoạch sản xuất Kiểm tra/ phê duyệt Cập nhật trạng thái xuất kho
Xuất kho
Phiếu xuất kho
thông tin về đơn đặt hàng nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu mua vào, số lượng thực nhận, số lượng cung cấp cho bộ phận sản xuất. Đây là cơ sở để tiến hành lập báo cáo, so sánh và đối chiếu giữa số lượng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho sổ sách.
Những khó khăn mà bộ phận kho/ MCD gặp phải trong hoạt động quản trị tồn kho bao gồm:
Thứ nhất là vấn đề quản lý mã hàng. Việc yêu cầu kiểm tra chéo có thể giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu số lượng vật tư bị trùng lắp nhưng lại gây tốn kém thời gian. Dẫn đến một số trường hợp khi đơn hàng gấp, bộ phận R&D bỏ qua bước này tạo ra vật tư bị trùng lắp. Hoặc là do bộ phận kho/ MCD thực hiện kiểm tra vật tư trùng lắp trước khi nhận được vật tư thực tế, dẫn đến tình trạng cùng một vật tư nhưng lại khai báo theo 2 cách khác nhau dẫn đến hệ thống cũng như bộ phận kho/ MCD khơng thể nhận biết (Ví dụ: 2 vật tư này ERP sẽ hiểu là 2 vật tư khác nhau 25MM ladder lock black và 25MM ladder lock- black hay như ladder lock và duckbill là một vật tư nhưng lại dễ gây hiểu lầm).
Thứ hai là các vấn đề liên quan đến ERP dẫn đến bộ phận kho/MCD không thể tiến hành nhập kho. Trong quá trình mua hàng, theo yêu cầu của bộ phận quản lý đơn hàng, vật tư được yêu cầu thay đổi nhà cung cấp nhưng hệ thống không được cập nhật tên nhà cung cấp mới, …
Thứ ba là sự khác biệt trong đơn vị mua hàng trong BOM và hoá đơn (yard và met) như gai xù, dây kéo,…gây khó khăn trong cơng tác kiểm tra tồn kho định kỳ.
Thứ tư là các vấn đề liên quan đến vật tư tồn kho. Qua các mùa, hangtag layout thay đổi nhưng vẫn sử dụng Mcode cũ gây khó khăn cho cơng tác quản trị tồn kho. Các đơn hàng bị huỷ thường đi kèm với vật tư tồn kho nhưng qua nhiều mùa, rất khó để phân tách tồn kho đó thuộc mùa nào, gây khó khăn cho công tác quản lý cũng như thu hồi sau này.
Cuối cùng là các nguyên vật liệu dùng để dựng như foam/ PE plate thường được mua theo cái với kích rập cho trước để tiết kiệm chi phí nhân cơng nhưng lại tiêu tốn
diện tích kho lớn và không thể tái sử dụng khi đơn hàng bị huỷ. Trong năm 2017, vật tư này tồn kho 54,137$.
Sự phối hợp giữa các bộ phận
Hình 2.8: Sơ đồ thơng tin công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu (Nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam)
Đơ
n hàng
Nhà cung
cấp
Nhà máy Park Corp. (Việt Nam)
Danh sách nguyên vật liệu Merchandiser Bộ phận mua hàng Bộ phận sản xuất Đơn hàng/ ngày yêu cầu xuất hàng
Kho/MCD Kế hoạch nhận hàng Vật tư thiếu/ không đạt yêu cầu Đơn hàng BOM/ rập/ etc Kế hoạch sản xuất Khách hàng Bản thiết kế
VPDĐ Park Corporation., LTD tại TP.HCM Sales/ R&D Center
Hóa đơn/chứng từ
Nguyên vật liệu Giá
Có thể thấy, trong q trình sản xuất- kinh doanh, hiệu quả công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu được xây dựng bởi rất nhiều bộ phận. Sai sót xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào bởi bất kỳ bộ phận nào đều tạo ra tổn thất to lớn và ảnh hưởng đến các bộ phận cịn lại. Bảng 2.3 mơ tả lỗi sai của các bộ phận trong hoạt động quản trị tồn kho năm 2017 với tổng thiệt hại là 55,793.59$ (bảng 2.4).
Bảng 2.3: Tóm tắt lỗi sai của các bộ phận trong hoạt động quản trị tồn kho năm 2017 (Báo cáo nội bộ Park Corp Việt Nam)
Nội dung Nguyên nhân Hậu quả
Bộ phận R
&D
Những sai lầm chủ yếu liên quan đến BOM: -Dùng sai loại vật tư/ sai màu/sai kích thước -Sai định mức do sai chiều vải, khổ vải
-Thiếu mã chỉ của NCC
-Sai định mức của dây đai
-Dư định mức chỉ
-Thiếu kiểm tra trước khi đồng bộ trên ERP
-Không kiểm tra thực tế NVL, khơng cập nhật đúng quy cách NVL khi đăng kí mã NVL Không theo dõi tốt với KH
-Khơng tính tốn đến hao hụt khi sử dụng máy cắt nhiệt