CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
1.3 Hoạt động quản trị tồn kho
1.3.2. Các kỹ thuật quản trị tồn kho
Các phương pháp quản trị tồn kho bao gồm phân tích ABC, XYZ, HML, VED, FSN, SDF, GOFL và SOS được thể hiện ở hình 1.6.
Hình 1.6: Các phương pháp quản trị tồn kho (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016)
Các kỹ thuật quản trị tồn kho khác nhau sẽ phù hợp cho các mục đích quản trị tồn kho khác nhau và với những điều kiện áp dụng khác nhau, cụ thể:
Các phương pháp quản trị tồn kho
Bảng 1.1: Lựa chọn kỹ thuật quản trị tồn kho (Dr.G.Brindha, 2014)
STT Danh mục Điều kiện Ứng dụng
1 Phân tích ABC Chi phí sử dụng hàng năm (định mức* giá đơn vị)
Cho nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất
2 Phân tích XYZ (Sử dụng cho nghiên cứu 2D)
Tồn kho tại thời điểm bằng kiểm kê thực tế Trạng thái nhóm A Xem xét nhóm A trong nhóm X, xem xét nhóm C trong nhóm X: giảm mức độ tồn kho 3 Phân tích HML (High, Medium, Low)
Giá đơn vị Duy trì kiểm tra các mặt hàng có chi phí cao 4 Phân tích VED (Vital, Essential and Desirable) Tính nghiêm trọng hoặc thiếu hụt sản xuất
Để kiểm soát việc bảo dưỡng phụ tùng và thiết bị sản xuất 5 Phân tích FSN
(Fast, Slow and Non-Moving)
Các vấn đề từ cửa hàng lý tưởng.
Loại bỏ các mặt hàng khơng lưu chuyển
Các hàng hố có tốc độ lưu chuyển nhanh cần được duy trì một mức độ tồn kho cao
6 Phân tích SDE (Scans, Difficult and Easily available)
Các khó khăn trong hoạt động cung ứng (nguồn cung ứng)
Thận trọng về khả năng sẵn có của hàng hố, nên duy trì tồn kho những hàng hoá khan hiếm, khó khăn trong việc thu mua và tiếp tục theo dõi hoạt động mua hàng
7 Phân tích GOLF (Govt, Ordinary, Local and Foreign)
Nguồn cung từ chính phủ có thời gian phân phối dài hơn, thanh toán trước các hàng hoá cung ứng từ nước ngồi thơng qua ngân hàng, cảng, các chi phí như hoa hồng, thuế,…
Cần có sự kiên nhẫn trong hoạt động mua hàng từ nguồn cung chính phủ, các đại lý có thể được sử dụng, các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian cung ứng nguyên vật liệu từ nước ngồi cần được tính tốn.
8 Phân tích SOS (Seasonal and Off- Seasonal)
Đậu nành, nông sản giá cao khi trái mùa và thấp khi vào mùa thu hoạch
Nên mua vào mùa thu hoạch để đạt được mức giá tốt hơn và chất lượng cung ứng tốt hơn Trong đó, phân tích ABC và phân tích XYZ là hai kỹ thuật phân tích phổ biến trong quản trị tồn kho.
Kĩ thuật phân tích ABC
Thực tế là, có hàng ngàn mặt hàng được lưu trữ dưới dạng hàng tồn kho để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chỉ có một tỉ lệ mặt hàng nhất định cần được quản lý và kiểm sốt chặt chẽ, chính xác (Braglia và các cộng sự, 2004). Kĩ thuật phân tích ABC là phương pháp lập kế hoạch và kiểm kê được sử dụng rộng rãi để phân loại mặt hàng theo mức độ kiểm soát cần thiết. Kĩ thuật phân loại ABC được phát triển và sử dụng với General Electric vào những năm 1950, dựa trên nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc Pareto chỉ ra một vài mặt hàng đóng góp phần lớn vào chi phí tồn kho và một số lượng lớn mặt hàng lại chiếm tỷ lệ chi phí tồn kho thấp. Nguyên tắc 80/20 được biết đến là xấp xỉ 20% mặt hàng đóng góp 80% chi phí và phần cịn lại 80% mặt hàng chỉ chiếm 20% chi phí. Rõ ràng là, cần kiểm sốt chặt chẽ 20% mặt hàng và kiểm soát ở mức độ vừa phải với phần cịn lại (Water, 1992). Vì thế, kĩ thuật phân tích ABC phân loại tồn kho theo mức độ đóng góp chi phí trên tổng chi phí tồn kho hàng năm.
Theo Nabais (2010), có thể tiến hành phân tích ABC theo chi phí theo các bước sau:
- Sắp xếp chi phí tồn kho hàng năm (định mức x giá đơn vị) theo thứ tự giảm dần.
- Tính tốn tỉ lệ phần trăm theo luỹ tiến theo chi phí và số lượng mặt hàng - Xác định ranh giới giữa các nhóm:
+ Nhóm A: 20% mặt hàng chiếm khoảng 80% tổng chi phí sử dụng hàng năm
+ Nhóm B: 30% mặt hàng chiếm khoảng 15% tổng chi phí sử dụng hàng năm
+ Nhóm C: 50% mặt hàng đại diện cho khoảng 5% tổng chi phí sử dụng hàng năm
Hình 1.7: Đường cong Pareto (Nabais, 2010)
% Tích luỹ theo số lượng mặt hàng % Tích luỹ
Bằng chứng thực nghiệm đã chỉ ra rằng khi phân tích hiệu quả và các nhóm phân loại được xác định, việc tập trung kiểm sốt các mặt hàng thuộc nhóm A sẽ tối đa hoá hiệu quả quản trị trong điều kiện nguồn lực thời gian khan hiếm (Flores và Whybark, 1985).
Bảng 1.2: Chiến lược phân tích ABC (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016)
Tỷ lệ % mặt hàng
Tỷ lệ % chi phí
Hành động
Nhóm A Khoảng 20% Khoảng 80% Kiểm soát chặt chẽ hàng ngày Nhóm B Khoảng 30% Khoảng 15% Rà sốt định kỳ
Nhóm C Khoảng 50% Khoảng 5% Rà sốt khơng thường xun
Kỹ thuật Phân tích XYZ
Phân tích XYZ là phân tích động mở rộng của phân tích ABC. Phân tích XYZ nhằm đánh giá sự biến động trong nhu cầu hoặc định mức tiêu thụ của các mặt hàng trong tổ chức và được đo lường bằng hệ số biến thiên C.V. Với hệ số biến thiên C.V, các mặt hàng được phân loại thành các nhóm X, Y, Z tương ứng với tỷ lệ 20%, 30%, 50% (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016).
Theo D. A. Clevert và các cộng sự (2007), Divya devrajan, M S Jayamohan (2016):
- Nhóm X bao gồm những nguyên vật liệu được sử dụng tương đối thường xuyên và hiếm khi tồn kho hiếm khi thay đổi vì thế khả năng lập kế hoạch hay dự báo trước nhu cầu là rất cao.
- Nhóm Y bao gồm những nguyên vật liệu có nhu cầu thay đổi đáng kể vì lý do mang tính mùa vụ hoặc có tính xu hướng nên khả năng lập kế hoạch hay dự báo ở mức trung bình.
- Nhóm X bao gồm những ngun vật liệu khơng sử dụng thường xun vì thế khả năng lập kế hoạch hay dự báo là rất thấp.
Bảng 1.3: Chiến lược phân tích XYZ (Yogesh Kumar và các cộng sự, 2017)
Nội dung Loại X Loại Y Loại Z
Sự biến động của hàng tồn kho
Thấp Trung bình Cao
Kiểm sốt Cao Trung bình Thấp
Kiểm tra Chặt chẽ Trung bình Khơng
Tồn trữ Cao Thấp Hiếm khi
Một trường phái khác của phân tích XYZ là xem xét tỷ lệ phần trăm của giá trị tồn kho. Với trường phái này, phân tích XYZ được thực hiện nhằm phân loại hàng tồn kho hiện có trong kho và phân loại chúng thành 03 loại dựa vào giá trị hàng tồn kho (Divya Devarajan, 2015). Việc phân loại có giá trị tại thời điểm tiến hành phân tích, theo đó:
- Loại X: ứng với 70% tổng giá trị tồn kho
- Loại Y: ứng với 20% tổng giá trị tồn kho tiếp theo - Loại Z: ứng với 10% tổng giá trị tồn kho cuối cùng Các bước tiến hành phân loại XYZ:
- Xác định tồn kho hiện tại và giá đơn vị cho các mặt hàng tồn kho được lựa chọn.
- Giá trị tồn kho được xác định bằng tồn kho hiện tại nhân cho chi phí đơn vị của từng mặt hàng.
- Sắp xếp theo giá trị tồn kho giảm dần.
- Tính phần trăm giá trị tồn kho và phần trăm tồn kho tích lũy. - Cuối cùng, phân loại hàng tồn kho theo 03 loại X, Y, Z.
Phân tích ABC thường được kết hợp với phân tích XYZ để xác định các mặt hàng phổ biến của các kết hợp, từ đó xây dựng chiến lược kiểm soát hàng tồn kho phù hợp.
Bảng 1.4: Ma trận kết hợp phân tích ABC và phân tích XYZ ( Bijal Pandya, Hemant Thakkar, 2016) Thakkar, 2016)
A B C
X
Tỷ lệ % giá trị cao Nhu cầu liên tục Khả năng dự báo cao
Tỷ lệ % giá trị trung bình Nhu cầu liên tục
Khả năng dự báo cao
Tỷ lệ % giá trị thấp Nhu cầu liên tực Khả năng dự báo cao
Y
Tỷ lệ % giá trị cao Nhu cầu biến động Khả năng dự báo trung bình
Tỷ lệ % giá trị trung bình Nhu cầu biến động
Khả năng dự báo trung bình
Tỷ lệ % giá trị thấp Nhu cầu biến động
Khả năng dự báo trung bình
Z
Tỷ lệ % giá trị cao Nhu cầu không thường xuyên
Khả năng dự báo thấp
Tỷ lệ % giá trị trung bình Nhu cầu khơng thường xun
Khả năng dự báo thấp
Tỷ lệ % giá trị thấp
Nhu cầu không thường xuyên
Khả năng dự báo thấp