3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
3.2.2. Giải pháp cụ thể
Tác giả trên cơ sở lý thuyết của INTOSAI về kiểm soát nội bộ, đánh giá thực trạng của hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với cơng tác kiểm sốt chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú Yên, đƣa ra các giải pháp liên quan đến các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
- Xây dựng mơi trƣờng làm việc chú trọng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức: Sở cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức và tinh thần tự giác cho CBCC để đạo đức trở thành một nét văn hóa của cơ quan, trở thành tƣ tƣởng thấm nhuần trong mỗi ngƣời. Đẩy mạnh cuộc “Học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh” trở thành một phong trào thiết thực, sâu rộng, khơng mang tính hình thức, hơ hào. Xây dựng cơ quan văn hóa, phịng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Cần có các văn bản cụ thể quy định về tính chính trị và giá trị đạo đức: Sở cần ban hành thành văn bản những quy định về tính chính trị và giá trị đạo đức, những quy tắc ứng xử làm thƣớc đo cho CBCC thực hiện, đánh giá đƣợc việc thực hiện của CBCC với mong muốn của Cơ quan. Văn bản ban hành trên cơ sở Luật Cán bộ cơng chức, Luật Phịng chống tham nhũng, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí…, quy định văn hóa giao tiếp, ứng xử, giao tiếp nơi làm việc, nơi công cộng, gia đình; quy định các biện pháp xử lý những hành vi vi phạm. CBCC phải thực hiện theo các quy định, điều chỉnh bản thân, giúp họ điều chỉnh và tìm ra cách thức ứng xử đúng nhất trong hoạt động hàng ngày. Nội dung quy định có thể là:
Quy định phạm vi và đối tƣợng áp dụng cũng nhƣ mục đích ban hành văn bản quy định ứng xử của cơ quan.
Quy định các chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử mà CBCC trong cơ quan cần đạt đƣợc nhƣ: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, lối sống tác phịng cũng nhƣ văn hóa ứng xử với cơ quan nhà nƣớc, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với các tổ chức, cá nhân đến làm việc.
Quy định về các hành vi đƣợc khuyến khích và các hành vi bị nghiêm cấm.
Hƣớng dẫn hình thức thơng tin, báo cáo và cách giải quyết các vấn đề về đạo đức.
Quy định các chuẩn mực đạo đức và các hành vi ứng xử mà CBCC cần đạt đƣợc nhằm tạo môi trƣờng làm việc lành mạnh, có văn hóa.
- Thu hút, bồi dƣỡng, đãi ngộ, nâng cao trình độ cho CBCC
Có quy định cụ thể các tiêu chuẩn khi tuyển dụng CBCC: có lý lịch rõ ràng, trình độ chun mơn đúng với chức năng, nhiệm vụ của Sở. Để thu hút đƣợc các em sinh viên tốt nghiệp các trƣờng đại học có uy tín về cơng tác tại Sở cần có những chính sách rõ ràng, cụ thể. Chính sách lƣơng hiện nay theo quy định của nhà nƣớc không thể làm khác đƣợc, trong khả năng kinh phí đƣợc giao cho Sở cố gắng sắp xếp một khoản dành cho đào tạo, nâng cao trình độ. Sở có chủ trƣơng cho cán bộ chủ động tìm các lớp bồi dƣỡng, cập nhật kiến thức chuyên môn của các cơ sở đào tạo, sát với tình hình quản lý mới khơng chỉ đào tạo theo triệu tập của Bộ Tài chính. Về học sau đại học: cần tạo điều kiện cho CBCC từ thời gian đến kinh phí. Trên cơ sở chấp hành các quy định của tỉnh về tiêu chuẩn, điều kiện CBCC đƣợc đi học sau đại học, Sở quy định những khoản hỗ trợ khác tạo điều kiện cho CBCC nhƣ hỗ trợ học ngoại ngữ (với những ngƣời sau khi có các chứng chỉ ngoại ngữ), tạo bầu khơng khí học tập, nghiên cứu trong CBCC, khơng để tình trạng lƣời học, lƣời nghiên cứu, tạo nên sức ý. Chỉ đạo cho Đồn Thanh niên có nhiều hoạt động về tìm hiểu chính sách chế độ, sinh hoạt câu lạc bộ ngoại ngữ, tìm hiểu truyền thống ngành, những chính sách kế hoạch phát triển của tỉnh….
Mạnh dạn đƣa ra những CBCC không đủ năng lực khỏi bộ máy cơ quan, có chính sách khen thƣởng xứng đáng với những CBCC có năng lực. Điều này, tạo động lức phấn đấu cho mỗi CBCC, không đánh đồng mọi ngƣời với nhau, mỗi ngƣời sẽ cố gắng rèn luyện, nâng cao kỹ năng và trình độ chun mơn nghiệp vụ đáp ứng nhiệm vụ đƣợc giao nếu học muốn đƣợc làm việc tại cơ quan.
- Nâng cao nhận thức cho CBCC trong công tác đánh giá và tự đánh giá: CBCC cần trung thực, công tâm, vô tƣ khi đánh giá bản thân mình và ngƣời khác. Phải có trách nhiệm khi đánh giá ngƣời khác, mình có hiểu cơng việc, nhiệm vụ của ngƣời đƣợc đánh giá không, họ hoàn thành nhiệm vụ nhƣ thế nào? Nhất là theo quy định của Nhà nƣớc hiện nay, khi bổ nhiệm cán bộ phải lấy phiếu tín nhiệm của các đồn thể, tập thể lãnh đạo. Rất nhiều ngƣời bỏ phiếu theo cảm tình cá nhân, khơng đánh giá cơng tâm, vì vậy các cuộc bỏ phiếu lấy tín nhiệm cũng chƣa phản ảnh đƣợc sự tín nhiệm thực. Vì vậy cần có hƣớng dẫn chi tiết những tiêu chí mà bạn
phải đánh giá mình và ngƣời khác để CBCC thực hiện, không đánh giá chung chung, mọi vấn đề từ chuyên môn đến đạo đức lối sống đều có những tiêu chí cụ thể để CBCC đánh giá.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá dựa trên hiệu quả công việc: Sở cần xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng CBCC, tƣơng ứng với một vị trí cơng việc. Đánh giá dựa trên hiệu quả, xây dựng thành các thƣớc đo cụ thể. Ngồi những thƣớc đo mang tính định tính nhƣ: trình độ, năng lực, tƣ duy, đạo đức, tác phong… cần có những thƣớc đo định lƣợng nhƣ: các cơng việc đã làm, thời gian hồn thành, kết quả cơng việc, các giải pháp, sáng kiến khi giải quyết công việc. Cơ quan nên quản lý theo mục tiêu, tất cả CBCC phải hiểu rõ mục tiêu mà mình cần phải đạt đƣợc. Hiện tại, Sở đã có bảng mơ tả cơng việc cho từng CBCC, từng chức danh. Sở nên tham khảo KPI (Key performance indicators – chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lƣờng, đánh giá hiệu quả công việc đƣợc thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lƣợng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân) để ban hành các quy định đánh giá.
- Xây dựng cơ chế khen thƣởng dựa trên cơ sở hồn thành cơng việc: Căn cứ vào các tiêu chí đánh giá cụ thể để xây dựng chính sách khen thƣởng dựa trên kết quả hồn thành cơng việc, khơng đánh đồng ngƣời làm ít cũng nhƣ ngƣời làm nhiều nhƣng phải xem xét vì sao lại phân công ngƣời làm nhiều, ngƣời làm ít, do họ khơng làm, hay khơng thể làm hay lãnh đạo không phân công, tất cả các yếu tố phải đƣợc đánh giá, xem xét. Ngƣời làm tốt đƣợc khen thƣởng, ngƣời khơng hồn thành nhiệm vụ phải có hình thức xử lý phù hợp, điều đó tạo cho CBCC tinh thần trách nhiệm, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ. Theo quy định khen thƣởng về tỷ lệ các cấp khen của Sở, không nhất thiết phải áp dụng tỷ lệ này cho các phòng, ban; tùy kết quả hoàn thành cơng việc, có thể có phịng đƣợc khen nhiều, phịng đƣợc khen ít miễn sao tỷ lệ chung cả Sở đúng theo quy định.
- Thành lập Thanh tra nội bộ: Sở nên xây dựng bộ phận Thanh tra nội bộ giám sát, kiểm soát các hoạt động của cơ quan, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các sai sót của đơn vị. Việc thành lập bộ phận này có thể xây dựng nhƣ sau:
Hiện nay, Thanh tra Sở thực hiện chức năng thanh tra các đơn vị sử dụng ngân sách trừ Sở Tài chính. Vì vậy Thanh tra Sở cần bổ sung nhiệm vụ thanh tra nội bộ, giám sát hoạt động của cơ quan, bao gồm:
• Giám sát hoạt động quản lý tài chính tại Sở: Kiểm tra sự tuân thủ Luật Ngân sách nhà nƣớc, Luật Kế tốn, chính sách, chế độ tài chính của Văn phịng Sở. Cơng tác tài chính tại Sở có thực hiện đúng các quy định, hơn tổ chức nào hết, thanh tra nội bộ của Sở sẽ kiểm tra tốt nhất cơng tác quản lý tài chính của đơn vị.
• Giám sát hoạt động kiểm soát chi ngân sách: Kiểm tra các hoạt động của các phịng chun mơn trong cơng tác kiểm sốt chi. Bộ phận thanh tra nội bộ giám sát sẽ độc lập, không bị các vấn đề chun mơn tác động đến trách nhiệm trong q trình kiểm sốt chi.
Tranh tra nhân dân của cơ quan nên bổ sung chức năng giám sát công tác quản lý của Sở: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế, chính sách, điều lệ hoạt động của cơ quan. Các chế độ, chính sách cho CBCC thực hiện có đầy đủ, kịp thời hay không?
3.2.2.2. Đánh giá rủi ro
- Bổ sung chức năng quản trị rủi ro vào chức năng hoạt động của Sở: Hiện nay công tác quản trị rủi ro của Sở chƣa rõ nét, công tác nhận diện, đánh giá rủi ro của Sở thực hiện ở bình diện tổng thể, phòng ngừa những vấn đề mang tính tồn đơn vị, còn từng bộ phận, từng hoạt động chƣa có cơ chế nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro. Tuy nhiên, là đơn vị quản lý tài chính, rủi ro trong hoạt động kiểm sốt chi ngân sách là cao nên đƣa chức năng quản trị rủi ro vào chức năng hoạt động của Sở để nhận diện, đánh giá rủi ro từ các bộ phận phòng, ban, cá nhân thực hiện cơng tác kiểm sốt chi ngân sách.
- Tăng cƣờng công tác nhận diện rủi ro ở các mặt hoạt động kiểm soát chi ngân sách của cơ quan: Rủi ro có thể xảy ra ở tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, vì vậy khi triển khai một nhiệm vụ gì, Ban Giám đốc và lãnh đạo các phịng, ban phải nhận diện các rủi ro ở từng khâu thực hiện để đánh giá rủi ro và có biện pháp phịng ngừa. Rủi ro có thể đến từ các yếu tố bên trong hoặc các yếu tố bên ngồi.
• Rủi ro từ sự thiếu đồn kết của CBCC trong nội bộ cơ quan: Nếu CBCC trong cơ quan thiếu đoàn kết sẽ khơng giúp đỡ nhau trong q trình kiểm sốt chi ngân sách, giải quyết công việc, mạnh ai nấy làm, làm bộ máy hoạt động kiểm soát chi ngân sách của đơn vị trì trệ, ảnh hƣởng đến việc hồn thành nhiệm vụ của cơ quan.
• Rủi ro do năng lực CBCC hạn chế: Đây là vấn đề của Sở hiện nay. Các nghiệp vụ chi NSNN ngày càng đa dạng và phức tạp hơn, cơ chế kiểm soát chi NSNN nhiều khi không theo kịp với các biến động của các hoạt động chi NSNN. Kế tốn của các đơn vị ngày càng có trình độ, cộng với kinh nghiệm thực tế vì thế các báo cáo đều sạch khi gửi cho cơ quan tài chính, nếu cán bộ quản lý của Sở tài chính mà yếu năng lực sẽ làm cơng tác kiểm sốt chi ngân sách khơng có hiệu lực. • Rủi ro do sự thơng đồng của cán bộ của Sở với đơn vị đƣợc quản lý: Do quản lý lâu năm, cán bộ quản lý sẽ có mối quan hệ qua lại với đơn vị, cùng với sự chủ quan do nghĩ mình nắm rõ đặc điểm của đơn vị, dẫn đến tình trạng cán bộ tìm cách bảo vệ đơn vị mình quản lý thay vì kiểm sốt đơn vị. Vì vậy Sở cần đẩy mạnh cơng tác ln chuyển vị trí việc làm đối với CBCC thực hiện cơng tác kiểm sốt chi ngân sách.
• Rủi ro từ các chính sách của nhà nƣớc chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu cuộc sống của CBCC, từ đó dẫn đến việc tƣ lợi cá nhân của CBCC, một số CBCC phải làm thêm những công việc khác để kiếm thêm thu nhập sao nhãng cơng tác chun mơn.
Yếu tố bên ngồi:
• Rủi ro do thay đổi chính sách, quy định của nhà nƣớc về công tác quản lý tài chính: do tình hình kinh tế, chính trị, xã hội của đất nƣớc mà từng giai đoạn Nhà nƣớc có những chính sách điều hành khác nhau. Năm 2011 đến nay chính sách kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mơ, kiểm sốt chặt chẽ chi, tăng tiết kiệm địi hỏi cơng tác quản lý tài chính phải điều chỉnh theo. Nhiều chính sách mới cho ngành giáo dục, y tế nhƣ: phụ cấp thâm niên, trực… Tình hình chính trị có thay đổi, những năm 2000 đầu tƣ cho miền núi nhƣ chính sách 135, hiện nay tập trung cho miền biển: chính sách xã bãi ngang, ven biển… Điều đó dẫn đến cơng tác quản lý cũng thay đổi theo xuất hiện các rủi ro về mặt chuyên môn, nghiệp vụ.
• Rủi ro do việc thực hiện các chính sách, chế độ thuộc nhiệm vụ của các sở, ban, ngành; nhiều quy định thực tế thực hiện phát sinh nhiều vấn đề: Hiện nay, nhà nƣớc thực hiện nhiều chính sách, chế độ cho tất cả các đối tƣợng: học sinh, sinh viên, ngƣời có cơng cách mạng, phụ cấp nghề cho một số ngành nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp vùng miền… Để thực hiện chi các chính sách này qua nhiều khâu, ở nhiều sở, ban, ngành; thời gian xác minh hồ sơ dài, khối lƣợng công việc lớn, nhiều chính sách khi thực hiện cịn chƣa thống nhất giữa các ngành, ví dụ: phụ cấp thâm niên giáo viên tính từ ngày đứng lớp dạy hay ngày đƣợc tuyển dụng; trong khi áp lực dƣ luận đề nghị nhà nƣớc phải chi trả, cử tri liên tục có ý kiến với HĐND tỉnh và Đồn Đại biểu Quốc hội, cơng việc tổng hợp chi trả các chính sách, chế độ trình UBND tỉnh tại Sở Tài chính rất lớn, sẽ có nhiều rủi ro. Ban Giám đốc phải tập trung chỉ đạo, các lãnh đạo phòng, ban trực tiếp thẩm tra phải làm thêm giờ, ngoài giờ để đảm bảo chất lƣợng, tuy nhiên cũng không thể kiểm tra hết đƣợc, rủi ro sẽ xuất hiện.
- Đánh giá mức độ ảnh hƣởng của rủi ro và khả năng rủi ro xảy ra: Trên cơ sở nhận diện rủi ro, Sở tiến hành đánh giá mức độ ảnh hƣởng của các rủi ro và khả năng rủi ro xảy ra. Đánh giá xem rủi ro nào trọng yếu, ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát chi ngân sách của cơ quan để lựa chọn biện pháp đối phó rủi ro.
- Các biện pháp đối phó rủi ro: Sau khi đã đánh giá rủi ro, thì tùy loại rủi ro sẽ có biện pháp đối phó thích hợp, dù lựa chọn biện pháp nào cũng cân nhắc giữa chi phí bỏ ra với lợi ích đạt đƣợc. Có các biện pháp đối phó rủi ro nhƣ sau:
• Né tránh rủi ro: Là việc khơng thực hiện các cơng việc có thể gây ra rủi ro. Phƣơng pháp này ƣu điểm là có thể tránh đƣợc tất cả các rủi ro, nhƣng chính việc khơng thực hiện các công việc để tránh rủi ro lại đồng nghĩa với việc không thực hiện đƣợc một số công việc chi ngân sách.
• Giảm thiểu rủi ro: Là việc làm giảm các tác hại do rủi ro tác động đến tổ chức. Phƣơng pháp này áp dụng cho các rủi ro không thể tránh, những công việc không thể làm. Tuy nhiên do đã nhận diện, đánh giá đƣợc rủi ro nên cơ quan sẽ có biện pháp để giảm thiểu rủi ro bằng cách kiểm soát chặt chẽ các nội dung chi, kiểm tra, kiểm soát chứng từ.
• Chia sẻ rủi ro: Là việc chuyển một phần hay tồn bộ hậu quả do rủi ro có thể xảy ra từ một tổ chức này sang tổ chức khác. Với những công việc phức tạp, cần tham khảo ý kiến của nhiều sở, ban, ngành hoặc nên đề nghị thành lập tổ liên ngành để giảm trách nhiệm của cơ quan mình.
• Chấp nhận rủi ro: Phƣơng pháp này áp dụng cho cơng việc buộc phải làm và khơng có biện pháp nào đối phó.
- Lãnh đạo các phịng, ban; thanh tra Sở, thanh tra nhân dân cùng Ban Giám