1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.5.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách, phương thức đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong tổ chức, để hoạt động kiểm soát hiệu quả cần thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp, thống nhất, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát gồm hai yếu tố:
- Chính sách kiểm sốt là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, được ban hành bằng các văn bản có hệ thống và phù hợp.
- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm sốt. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần cân đối giữa lợi ích và chi phí, giữa hoạt động kiểm sốt và rủi ro có thể phát sinh.
Các yếu tố của hoạt động kiểm soát bao gồm:
* Thủ tục ủy quyền và xét duyệt
Thủ tục ủy quyền là một cách thức nhằm đảo bảo rằng các giao dịch và sự kiện được soát xét bởi nhà lãnh đạo trong đơn vị. Các thủ tục ủy quyền phải được ghi chép rõ ràng, công bố đầy đủ cho mọi nghiệp vụ và mọi hoạt động bao gồm các điều kiện cụ thể mà người ủy quyền phải thực hiện. Thủ tục ủy quyền bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết. Ủy quyền chung liên quan đến tất cả các hoạt động trong một tổ chức, ủy quyền chi tiết là trường hợp ủy quyền cho một hoạt động cụ thể nào đó, khơng phát sinh thường xuyên.
* Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là việc đảm bảo các nhân viên trong đơn vị được phân công công việc một cách rõ ràng, hợp lý, khơng có người nào thực hiện quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn cũng như không có người thực hiện một hoạt động từ đầu đến cuối một chu trình. Sự ln chuyển vị trí làm việc của nhân viên giúp hạn chế xảy ra gian lận khi một nhân viên xử lý một công việc trong thời gian quá dài.
Xuất phát từ thực tế, các hành vi gian lận xảy ra khi xuất hiện những cơ hội và điều kiện thuận lợi. Để giảm thiểu sai sót và rủi ro, cần phân chia trách nhiệm một cách nghiêm túc, hợp lý giữa các phòng chức năng để đảm bảo các hoạt động diễn ra hiệu quả, tránh sự thông đồng và đạt được sự cân bằng trong tổ chức.
Việc phân chia trách nhiệm hợp lý đảm bảo các yêu cầu sau:
- Không để một cá nhân/ bộ phận thực hiện một quy trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc.
- Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng bảo quản tài sản. - Tách biệt chức năng ghi chép sổ sách kế toán và bảo quản tài sản. - Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng ghi chép sổ sách kế toán.
* Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc lập và sử dụng chứng từ đảm bảo theo đúng quy định, rõ ràng giúp việc ghi chép sổ sách một cách đầy đủ, hợp lý để giảm thiểu sai sót và gian lận có thể xảy ra, dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận. Tất cả các chứng từ,
sổ sách phải được phê duyệt bởi cấp trên và có đầy đủ chữ ký xác nhận của những người liên quan. Việc thực hiện lưu trữ và thời gian lưu trữ chứng từ được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định hiện hành của kế toán.
* Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức bao gồm tài sản vật chất là tiền, công cụ dụng cụ, hàng hóa, máy móc, thiết bị và tài sản phi vật chất là thông tin. Những tài sản này phải được kiểm soát và bảo vệ một cách chặt chẻ. Kiểm soát tài sản được thực hiện bằng việc định kỳ tiến hành kiểm tra, kiểm kê số liệu, đối chiếu giữa giá trị thực tế và giá trị trên sổ sách nhằm đảm bảo sự tồn tại, sự ổn định hay tình trạng của tài sản tại đơn vị. Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin là hoạt động kiểm soát trên các ứng dụng thông tin tại đơn vị như trung tâm dữ liệu, các phần mềm hay kiểm soát quyền truy cập.
* Kiểm tra, đối chiếu
Các nghiệp vụ phải được kiểm tra, đối chiếu trước và khi xử lý. Sau khi nhận được kết quả phải báo cáo đầy đủ cho cấp trên và lập báo cáo.