Hồ Chí Minh.
2.6.1 Đánh giá chung
Nhìn chung hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các trường cao đẳng cơng lập trên địa bàn TP.HCM ngày càng một hồn thiện để có thể đáp ứng với xu hướng phát triển và hội nhập hiện nay. Các trường cần phát huy thêm nữa những ưu điểm đã có và kế thừa những quan điểm hoàn thiện của các đơn vị đi trước, khắc phục những hạn chế còn tồn đọng để hệ thống KSNB càng được hoàn thiện hơn.
2.6.2 Đánh giá từng bộ phận của hệ thống KSNB 2.6.2.1 Mơi trường kiểm sốt. 2.6.2.1 Mơi trường kiểm sốt.
Thành tựu đạt được
- Các trường đã xây dựng một mơi trường kiểm sốt nhìn chung khá tốt nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của tồn thể cán bộ, cơng nhân viên.
- Ban hành chính thức bằng văn bản về quy tắc ứng xử cho cán bộ, công nhân viên thực hiện.
- Có sự phân chia cơng việc rõ ràng, phù hợp với kiến thức và kỹ năng để nhân viên có thể phát huy hết năng lực của mình.
- BGH ln đi đầu trong việc xây dựng và phát triển hệ thống KSNB, là người có hiểu biết đúng đắn về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức phù hợp, tương đối ổn định góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của Nhà trường.
- Thực hiện nghiêm túc trong công tác tuyển dụng CBVC, NLĐ, đề cao kỹ năng và chuyên môn khi tuyển dụng.
- Có chính sách đánh giá, khen thưởng rõ ràng.
- Tạo điều kiện để nhân viên nâng cao trình độ chun mơn như cấp kinh phí hỗ trợ học sau đại học, học các lớp bồi dưỡng bổ sung kiến thức chuyên môn.
- Đề ra sứ mạng và định hướng phát triển trong tương lai để CBVC và NLĐ đoàn kết, cùng nhau thực hiện.
Những hạn chế còn tồn tại
- Vẫn còn tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến hành vi vi phạm đạo đức
- Việc xử lý các hành vi vi phạm chưa thực sự nghiêm khắc, vẫn còn sự nể nang khi thực hiện.
- Chưa đề ra các tiêu chuẩn cần thiết về nghiệp vụ chun mơn cho từng vị trí một cách chính thức bằng văn bản.
- Tốc độ xử lý cơng việc của các cán bộ lớn tuổi cịn chậm so với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay.
- Chưa có biện pháp thu hút những cán bộ viên chức, giảng viên, người lao động có năng lực.
- Lãnh đạo nhà trường không thường xuyên thăm hỏi, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của người lao động.
- Mặc dù công tác tuyển dụng được công khai trên website và các trang báo tuyển dụng, tuy nhiên phần lớn đối tượng ứng viên là những người có mối quan hệ quen biết, chính vì vậy ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng đầu vào.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- Cơ chế giám sát vẫn chưa chặt chẻ nên vẫn còn khe hở để dẫn đến hành vi phạm đạo đức.
- Chưa ban hành quy chế xử lý các vi phạm và các chế tài cụ thể để giảng viên, CBVC, NLĐ nghiêm túc thực hiện.
- Cán bộ nhân viên vẫn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế cũ, xử lý công việc theo kinh nghiệm người trước để lại, ngại thay đổi dẫn đến hiệu suất làm việc chưa hiệu quả.
- Cơ chế đánh giá chưa hiệu quả, cơ chế khen thưởng cịn nặng tính chỉ tiêu, chưa có biện pháp thu hút, giữ chân người lao động có năng lực, làm giảm động lực làm việc, nghiên cứu và sáng tạo.
- Ban lãnh đạo chưa dành nhiều thời gian để chia sẻ tâm tư, nguyện vọng của cán bộ nhân viên, giảng viên và người lao động.
- Công tác tuyển dụng vẫn cịn mang tính đặc quyền, đặc lợi dẫn đến chất lượng tuyển dụng không đem lại hiệu quả.
2.6.2.2 Đánh giá rủi ro.
Ưu điểm:
- Nhà trường đề ra sứ mạng và định hướng phát triển trong tương lai và điều này được phổ biến trong các cuộc họp giao ban của trường để toàn thể CBVC, NLĐ biết, cùng nhau thực hiện.
- Nhà trường có những cuộc họp nhằm xác định rủi ro chủ yếu trước khi thực hiện mục tiêu nào đó. Thơng qua cuộc họp, BGH lắng nghe ý kiến đóng góp của tồn thể giảng viên, CBVC, NLĐ để cùng nhau tìm ra giải pháp giải quyết các vướng mắc để thực hiện mục tiêu đề ra.
Những hạn chế cịn tồn tại.
- Cơng tác đánh giá rủi ro chưa được coi trọng, chưa xem xét và đánh giá đủ các rủi ro có thể xảy ra ở bên trong và bên ngoài.
- Các đơn vị vẫn chưa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro thích hợp cho mỗi hoạt động, việc đánh giá rủi ro ở mỗi bộ phận chủ yếu dựa vào kinh nghiệm.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- BGH chưa quan tâm đúng mức đến công tác đánh giá và đối phó rủi ro, do đó hầu như chưa có những biện pháp, kế hoạch nhằm phịng ngừa rủi ro.
- Cơng tác nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực. Các phương pháp đánh giá và phân tích rủi ro mang nhiều cảm tính, đa phần là khắc phục hậu quả hơn là phòng ngừa.
2.6.2.3 Hoạt động kiểm soát.
Ưu điểm
- Hoạt động kiểm sốt có mặt xun suốt trong các hoạt động của Nhà trường. - Chính sách ủy quyền, xét duyệt được nhà trường quy định trong các văn bản một cách rõ ràng tạo cơ sở thực hiện nhiệm vụ.
- Các phòng ban đều phân chia trách nhiệm rõ ràng bằng văn bản, là cơ sở để cùng nhau thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm kê tài sản, kiểm kê tiền và lập báo cáo đầy đủ.
Những hạn chế còn tồn tại.
- Về hoạt động kiểm soát được nhà trường được thiết lập đầy đủ cho mỗi hoạt động, tuy nhiên trong thực tế vẫn chưa thực hiện nghiêm túc.
- Các quy trình xử lý cơng việc chưa được thể chế rõ ràng bằng văn bản, gây khó khăn trong công tác xử lý.
- Chưa kiểm sốt tốt thiết bị lưu trữ: khơng sử dụng phần mềm diệt vi rút hay copy dữ liệu ra ổ đĩa bên ngồi để phịng ngừa rủi ro, chưa có sự phân quyền việc truy cập các dữ liệu phần mềm.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- Một số hoạt động kiểm sốt chỉ mang tính hình thức, ít được thực hiện trong thực tế.
- Chưa hiểu được tầm quan trọng của hệ thống KSNB.
- Phong cách làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, khơng lường trước được các rủi ro có thể xảy ra.
Quy trình lập dự tốn.
- Trước, trong và sau khi lập dự tốn đều có những sự chuẩn bị cũng như theo dõi để đảm bảo cho việc lập dự tốn đúng trình tự theo quy định của Bộ Tài chính.
- Các mẫu biểu được lập đúng theo quy định.
- Có sự phân cơng rõ ràng các đối tượng tham gia thực hiện cơng tác dự tốn.
Những hạn chế còn tồn tại.
- Việc tham gia lập dự toán đa số do trưởng đơn vị thực hiện, đa số dựa vào kinh nghiệm, chưa có sự phối hợp tồn diện, tích cực và chưa thu thập ý kiến của tất cả các bộ phận.
- Cơng tác lập dự tốn cịn chậm trễ, thiếu sự hợp tác, phối hợp trong q trình lập dự tốn.
- Số liệu lập dự tốn giữa các năm cịn sai lệch rất nhiều so với số liệu thực tế.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- Chưa có nhân sự chuyên trách và được đào tạo chuyên sâu về cơng tác lập dự tốn.
- Các phòng ban chưa nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác lập dự tốn nên vẫn còn khá bị động, số liệu báo cáo sơ xài khơng có dữ liệu thuyết minh.
- Chưa xây dựng quy trình lập dự tốn riêng cho từng bộ phận, chưa xây dựng được hệ thống mẫu biểu riêng phù hợp với yêu cầu thực tế tại trường mình.
- Khơng có sự kiểm tra, so sánh giữa dữ liệu lập dự toán giữa năm kế hoạch và năm thực hiện để tìm ra sự sai lệch và tìm ra biện pháp khắc phục.
Quy trình tuyển sinh.
Ưu điểm.
- Có sự phối hợp, tham gia của các phòng ban để cùng nhau thực hiện nhiệm vụ.
- Đa dạng hóa nhiều hình thức tuyển sinh giúp công tác tuyển sinh được thuận lợi và mang lại hiệu quả.
Những hạn chế còn tồn tại.
- Chất lượng sinh viên đầu ra khơng đảm bảo chất lượng, ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của nhà trường.
- Chưa xây dựng quy trình tuyển sinh để các bộ phận căn cứ thực hiện. - Chi phí tuyển sinh bỏ ra lớn so với lợi ích mang lại.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- Sự thay đổi liên tục từ về phương thức tuyển sinh đầu vào và sự cạnh tranh gay gắt từ phía các trường đại học.
- Với sự cạnh tranh gay gắt, để chạy theo số lượng chỉ tiêu tuyển sinh đề ra, các đơn vị bất chấp các rủi ro có thể xảy ra để tuyển đủ chỉ tiêu, không chú trọng đến chất lượng sinh viên đầu vào.
- Chưa kiểm sốt tốt quy trình tuyển sinh, một số nhân viên tham gia mang tính chất đối phó, khơng thực hiện đúng kế hoạch đề ra.
- Chưa kiểm soát tốt rủi ro về tài chính trong q trình thanh tốn các chi phí khi thực hiện cơng tác tuyển sinh.
Quy trình xây dựng chương trình đào tạo
Ưu điểm
- Có xác định mục tiêu rõ ràng, được thiết kế một các rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể để làm căn cứ thực hiện.
- Được thông qua hội đồng thẩm định khoa học trước khi ban hành
- Có tham khảo chương trình đào tạo của các trường đại học đi trước, được cập nhật, bổ sung phù hợp với thực trạng hiện tại của nhà trường.
Những hạn chế còn tồn đọng.
- Chưa có sự tham khảo sự góp ý của nhà tuyển dụng hay các tổ chức nghề nghiệp.
- Chưa có sự tham gia tích cực của giảng viên.
- Chương trình đào tạo nghiên về lý thuyết nhiều hơn thực hành. - Chưa đề cao vai trò của việc đào tạo các kỹ năng mềm.
- Việc xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo chỉ được tham khảo trong nội bộ, chưa có sự tham gia đóng góp của đối tượng bên ngồi.
- Kinh phí thực hiện biên soạn chương trình cịn thấp, chưa thu hút được sự tham gia tích cực của đội ngũ giảng viên.
- Chương trình đào tạo còn nặng về lý thuyết, nhẹ về thực hành, chương chú trọng đào tạo các kỹ năng mềm dẫn tới chất lượng đào tạo chưa thật sự đáp ứng yêu cầu của thực tiễn.
Quy trình mua sắm, sửa chữa tài sản.
Ưu điểm
- Công tác mua sắm tài sản được đảm bảo tính độc lập giữa chức năng yêu cầu mua hàng, chức năng phê duyệt, chức năng ghi sổ và quản lý tài sản.
- Các nghiệp vụ mua sắm và sửa chữa đều được lập chứng từ đầy đủ, biểu mẫu thống nhất, đảm bảo ghi chép kịp thời và bàn giao đưa vào sử dụng đúng thủ tục.
Những hạn chế còn tồn đọng.
- Nhu cầu mua sắm, sửa chữa không phù hợp với thực trạng và điều kiện hiện có, một số trường hợp tài sản mua về vẫn để tồn kho.
- Công tác kiểm định chất lượng tài sản và nghiệm thu cơng trình chưa được thực hiện nghiêm túc, chưa đảm bảo tính khách quan về tình trạng và chất lượng của tài sản.
- Các rủi ro, gian lận trong quá trình mua sắm, sửa chữa tài sản khơng được kiểm sốt tốt.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- Chưa quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch mua sắm. Kế hoạch mua sắm mới chỉ được xây dựng sơ sài, chưa dự đoán hết các nhu cầu tương lai và dự tốn chi phí cũng chưa thật hợp lý.
- Chưa xây dựng quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản hợp lý, quy trình làm việc chồng chéo, chưa mang lại hiệu quả.
- Chưa chú trọng đến các rủi ro, gian lận liên quan đến công tác mua sắm, sửa chữa tài sản.
Quy trình thanh tốn.
Ưu điểm
- Các trường đều xây dựng quy chế chi tiêu rõ ràng, làm căn cứ để thực hiện thanh toán.
- Có sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Việc đối chiếu số liệu giữa các bộ phận liên quan giúp ngăn ngừa và phát hiện các sai sót và gian lận.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập đầy đủ chứng từ, kịp thời và theo đúng mẫu biểu quy định hiện hành.
- Thực hiện nghiêm túc trong cơng tác thu, chi học phí của sinh viên.
Những hạn chế còn tồn đọng
- Hồ sơ thanh tốn nhiều sai sót, chứng từ phải làm đi làm lại nhiều lần mất thời gian.
- Chứng từ phát sinh từ nhiều bộ phận, nhiều nghiệp vụ phát sinh ngồi dự kiến, nên khó phát hiện được các sai sót, gian lận xảy ra trong q trình thanh tốn như: làm giả chứng từ, khai khống số tiền, thông đồng với nhà cung cấp để nâng giá các loại vật tư hay các loại dịch vụ mua ngoài.
- Đối với cơng tác thu học phí: cịn diễn ra tình trạng q tải và chậm trễ vào mùa cao điểm do sinh viên chỉ tập trung đóng tiền học phí bằng tiền mặt.
Ngun nhân của những hạn chế
- Chưa ban hành bằng văn bản về quy trình và hồ sơ thanh tốn cho các bộ phận có nhu cầu thanh tốn làm căn cứ thực hiện.
- Chưa coi trọng công tác đánh giá các rủi ro và gian lận trong quy trình thanh tốn.
- Chưa phổ biến và hướng dẫn cho sinh viên thủ tục đóng học phí qua ngân hàng, chưa liên kết với các ngân hàng trong cơng tác thu học phí.
2.6.2.4 Thơng tin truyền thông.
Ưu điểm
- Các thông tin bên trong và thơng tin bên ngồi được thu thập và xử lý đầy đủ.
- Hệ thống thông tin kế toán đảm bảo thơng tin chính xác và được cung cấp kịp thời, đáng tin cậy.
- Thông tin được xác minh rõ ràng trước khi công khai rộng rãi.
Những hạn chế còn tồn đọng
- Không cập nhật thông tin thường xuyên và kịp thời trên website để cung cấp các thông tin cần thiết cho đối tượng bên trong và bên ngoài.
- Thông tin thường bị sai lệch khi truyền nhiều bộ phận khác nhau trong q trình xử lý cơng việc.
- Chưa có kênh thơng tin riêng biệt như đường dây nóng để phản hồi các thơng tin từ đối tượng bên trong và bên ngoài. Tại đây, phụ huynh, học sinh có thể gọi đến khi cần thông tin hay muốn giải đáp thắc mắc, giảng viên, CBVC, NLĐ có thể báo cáo các thơng tin khẩn hoặc các sai phạm mà họ phát hiện được.
Nguyên nhân của những hạn chế.
- Chưa nhận thức rõ vai trị của thơng tin truyền thông nên công tác thực hiện chưa triệt để.
- Thơng tin cịn dựa vào hình thức truyền miệng mà chưa cụ thể hóa bằng văn bản để tồn bộ cán bộ nhân viên trong trường đều nắm rõ.
- Kênh trao đổi thông tin bên trong và bên ngồi đơn vị khơng được coi trọng