3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng
3.2.4 Giải pháp về thông tin truyền thông
- Hiện nay, các trường đều có trang website riêng để giới thiệu tổng quan về trường cũng như đăng tải các tin tức cần thiết. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, đa số các trường đều không cập nhật thường xuyên và kịp thời, do vậy cần hoàn thiện các nội dung cịn thiếu, các thơng tin cần thiết để cung cấp các thông tin kịp thời cho sinh viên, nhân viên và đối tượng bên ngoài. Thiết lập chức năng trả lời thắc mắc trực tuyến tại website để làm kênh thông tin tương tác đối với đối tượng bên ngoài. Các trường cần tận dụng lợi ích của website để là kênh truyền thông để trao đổi, lắng nghe ý kiến của sinh viên, phụ huynh để nâng cao hình ảnh của nhà trường cũng như cung cấp các thơng tin cần thiết để sinh viên, phụ huynh có thể biết được các thơng tin về các tiện ích, các thơng tin một cách hiệu quả nhất.
- Xây dựng và trang bị các thiết bị và phần mềm hiện đại đáp ứng nhu cầu quản lý:
Xây dựng cơ sở hạ tầng mạng đảm bảo sự nhanh chóng, hiệu quả, có khả năng kiểm sốt dễ dàng theo yêu cầu.
Xây dựng phần mềm quản lý đào tạo: chương trình đào tạo có sự liên kết dữ liệu giữa phòng tuyển sinh đào đạo, phịng cơng tác sinh viên, các khoa và phòng KH- TC để quản lý thông tin sinh viên về thời khóa biểu, lịch học, mơn học, đăng ký học trực tuyến, quản lý lớp, quản lý công nợ sinh viên.
Xây dựng trung tâm quản lý điều hành và giám sát từ xa: trung tâm này quản lý dữ liệu dựa vào cơ sở hạ tầng mạng được liên kết giữa tất cả các bộ phận trong trường, giám sát các sai phạm phát hiện được từ hệ thống giám sát an ninh và camera quan sát để có thể kịp thời phát hiện các sự cố xảy ra.
- Tuyên truyền, bồi dưỡng và bắt buộc nhân viên về việc sử dụng mạng nội bộ, để việc xử lý cơng việc một cách nhanh chóng, kịp thời và chuyên nghiệp.
- Các thơng tin, quy trình cần được cụ thể hóa bằng văn bản để làm căn cứ thực hiện tránh bị sai lệch khi truyền từ nhiều bộ phận khác nhau trong quá trình xử lý.
- Cần thiết lập một đường dây nóng làm kênh thơng tin để giải đáp các thắc mắc của phụ huynh, sinh viên và các đối tượng bên ngoài.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc họp để lắng nghe ý kiến đóng góp từ phía cán bộ nhân viên, giáo viên để kịp thời xử lý các trường hợp xảy ra tại đơn vị.