3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty
3.3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp
Hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp bao gồm cả việc tìm kiếm thêm những nhà cung cấp tiềm năng và củng cố hệ thống nhà cung cấp hiện tại để giúp cơng ty có được nguồn đầu vào ổn định và cạnh tranh.
Nhà cung cấp có vai trị quan trọng trong q trình cung ứng ngun vật liệu và có ảnh hưởng trực tiếp đến q trình sản xuất kinh doanh của công ty. Tất cả các sản phẩm công ty bán tại thị trường Việt Nam đều được sản xuất tại các nhà máy khắp cả nước, do vậy nhu cầu cần phải phát triển một hệ thống nhà cung cấp rộng khắp cả nước để đáp ứng được nhu cầu.
Đối với nhà cung cấp mới: Công ty phải đưa ra được những tiêu chí lựa chọn rõ ràng để hướng dẫn nhân viên trong việc phát triển nhà cung cấp mới đáp ứng nhu cầu. Mục đích của việc lựa chọn phát triển nhà cung cấp mới là giảm được sức ép từ phía nhà cung cấp cũ về giá cả, về các điều kiện thanh toán và tăng cường khả năng cung ứng, các dịch vụ hay các ưu đãi khi cung ứng ngun vật liệu, cơng ty có khả năng cung ứng nguyên vật liệu được khối lượng lớn, chất lượng được đảm bảo. Nếu trên thị trường có sự biến động về giá cả, về nhu cầu ngun vật liệu thì cơng ty vẫn có thể cung ứng được hàng với giá hợp lý nhất. Mặt khác, công ty cũng được thuận lợi trong việc cung ứng nguyên vật liệu nhờ sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp như: giá rẻ hơn, chất lượng tốt hơn. Hơn nữa việc tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp mới trong nước sẽ giúp công ty giảm được một số khâu vận chuyển, giảm cước phí vận chuyển, chi phí giao dịch với nước ngoài và một số phát sinh khác. Khơng chỉ có vậy nó cịn giúp cho cơng ty tránh được sự thiếu nguyên liệu sản xuất tạm thời trong trường hợp hàng nguyên vật liệu nhập chưa về kịp. Hoạt động của công ty là sản xuất và kinh doanh mặt hàng nước giải khát, liên quan trực tiếp tới sức khỏe của khách hàng. Do đó, chất lượng sản phẩm khơng chỉ bắt đầu từ quy trình sản xuất và kiểm tra
của PepsiCo mà cịn phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu đầu vào của từng nhà cung cấp. Do đó cần thận trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp.
Để có thể tìm và lựa chọn được nhà cung cấp ổn định về nguồn hàng, chất lượng hàng hoá tốt, giá cả hợp lý... cơng ty có thể căn cứ vào các tiêu thức cơ bản sau:
- Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp, uy tín, tài chính, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đây đối với công ty và đối với các khách hàng khác.
- Khả năng giao hàng: thời gian vận chuyển, phương tiện vận chuyển.
- Giá cả: Theo phương châm“đơi bên cùng có lợi”, và các điều kiện thanh tốn. Phải xem xét giá cả trên phương diện tổng thể của các điều kiện như chất lượng, điều kiện giao hàng, chứ khơng phải chỉ mình giá đơn vị.
- Vị trí địa lý của nhà cung cấp: ảnh hưởng đến khả năng giao hàng của nhà cung cấp và giảm chi phí vận chuyển
- Sự thích ứng của nhà cung cấp đối với sự biến động của thị trường và địi hỏi của cơng ty nhất là các đợt mùa cao điểm, nhu cầu sản xuất tăng mạnh.
- Công ty cần tăng cường mở rộng quan hệ hơn nữa, đặc biệt là cần quan tâm tới nhà cung cấp Châu á: Thái Lan, Indonexia, Malaysia, Trung Quốc, Nhật Bản. Vì đây là thị trường đang phát triển, có những mặt hàng ngun vật liệu mà cơng ty quan tâm: nắp khoén, lon nhôm...với lợi thế địa lý gần Việt Nam, giảm được chi phí vận chuyển. Với các nước châu Á cịn có thêm một lợi thế về ưu đãi thuế suất nhập khẩu. Tác giả đề xuất tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp mới trên các mặt sau:
- Khả năng cung ứng của nhà cung cấp: công suất dây chuyền, sản lượng cung cấp một năm...
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài chính.
- Những ưu đãi mà nhà cung cấp có thể dành cho doanh nghiệp: ưu đãi về giá, vận chuyển (miễn phí), thanh tốn (cho hưởng tín dụng hay khơng), kho bãi (có thể tồn kho tại nhà cung cấp)...
- Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng (đúng thời hạn, đảm bảo số lượng, chất lượng).
- Các nhà dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp: các nhà cung cấp có thể đưa ra các hoạt động chăm sóc khách hàng sau khi bán.
- Khách hàng hiện tại của nhà cung cấp đó là những cơng ty nào.
Đối với nhà cung cấp truyền thống: nếu như những nhà cung cấp này vẫn thoả mãn được nhu cầu của cơng ty thì cơng ty vẫn tiếp tục cung ứng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cần có những hành động phân tích đánh giá, phân loại để quản lý tốt hơn. Công ty có thể phân loại nhà cung cấp theo tiềm năng để có những chương trình chính sách chăm sóc phát triển nhà cung cấp hợp lý hơn. Theo tác giả có phân loại nhà cung cấp thành 3 nhóm theo hình 3.4 sau đây:
Hình 3.4: Phân loại nhà cung cấp
Đối với nhóm nhà cung cấp vàng hay còn gọi là nhà cung cấp chiến lược, những nhà cung cấp này có ảnh hưởng rất lớn để thúc đẩy tăng trưởng của PepsiCo như cơng nghệ thổi chai, lon, ngun vật liệu chính và những nhà cung cấp này có quy
mơ lớn. Do đó PepsiCo cần xây dựng chiến lược cộng tác về dự báo nhu cầu thơng qua các mơ hình về VMI hoặc tham gia hoạch định S&OP chung với những cơng ty này để mang lại lợi ích cho đôi bên. PepsiCo cần xem những công ty này là đối tác chứ không đơn thuần là nhà cung cấp, những đối tác này sẽ có thể giúp cơng ty trong việc cải tiến sản phẩm và phát triển sản phẩm mới trên thị trường. Đối với nhóm nhà cung cấp bạc là những đối tác cần thiết cho sự phát triền của công ty với những nguyên vật liệu quan trọng chúng ta cần có những hợp đồng dài hạn. Đối với những nhà cung cấp thường xuyên chúng ta cần tạo ra một môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp để có được lợi ích tốt nhất cho cơng ty
Hoặc cơng ty có thể nhóm các nhà cung cấp theo doanh số để tập trung quản lý.
Hình 3.5: Phân loại nhà cung cấp theo tổng chi phí cung ứng nguyên vật liệu Đối với nhóm nhà cung cấp chiến lược, để thúc đẩy mối quan hệ công ty cần Đối với nhóm nhà cung cấp chiến lược, để thúc đẩy mối quan hệ công ty cần thường xuyên liên lạc với các nhà cung cấp để cung cấp các thông tin về nhu cầu của công ty, cũng như nắm bắt các nhu cầu của nhà cung cấp, bày tỏ sự quan tâm chân thành tới các nhà cung cấp bằng việc gửi thiệp, lịch chúc mừng nhân các dịp lễ tết lớn, cung cấp các thông tin về công ty như thị trường Việt Nam, thơng tin về PepsiCo tồn cầu, chia sẻ về kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho nhà cung cấp.
Đánh giá nhà cung cấp là bước tiếp theo cần thực hiện để liên tục cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ của nhà cung cấp. Cơng tác đánh giá cần phải tồn diện sao cho nhà cung cấp mang lại giá trị cao nhất cho công ty không chỉ quan tâm tới giá cả mà còn phải quan tâm tới những dịch vụ kèm theo, tác giả đề xuất bảng đánh giá gồm những tiêu chí sau đây:
Bảng 3.1: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp Tiêu chí Tiêu chí
Mơ tả trọng Điểm Tỉ Kết quả thích Giải
SÁNG TẠO
Những ý tưởng/ cải tiến sáng tạo cho Marketing ( tưởng mới/ Thiết kế mới,
….) 30% 0
Những cải tiến sáng tạo kỹ thuật (những thay đổi trong sản xuất/ quá trình thực
hiện) 20% 0
Những sáng kiến về môi trường (sạch,
xanh, …) 10% 0
Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường (đối
với sản phẩm mới) 40% 0
Tổng cộng 10% 0
CHI PH
Chi phí sản xuất/ hoạt động 40% 0 Điều khoản thanh toán 30% 0 Những sáng kiến để tăng năng suất (đơn
giản hơn, nhanh hơn) 30% 0
Tổng cộng 30% 0
CHẤT LƯỢNG
Tiêu chuẩn HACCP/ ISO 22000 25% 0
Điểm SQA 30%
Số lượng hàng bị trả về/ tổng số hàng giao 30% 0 Xử lý tình huống & Khơi phục sản phẩm 15% 0
Tổng cộng 30% 0
CUNG ỨNG
Giao hàng đúng thời gian và đủ số lượng 80% 0 Số lượng giao 20% 0
Tổng cộng 30% 0
Với bảng đánh giá nhà cung cấp như trên sẽ đánh giá toàn diện về nhà cung cấp. Đây cũng chính là xu hướng mà các cơng ty đang hướng tới, nhà cung cấp không chỉ được đánh giá về mặt chi phí và chất lượng mà cần được đánh giá về những đóng góp cải tiến. Chính những cải tiến này sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cho cơng ty. Sau khi có kết quả đánh giá, công ty PepsiCo cần gởi thông tin phản hồi đến nhà cung cấp để giúp họ thực hiện tốt hơn hoạt động của mình. Đây là cách thức giúp nhà cung cấp nâng cao chất lượng dịch vụ của mình đối với cơng ty.