- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Ngồi ra, cơng ty cịn dùng phần mềm EFFECT, được chạy trên phiên bản Windows, giao diện tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh, hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Sổ sách in ra có thể bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc đồng thời cả hai. Các đối tượng cần theo dõi, quản lý đều được mã hóa cụ thể, chi tiết và thể hiện theo các danh mục như: danh mục TSCĐ, danh mục tài khoản, danh mục khách hàng....Mỗi đối tượng cần quản lý đều có những đặc điểm riêng biệt khác nhau. Vì vậy, kế tốn viên chịu trách nhiệm phần hành kế toán nào sẽ theo dõi chứng từ trên các danh mục có liên quan đến phần hành kế tốn đó.
Việc sử dụng máy tính và ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn nên cơng việc hàng ngày cuối tháng, cuối quý của mỗi kế tốn viên hồn tồn thực hiện trên máy. Chẳng hạn tính tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên, trích khấu hao TSCĐ, tính giá thành thương mại sản phẩm vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết phần mềm này thể hiện rõ những đặc điểm nổi bật sau:
- Tính giá thành chi tiết đến từng sản phẩm theo các khoản mục chi phí.
- Hạch tốn chi tiết từng loại, khoản doanh thu của từng mặt hàng, bộ phận thương mại kinh doanh theo từng hợp đồng.
- Tự động trích khấu hao TSCĐ theo từng bộ phận quản lý tài sản, đối tượng tập hợp chi phí
- Thực hiện kết chuyển, phân bổ chi phí theo tiêu chuẩn đ• lựa chọn
- Quản lý chi tiết vật tư theo số lượng, giá trị danh điểm của vật tư theo yêu cầu quản lý. Luôn luôn thông báo số lượng hàng tồn kho tại thời điểm xuất.
- Lập báo cáo tổng hợp.
- Ngồi ra phần mềm EFFECT cịn thể hiện rõ sự phong phú trong các yếu tố quản lý. Tính thống nhất trong giao diện dữ liệu, khơng cần nhiều loại màn hình nhập dữ liệu, khơng cần phải nhớ nhiều phím bấm, có thể tự động kiểm tra khi nhập dữ liệu (như thông báo chứng từ trùng, kiểm tra phần nhập dữ liệu, kiểm tra hàng xuất có trong kho hay khơng....)
- Ngồi các bảng biểu chi tiết, tổng hợp báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính, phần mềm này cịn cho phép in ra các bảng biểu quản trị khác theo nhu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Khi chạy trên mạng, hệ thống phân quyền khai thác thơng tin phong phú và bảo mật. Kế tốn trưởng có thể theo vết người nhập dữ liệu để đánh giá năng suất nhập cũng như quy định trách nhiệm khi có dữ liệu sai sót. Đối với hạch tốn trên máy vi tính, quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý, phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên của quy trình hạch tốn trên máy vi tính và là khâu quan trọng nhất vì nhiệm vụ của kế tốn là chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ và chính xác (các bút tốn), cịn thơng tin đầu ra như sổ cái, sổ chi tiết, báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý thơng tin, tính tốn và đưa ra các bảng biểu khi cần in. Để cho công tác quản lý chi tiết các đối tượng trên phần hành kế toán, tất cả các đối tượng cần phải quản lý đều được mã hóa chi tiết cho phù hợp.