Tp Hồ Chí Minh
3.5.3. Xây dựng Bảng cân bằng điểm trên bảng tính Excel để Đo lường thành quả
quả hoạt động
Xây dựng Bảng cân bằng điểm của Ban giám hiệu
Đây là Bảng cân bằng điểm đại diện cho Nhà trường, việc thiết kế trên bảng tính Excel được thực hiện dựa trên các công thức để thuận tiện cho việc tính tốn, đánh giá các kết quả.
- Tỷ trọng KPI sẽ được tính dựa vào tỷ trọng của phương diện nhân với tỷ trọng các mục tiêu sẽ tính được tỷ trọng của các KPI. Về nguyên tắc chung thì tổng tỷ trọng các KPI trong 4 phương diện luôn luôn bằng 100%.
- Các chỉ tiêu sẽ được Ban giám hiệu đưa ra và các chỉ tiêu này được thể hiện bằng những con số và đơn vị tính rỏ ràng.
- Thời gian thực hiện sẽ được thể hiện trên các cột đó là các tháng hoặc quý. Trong mỗi tháng hoặc quý này thì những người hoặc đơn vị thực hiện Bảng cân bằng điểm sẽ nhập kết quả vào. Dựa vào các cơng thức đã được thiết lập sẵn thì sẽ tính được tỷ lệ hồn thành,.
Trong phần hệ thống tính điểm để đảm bảo tính khách quan và phù hợp với thực tế thì tác giả xây dựng cách tính điểm gồm có: Hệ thống chấm điểm, tự chấm, cấp trên chấm
- Hệ thống cấm điểm sẽ tự tính ra kết quả khi nhập các dữ liệu vào.
- Tự chấm điểm: Mỗi đơn vị khi thực hiện sẽ có những đánh giá khác với hệ thống trên máy tính thì có thể tự chấm điểm và giải trình với cán bộ trực tiếp phụ trách về kết quả của đơn vị.
- Cấp trên chấm điểm: Sau khi xem xét kết quả của hệ thống chấm điểm và đơn vị, cá nhân chấm điểm thì cấp trên sẽ đưa ra kết luận cuối cùng và đây là kết quả để đánh gi, xếp loại.
Kết quả ở đây sẽ gồm 2 phần đó là điểm quy đổi và xếp loại. Xếp loại sẽ dựa và điểm của cấp trên chấm, mức xếp loại theo bảng 3.6. Điểm quy đổi sẽ tính tổng và đánh giá và đưa ra mức xếp loại về việc thực hiện Bảng cân bằng điểm. Dưới đây là Bảng cân bằng điểm cấp cao mà tác giả đã xây dựng trên Excel. Bảng này rất thuận tiện vì khơng những dể dàng gửi file mềm cho các đơn vị mà cịn có thể in ra cho các đơn vị ký nhận và thực hiện.
Dựa vào các chỉ tiêu đưa ra các kết quả đạt được trên Bảng cân bằng điểm và cách chấm điểm thì hệ thống sẽ tính ra được mức độ hồn thành ở các chỉ tiêu. Các chỉ tiêu này sẽ được xếp loại dựa vào phương thức tính điểm. Từ cách đánh giá các kết quả đạt được thì Trường sẽ biết được các chỉ tiêu nào đạt ở mức độ nào để từ đó có các biện pháp điều chỉnh các hành động.
Không những đánh giá riêng các chỉ tiêu, hệ thống còn đánh giá điểm của từng phương diện và từ đó đánh giá tồn bộ Bảng cân bằng điểm. Việc đánh giá từ những mục tiêu, phương diện đến tổng thể sẽ giúp nhà quản lý nắm rỏ được tính hình hoạt động của Nhà trường. Những chỉ tiêu, phương diện nào yếu sẽ có những
biện pháp thúc đẩy đạt được mục tiêu. Những chỉ tiêu nào tốt sẽ được phát huy thêm.
Trên bảng tính Excel thiết lập một sheet riêng để đánh giá xếp loại của Ban giám hiệu và các đơn vị trong nhà trường. Việc đánh giá có một thuận lợi rất lớn là nhờ quy trình được tự động hóa người sử dụng chỉ cần nhập dữ liệu vào ô kết quả phần cịn lại thì sẽ được tự động tính tốn và đánh giá.
Trong các Bảng cân bằng điểm trên excel để đánh giá thành quả hoạt động thì những đơn vị thực hiện chỉ nhập dữ liệu vào những ơ có màu vàng, cịn những ô còn lại là công thức nên không được nhập vào.
Một số Bảng cân bằng điểm dùng cho việc đo lường thành quả hoạt động được trình bày. Đí h kè phụ lục 16,17,18,19).
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Với việc vận dụng lý thuyết Bảng cân bằng điểm để xây dựng nên Bảng cân bằng điểm trên bảng Excel là một bước cụ thể hóa và để sẵn sàng vận dụng vào thực tế. Nhưng để thực hiện thành công Bảng cân bằng điểm tại Nhà trường thì cần sự quyết tâm cao độ của Ban giám hiệu và tất cả các nhân viên trong Trường. Một cá nhân không thể làm nên thành công Bảng cân bằng điểm cho Nhà trường được.
Xét về lý thuyết thì BSC rất đơn giản nhưng để áp dụng vào thực tế là cơng việc khó khăn. Địi hỏi nhiều cơng sức của lãnh đạo, nhóm tư vấn BSC.
Để thực hiện cần một nhóm tư vấn về Bảng cân bằng điểm đồng thời để thực hiện thành cơng thì q trình đào tạo cho mọi nhân viên trong Nhà trường hiểu về Bảng cân bằng điểm là rất cần thiết tạo nên một nền tảng vững chắc để Trường thực hiện.
Là một công cụ đã chứng minh được sự thành cơng của mình trên thế giới tơi hi vọng đây là môt công cụ sẽ giúp cho Trường CĐ KT – KT Vinatex Tp. Hồ Chí Minh phát triển hơn nữa.
KẾT LUẬN
Bảng cân bằng điểm là một cơng cụ hữu ích cho cơng tác đo lường thành quả hoạt động rất hữu hiệu và hiệu quả, đó là một nền tảng tốt cho quá trình quản trị toàn diện cho doanh nghiệp trên 4 phương diện.
Tác giả đã cụ thể hóa những lý thuyết phân tầng Bảng cân bằng điểm để triển khai xuống các Phịng, Khoa. Cùng với đó là hệ thống tính điểm đã được vận dụng để đưa vào quá trình đo lường. Với việc vận dụng những lý thuyết BSC cùng với đó là bước đầu xây dựng trên Excel để làm nền tảng cho quá trình áp dụng vào Trường CĐ KT – KT Vinatex sẽ thành công. Tuy nhiên trong luận văn tác giả cũng chưa đi nghiên cứu vấn đề đãi ngộ và phân bổ ngân sách thông qua Bảng cân bằng điểm. Việc đãi ngộ và phân bổ ngân sách dựa trên Bảng cân bằng điểm sẽ làm cho quá trình khen thưởng đi sát với chiến lược doanh nghiệp đồng thời cũng dùng ngân sách để phục vụ cho chiến lược một cách tốt nhất. Hai quá trình phân bổ ngân sách và thực thi chiến lược sẽ gắn kết với nhau.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt
Bộ Giáo dục và Đào tạo, 2008. quyết ịnh ban hành qui ịnh chế ộ làm
việc ối với gi ng viên, quyết ịnh số 64/2008/QĐ-BGDĐT.
Chính Phủ, 2006. Quy ịnh quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện
nhiệm vụ,tổ chức bộ máy, biên chế và tà chí h ối vớ ơ vị sự nghiệp công lập, Nghị ịnh số 43/2006 NĐ P.
Kaplan, R.S. & Norton, D.P., 1996. Thẻ m cân b ng:Biến chiế lược thà h hà h ộng, Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Lê Đình Chi và Trịnh Thanh
Thúy, 2011. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Trẻ TP. Hồ Chí Minh.
Kaplan, R.S. & Norton, D.P, 2003. B ồ chiế lược: Biến tài s n vơ hình
thành kết qu hữu hình, Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Phan Thị Cơng Minh và
Võ Minh Tú, 2011. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Bản Trẻ TP. Hồ Chí Minh.
Niven, P.R., 2006. Thẻ m cân b ng, Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Dương Thị Thu Hiền, 2009. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Bản Tổng Hợp TP. Hồ Chí Minh.
Parmenter, D., 2007. Các chỉ số o lường hiệu suất, , Dịch từ tiếng Anh.
Người dịch Nguyễn Thị Kim Thương, 2009. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Bản Tổng Hợp TP. Hồ Chí Minh.
Phạm Quang Huy, 2014. Hoàn thiện hệ thống thu, chi ngân sách tại Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh.
Trường CĐ KT – KT Vinatex Tp. Hồ Chí Minh, 2012. Qui chế hoạt ộng
và tổ chức, 2013.
Trường CĐ KT – KT Vinatex Tp. Hồ Chí Minh, 2010-2014. Báo cáo tổng
kết.
Võ Văn Nhị, 2012. Giáo trình kế tốn hành chính sự nghiệp. Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Tài liệu tiếng Anh
Atkinson, A; Kaplan, R.S & et al, 2012. Management Accounting: Information for Decision-Making and Strategy Execution. 6th ed. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons
Baruch Lev, 2000, “New Math for a New Economy,” Fast Company,
referenced in A. M. Webber, p. 217–224
Bassi, L & Mc Murrer, D, 2004. The I pact of U.S. F r s’ I vest e ts Human Capital on Stock Prices
Covey, S.R, 2004. The 8th Habit: From Effectiveness to Greatness. Henry Holt and company, LLC
Kaplan, R.S, 1999. The Balanced scorecard for public – sector organizations.
The Balanced scorecard report. Volume 1, Number 2.
Kaplan, R.S, 2002. The Balanced scorecard and nonprofit organizations. The
Balanced scorecard report. November – December.
Kaplan, R.S. & D.P. Norton, 2004b. Measuring the Strategic Readiness of Intangible Assets, Harvard Business Review (February): pp. 52-63
Kaplan, R.S. & D.P. Norton. 1996. "Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System."Harvard Business Review January– February:75–85
Kaplan, R.S. et al, 2012. Management Accounting: Information for Decision-Making and Strategy Execution. 6th ed. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.
Kaplan,R S. “The Balanced Scorecard for Public-Sector Organizations”,
Balanced scorecard report, 1999.
Kaplan, R.S. “Conceptual Foundations of the Balanced Scorecard”,
working papers, March – 2010
Karathanos, D., Karathanos, P, 2005. “Apply the ala ced
Scorecard to Educat o ”, Journal of Education for Business, Vol. 80, No. 4, pp.
Kotter, J,P. 1996, leading change. Harvard Business scholl press.
Lewis, 1955. Reporting and Appraising Results of Operations with Reference to Goals, Plans and Budgets, Planning, Managing and Measuring the Business: A case study of management planning and control at General Electric Company, New York: Controllwership Foundation
Mark, 2001. The State of Strategic Performance Measurement: The IMA 2001 Survey, The Balanced Scorecard Report, Harvard Business School Press
(November/December 2001) P.13-14
Niven, P.R. 2008, Balanced scorecard step-by-step for government and nonprofit agencies, 2nd. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.
Norton, D.P. “Bewared : The unbalanced scorecard”, Harvard Business Review, 2000.
Parmenter, D. 2012. Key Performance Indicators for Government and Nonprofit Agencies : Implementing Winning KPIS. Hoboken, NJ: John Wiley &
Sons.
Peter, T., 2003. Re – imagine. London, Dorling Kindersley.
Porter, M.E “what is strategy?”. Havard business Review, November – December, 1996.
Trang web tham khảo
http://www.businessdictionary.com/definition/metrics.html
http://www.tuanvietnam.net/doanh-nghiep-vn-va-buoc-dau-ap-dung-bang- diem-can-bang.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1:
Minh họa một số các thước đo tài chính
Phương diện Thước đo
Tài chính
Nguồn thu từ sinh viên chính quy Nguồn thu từ khóa đào tạo ngắn hạn Nguồn thu từ lớp liên kết
Tổng tổng nguồn thu
Thu nhập bình quân của nhân viên Lợi nhuận đạt được
Phụ lục 2:
Minh họa một số thước đo khách hàng Phương diện Thước đo
Khách hàng
Tỷ lệ khách hàng tăng hàng năm Số lượng sinh viên nghĩ học
Tỷ lệ khách hàng hài lòng với Nhà trường Các than phiền của khách hàng
Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp có việc làm Thời gian dành cho khách hàng
Phụ lục 3:
Minh họa một số thước đo qui trình nội bộ
Phương diện Thước đo
Qui trình nội bộ
Tỷ lệ Sinh viên đậu các mơn học Đề xuất quy trình quản lý tại Trường Đánh giá giáo viên
Số lượng chương trình mới được áp dụng Phương pháp giảng dạy mới được áp dụng Các chương trình liên kết nước ngồi
Phụ lục 4:
Minh họa một số thước đo học hỏi và phát triển
Phương diện Thước đo
Học hỏi và phát triển
Tỷ lệ % nhân viên được huấn luyện về kỹ năng nghiệp vụ
Tỷ lệ % nhân viên được tham gia các lớp đào tạo kiến thức chun mơn
Tỷ lệ giảng viên có trình độ sau đại học Mức độ hài lòng của nhân viên qua khảo sát Tỷ lệ nhân viên thực hiện tốt văn hóa tổ chức Số đề tài nghiên cứu được cơng bố
Số phần mềm được nâng cấp
Phụ lục 5:
Phiếu khảo sát sinh viên
TRƯỜNG CĐ KT – KT VINATEX TP. HỒ CHÍ MINH PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN SINH VIÊN
Kh o sát này nh m phục vụ cho việc thực hiện luậ vă thạc sĩ vớ ề tà “X y dựng B ng cân b m ( Balanced Scorecard ) tạ Trườ ao Đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật Vinatex Tp. Hồ Chí Minh. Với mục ích cao cơ tác tổ chức ào tạo và dịch vụ của Trường, rất mong các bạn dành ít thời gian giúp tơi hồn thành B ng câu hỏi này.
Các bạn vui lòng đánh giá mức độ hài lòng với các hoạt động sau theo thang điểm từ 1 tới 5 chỉ đánh một dấu (x) vào ơ thích hợp cho từng phát biểu:
1 2 3 4 5
Hồn tồn
khơng hài lịng
Khơng hài
lịng
Tươ ối hài lòng
Hài lịng Hồn tồn hài
lịng
Các hoạt động 1 2 3 4 5
Tổ chức lớp học
1.1 Quá trình đăng ký mơn học 1.2 Cơng bố thời khóa biểu 1.3 Trang thiết bị phòng học
1.4 Khảo sát ý kiến sinh viên cuối môn học Tổ chức
giảng dạy
2.1 Trình độ đội ngũ cán bộ giảng dạy
2.2 Hướng dẫn ngoài giờ lên lớp của giảng viên 2.3 Giới thiệu các tài liệu học tập cho SV
Kiểm tra, đánh giá
3.1 Cách thức đánh giá SV trong môn học 3.2 Điều kiện tham dự kiểm tra và thi môn học 3.3 Sắp xếp lịch và phổ biển lịch thi
3.4 Cán bộ coi thi 3.5 Bảo quản đề thi
3.6 Cơ sở vật chất cho kỳ thi
3.7 Công bố kết quả thi, quản lý điểm số Quản lý
của Khoa và Phòng
4.1 Sự quan tâm của GV chủ nhiệm đối với lớp 4.2 Phổ biến về chương trình đào tạo
4.3 Tổ chức thu thập và lưu trữ cơ sở dữ liệu SV
4.4 Thái độ hỗ trợ của các Nhân viên
4.5 Tổ chức các cuộc thi chuyên ngành cho SV 4.6 Tổ chức hoạt động vui chơi, thể thao
4.7 Giải quyết yêu cầu của SV Học phí
và cơ sở vật chất
5.1 Mức học phí
5.2 Cơ sở vật chất cho học tập
Phụ lục 6:
Phiếu khảo sát doanh nghiệp
PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN DOANH NGHIỆP
Kh o sát này nh m phục vụ cho việc thực hiện luậ vă thạc sĩ vớ ề tà “X y dựng B ng cân b m ( Balanced Scorecard ) tạ Trườ ao Đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật Vinatex Tp. Hồ Chí Minh. Với mục ích cao cô tác tổ chức ào tạo và dịch vụ của Trường, rất mong Anh/ Chị dành ít thời gian giúp tơi hồn thành B ng câu hỏi này.
Các Anh/ Chị vui lòng đánh giá mức độ hài lòng với các hoạt động sau theo
thang điểm từ 1 tới 5 chỉ đánh một dấu (x) vào ơ thích hợp cho từng phát biểu:
1 2 3 4 5
Hoàn toàn
khơng hài lịng
Khơng hài
lịng
Tươ ối hài lịng
Hài lịng Hồn tồn hài
lòng
1. Mức độ hài lòng của Anh/ Chị đối với các Sinh viên Trường cao đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật Vinatex TP. Hồ Chí Minh đang làm việc tại Doanh nghiệp.
Nội dung 1 2 3 4 5
1 Kỹ năng chuyên môn gắn với thực tế doanh nghiệp 2 Khả năng hịa nhập với văn hóa doanh nghiệp 3 Kỹ năng làm việc độc lập
4 Kỹ năng làm việc nhóm
5 Sử dụng các phần mềm trong Doanh nghiệp 6 Khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ
7 Đạo đức nghề nghiệp
Ý kiến đóng góp nhằm cải thiện cơng việc trên………………………………………… …………………………………………………………………………………………..
Anh/ Chị vui lịng cho biết một số thơng tin cá nhân
Họ và tên: Chức vụ: Vị trí cơng tác
Phụ lục 7:
Bảng đánh giá cán bộ cấp cao và cấp trung
TT NỘI DUNG Điểm
Tối đa Trừ
A Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt năng suất và chất
lượng cao 60đ
1
Xây dự ược kế hoạch công tác, thực hiện các báo cáo của ơ
vị ú thời a quy ịnh. 10
hươ trì h, kế hoạch cơng tác, báo cáo không sát thực tế, không
ú yêu cầu. -5/lần
Nộp khô ú thời gian -5/lần
2
Tổ chức lã h ạo ơ vị thực hiện tốt nhiệm vụ, kế hoạch ược
ao; ô ốc, nhắc nhở, ki m tra, xử lý kịp thời các công việc. 20
Đơ vị không thực hiệ ú kế hoạch cô tác ược giao -10/lỗi
Khô ô ốc, nhắc nhờ, kiếm tra, xử lý kịp thời các công việc -5/lỗỉ
Khô ạt kết qu , khô à o chất lượng. -10 ến
-20
3 Có ý kiến xây dự , tha ưu tốt úp lã h ạo hà trường. 10