2.1.4.1 .Giới thiệu chung về cơ cấu tổ chức của công ty
3.2. Các giải pháp hồn thiện mơ hình nhƣợng quyền thƣơng mại của công ty
3.2.1.4. Nhóm giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hệ thống cửa hàng nhận quyền
● Căn cứ, mục tiêu đề xuất giải pháp: Như đã phân tích ở chương 2, hiện tại
cơng ty HHD vẫn chưa kiểm soát chặt các cửa hàng nhận quyền. Điều này ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ giữa công ty với các nhà nhận quyền và tác động tiêu cực đến thương hiệu trà sữa HHD. Vì vậy, để hạn chế các yếu kém của mơ hình NQTM, cơng ty HHD cần hết sức quan tâm đến công tác quản lý hệ thống cửa hàng nhận quyền.
● Nội dung giải pháp:
- Hồn thiện cơ chế, quy trình quản lý hệ thống
+ Cơng ty HHD phải nhanh chóng ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại trong quản lý hệ thống cửa hàng nhận quyền HHD : tất cả các điều kiện , quy trình, có cơ chế giám sát. Chuẩn hóa hoạt động quản trị, xây dựng các quy chế phân cấp, ủy quyền, phân chia trách nhiệm, quy trình giải quyết cơng việc.
+ Công tác kiểm tra, giám sát về hoạt động kinh doanh của các cửa hàng nhận quyền HHD và có những hỗ trợ kịp thời, đảm bảo các điều kiện, điều khoản, quy định của hợp đồng và các tài liệu có liên quan được thực hiện đúng theo những quy định, tránh gây mất uy tín đối với bên nhận quyền do thiếu nhân lực để thực hiện theo các điều kiện như đã quy định.
+ Công ty HHD cần phát huy hơn nữa trong việc hỗ trợ, đào tạo, giúp đỡ người nhận quyền trong việc quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh bằng cách cử chuyên viên đã thơng thạo chun mơn, am hiểu thị trường, có kinh nghiệm quản lý cùng điều hành với người nhận quyền nhằm giúp bên nhận quyền ngày càng lớn mạnh.
- Gia tăng ràng buộc tài chính giữa cơng ty HHD và đối tác nhận quyền
Đã trình bày ở chương 2, nghĩa vụ tài chính của đối tác nhận quyền với cơng ty HHD gồm: phí nhượng quyền ban đầu và phí định kỳ. Cơng ty HHD cần quy định thêm một khoản ký quỹ từ phía bên nhận quyền ngay khi Hợp đồng giữa hai bên được
ký kết. Đồng thời, để giảm áp lực tài chính cho nhà nhận quyền, phí nhượng quyền ban đầu sẽ được giảm từ 180.000.000 đồng như trước xuống 100.000.000 đồng và tiền ký quỹ là 80.000 đồng. Mức phí này nên thống nhất giữa tất cả các nhà nhận quyền. Số tiền này khơng phải là phí NQTM và là một sự bảo đảm nghĩa vụ thực hiện các cam kết của nhà nhận quyền với công ty HHD. Công ty HHD sẽ quy định các trường hợp nếu nhà nhận quyền vi phạm sẽ bị phạt tiền bằng hình thức cấn trừ khoản ký quỹ.
Khi hợp đồng hết hạn, công ty HHD sẽ trả lại số tiền ký quỹ cho nhà nhận quyền sau khi trừ đi các khoản phạt (nếu có) do nhà nhận quyền khơng tn thủ các cam kết. Nếu hai phía tái ký hợp đồng mới thì theo quy định đối tác chỉ phải đóng 80% phí nhượng quyền và khoản tiền ký quỹ so với hợp đồng lần đầu.
- Hồn thiện kênh thơng tin liên lạc giữa các thành viên trong mơ hình NQTM trà sữa HHD
Một trong những cơ chế cơ bản nhất để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa người bán và người mua franchise đó là kênh thơng tin liên lạc. Kênh thông tin này có thể giúp và hỗ trợ cho các cửa hàng nhượng quyền giải quyết các trở ngại, khó khăn kịp thời và được củng cố thơng qua một số công cụ như sau:
- Tạo lập kênh thông tin thông qua đối thoại trực tiếp. Công ty HHD cần tổ chức những buổi họp định kỳ với nhà đầu tư và quản lý cửa hàng nhận quyền HHD để góp ý kiến cải tiến các khâu tiếp thị, quảng cáo, mua hàng… Lịch trình họp và nội dung dự kiến họp phải được lên kế hoạch rõ ràng và cụ thể.
- Xây dựng mạng Internet nội bộ nối kết liên lạc cho tất cả các cửa hàng HHD với nhau và với công ty HHD…
- Công ty cần thường xuyên cung cấp các tài liệu mới hướng dẫn về hệ thống NQTM cho bên nhận quyền. Có thể ấn hành các tập tin nội bộ để cung cấp thông tin về cơng ty, cơng nhận sự đóng góp tích cực của cửa hàng hay nhân viên nào đó đang làm việc trong hệ thống HHD.
- Mối quan hệ cá nhân giữa các thành viên trong Ban quản lý franchise của công ty HHD với các đối tác nhận quyền cũng là cơ sở để kênh thơng tin phi chính thức giữa cơng ty và các thành viên vận hành hiệu quả...
Kênh thông tin liên lạc sẽ giúp hai bên nhanh chóng giải quyết các trở ngại, khó khăn kịp thời, truyền đạt những thông tin liên quan cấp thiết.
● Dự kiến lợi ích khi thực hiện giải pháp: Hồn thiện cơng tác quản lý cửa hàng
nhận quyền thì các triết lý kinh doanh từ nhà nhượng quyền mới được nhà nhận quyền tiếp nhận trọn vẹn. Từ đó mà mọi hành vi, quy trình, quy định, phương pháp kinh doanh… tại các cửa hàng nhận nhượng quyền mới thực sự quy chuẩn. Đây cũng là cơ hội để các nhà nhận quyền chia sẻ thơng tin đến nhà nhượng quyền. Từ đó, thắt chặt hơn nữa sự hiểu biết lẫn nhau để cùng duy trì và phát triển tốt đẹp hệ thống NQTM.
3.2.1.5. Giải pháp phát triển hệ thống cửa hàng trà sữa Hoa Hướng Dương
(1) Đầu tƣ phát triển hệ thống cửa hàng trà sữa HHD
● Căn cứ, mục tiêu đề xuất giải pháp: Trong giai đoạn 2010-2015, HHD phải
tập trung mở rộng mạng lưới tại Tp.HCM và các tỉnh thành khác. Giải pháp này hỗ trợ công việc lập kế hoạch chiến lược phát triển các cửa hàng trong hệ thống HHD.
● Nội dung giải pháp:
- Mở rộng hệ thống cửa hàng tại các vị trí đẹp tại các tỉnh thành lớn theo phƣơng thức “Vết dầu loang”.
Chính từ sự thành cơng của các cửa hàng HHD hiện tại sẽ là chìa khóa giúp cơng ty HHD mở rộng hệ thống phân phối từ gần đến xa như hình ảnh của một “vết dầu loang”. Với lợi thế từ hệ thống đã xây dựng, cơng ty HHD có đủ điều kiện mở rộng hệ thống theo phương thức này. Từ đó giúp HHD gia tăng độ bao phủ thị trường, mở rộng quy mô hệ thống cửa hàng ở các vùng miền khác nhau nhằm phục vụ khách hàng được nhiều hơn.
Trong quá trình phát triển hệ thống, công ty HHD cần ưu tiên mở rộng mạng lưới tại các quận huyện, các cung đường tại tp.HCM có mức sống cao, mật độ dân số đơng,... Song song đó là triển khai mở rộng hệ thống cửa hàng HHD ra các tỉnh, thành khác trên khắp VN. Số lượng cửa hàng tùy thuộc vào tiềm năng thị trường và hiệu quả hoạt động của các cửa hàng HHD hiện hữu tại địa phương đó.
- Mở rộng các điểm bán lẻ trà sữa HHD tại siêu thị, nhà sách.
Trong những năm gần đây, hệ thống siêu thị và nhà sách phát triển khá nhanh tại các thành phố lớn ở VN và tạo thành một xu thế mua sắm tại các kênh bán lẻ hiện đại này. Vì vậy, ngồi phương án mở cửa hàng HHD riêng biệt tại mặt tiền đường, công ty HHD nên nghiên cứu thử nghiệm mở các điểm bán lẻ trà sữa HHD tại các siêu thị và
nhà sách lớn. Lợi thế của các điểm bán tại các siêu thị, nhà sách là: chi phí đầu tư thấp, tính linh động cao, tiếp xúc với lượng khách hàng mục tiêu nhiều hơn...
Giai đoạn đầu công ty HHD nên trực tiếp đầu tư và quản lý các điểm bán lẻ này. Các điểm bán lẻ này không cung cấp dịch vụ dùng tại chỗ nên vốn đầu tư ban đầu và chi phí hoạt động sẽ thấp hơn so với tại các cửa hàng. Vì vậy, cơng ty HHD cần hoạch định bài bản cho chiến lược kinh doanh theo hình thức này. Nếu thử nghiệm thành cơng phương thức này có thể mở ra một mơ hình NQTM mới với chi phí rẻ và tốc độ phát triển nhanh chóng.
Hình 3.5: Hình phát thảo xe bán trà sữa Hoa Hƣớng Dƣơng tại siêu thị, nhà sách
● Điều kiện thực hiện giải pháp: Để đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm kinh
doanh, các nhà quản trị hệ thống HHD dựa trên mục tiêu, chiến lược kinh doanh và cả khả năng tài chính của đơn vị. Cần xác định đúng vị trí để mở cửa hàng trên cơ sở thỏa mãn các tiêu chí gần trường học, trung tâm thương mại, khu vực đơng dân cư, có bãi xe dự kiến. Rất nhiều tiêu chí khác cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng như: chi phí mặt bằng, vấn đề an ninh, tiềm năng phát triển của khu vực....
● Dự kiến khó khăn khi thực hiện giải pháp: Phát triển hệ thống có thể đối diện nguy cơ tăng trưởng thiếu kiểm soát, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và uy tín thương hiệu. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự quản lý không theo kịp với tốc độ tăng trưởng của hệ thống cũng khiến DN gặp những khó khăn khơng nhỏ, thậm chí cịn đe dọa đến sự tồn tại của hệ thống HHD. Ngồi ra, khó khăn cịn đến từ mơi trường bên ngoài như: giá đất ở VN thuộc hàng cao nhất thế giới và các vị trí đẹp ở đơ thị hầu hết đã bị các thương hiệu mạnh chiếm chỗ, hệ thống cơ sở hạn tầng tại VN cịn yếu kém, trở ngại lơ-cốt, đường bị quy hoạch từ 2 chiều sang 1 chiều…
(2) Phát triển hệ thống cửa hàng nhận quyền có chọn lọc hơn với những tiêu chuẩn cao hơn
● Căn cứ, mục tiêu đề xuất giải pháp: Hiện nay công ty HHD đang tiếp tục
nhận nhiều lời đề nghị hợp tác với hình thức NQTM từ các nhà đầu tư tiềm năng. Bên cạnh đó, các hợp đồng đã ký với các nhà nhận quyền cũ đã đến hạn kết thúc. Tiếp tục tái ký hợp đồng với đối tác cũ và thu hút thêm nhà nhận quyền mới tham gia hệ thống là nhiệm vụ quan trọng để mở rộng hệ thống cửa hàng trà sữa HHD. Tuy nhiên, để đảm bảo phát triển bền vững mơ hình NQTM, công ty HHD cần chặt chẽ hơn trong trong quy trình tuyển dụng đối tác nhận quyền mới và giữ quan hệ với đối tác cũ với những tiêu chuẩn cao hơn.
● Nội dung giải pháp:
- Thu hút các nhà nhận quyền đạt yêu cầu tham gia vào hệ thống.
+ Cơng tu HHD cần tăng cường các chương trình tư vấn, hỗ trợ thơng tin về hoạt động của các cửa hàng hiện hành, mức lợi nhuận hàng tháng có thể là bao nhiêu, điều kiện được nhượng quyền... để bên dự kiến nhận quyền tự mình xem xét có phù với hệ thống kinh doanh nhượng quyền này không.
+ Công ty cũng nên điều tra, khảo sát tình hình tài chính, kinh nghiệm, khả năng thực hiện hợp đồng của bên dự kiến nhận quyền. Bên nhận quyền được chọn cần có đủ khả năng về vốn đầu tư, có uy tín, nghiêm túc tn thủ pháp luật, am hiểu thị trường, có thiện chí hợp tác và có thể bảo vệ các quyền SHTT của hệ thống. Nếu chủ đầu tư là người thích độc lập trong kinh doanh và hay làm theo ý riêng của mình thì khơng thể phù hợp với mơ hình NQTM.
+ Để đảm bảo sự phát triển ổn định của hệ thống cửa hàng nhận quyền, thời hạn hợp đồng nhượng quyền mới và hợp đồng nhượng quyền tái ký cần kéo dài đến mức 5 năm thay vì 3 năm như những hợp đồng đã ký trong giai đoạn trước.
+ Nên dứt khoát từ chối nếu nhận thấy bên nhận quyền khơng có hoặc chưa có khả năng thực hiện tốt các điều khoản tiêu chuẩn chung của hệ thống.
- Rút khỏi hệ thống những đối tác không đúng tiêu chuẩn.
Ban quản lý Franchise cần thường xuyên kiểm tra đột xuất các cửa hàng. Từ đó có biện pháp nhắc nhở, điều chỉnh, hỗ trợ kịp thời bên nhận quyền làm tốt các điều đã cam kết. Cần dứt khoát chấm dứt hợp đồng đối với những cửa hàng nhận quyền hoạt
động kém hiệu quả do liên tiếp trong thời gian dài đã không tuân thủ các điều khoản hợp đồng và khơng có thiện chí hợp tác.
Đối với các cửa hàng đã tuân thủ tốt các cam kết nhưng vẫn hoạt động không hiệu quả, khơng mang lại lợi ích kinh tế do điều kiện khách quan thì cơng ty cần hỗ trợ, giúp đỡ và nếu khơng thể thay đổi thì nên thương lượng với bên nhận quyền để đổi địa điểm kinh doanh. Nếu mọi giải pháp đã thực thi vẫn khơng hiệu quả thì cả hai phía cần dứt khốt chấm dứt hợp đồng.
● Dự kiến lợi ích và khó khăn khi thực hiện giải pháp: Nâng cao tiêu chuẩn tuyển chọn nhà nhận quyền mới và tái ký hợp đồng nhà nhận quyền cũ sẽ giúp công ty HHD chọn lọc được các thành viên có khả năng, am hiểu, tâm huyết cho hệ thống NQTM. Tuy nhiên, nếu q cứng nhắc sẽ khó tìm được nhà đầu tư đạt yêu cầu và gây sự căng thẳng trong các mối quan hệ với đối tác. Cần chú ý, khi quyết định chấm dứt hợp tác với nhà nhận quyền vì bất cứ lý do cũng gây ảnh hưởng xấu đến hệ thống. Nên kết hợp cả tình và lý khi sàng lọc và cắt dứt các hợp đồng NQTM do đối tác vi phạm cam kết.
3.2.2. Giải pháp đối với cửa hàng nhận quyền
3.2.2.1. Nhóm giải pháp nâng cao năng lực kinh doanh cho các cửa hàng nhận quyền
● Căn cứ, mục tiêu đề xuất giải pháp: Năng lực kinh doanh của một số cửa hàng nhận quyền trong hệ thống hiện tồn tại nhiều điểm yếu: năng lực tài chính yếu, sản phẩm chưa đạt yêu cầu, đội ngũ nhân sự còn hạn chế,… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh, đến uy tín các cửa hàng và cả hệ thống HHD. Vì vậy, nâng cao năng lực kinh doanh cho các cửa hàng nhận quyền bằng cách tận dụng những ưu thế của NQTM là một yêu cầu quan trọng cho sự phát triển bền vững của mơ hình này.
● Nội dung giải pháp:
- Áp dụng nghiêm túc mơ hình kinh doanh của bên nhƣợng quyền.
Mơ hình kinh doanh cửa hàng trà sữa HHD đã được thử nghiệm thành công và chuyển giao cho đối tác nhận quyền, vì vậy việc áp dụng chính xác những quy trình, cách thức quản lý và kinh doanh là một yêu cầu tiên quyết để bên nhận quyền tổ chức thành công hoạt động kinh doanh của mình. Để làm được điều này, bên nhận quyền phải đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các cam kết với nhà nhượng quyền đã thỏa thuận
trong Hợp đồng NQTM từ quy trình pha chế, bảo quản nguyên vật liệu, nhập và lưu kho, tồn kho, quản lý chi phí, vệ sinh, bán hàng, tuyển dụng, bố trí, đào tạo và phát triển nhân sự,… Bên nhận quyền cần tuân theo quy định của hệ thống để gia tăng giá trị thương hiệu và giá trị của bản thân cửa hàng nhận quyền của mình từ góc độ nhà quản lý điều hành trực tiếp đơn vị kinh doanh.
- Tổ chức tốt bộ phận quản lý cửa hàng nhận quyền HHD.
Nhiều trường hợp nhà nhận quyền-tức người bỏ vốn đầu tư, đứng ra đàm phán và ký kết hợp đồng NQTM với công ty HHD và đã tham gia các khóa tập huấn lại khơng trực tiếp quản lý cửa hàng. Người được chọn quản lý cửa hàng nhận quyền lại chưa am hiểu về quy tắc quản lý cửa hàng HHD. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho cơng ty HHD trong cơng tác quản lý, chuẩn hóa chất lượng trong hệ thống. Ta biết rằng, việc vận hành hiệu quả một cửa hàng dịch vụ giải khát, ăn uống phụ thuộc phần lớn vào năng lực người quản lý cửa hàng.
Một yêu cầu cần đặt ra cho các đối tác nhận quyền khi thay đổi cán bộ quản lý là phải thông báo cho công ty HHD và người này phải qua một khóa tập huấn và kiểm tra trước khi chính thức làm việc. Người quản lý cửa hàng địi hỏi phải có những phẩm chất đặc biệt như kỹ năng quản trị, tố chất kinh doanh, tinh thần phục vụ khách hàng,