Cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện cỏc bước của quy trỡnh mua hàng.

- Vỡ lập kế hoạch cung ứng của cụng ty nhiều khi chưa chớnh xỏc, cú loại thỡ

HOÁ SỐ 5 NAM BỘ.

3.2.1 Cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện cỏc bước của quy trỡnh mua hàng.

Giải phỏp 1: Giải phỏp về cụng tỏópỏc định nhu cầu mua hàng của cụng

ty.

Đối với cụg tỏc xỏc định nhu cầu mua hàng cụng ty đó biết xỏc định

mỡnh mua cỏi gỡ, với số lượng bao nhiờu. Đối với mỗi mặt hàng kih doanh

cụng ty xỏc định dựa vào nhu cầu của thị trường mà thực tế là dựa vào kế

hoạch bỏn ra từ đú xõy dựng kế hoạch mua vào. Sau khi xỏc định được mua cài gỡ cụng ty đó tớnh toỏn được mua với số lượng bao nhiờu dựa vào mức bỏn

ra, lượng hàng tồn kho và nhu cầu tiờu dựng trong khoảng thời gian đú. Tuy

nhiờn việc xỏc định chất lượng mua, cơ cấ, chủng loại như thế nào cụng ty

chưa làm tốt. thụng qua số lượng hàng húa tồn kho chưa tiờu thụ được của

cụng ty cũn lớn tập trung ở mặt hàng như quần ỏo thời trang, hàng cơ khớ, xe

đạp, kớnh đeo mắt… Do đú cụng ty cần chỳ trọng hơn nữa cụng tỏc nghiờn

cứu, thăm dũ và xõm nhập thị trường để giỳp cụng ty nhận biết đỏnh giỏ và dự

đoỏn nhu cầu tiờu dựng của thị trường đối với từng loại mặt hàng hoỏ, ngành

hàng từ đú cú kế hoạch mua hàng và kinh doanh hợp lớ.

Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường tại cụng ty phải đi liền với việc tiờu thụ hàng hoỏ. Thụng qua nghiờn cứu thị trường cụng ty phải thấy được mỡnh nờn kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào cụng ty đang kinh doanh mà trờn thị

trường khụng cú hoặc cú ớt nhu cầu tiờu dựng, số lượng mỗi mặt hàng cụng ty nờn kinh doanh là bao nhiờu, đối thủ cạnh tranh trờn thị trường như thế nào…

Việc nghiờn cứu nhu cầu thị trường nờn tập trung nghiờn cứu sự phõn bố của mặt hàng theo kết cấu địa lớ, sự phõn bố của dõn cư và nhu cầu tiờu dựng của mỗi người dõn. Với vị trớ địa lớ nằm ngay tại trung tõm thủ đụ Hà Nội nờn khỏch hàng của cụng ty chủ yếu là tầng lớp trớ thức, những người cú cụng việc ổn định và thu nhập khỏ cao nờn nhu cầu dối với hàng hoỏ cũng cao nờn cụng ty mua hàng phải đảm bảo chất lượng nếu khụng sẽ mất uy tớn với khỏch hàng và sẽ dẫn tới tỡnh trạng mất khỏch vớ những khỏch hàng này rất khú tớnh, nếu như họ mua phải hàng giả hay kộm chất lượng họ sẽ khong bao giờ quay lại mua lần thứ hai nữa. Việc nghiờn cứu nhu cầu tiờu dung của dõn

cư để từ đú cú được biện phỏp hợp lớ nhằm đỏp ứng được nhu cầu tiờu dựng

của khỏch hàng và trỏnh tỡnh trạng hàng húa ế đọng.

Trước mắt cụng ty cần tập trung nghiờn cứu nhu cầu tiờu dựng đối với

ngành quần ỏo thời trang, tỡnh hỡnh cạnh tranh trờn thị trường của mặt hàng

này để cú được cỏc chớnh sỏch hữu hiệu nhằm tăng doanh thu của cỏc ngành

hàng này; chẳng hạn chớnh sỏch về giỏ thu hỳt khỏch hàng. Bờn cạnh đú cụng ty nờn tập trung nghiờn cứu thị trường để đẩy mạnh hoạt động tiờu thụ hàng hàng húa trong siờu thị. Do kinh doanh siờu thị là hoạt động bỏn lẻ chủ yếu của ty nờn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh này sẽ ý nghĩa trờn nhiều mặt.

Việc nghiờn cứu thị trường phải chỉ ra được vào những thời điểm nào

trong năm thỡ người tiờu dựng cú nhu cầu tiờu dựng lớn đối với mặt hàng nào

từ đú giỳp cho cụng ty trong việc chuẩn bị hàng hoỏ phục vụ cho thị trường một cỏch tốt nhất vào cỏc dịp trọng điểm trong năm khắc phục tỡnh trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hoỏ quỏ lớn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mỡnh. Đối với cụng ty bỏch hoỏ số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặt hàng

tiờu dựng nờn cụng ty đó xỏc định được thời điểm quý I là lỳc mà nhu cầu về hàng hoỏ đặc biệt là lương thực, thực phẩm là rất lớn và từ đú cụng ty đó cú

định được nhu cầu trong quý II giảm mạnh nờn đó khụng đưa ra được một

chớnh sỏch mua hàng hợp lớ hơn. Đõy là điều mà cụng ty cần quan tõm.

Ngoài ra cụng ty cũng cần nghiờn cứu nhu cầu của khỏch hàng: nghiờn cứu tõm lớ khỏch hàng, tập tớnh và thúi quen mua hàng của khỏch hàng, thu nhập bỡnh quõn của nhúm khỏch hàng … để phõn loại khỏch hàng theo cỏc chỉ tiờu kinh tế và xó hội học.

Thụng qua việc nghiờn cứu thị trường và khỏch hàng cụng ty thấy được những nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan ảnh hưởng tới sự tăng giảm doanh thu của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua, cú được một trong những căn cứ để tiến hành dự bỏo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua vào của cụng ty trong thời gian tới.

Giải phỏp 2: Củng cố và hoàn thiện hệ thống cỏc nhà cung cấp.

Để cú một hệ thống cỏc nhà cung cấp hợp lớ đảm bảo cho quỏ trỡnh mua

hàng được diễn ra một cỏch thường xuyờn, đều đặn thỡ cụng ty phải thực hiện những cụng việc sau:

- Cụng ty nờn tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đó cú uy tớn với cụng ty, Những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo cho cụng ty kịp thời gian, đảm bảo đỳng số lượng và chất lượng mà cụng ty yờu cầu. Tuy nhiờn đối với họ cụng ty luụn phải cú sự kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ xem liệu chất lượng hàng hoỏ, giỏ cả cả họ so với cỏc nhà cung cấp khỏc cú sự khỏc biệt nào khụng.

Hàng năm cụng ty nờn tổ chức bỡnh chọn những nhà cung cấp của mỡnh xem

cú cần phải thay bằng cỏc nhà cung cấp khỏc hay vẫn tiếp tục mua của cỏc nhà cung cấp cũ. Với những nhà cung cấp mới cụng ty nờn mua với số lượng

ớt để phũng ngừa rủi ro.

- Cụng ty nờn tăng cường tỡm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với cỏc nhà cung cấp mới, từ đú tỡm ra nhà cung cấp tối ưu cú thể cung cấp hàng hoỏ cho cụng ty với chất lượng cao, giỏ thành hợp lớ, kịp thời về mặt thời gian. Với sự phỏt triển của khoa học kĩ thuật thỡ ngày nay rất nhiều loại hàng hoỏ mới ra

nờn cố gắng tỡm những sản phẩm mới cú khả năng thay thế để đảm bảo cú lợi nhất cho mỡnh và người tiờu dựng. Để làm được điều đú ngoài việc nghiờn cứu nhu cầu người tiờu dựng cụng ty nờn cú mối quan hệ tốt với cỏc nhà cung cấp bởi khụng chỉ cỏc cụng ty thương mại mới là người quan tõm tới nhu cầu tiờu dựng mà ngay cả bản thõn cỏc nhà cung cấp cũng là người rất quan tõm

đến cỏc nhu cầu thị trường. Họ rất nhạy cảm với nhu cầu mới xuất hiện đặc

biệt là nhà cung cấp mới. Mỗi mặt hàng mới xuất bờn cạnh cỏc nhà cung cấp cũ thường xuất cỏc nhà cung cấp mới. Với mỗi nhu cầu mới xuất hiện họ

thường tự tỡm đến chào hàng cỏc doanh nghiệp thương mại cho nờn nếu

doanh nghiệp quan tõm thường xuyờn tới cỏc nhà cung cấp, cú mối quan hệ tốt với cỏc nhà cung cấp, thường xuyờn theo dừi cỏc nhà cung cấp mới thỡ sẽ nhanh chúng nắm bắt được nhu cầu thị trường và được nhà cung cấp ưu ỏi

hơn trong việc đặt mua hàng.

- Cần duy trỡ và phỏt triển cỏc mối quan hệ cung ứng đó tạo lập được. Để làm được điều đú thỡ trước hết cụng ty phải thanh toỏn đỳng hẹn và cú phương thức thanh toỏn hợp lớ, thuận tiện cho bờn bỏn đảm bảo giữ uy tớn với

bờn bỏn.

Để cú thể tỡm và lựa chọn được nhà cung cấp ổn định về nguồn, chất lượng hàng húa tốt, giỏ cả hợp lớ… cụng ty cần căn cứ vào cỏc tiờu thức cơ

bản sau:

Mức độ tớn nhiệm của nhà cung cấp, uy tớn tài chớnh, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đõy đối với cụng ty và đối với cỏc bạn hàng khỏc. Giỏ cả: phải hợp lớ. Giỏ cả theo giỏ thị trường và phải đảm bảo hai bờn cựng cú lợi.

Vị trớ địa lớ của nhà cung cấp ảnh hưởng đến khả năng giao hàng. Sự thớch ứng của nhà cung cấp đối với sự biến động của thị trường và

đũi hỏi của cụng ty.

Hiện nay cụng ty chưa thực sự quan tõm tới vấn đề này. Cụng ty

thường xuyờn mua hàng của cỏc nhà cung cấp đó cú từ trước và đối với những

mặt hàng cũ cứ mỗi lần hết người phụ trỏch về mặt hàng đú chỉ việc gọi điện cho cỏc nhà cung cấp để họ mang hàng đến. Cho nờn doanh nghiệp trong vai trũ là người đi mua, trong vai trũ là “ thượng đế” đó khụng tận dụng được lợi thế của mỡnh.

Nguyờn nhõn chủ yếu của hạn chế trờn là do đụi ngũ cỏn bộ chuyờn

trỏch trong cụng tỏc thương lượng và đặt hàng trỡnh độ chuyờn mụn cũn hạn

chế trong năng lực, kinh nghiệm nờn kết quả trong giao dịch đàm phỏn khụng

cao. đặc biẹt là do nhận thức của nhà quản trị mua hàng. Cỏc nhà quản trị mua

hàng chỉ quan tõm đến việc làm sao cú hàng để bỏn mà chưa nhận thức được hết vai trũ của thương lượng. Thương lượng thực chất là việc giải bài toỏn mua hàng với hàm mục tiờu là cỏc mục tiờu đó xỏc định và cỏc ràng buộc

bằng cỏc ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liờn quan

đến số lượng, chủng loại hàng hoỏ, chất lượng hàng hoỏ, cỏc điều kiện liờn quan đến việc mua hàng. Hơn nữa nhiều khi phõn chia quyền hạn và trỏch

nhiệm cũn chưa rừ ràng. Để khắc phục được tỡnh trạng trờn cụng ty nờn cú biện phỏp nõng cao trỡnh độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyờn sõu trong cụng tỏc đàm phỏn, giao dịch.

Đặc biệt cụng ty bỏch hoỏ số 5 Nam Bộ vốn là một doanh nghiệp nhà nước với lượng lao động trong biờn chế từ bao lõu vẫn cũn lại nờn trỡnh độ

chuyờn mụn rất hạn chế thậm chớ cú người chỉ mới tốt nghiệp phổ thụng, chưa hề qua trường lớp đào tạo nào cụng ty nờn cú chớnh sỏch tổ chức đào tạo và

đào tạo lại, tuyển dụng những nhõn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn, cú kinh

nghiệm để giao cho họ làm cụng tỏc này. Nếu khụng cú nghiệp vụ giỏi thỡ cụng ty sẽ gặp khú khăn trong việc thực hiện hợp đồng và phải chấp nhận cỏc

điều khoản bất lợi về phớa mỡnh và thiệt hại là khụng thể trỏnh khỏi cho cụng

Trỏch nhiệm mua hàng của cụng ty là rất lớn. Nờn việc tuyển nhõn viờn mua hàng là rất quan trọng. Chọn một nhõn viờn mua hàng chuyờn nghiệp cú kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. Kinh doanh cú kiếm lời được hay khụng phụ thuộc rất nhiều vào nhõn viờn viờn mua hàng. Nhất là đối với cụng tỏc thương lượng và đặt hàng nếu như cú được một nhõn viờn giỏi, cú nhiều kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của cụng ty.

Giải phỏp 4: Đối với cụng tỏc kiểm tra và theo dừi giao nhận hàng hoỏ.

Nhỡn chung cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt của cụng ty được tiến hành khỏ tốt. Cụng ty đó chỳ trọng đến cụng tỏc này. Tuy nhiờn việc kiểm tra, kiểm soỏt quỏ trỡnh giao nhận hàng hoỏ phải được tiến hành chu đỏo và chặt chẽ

hơn. Cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt phải được tiến hành một cỏch toàn diện mà trước hết là kiểm tra chất lượng hàng hoỏ mua vào phục vụ cho hoạt động

kinh doanh của cụng ty trỏnh tỡnh trạng bỏn ra thị trường những sản phẩm

hàng hoỏ khụng đảm bảo chất lượng. Bờn cạnh đú cần chỳ trọng tới việc kiểm

tra, kiểm soỏt quỏ trỡnh mua hàng. Thụng qua đú để sử dụng chi phớ một cỏch tiết kiệm hơn cú hiệu quả và từ đú làm cơ sở cho việc phấn đấu hạ giỏ thành, nõng cao sức cạnh tranh với cỏc thủ đối thủ khỏc.

Ngoài ra cụng ty cũng cần quan tõm hơn nữa đến việc kiểm tra đối với nhõn viờn mua hàng. Sự kiểm tra, kiểm soỏt này được tiến hành nghiờm tỳc, cụng bằng gắn nú với thi đua trong cụng việc và đặt mức thưởng phạt về vật chất cũng như về cụng việc một cỏch cụng khai. Thụng qua sự kiểm tra, kiểm soỏt này nhằm khuyến khớch người lao động, kịp thời uốn nắn những hành vi tiờu cực trong lao động và nắm bắt một cỏch chớnh xỏc số lượng lao động cần thiết ở mỗi bộ phận trong từng giai đoạn để cú sự điều chuyển, bố trớ và phõn

cụng lao động một cỏch hợp lớ.

Đặc biệt là cụng ty nờn kiểm tra cỏc nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp mang hàng đến thỡ cả hai bờn mua và bỏn đều phải cú nhõn viờn giỏm sỏt việc

giao nhận hàng hoỏ cú diễn ra theo đỳng thoả thuận trong hợp đồng hay khụng. Hiện nay ở cụng ty việc khi mang hàng đến cụng ty thỡ bờn cung ứng

khụng cú nhõn viờn đi theo giỏm sỏt mà chỉ cú người vận chuyển do vậy

nhiều khi phỏt hiện hàng kộm phẩm chất cụng ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thỡ nhõn viờn của họ mới đến cụng ty để xỏc định hàng kộm phẩm chất hay bị thiếu hụt.

Hơn nữa cỏc nhõn viờn cung ứng của cụng ty phải thường xuyờn nắm

bắt thụng tin về phớa đối tac làm ăn với mỡnh. Nếu khụng nắm bắt được thụng tin về phớa họ, cụng ty sẽ khụng thể biết được tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của họ, càng khụng thể lường trước được hậu quả do khụng chuẩn bị khi những nhà cung cấp mới khụng cú khả năng cung cấp hàng hoỏ cho cụng ty. Mặt khỏc nhõn viờn cung ứng theo dừi biến động giỏ hàng hoỏ trờn thị trường

để biết bờn cung ứng cú ộp giỏ mỡnh khụng. Hiện nay cụng tỏc này chưa được

làm tốt.

Phũng kinh doanh nờn tiến hành kiểm tra hàng hoỏ nhanh chúng hơn để

hàng hoỏ nhanh chúng được đưa vào kho bảo quản nhưng cũng phải kĩ lưỡng hơn để kịp thời phỏt hiện những sai hỏng để bỏo cho nhà cung cấp biết.

Giải phỏp 5: Đối với cụng tỏc đỏnh giỏ kết quả thực hiện.

Cụng ty đó thực hiện khỏ tốt cụng tỏc việc đỏnh giỏ đó được cụng ty

tiến hành trong tất cả cỏc khõu tuy nhiờn khụng vỡ thế mà cụng ty chủ quan. Cụng ty cần làm tốt hơn nữa hơn nữa cụng tỏc. Cụng ty nờn tỡm ra cỏc biện phỏp, cỏc tiờu chuẩn khắt khe hơn để đỏnh giỏ đỏnh giỏ kết quả mua hàng.

Như vậy mới cú thể làm cho cụng tỏc đỏnh giỏ được chớnh xỏc hơn, giỳp cho

cụng ty cú kế hoạch mua hàng hợp lớ hơn, giảm chi phớ mua hàng cho cụng ty

và đảm bảo được chất lượng hàng hoỏ cho tiờu thụ.