CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH CHUỖI CUNG ỨNG : HOẠCH ĐỊNH VÀ THU MUA
2.1. Hoạch định trong chuỗi cung ứng
2.1.1 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chƣơng trình ứng dụng khác nhau nhƣ tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác của doanh nghiệp. Tại hầu hết các doanh nghiệp, ERP cung cấp những thông tin dữ liệu cốt lõi cần thiết cho việc vận hành hàng ngày của công ty. Những hệ thống này hỗ trợ các chức năng hoạch định và kiểm sốt thơng thƣờng, cụ thể nhƣ dự báo, hoạch định bán hàng và vận hành, quản trị tồn kho, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, và thiết lập lịch trình cho trung tâm cơng việc. Khái niệm “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” (ERP) có thể đƣợc hiểu theo nhiều cách khác nhau phụ thuộc vào cách nhìn của từng đối tƣợng. Đứng dƣới góc độ của nhà quản lý, trọng tâm của khái niệm này chính là từ “hoạch định”, ERP đại diện cho một giải pháp phần mềm toàn diện nhằm hỗ trợ những quyết định đồng nhất trong công tác lập kế hoạch và kiểm sốt doanh nghiệp. Ở góc độ khác, đối với cộng đồng công nghệ thông tin, ERP là cụm từ miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chƣơng trình ứng dụng khác nhau nhƣ tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác của doanh nghiệp. Sự tích hợp này đạt đƣợc nhờ vào hệ thống cơ sở dữ liệu đƣợc chia sẻ giữa các phịng ban và thơng qua các ứng dụng xử lý dữ liệu.
Những hệ thống ERP thông thƣờng rất hiệu quả trong việc xử lý các giao dịch ghi nhận tất cả các hoạt động của công ty. Các hệ thống ERP cho phép việc lên kế hoạch đƣợc tích hợp xun suốt các phịng ban chức năng trong một doanh nghiệp. Và có lẽ, quan trọng hơn là ERP cũng hỗ trợ cho việc thực thi các quyết định xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Ngày nay, phạm vi đã đƣợc mở rộng cho phép việc hoạch định và thực thi xuyên các doanh
nghiệp khác nhau; chính các hệ thống ERP đã cho phép các doanh nghiệp làm đƣợc điều này.
Tuy nhiên, một hệ thống phần mềm ERP đƣợc cho là chất lƣợng cần đáp ứng đƣợc 4 điều kiện sau:
Quy mơ phần mềm phải mang tính đa chức năng với khả năng theo dõi các kết quả tài chính ứng với đơn vị tiền tệ, hoạt động mua sắm ứng với đơn vị nguyên vật liệu, hoạt động bán hàng ứng với đơn vị sản phẩm và dịch vụ, các quy trình sản xuất hoặc chuyển đổi ứng với đơn vị nguồn lực hoặc con ngƣời. Tóm lại, một phần mềm ERP xuất sắc cần phải cung cấp đƣợc những dữ liệu sát thực nhất với nhu cầu của từng nhân viên cần thiết cho cơng việc hàng ngày của họ. Hình 2.1 thể hiện quy mơ các ứng dụng có thể đƣợc thực hiện trong phần mềm ERP.
Sản xuất và hậu cần
Hoạch định và kiển soát sản xuất
Hoạch định bán hàng và vận hành Hoạch định nguyên liệu và công suất Quản lý nguyên liệu và nhà cung cấp Hoạch dịnh nguồn lực doanh nghiệp Mơ hình hoạch định doanh nghiệp
Năng lực doanh nghiệp
Kho dữ liệu
Xuất báo cáo
Xử lý giao dịch
Quản lý nhân sự
Tài chính
Bán hàng và tiếp thi
Hình 2.1.Quy mơ các ứng dụng ERP
Phần mềm cần mang tính tích hợp. Khi một giao dịch hay một mẩu dữ liệu thể hiện bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp đƣợc nhập vào hệ thống, các thơng số dữ liệu có liên quan đến hoạt động đó cũng phải đồng thời tự động đƣợc cập nhật. Tính năng này loại bỏ việc doanh nghiệp phải tự điều chỉnh dữ liệu trong hệ thống. Tính năng tích hợp giúp đảm bảo một tầm nhìn chung cho tồn cơng ty – tính đồng bộ.
Phần mềm cần phải mang cấu trúc module (đƣợc xây dựng từ các đơn vị hay kích thức đã đƣợc tiêu chuẩn) cho phép việc kết hợp nó vào một hệ thống mở rộng đơn lẻ tập trung vào một chức năng duy nhất, hoặc liên kết với các phần mềm từ các nguồn/ứng dụng khác.
Phần mềm phải hỗ trợ đƣợc cho các hoạt động hoạch định và kiểm soát cơ bản, bao gồm việc dự báo, hoạch định sản xuất và quản trị tồn kho.
Một số nhà cung cấp ERP chính trên thế giới:
Công ty Chức năng đặc biệt Trang web
JDA Chuyên về ứng dụng cho chuỗi cung ứng www.jda.com
Software
Microsoft Tích hợp với Windows và bộ công cụ Office. Sản www.microsoft.com phẩm ERP là Microsoft Dynamics với tính năng
quản lý quan hệ khách hàng
Oracle Nhà cung cấp cơ sở dữ liệu chính (phần cứng và www.oracle.com phần mềm)
SAP Nhà cung cấp ERP lớn nhất. Sản phẩm có phạm www.sap.com
vi bao trùm tồn diện đối với nhiều ngành cơng nghiệp
Ví dụ thực tế: ERP gắn kết với tất cả các khía cạnh của một chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý nguyên vật liệu, lên kế hoạch phân bổ máy móc và nhân lực, kết nối với các nhà cung cấp và khách hàng chủ lực. Quá trình phối hợp cần thiết cho thành công này vận hành xuyên suốt các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng phân tích ví dụ đơn giản sau đây để diễn giải mức độ phối hợp cần thiết.
Kho thông tin mở
Bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện đại nào cũng dễ dàng giúp người dùng xây dựng những lệnh truy vấn dữ liệu SQL như “doanh số bán hàng của công ty tại Ý trong năm 1997 là bao nhiêu?”. Một bản báo cáo nhằm phản hồi lại truy vấn dữ liệu trên có thể như sau:
Khu vực Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng
Umbria 1.000 1.200 800 2.000 5.000
Toscana 2.000 2.600 1.600 2.800 9.000
Calabria 400 300 150 450 1.300
Tổng 3.400 4.100 2.550 5.250 15.300
Nhưng nhu cầu sử dụng dần trở nên phức tạp hơn, ví dụ như người dùng có thể sử dụng những số liệu phản hồi trên làm cơ sở để “đào sâu hơn” vào cơ sở dữ liệu nhằm tìm ra sự khác nhau giữa doanh số theo từng quý và theo từng khu vực. “Đào sâu” có nghĩa là đi sâu vào hệ thống phân cấp dữ liệu hiện tại nhằm tìm ra nhiều thơng tin hơn nữa. Tại ví dụ tiếp theo, người dùng sẽ đi sâu vào doanh số bán hàng phân cấp dữ liệu (doanh số tại Toscana), doanh số bán của Signore Corleone dường như không bị ảnh hưởng bởi giai đoạn nghỉ lễ trong quý thứ 3.
Doanh thu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng
S.Paolo 500 600 300 500 1.900
S.Vialli 700 600 200 700 2.200
S.Ferrari 600 700 400 700 2.400
S.Corleone 200 700 700 900 2.500
Tổng 2.000 2.600 1.600 2.800 9.000
Tại thời điểm này, người dùng có thể chuyển sang một đơn vị đo lường khác, ví dụ như từ doanh số bán hàng sang sản phẩm được bán, như một hình thức cắt lát và thu nhỏ.
Sản xuất Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng
Z-12 1.400 1.600 1.050 1.700 5.750
Tổng 3.400 4.100 2.550 5.250 15.300
Từ điểm chuẩn của dữ liệu phân tích, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra doanh số bán hàng của từng sản phẩm tại mỗi khu vực. Bằng việc kết nối với kho cơ sở dữ liệu trong hệ thống, SAP cho phép người dùng cuối thực hiện các cơng việc phân tích một các dễ dàng
Nguồn: Ví dụ này được lấy từ F.Robert Jacobs & Richard B.Chase, Operation&Supply Chain Management 14th Edition
2.1.2 Dự báo
Cơng tác dự báo đóng vai trị quan trọng đối với doanh nghiệp và với tất cả các quyết định quản trị. Dự báo cũng là nền tảng cho công tác hoạch định và kiểm sốt. Trong mảng chức năng tài chính và kế tốn, những số liệu dự báo là cơ sở cho cơng tác kiểm sốt chi phí và hoạch định ngân sách. Bộ phận tiếp thị dựa vào những dự báo bán hàng để lên kế hoạch cho sản phẩm mới, bố trí nhân sự bán hàng và đƣa ra những quyết định trọng yếu. Bộ phận sản xuất và vận hành sử dụng những số liệu dự báo để đƣa ra những quyết định định kỳ trong việc lựa chọn nhà cung ứng, lựa chọn quy trình, hoạch định năng lực, bố trí cơ sở, cũng nhƣ những quyết định liên tục về mua hàng, hoạch định sản xuất, lên thời khóa biểu và kiểm sốt tồn kho.
Khi cân nhắc chọn lựa phƣơng thức dự báo, doanh nghiệp cần xem xét mục đích dự báo của mình là gì. Có nhiều loại dự báo phục vụ cho việc phân tích nhu cầu cấp cao, ví dụ nhƣ dự báo nhu cầu cho một nhóm các sản phẩm năm sau nhƣ thế nào? Nhiều số liệu dự báo khác phục vụ cho việc xây dựng chiến lƣợc đáp ứng nhu cầu thị trƣờng, đƣợc gọi là các công cụ dự báo chiến lƣợc.Công cụ dự báo chiến lƣợc này thƣờng đƣợc sử dụng hiệu quả nhất trong công tác: xây dựng chiến lƣợc tổng thể, năng lực sản xuất, thiết kế quy trình sản xuất, thiết kế địa điểm và phân phối, hoạch định bán hàng và vận hành.
Thông thƣờng, những dự báo trong quản lý chuỗi cung ứng nhằm: - Xác định số lƣợng sản phẩm yêu cầu,
- Cần sản xuất bao nhiêu sản phẩm? - Khi nào cần sản phẩm này?
Dự báo nhu cầu trở thành yếu tố căn bản nhất cho các công ty để định ra kế hoạch hành động riêng nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng. Có 4 biến chính để tiến hành dự báo:
1. 2. 3. 4. Nhu cầu Cung ứng Đặc tính sản phẩm Môi trƣờng cạnh tranh
Nhu cầu tổng quan thị trƣờng cho sản phẩm Tổng số sản phẩm có sẵn
Đặc điểm sản phẩm ảnh hƣởng đến nhu cầu Những hành động của nhà cung cấp trên thị trƣờng
Nhu cầu
Liên quan đến tổng nhu cầu của thị trƣờng của nhóm sản phẩm/dịch vụ, về sự tăng trƣởng hay suy thoái của nhu cầu thị trƣờng, tỉ lệ tăng trƣởng, suy thoái theo năm hay quý? Thị trƣờng đang ở mức bảo hịa hay nhu cầu ổn định có thể suy đốn đƣợc trong thời gian nào đó trong năm? Hay sản phẩm có nhu cầu theo mùa? Thị trƣờng đang giai đoạn phát triển- những sản phẩm/dịch vụ vừa mới giới thiệu đến khách hàng nên khơng có nhiều dữ liệu quá khứ về nhu cầu khách hàng nên rất khó khăn khi dự báo.
Cung ứng
Cung ứng đƣợc xác định thông qua số lƣợng nhà sản xuất và thời gian sản xuất ra sản phẩm đó. Khi có nhiều nhà sản xuất sản phẩm hay thời gian sản xuất ngắn thì khả năng dự báo của biến này càng lớn. Khi có ít nhà cung cấp hay thời gian sản xuất dài thì khả năng tìm ẩn về sự khơng chắc chắn lớn. Tƣơng tự nhƣ tính biến đổi của nhu cầu, sự khơng chắc chắn trong thị trƣờng rất khó để dự báo. Do đó, thời gian sản xuất sản phẩm và thời gian yêu cầu của một sản phẩm càng dài thì dự báo nên đƣợc thực hiện. Dự báo chuỗi cung ứng phải bao quát đƣợc tại một thời điểm nào đó có sự liên kết thời gian thực hiện của tất cả các thành phần để tạo nên thành phẩm.
Đặc tính sản phẩm
Đặc tính sản phẩm bao gồm những đặc điểm của một sản phẩm ảnh hƣởng đến nhu cầu của khách hàng. Dự báo sản phẩm bảo hịa có thể bao qt trong khoản thời gian dài hơn là dự báo những sản phẩm phát triển nhanh chóng. Một điều quan trọng cần biết là một sản phẩm có hay khơng có nhu cầu thay thế sản phẩm khác? Hay là sẽ sử dụng sản phẩm này để bổ sung cho một sản phẩm khác liên quan? Những sản phẩm hoặc là cần hay không cần một sản phẩm khác bổ sung đều phải dự báo nhƣ nhau.
Môi trƣờng cạnh tranh
Môi trƣờng cạnh tranh liên quan đến những hoạt động của công ty và của đối thủ cạnh tranh của cơng ty đó. Thị phần của công ty? Thị phần của đối thủ cạnh tranh? Những cuộc chiến tranh về giá và những hoạt động khuyến mãi ảnh hƣởng đến thị phần nhƣ thế nào? Dự báo phải đồng thời giải thích những hành động khuyến mãi và cuộc chiến tranh về giá mà đối thủ cạnh tranh sẽ phát động.
2.1.2.1 Các phương pháp dự báo
Có 4 phƣơng pháp cơ bản đƣợc sử dụng để tiến hành dự báo:
Định tính Phỏng theo quan điểm của một cá nhân
Nhân quả Giả sử rằng nhu cầu liên quan mạnh đến các yếu tố thị trƣờng
Chuỗi thời gian Dựa vào các mơ hình dữ liệu ở q khứ
Mơ phỏng Kết hợp hai phƣơng pháp giữa nhân quả và phƣơng pháp chuỗi thời gian
a. Phƣơng pháp định tính
Phƣơng pháp định tính dựa vào trực giác, khả năng quan sát hay ý kiến chủ quan về thị trƣờng. Phƣơng pháp này sử dụng thích hợp khi có rất ít dữ liệu q khứ để tiến hành dự báo. Khi có một dịng sản phẩm tung ra thị trƣờng, cơng ty có thể dự báo dựa vào so sánh giữa các sản phẩm hay vị thế của sản phẩm mà cơng ty cho rằng có sự giống nhau giữa sản phẩm này với sản phẩm mà công ty sản xuất ra.
Phƣơng pháp này thƣờng sử dụng kiến thức của ngƣời quản trị và địi hỏi nhiều suy đốn. Đặc thù của phƣơng pháp này là bao gồm những câu lệnh, quy trình đã đƣợc định sẵn cho những yếu tố tham gia vào q trình dự báo. Ví dụ nhƣ khi dự báo nhu cầu về một mặt hàng thời trang mới trong một cửa hàng bán lẻ, nhà sản xuất có thể sử dụng sự kết hợp các yếu tố đầu vào từ những khách hàng tiêu biểu và từ những nhà quản lý cửa hàng – ngƣời nắm đƣợc các gói sản phẩm hỗn hợp và quy mơ cửa hàng của mình. Họ sẽ có cái nhìn tổng quan về chuỗi hàng hóa và sẽ áp dụng những phƣơng thức khác nhau nhằm đƣa ra những dự đốn đồng thuận. Đây khơng chỉ là những suy đốn đơn thuần về nhu cầu kì vịng, mà trên hết cịn là cách tiếp cận quyết sách một cách thấu đáo và bài bản.
Tuy nhiên những phƣơng pháp này chỉ thực sự hữu ích đối với một sản phẩm mới hoặc một mặt hàng vừa mới thâm nhập vào thị trƣờng. Việc ƣớc tính nhu cầu có chính xác
hay khơng phụ thuộc vào những thông tin nhƣ kiến thức về sản phẩm, thói quen của ngƣời tiêu dùng trong khu vực và cách thức quảng cáo và sản xuất sản phẩm. Trong một vài trƣờng hợp việc xem xét các dữ liệu của ngành và đối thủ cạnh tranh cũng không kém phần quan trọng. Sau đây là một số loại phƣơng pháp dự báo định tính:
a1. Phương pháp chuyên gia
Phƣơng pháp này cho rằng một nhóm ngƣời đến từ nhiều vị trí khác nhau có thể hỗ trợ đƣa ra những dự báo đáng tin cậy hơn là một nhóm nhỏ. Cụ thể, các dự báo sẽ đƣợc đƣa ra thông quan hững cuộc họp mở cùng với việc tự do trao đổi ý kiến giữa các cấp độ quản lý cũng nhƣ cá nhân. Tuy nhiên, phƣơng pháp này gặp phải khó khăn đó là những nhân viên cấp thấp thƣờng bị chi phối bởi những nhà quản lý cấp cao. Ví dụ một nhân viên bán hàng trong dịng sản phẩm nào đó cho dù có dự đoán về nhu cầu sản phẩm trong tƣơng lai tốt cũng sẽ không bác bỏ đƣợc dự báo của một ngƣời quản lý cấp cao hơn. Phƣơng pháp Delphi (sẽ đƣợc đề cập sau) đã đƣợc phát triển để hoàn thiện những nhƣợc điểm của phƣơng pháp này.
a2. Phương pháp ngoại suy
Trong quá trình dự báo nhu cầu cho một sản phẩm mới, một tình huống đƣợc goi là lý tƣởng nếu nhƣ sản phẩm hiện tại hoặc sản phẩm tƣơng tự có thể đƣợc dùng làm mẫu. Có nhiều cách để phân loại những phép ngoại suy này, ví dụ sản phẩm bổ sung, sản phẩm thay thế hay sản phẩm cạnh tranh. Nếu bạn mua một đĩa DVD thơng qua hịm thƣ điện tử thì bạn sẽ nhận thêm mail giới thiệu về những đĩa DVD mới và cả sản phẩm đầu đĩa DVD. Quan hệ nhân quả cho thấy lƣợng nhu cầu cho đĩa DVD đƣợc tạo ra bởi lƣợng nhu cầu cho đầu đĩa DVD. Phép ngoại suy sẽ dự báo đƣợc lƣợng nhu cầu đầu đĩa DVD bằng cách phân tích lƣợng nhu cầu truyền thống của VCR (đầu máy video). Các sản phẩm ở cùng gian hàng điện tử nói chung có thể đƣợc tiêu thụ ở một tỷ lệ tƣơng đối giống nhau. Một ví dụ đơn giản hơn là lị nƣớng và ấm cafe.