> Kiểm sốt cơng tác phịng ngừa và xử lý rủi ro:
- Về thơng tin và phịng ngừa
“Kiểm tra việc thực hiện chấp hành các quy định, thể chế và các văn bản có liên quan đến công tác thông tin khách hàng, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của thơng tin giữa hồ sơ gốc và hệ thống IPCAS (Kiểm tra tối thiểu 50% khách hàng là doanh nghiệp và 50% khách hàng là hộ sản xuất, cá nhân có du nợ từ 500 triệu đồng trở lên tại thời điểm kiểm tra) gồm các nội dung liên quan đến thông tin khách hàng và thông tin về TSBĐ
- Phân loại nợ, trích lập dự phòng và xử lý rủi ro: Phân loại nợ, trích lập quỹ dự phòng, XLRR, kiểm tra quản lý, theo dõi và thực hiện thu hồi nợ đã XLRR. Qua kiểm tra tại chi nhánh cho thấy : Việc phân loại nợ, trích lập dự phòng và XLRR đúng với quy định” (VB 3972/NHNo-XLRR.)
> Kiểm soát hoạt động kinh doanh ngoại hối: - Kiểm tra nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ.
- Kiểm tra nghiệp vụ thanh toán quốc tế. - Kiểm tra nghiệp vụ kiều hối.
- Kiểm tra nghiệp vụ bảo lãnh nước ngồi.
> Kiểm sốt hoạt động kế tốn-ngân quỹ:
- Các khoản chi phí:
“Chi phí hoạt động dịch vụ, tín dụng, chi nộp thuế và các khoản phí, kinh doanh ngoại hối, chi hoạt động kinh doanh khác, chi cho hoạt động quản lý và công vụ, chi cho nhân viên, chi về tài sản, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi của khách hàng, chi phí dự phịng, chi phí khác.
Các khoản chi cho cán bộ, nhân viên: lương, tiền lương làm thêm giờ, ăn ca, cơng tác phí. Chi cho hoạt động quản lý. Việc chi tiêu nội bộ phải thực hiện đúng theo quy định quản lý tài chính của Nhà nước và của ngành Ngân hàng, kiểm tra định mức chi, đối tượng chi, tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi....
Chi phí sửa chữa bảo trì thường xuyên, các khoản phí mua sắm cơng cụ dụng cụ: Chi phí bảo dưỡng thường xuyên, chi phí mua sắm cơng cụ dụng cụ cần kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ quyết toán như: kế hoạch được giao, dự toán, quyết tốn, hóa đơn, hợp đồng kinh tế, nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng; chấp hành quy định về thanh toán, tạm ứng”,.
( Thực hiện chấp hành kỷ luật kế hoạch kinh doanh và công tác kiểm tra lãi vay
theo Quyết định 15/QĐ/HĐQT-KHTH ngày 19/5/2010 )
Kiểm tra lãi dự chi.
Xác định tỷ lệ GTGT được khấu trừ, kê khai nộp thuế.
Thanh lý tài sản (tài sản cố định; công cụ dụng cụ): Kiểm soát hồ sơ thanh lý tài sản, quy trình hạch tốn, theo dõi tài sản và thu hồi giá trị sau khi thanh lý.
Số dư tài khoản phải trả, phải thu: xem xét nội dung, tính chất các khoản tồn đọng lâu ngày (nếu có).
- Cơng tác quản lý tài sản:
Công tác quản lý tài sản: Mở thẻ tài sản, đối chiếu giá trị trên thẻ tài sản và sổ kế toán chi tiết; kiểm tra sự tăng; giảm tài sản trong kỳ, quản lý theo dõi tài sản tăng giảm; sử dụng tài sản; quản lý ấn chỉ quan trọng: Mở sổ sách theo dõi, nhập xuất sử dụng, bán cho khách hàng. Đối chiếu kiểm kê giữa thủ kho và kế tốn. Phân cơng người quản lý, theo dõi và chỉ đạo kiểm tra sử dụng tài sản của đơn vị.
Thực hiện thanh lý, điều chuyển tài sản. Thực hiện việc mua sắm tài sản.
- Công tác ngân quỹ:
Đột xuất kiểm tra số dư quỹ tiền mặt, tài sản quý, ngoại tệ, giấy tờ có giá bảo quản trong kho quỹ; thực hiện quy trình kiểm đếm một số bó tiền do chi nhánh đóng bó ( lưu ý các bó tiền mệnh giá lớn, niêm phong không đầy đủ, dây buộc lỏng hoặc các yếu tố hoặc có biểu hiện khơng bình thường khác)
Kiểm tra quy trình nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra việc thực hiện quy trình thu chi, kiểm đếm, niêm phong, đóng gói, giao nhận tiền mặt, tài sản quý, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo quy định, phương pháp quản lý tiền mặt, tài sản quý, ngoại tệ giấy tờ có giá trong giờ làm việc; việc nộp tiền cuối ngày làm việc của các giao dịch viên và phòng giao dịch với quỹ chính.
Kiểm tra định mức tồn quỹ theo quy định: Thực hiện kiểm tra, kiểm kê định kỳ, đột xuất, cuối ngày và có biện pháp xử lý các trường hợp thừa thiếu tiền. Xem xét việc mở, ghi chép và lưu trữ các loại sổ sách, bảng kê thu chi. Các yếu tố số liệu, chữ ký xác nhận; báo cáo thống kê ngân quỹ cũng cần được kiểm tra.
Kiểm tra việc trang bị và cách thức sử dụng các phương tiện chuyên dùng cho kho quỹ, quầy giao dịch như: két sắt mật mã bảo quản tiền có khóa chắc chắn (mã số khóa an tồn), máy đếm tiền, máy phát hiện tiền giả, camera an ninh, hệ thống phòng cháy chữa cháy, báo động đầy đủ...
Kiểm tra trạng thái kho tiền: quản lý kho ti ền: ban quản lý kho tiền, chế độ ủy quyền cán bộ vào, ra kho; quản lý chìa khóa sử dụng, chìa khóa dự phịng ( nếu có ), thay đổi mã số khóa cửa kho, bảo quản tài sản trong kho, bàn giao tài sản khi thay đổi cán bộ vào, ra kho.
Đơn vị luôn nghiêm túc trong cơng tác hạch tốn, quản lý ấn chỉ quan trọng trong kho, tại quầy giao dịch viên, quản lý hồ sơ, quản lý tài sản cầm cố thế chấp của
khách hàng. Chấp hành tuyệt đối chế độ an toàn kho quỹ, ra vào kho tiền, kiểm kê cuối ngày theo đúng thành phần.
> Kiểm sốt cơng tác nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp:
- “Kiểm tra đánh giá kết quả việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra trong năm 2019.
- Việc chấp hành quy trình lập và gửi kế hoạch kinh doanh quý, năm cũng nhu việc quản lý điều hành các chỉ tiêu phuơng án kinh doanh quý, năm và chấp hành kỷ luật kế hoạch.
- Kiểm tra công tác về công tác nguồn vốn.
Khảo sát, đánh giá tình hình thực trạng về cơng tác huy động nguồn vốn; đánh giá thị phần, cơ cấu nguồn vốn huy động của chi nhánh trên địa bàn.
Kiểm tra việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ huy động vốn (tiền gửi, tiền vay, tiết kiệm, phát hành giấy tờ có giá).
Triển khai thực hiện chỉ đạo của Agribank Vi ệt Nam và giải pháp của chi nhánh về công tác huy động vốn.
Kiểm tra việc tổ chức thực hiện các thoả thuận giữa Agribank Việt Nam với các đơn vị liên quan khác ( Kho bạc nhà nuớc, Bảo hiểm nhân thọ...)
- Kiểm tra về thực hiện quy định lãi suất.
Kiểm tra việc áp dụng lãi suất, phuơng pháp tính lãi và chi trả lãi tiền gửi (chú ý các truờng hợp rút vốn truớc hạn, trả lãi truớc, lãi suất bậc thang, lãi suất luỹ tiến theo số du.)
Đánh giá việc thực thi các quy định về lãi vay của NHNN Việt Nam.”
( Thực hiện chấp hành kỷ luật kế hoạch kinh doanh và công tác kiểm tra lãi vay theo Quyết định 15/QĐ/HĐQT-KHTH ngày 19/5/2010 )
> Kiểm sốt cơng tác tổ chức cán bộ,“lao động tiền lương:
- “Kiểm tra hoạt động quản trị và điều hành:
Việc thực thi các chủ truơng, chính sách, thể chế cũng nhu các văn bản liên quan đến công tác điều tiết cán bộ, thi đua khen thương.
Thực hiện nhiệm vụ của công tác tổ chức cán bộ tại đơn vị.
Việc thực hiện các văn bản huớng dẫn, phổ biến các quy định, quy chế, quy trình thành lập, giải thể, sáp nhập các chi nhánh/phòng giao dịch trực thuộc; quy trình tuyển chọn, bố trí cán bộ; cơng tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động,
miễn nhiệm, kỷ luật, thi đua khen thuởng; chính sách chi trả luơng và một số cơng tác liên quan.
Quy trình điều hành của ban lãnh đạo với các phòng nghiệp vụ và các chi nhánh, phịng giao dịch trực thuộc.
Những khó khăn, vuớng mắc trong quá trình thực hiện. Những vấn đề quan tâm sau khi kiểm tra.
- Kiểm tra tổ chức công tác mạng luới”:
Cơ cấu tổ chức các phịng nghiệp vụ chun mơn (theo chức năng, nhiệm vụ).
Việc chấp hành các quy định của Agribank Việt Nam về mạng luới chi nhánh, phòng giao dịch.
Chất luợng, hiệu quả hoạt động của các chi nhánh, phòng giao dịch và dự kiến phát triển mạng luới trong thời gian tới.”
Đánh giá: ưu điểm, nhuợc điểm, nguyên nhân, phuơng án khắc phục.
2.2.5 Giám sát kiểm soát
Tại chi nhánh, phịng kiểm tra, kiểm sốt nội bộ giúp Giám đốc tổ chức và thực hiện cơng tác kiểm sốt nội bộ trên mọi lĩnh vực hoạt động của chi nhánh. Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát thuờng xuyên, đột xuất mọi lĩnh vực của chi nhánh, thực hiện các cuộc kiểm tốn nội bộ. Thơng qua kiểm tra, kiểm soát, đề xuất, kiến nghị với Ban Giám đốc nhằm ngăn ngừa khả năng dẫn đến rủi ro trong hoạt động, khắc phục các vấn đề phát hiện đuợc. Hoạt động kiểm tra, kiểm sốt ln đuợc lãnh đạo ngân hàng từ thành phố đến quận đặc biệt quan tâm.
> về mơ hình tổ chức:
Hiện nay, tổ chức bộ máy và hoạt động của phịng kiểm tốn nội bộ tại chi nhánh đuợc duy trì theo quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh (ban hành theo Quyết định số 1377/QĐ-HĐQT-TCCB, QĐ 468/NHNo-HĐQT-KTKT ngày 28/12/2001 của Chủ tịch HĐQT ).
> về bộ máy và đào tạo:
Agribank Tam Trinh có tổng số 10 nguời làm công tác kiểm tra, kiểm soát. Trong 10 nguời thì 9 là thạc sĩ chuyên ngành kế toán- kiểm toán, luật kinh tế, 1 nguời nguời có trình độ đại học, hiểu biết về pháp luật cũng nhu nắm vững kiến thức
------- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 59/2009/ND-CP Hà Nội. ngày 16 tháng 7 nám 2009
NGHỊ ĐỊNH Vc tổ chức và hoạt động của ngân hàng thirơng mại
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tồ chức Chính phũ ngày 25 tháng 12 nãm 2001;
Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số Ọ1/1997/QH10 ngây 12
tháng 12 năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Lê Thị Thu Hà
chuyên môn về kiểm soát nội bộ và có kinh nghiệm trong hoạt động ngân hàng. Điều đó đã tạo điều kiện về nhân lực để triển khai cơng tác kiểm tốn nội bộ tại chi nhánh.
> về nhiệm vụ:
Căn cứ vào mục tiêu, định huớng và những nhiệm vụ, giải pháp hoạt động kinh doanh của Agribank Việt Nam và của chi nhánh, hoạt động kiểm toán của chi nhánh tập trung huớng tới việc phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời xử lý những tồn tại, sai phạm trong các hoạt động nghiệp vụ. Cụ thể: bảo đảm an toàn và hiệu quả hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách an toàn và hiệu quả; bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.
Để thực hiện nhiệm vụ trên: Căn cứ vào chng trình kiểm tra, kiểm soát hàng quý của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ Agribank Việt Nam, chi nhánh lập chng trình kiểm tra, kiểm soát hàng tháng và từ chng trình này làm co sở giao việc từng tháng cho các kiểm tra viên.
Hàng tháng đều tổ chức họp giao ban vào ngày 25 nhằm so kết, kiểm điểm xếp loại trên kết quả công việc làm đuợc và tiến hành giao việc tháng tới. Tại chi nhánh Giám đốc đã tổ chức, thực hiện nhiều đợt kiểm tra theo đề cuong, chuông trình kiểm tra của chi nhánh theo từng nghiệp vụ.
Cụ thể q trình xử lý hệ thống kiểm sốt nội bộ tại chi nhánh Agribank Tam Trinh có một số ưu điểm và nhược điểm sau:
2.3.1. Những ưu điểm
❖ về mơi trường kiểm sốt
Đặc thù về quản lý Ban Giám đốc chi nhánh đã nhận thức được vị trí, vai trị của cơng tác quản lý nói chung và tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ nói riêng đối với sự tồn tại, phát triển và hiệu quả của chi nhánh. Do vậy đơn vị đã và đang từng bước hành động nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát. Từ đó triển khai các kế hoạch hành động cụ thể cho từng công việc, từng bộ phận quản lý nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát trong chi nhánh.
Từ việc ban hành quy chế làm việc của Ban giám đốc, quy định về chức năng nhiệm vụ của từng phòng trong cơ quan giúp cho các bộ phận nhận thức đuợc trách nhiệm và quyền hạn của mình cũng nhu đảm bảo đuợc sự độc lập tuơng đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng. Qua đó, phịng kiểm tra, kiểm tốn nội bộ cũng có cơ sở để đánh giá hiệu quả cơng việc của từng cá nhân, từng phịng.
> Chính sách nhân sự
Agribank Tam Trinh đã xây dựng một cách hồn thiện có hệ thống văn bản thống nhất với toàn ngành, chặt chẽ quy định chi tiết về quy trình từ tuyển dụng, đào tạo đến sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của chi nhánh, quy trình đánh giá chất luợng nhân viên, quy trình quy hoạch và bổ nhiệm nhân viên, trả luơng, bảo hiểm, phụ cấp và chế độ đãi ngộ khác, đồng thời thực hiện công tác thi đua, khen thuởng, kỷ luật của chi nhánh tạo động lực cho nhân viên. Thuờng xuyên tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao nhằm nâng cao giá trị về tinh thần cũng nhu tạo sự đoàn kết gắn bó trong đội ngũ cán bộ. Việc này tạo cho chi nhánh nguồn nhân sự chất luợng và ổn định cũng nhu tạo lớp cán bộ lãnh đạo kế cận cho đơn vị cũng nhu hội sở Agribank. Bên cạnh đó, ngân hàng tập trung đầu tu cho cơ sở hạ tầng, điều kiện vật chất, cũng nhu cung cấp trang thiết bị đầy đủ cho các chi nhánh, các bộ phận, phòng ban tạo môi truờng làm việc thuận lợi, hiệu quả cho cán bộ, nhân viên.
> Công tác kế hoạch
Việc lên công tác kế hoạch thuờng xuyên đã thúc đẩy năng suất làm việc cũng nhu có những phuơng án kịp thời xử lý.Các cán bộ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên đều có ý thức trong việc quản lý cơng việc của mỗi nguời sao cho hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, ban Giám đốc ln chủ động trong việc theo dõi, quan sát công tác cũng nhu thái độ làm việc của các nhân viên, từ đó đua ra những đánh giá phù hợp.
> Mơi trường bên ngồi
Các chủ truơng, chính sách kịp thời của Chính phủ, Bộ Tài chính cũng nhu NHNN tạo điều kiện thuận lời trong cơng tác kinh doanh để các tổ chức tín dụng làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó hoạt động làm việc của chi nhánh cũng đuợc sự quan tâm thuờng xuyên đến từ các cơ quan quản lí, cơ quan ban ngành trên địa bàn quận Hoàng Mai cũng nhu thành phố Hà Nội.
❖về các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được thiết kế dựa trên các nguyên tắc:
> Phân công phân nhiệm
Các công việc được phân công một cách rõ ràng và cụ thể đến từng người trong chi đơn vị, từ các quản lí cấp cao như Ban Giám đốc đến các trưởng, phó phịng và cuối cùng là các nhân viên trong phòng ban. Việc phân công này luôn được thực hiện bằng văn bản quy định và phụ hợp với chuyên môn và nhiệm vụ của mỗi người. Các lãnh đạo cấp quản lý phải chịu trách nhiệm cũng như có nhiệm vụ theo dõi, đốc thúc nhân viên trong suốt quá trình từ thực hiện đến phân công công việc
> Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
Việc ủy quyền luôn tuân phủ theo nội quy quy định của Pháp luật Nhà nước cũng như chính sách của Agribank. Đảm bảo phải có văn bản rõ ràng, đầy đủ nội dung về quyền hạn, phạm vi, trách nhiệm cũng như thời hạn để đảm bảo công việc được