2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
> Cách thức quản lý tại Agribank Tam Trinh
Mọi hoạt động tại chi nhánh phải được thực hiện một cách chặt chẽ, tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định của Agribank Việt Nam được đặt lên hàng đầu và được thống nhất trong toàn chi nhánh. Trên cơ sở tập trung, công khai, dân chủ, minh bạch, các chỉ đạo điều hành được cụ thể hố tới từng cơng việc, từng đơn vị, phân công rõ người rõ việc, rõ trách nhiệm pháp lý, đảm bảo trình tự từng cấp quản lý, nêu cao ý thức tự giác, tinh thần đoàn kết, phát huy được động lực sức mạnh, trí tuệ tập thể, cùng nhau xây dựng một Agribank Tam Trinh là đơn vị kinh doanh có hiệu quả và phát triển vững mạnh. Giám đốc là cán bộ điều hành chi nhánh tuân thủ theo thể chế và pháp luật hiện hành của Chinh phủ Việt Nam, NHNN, Agribank Việt Nam và chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị về các quyết định của mình. Phó giám đốc là người giúp việc Giám đốc chỉ đạo điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công, ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Pháp luật Nhà nước về các quyết định của mình.
> Cơ cấu tổ chức tại Agribank Tam Trinh
Để
thực hiện hoạt động kinh doanh của mình, Agribank Tam Trinh đã thiết lập cơ cấu tổ chức và quản lý tương đối hợp lý và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ theo các quy định của pháp luật liên quan. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống. Như đã trình bày trong phần giới thiệu về Agribank Tam Trinh, chi nhánh hiện có 7 phịng chức năng, đó là: phịng kế hoạch kinh doanh, phòng điện tốn, phịng kế tốn - ngân quỹ, phịng hành chính nhân sư, phịng dịch vụ và Marketing, phịng thanh tốn quốc tế và phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ. “Chức năng của từng phịng đã được trình bày ở trên, có thể tóm tắt nhiệm vụ của từng phịng như sau:
+ Trực tiếp hạch tốn kế tốn, hạch toán thống kê theo quy định của Ngân hàng Nhà nuớc và Agribank Việt Nam.
+ Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết tốn kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền luơng đối với các đơn vị trực thuộc.
+ Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng đuợc Agribank Việt Nam phê duyệt.
+ Tổng hợp luu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định.
+ Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định. - Phịng hành chính nhân sự:
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính và nhiệm vụ tổ chức cán bộ và đào tạo. + Xây dựng chuơng trình cơng tác hàng tháng, q của chi nhánh.
- Phòng kế hoạch kinh doanh - tín dụng
+ Trực tiếp quản lý, cân đối nguồn vốn đảm bảo các cơ cấu về kỳ hạn, loại tiền tệ, loại tiền gửi và quản lý các hệ số an toàn theo quy định.
+ Tham muu cho Giám đốc chi nhánh điều hành nguồn vốn và chịu trách nhiệm đề xuất chiến luợc khách hàng, giải pháp huy động và phát triển nguồn vốn của chi nhánh Agribank Tam Trinh.
- Phòng dịch vụ và khách hàng
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ giao dịch với khách hàng (từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, huớng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán, chuyển tiền...) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng; tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất huớng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.
+ Đề xuất với Ban Giám đốc của chi nhánh về: chính sách phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới, cải tiến quy trình giao dịch, phục vụ khách hàng, xây dựng kế hoạch tiếp thị, thông tin tuyên truyền quảng bá đặc biệt là hoạt động của chi nhánh, các dịch vụ, sản phẩm cung ứng trên thị truờng và triển khai các phuơng án đó.
- Phịng kiểm sốt nội bộ:
+Tổ chức cho các cán bộ chuyên ngành thực hiện việc kiểm tra theo đúng nội dung cơng tác kiểm sốt nhiệm vụ của NHNo&PTNT Việt Nam và kế hoạch của chi
nhánh, kiểm toán để bảo đảm an toàn ngay trong hoạt động kinh doanh tại chi nhánh.” ( Quyết định 1377/QĐ-HĐQT- TCCB ngày 24/12/2007 về việc ban hành
quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nơng thơn Việt Nam )
> Chính sách nhân sự tại Agribank Tam Trinh
Xây dựng nguồn nhân lực với năng lực phù hợp, có chun mơn giỏi, có khả năng làm việc tập thể cũng nhu độc lập nhằm tạo ra giá trị đặc trung của Agribank.
Chính sách nhân sự trong Agribank Tam Trinh bao gồm: Các quy định, quy chế liên quan đến việc chiêu mộ, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, khen thuởng và kỷ luật, sa thải đối với cán bộ, nhân viên. Quy chế tuyển dụng, đào tạo, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ, quy chế thi đua khen thuởng, quy chế học tập nhằm nâng cao trình độ, quy chế trả luơng.
Nhân sự luôn là một yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Với đội ngũ cán bộ tuy đơng song chất luợng thấp do tuổi đời bình quân cao lại không đuợc đào tạo cơ bản, thiếu kiến thức pháp luật, ngồi ngành, vi tính, ngoại ngữ ... Để nâng cao chất luợng nguồn nhân lực, công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ đuợc chi nhánh thuờng xuyên quan tâm. Nhờ có chiến luợc đào tạo đúng huớng, chất luợng cán bộ đuợc nâng lên rõ rệt, đến 31/12/2019 tồn chi nhánh có 55 cán bộ với 34 nữ và 21 nam, độ tuổi bình quân 36. Với trình độ trên đại học là 11% và đại học 89%. Chi nhánh đặt tầm quan trọng của nguồn nhân lực lên hàng đầu, việc thay đổi về chất luợng nguồn nhân lực đã tạo tiền đề cho Agribank Tam Trinh thực hiện thành công nhiều chiến luợc kinh doanh quan trọng.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, công tác đề bạt bổ nhiệm cũng đuợc tiến hành kịp thời, đúng quy trình, số cán bộ đuợc đề bạt đã phát huy tốt hiệu quả trên cuơng vị công tác mới. Định kỳ 6 tháng hoặc một năm chi nhánh tổ chức các đợt thi nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ nghiệp vụ trong chi nhánh. Thông qua các câu hỏi trắc nghiệm, các tình huống ứng xử mà ban giám khảo đặt ra. Cuộc thi còn là nơi trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ với nhau và giữa các cán bộ tham gia cuộc thi với ban lãnh đạo chi nhánh để cùng tìm ra những giải pháp tốt nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Căn cứ vào cuộc thi, lãnh đạo chi nhánh chọn ra những nguời tài, giỏi nghiệp vụ vào danh sách quy hoạch cán bộ của chi
nhánh đồng thời sắp xếp lại công việc cho phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi người.
Cơng tác tuyển dụng tại Agribank được xây dựng và thực hiện một cách bài bản với hệ thống văn bản quy định rõ ràng, đầy đủ, chi tiết. Hiện nay, công tác tuyển dụng đang được thực hiện tập trung hóa tại Ban tổ chức cán bộ
Agribank có thế mạnh và lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng tập trung cho các vị trí phổ thơng, song chưa thực sự mạnh dạn và đầu tư cho việc tuyển dụng nhân tài, nhất là chuyên gia và lãnh đạo cấp trung, cấp cao. Quy trình tuyển dụng hiện nay được đánh giá là bài bản, chuyên nghiệp với đối tượng phổ thơng, đại trà, song cịn khá cứng nhắc, kém linh hoạt đối với tuyển dụng theo vị trí chức danh, nhân sự cấp cao.
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Agribank Tam Trinh được thể hiện qua hoạt động đào tạo (tại các đơn vị và tại trường đào tạo cán bộ) và hoạt động phát triển nhân sự. Tại Agribank, các hoạt động này đều được quy trình hóa đầy đủ, chi tiết để áp dụng đồng bộ trong toàn hệ thống.
> Cơng tác kế hoạch của Agribank Tam Trính
Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản trong số các chức năng quản lý, nhằm đảm bảo cho các thành viên của một tổ chức biết rõ nhiệm vụ của mình để đạt được mục tiêu của tập thể. Lập kế hoạch thực chất là quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm cái đó.
Đơn vị coi trọng cơng tác kế hoạch, mọi hoạt động đều được lên kế hoạch tổng thể cho tồn chi nhánh và chi tiết cho mỗi phịng ban, nhân viên trong từng năm, quý, tháng và ngày.
Kế hoạch hoạt động của chi nhánh được thực hiện ở các chương trình cơng tác. Phịng hành chính nhân sự là đơn vị đầu mối tổng hợp, đăng ký và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình cơng tác của chi nhánh. Chương trình cơng tác của chi nhánh gồm:
Chương “trình cơng tác theo năm: Thể hiện tổng quát các định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm và các giải pháp thực hiện trên mọi lĩnh vực công tác của chi nhánh. Chương trình cơng tác năm có thể chia 6 tháng hay cả năm. Các phịng căn cứ vào chương trình, định hướng cơng tác của Agribank Việt Nam, ý kiến chỉ đạo
của Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách đề ra nhiệm vụ và biện pháp thực hiện trong năm tới. Chương trình cơng tác phải được Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách thơng qua và gửi về phịng hành chính trước ngày 20 tháng 12 hàng năm. Phịng hành chính nhân sự có trách nhiệm tổng hợp chương trình cơng tác năm của chi nhánh trình Giám đốc để báo cáo Hội nghị cán bộ công nhân viên chức.
Chương trình cơng tác theo quý, tháng: Căn cứ vào công tác 6 tháng và cả năm, Giám đốc sẽ quyết định chương trình cơng tác q, tháng phù hợp với yêu cầu công tác, chỉ đạo của Agribank” Việt Nam.
Hàng tháng, “các phòng ban phải đánh giá và làm báo cáo tình hình thực hiện chương trình cơng tác trong kỳ, kiểm tra lại các vấn đề phải giải quyết tiếp trong chương trình cơng tác đã đặt ra (nêu lên các vướng mắc, kiến nghị khi giải quyết công việc) và mới phát sinh. Dự kiến công tác của tháng tiếp theo gửi lên phịng hành chính tổng hợp báo cáo phục vụ giao ban Ban Giám đốc và các trưởng, phó phịng.
Phịng hành chính nhân sự, trình Giám đốc duyệt chương trình cơng tác tháng, quý tiếp theo vào ngày làm việc kế tiếp ngày họp giao ban đồng thời thơng báo gửi các phịng ban, chi nhánh loại 3 để tiến hành thực hiện.
Chương trình cơng tác tuần của Giám đốc cũng như các Phó giám đốc: Căn cứ chương trình cơng tác tháng và sự chỉ đạo của Giám đốc, các Phó giám đốc, phịng Hành chính xây dựng và gửi lịch công tác tuần tiếp theo của Ban Giám đốc vào chiều thứ 6 hàng tuần. Các phòng ban, chi nhánh loại 3 báo cáo tình hình thực hiện cơng tác 15 ngày đầu tháng và các vấn đề cần giải quyết trong tháng trước ngày 16 hàng tháng. Phịng hành chính tổng hợp báo cáo Giám đốc và thơng báo các trưởng phịng biết để tiếp tục thực hiện. Việc xây dựng chương trình cơng tác giúp cho lãnh đạo nắm được những công việc cần phải làm tại đơn vị. Từ chương trình chung lãnh đạo phân công các công việc cho cán bộ một cách hợp lý, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đây cũng” là cơ sở để kiểm tra, đánh giá đơn vị có hồn thành những kế hoạch đề ra hay khơng.
Mục tiêu kế hoạch của đơn vị trong năm 2020: - Nguồn vốn huy động, tăng: 30%.
+ Dư nợ nông nghiệp, nông thôn chiếm: 92%. + Tỉ lệ nợ xấu: 2%.
- Trích lập dự phịng rủi ro: 130 tỷ đồng. - Xử lý rủi ro: 135 tỷ đồng.
- Thu hồi nợ xấu: 45 tỷ đồng.
- Phấn đấu hệ số lương đạt được: 1.09 lần. > Môi trường bên ngồi
- Nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước...
- Agribank Tam Trinh hoạt động trên địa bàn quận Hoàng Mai chịu sự quản lý cấp Nhà nước của NHNN, chịu sự kiểm tra, giám sát của Thanh tra NHNN. Có thể bị thu hồi giấy phép hoạt động theo ủy quyền của Thống đốc NHNN, bị phạt khi vi phạm các quy định về tiền tệ, tín dụng, thanh toán, vừa có mối quan hệ mở tài khoản, thanh toán bù trừ.
- Quan hệ của chi nhánh với chính quyền địa phương là mối quan hệ quản lý ngành và quản lý lãnh thổ. Chi nhánh chịu sự quản lý theo ngành của Agribank Việt Nam đồng thời chịu sự quản lý theo lãnh thổ của Ủy ban quận Hoàng Mai. Do vậy, hoạt động của chi nhánh phải tuân thủ theo quy định của UBND quận Hồng Mai và cơ chế, chính sách của Agribank Việt Nam.
- Ngồi ra hoạt động của Agribank Tam Trinh cịn phải chịu sự giám sát của Kiểm toán Nhà nước, Cục Thuế, ...
- Vì vậy, với sự giám sát của các lực lượng này nên những sai phạm hay vi phạm các chế độ, chính sách của Nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời dẫn đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ ln được hồn thiện.
2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Trong mọi hoạt động quy trình nghiệp vụ, cơ quan đều có những phương án kiểm tra nhằm hạn chế tối đa rủi ro xuyên suốt quá trình vận hành bộ máy. Các rủi ro chính mà chi nhánh đã phát hiện được đó là rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro tỷ giá, rủi ro thanh toán và rủi ro pháp lý. Công tác đánh giá rủi ro
chủ yếu tập trung mạnh vào mảng hoạt động tín dụng, các hoạt động nghiệp vụ khác chưa được quan tâm
Trong hoạt động tín dụng, chi nhánh đã nhận dạng rủi ro phát sinh là rủi ro tín dụng. Rủi ro tín dụng là rủi ro về tổn thất tài chính mà nguyên nhân có thể trực tiếp mà cũng có thể gián tiếp.
Đối với nguyên nhân trực tiếp, do thiếu chặt chẽ trong quá trình thẩm định vốn vay hay chưa có sự kiểm sốt đối với khoản vay, không đánh giá đầy đủ điều kiện vay vốn của khách hàng ở hiện tại và trong tương lai. Các văn bản được soạn theo mẫu có sẵn cho từng nhóm ngành, tuy nhiên lại khơng có sự đề cập đến đặc thù của từng ngành
Còn nguyên nhân gián tiếp một phần do khách hàng vay vốn đã không thực hiện đầy đủ và đúng hạn đối với nghĩa vụ trả nợ như cam kết với phía ngân hàng trong hợp đồng ban đầu, phần lớn nữa là do cá nhân hoặc doanh nghiệp làm ăn thua lỗ dẫn đến việc khơng có khả năng thanh khoản đối với khoản nợ gốc cũng như lãi phát sinh. Điều này ảnh hưởng trầm trọng đến việc thu hồi nợ của chi nhánh. Một số biểu hiện của rủi ro này mà đơn vị đã nhận đạng được sau q trình làm việc đó là: khơng thu lãi suất đúng ngày hạn hoặc quá hạn, khơng thu được một phần hoặc tồn bộ gốc đúng kì hạn, phát sinh các khoản nợ quá hạn.
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHÌA VIỆT NAM ĐỘC lập ■ Tự do - Hạnh phúc
--------⅛--------- M U s : 01AGTCG Ầ ổ TTK
(Do khách hàng lập)
GIẤY ĐẺ NGHỊ KffiM PHƯƠNG .4N VAY VĨN
(Dùng cho khách hang vay câm cơ giây tờ CO gia/thẽ dêt kiệm do .Agribank phát hành)
Kỉnh gι'ri,. Agribank chi nhánh Ị.................................................
Họ và tên (người vay von):...................................................................................................................
CMND số:............................................Ngày cẩp:.........................Nơi cấp:...................................
Hộ khảu thường trú...............................................................................................................................
Phương an vay von:........................................................................................................................
- Mục đích sử dụng tiền vay:................................................................................................................
-Phương thức cho vay:.......................................................................................................................... -Mức dư nợ cao nhảt:.................................................Hoặc SO tiền được vay:................................. (Băng chữ:.....................................................................................................................................) -Lãi suất tiên vay là:........................................%' tháng. Lãi suất quá hạn:.....................% tháng. -Thời hạn cho vay:............................................Ho⅞c thời hạn của hạn mức tin dụng..............,
kẻ từ ngày ... tháng... nàm 20. .Ngày trả nợ cuối cùng: ngày... tháng... nãm 20...