Nam Dương
Trong hệ thống phân phối của Công ty Nam Dương, tất cả các sản phẩm được đưa đến các cửa hàng bán lẻ qua hệ thống nhà phân phối, nhà phân phối cung cấp cho công ty
-40-
kho chứa hàng, các phương tiện giao hàng, tài chính. Nói cách khác nhà phân phối là một đối tác của Công ty Nam Dương.
Công tác chỉđịnh một nhà phân phối mới được thực hiện khi nhà phân phối hiện tại bị
thanh lý và công ty cần một sự thay thế, khi công ty muốn mở rộng mạng lưới hoạt
động đến các thị trường tiềm năng và khi nhà phân phối hiện tại không đáp ứng được các nhu cầu phát triển. Trình tự chỉ định nhà phân phối được tiến hành theo các bước dưới đây:
Bước 1, xác định lãnh thổ, mỗi nhà phân phối có một vùng lãnh thổ riêng và chỉ hoạt
động trong vùng lãnh thổđó. Vùng lãnh thổ sẽđược chỉđịnh rõ ràng, chi tiết trên bản
đồ trước khi chỉ định nhà phân phối. Khoảng cách bao phủ xa nhất của một nhà phân phối là 30km, địa điểm nhà phân phối phản ánh dân số của vùng đó, nếu không sẽ gây ra tình trạng chi phí cao và mức độ phục vụ khách hàng thấp. Thông thường địa điểm nhà phân phối ở khu vực chính, đông dân cư và bao phủ một số khu vực gần, khu vực phụđược gọi là nông thôn. Khu vực đô thị là khu vực có điện nước đầy đủ, 80% dân số có truyền hình, 80% nhà được xây bằng gạch. Dân số và số cửa hàng được xác định từ những tiêu chuẩn trên.
Bước 2, xác định số cửa hàng và doanh thu mong đợi. Nếu là khu vực đang hoạt động, việc xác định lại các yêu cầu trên dễ dàng hơn. Còn đối với khu vực mới, phải dựa trên các yếu tố thu thập thông tin từ các đội tìm hiểu thị trường và dựa vào bản đồ thị trường tiềm năng - một công cụđể xác định thị trường tiềm năng. Bản đồ này dựa vào dân số của vùng đó và doanh thu của công ty hiện tại. Thường việc xác định số cửa hàng như sau:
Khu vực đô thị: một cửa hàng bao phủđược 300 người.
Khu vực nông thôn: một cửa hàng bao phủđược 450 người..
Cách tính được thể hiện qua ví dụ sau. Qua thời gian làm việc tại tỉnh P, huyện D, giám sát vùng nghĩ rằng việc thay thế nhà phân phối là cần thiết cho sự bao phủ toàn bộ huyện hơn hoạt động chỉ ở khu đô thị. Tuy nhiên để chắc rằng việc thành lập nhà phân phối là đúng, giám sát vùng cần phải tính nhà phân phối mới sẽ bao phủ bao nhiêu cửa hàng và doanh số sẽ là bao nhiêu. Trong tay giám sát vùng này có những số
-41-
Tổng số dân tỉnh P là 1.859.739 người (1).
Dân số huyện D là: 145.000 người (4).
Doanh số Công Ty Nam Dương tại tỉnh P hiện nay là: 5.013 triệu đồng/tháng (2). Giám sát vùng sẽ thực hiện các bước như sau để xem xét có nên thành lập nhà phân phối tại huyện D hay không:
Doanh thu trên đầu người tại tỉnh P của Công Ty Nam Dương là (3) = (2)/(1) = 2.696 đồng.
Doanh thu công ty ước tính tại huyện D là (5) = (3)*(4) = 2.696*145.000 = 390 triệu đồng.
Số cửa hàng ước tính sẽ là (6) = (4)/400 = 362 cửa hàng.
Dựa theo chuẩn một cửa hàng phải bao phủ được 400 người dân thì sẽ có 362 cửa hàng bán lẻ, với sốlượng này thì có thể thành lập được nhà phân phối tại huyện D.
Bước 3, đối với khu vực mới các giám sát vùng cần phải xác định bản đồ hoạt động thực sự của vùng, để từđó các giám sát này sẽ quyết định mô hình bán hàng, nhân sự,
phương tiện, kế hoạch bán hàng.
Bước 4, cần phải xác định rõ các yêu cầu vềcơ sở vật chất, vốn hoạt động, nhân sự.
Bước 5, các giám sát vùng xác định các ứng cử viên làm nhà phân phối có đủ các tiêu chuẩn sau đây hay không:
Có tài chính tốt và sẵn sàng đầu tư vào công việc kinh doanh.
Có tinh thần hợp tác và thực hiện tốt các chính sách của công ty.
Có khảnăng quản lý tốt.
Ở vị trí chính của khu vực hoạt động.
Ưu tiên hơn nếu nhà phân phối có mối quan hệ tốt với thị trường địa phương. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 6, thảo luận với các ứng cử viên về các vấn đề sau:
Giải thích về kế hoạch của công ty, những yêu cầu và sựmong đợi.
Giải thích rõ về chính sách công ty chiết khấu, công nợ.
Không nêu lên bất cứ một ý kiến nào về lợi nhuận, để nhà phân phối tự quyết định.
-42-
Giám sát vùng có trách nhiệm tìm kiếm và giới thiệu các ứng cử viên có khảnăng
trong khu vực hoạt động.
Bước 7, hoàn thành bản đề nghị trở thành nhà phân phối. Các ứng cử viên được lựa chọn phải điền đầy đủ thông tin vào trong mẫu đề nghị. Trong tiến trình trên, ứng cử
viên phải chuẩn bị mọi vấn đề nhưđã thỏa thuận trong bản đề nghị.
Bước 8, đào tạo và khởi động. Tuyển thêm nhân sự nếu việc đó là cần thiết. Huấn luyện các đội bán hàng. Chuẩn bị các phương tiện vận chuyển. Sản phẩm sẽđược giao cho nhà phân phối nếu nhưcác đội bán hàng đã sẵn sàng ở ngoài thị trường.
Trên đây là quy trình tuyển chọn nhà phân phối mới của Công ty Nam Dương. Trong
thực tế, công ty phải đối mặt hằng ngày với những vấn đề về hoạt động của nhà phân phối như hàng tồn kho, tài chính, nhân sự, bán hàng và cách quản lý… Trên nguyên tắc, sau khi ký hợp đồng nhà phân phối phải thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng vì thế bất cứ sự tựý thay đổi nào của nhà phân phối đều là nguyên nhân dẫn
đến việc thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên, hầu hết các nhà phân phối của công ty đều thực hiện công việc kinh doanh dựa trên kinh nghiệm của họ vì thế sự chủ động giúp
đỡ từ phía công ty là cần thiết để huấn luyện và phát triển kỹnăng quản trị của của nhà phân phối. Sau tất cảcác hành động giúp đỡ nhưng không có kết quả thì lãnh đạo công ty sẽ gửi thư cảnh cáo đến nhà phân phối với mục đích cho nhà phân phối cơ hội cuối
cùng để cải thiện tình hình. Hành động cùng với việc gửi thông báo là ngừng cung cấp hàng hóa trong 2 tuần. Sau đó, nếu diễn biến tình hình xấu hơn thì sẽ thanh lý hợp
đồng. Các bước kiểm tra để thanh lý hợp đồng được thực hiện bao gồm:
Kiểm tra hàng tồn nếu nhà phân phối muốn trả lại. Hàng phải được đóng trong
thùng.
Kiểm tra hàng hư hỏng.
Tất cả gửi về cho văn phòng công ty để tổng hợp số dư công nợ.
Công ty phải nhanh chóng lấy hàng về, hàng lấy vềkhông được vượt quá sốlượng
-43-
Kế toán văn phòng phải chuẩn bị biên bản thanh lý hợp đồng. Chỉ khi nhà phân phối thanh toán đủ công nợ cho công ty, thế chấp của nhà phân phối mới được hoàn trả lại.
Các bước chỉ định nhà phân phối và thanh lý nhà phân phối đều được Công Ty Nam
Dương thực hiện theo một quy trình thống nhất như đã nêu ở trên. Công tác tìm kiếm nhà phân phối mới và thanh lý những nhà phân phối không còn hiệu quả là rất quan trọng trong quá trình phát triển một kênh phân phối, vì muốn kênh phân phối phát triển
được phải luôn tìm kiếm và mở rộng thịtrường và hạn chế những điểm xấu còn tồn tại trong kênh.