Nhà phân phối của Công ty Nam Dương là đối tác của công ty, chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của công ty tại một khu vực được chỉđịnh trên thị trường Việt Nam
thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng. Một trong những mục tiêu hàng đầu của Nam
-35-
bất kỳngười tiêu dùng nào và ở bất cứnơi đâu trên lãnh thổ Việt Nam. Do đó trong hệ
thống bán hàng và phân phối của công ty, các nhà phân phối này đóng một vai trò rất quan trọng. Để thực hiện tốt vai trò này, nhà phân phối phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kho bãi, phương tiện giao hàng, nhân lực, tài chính, cơ sở hạ tầng công nghệ
thông tin … theo yêu cầu của công ty.
Nhà phân phối của Công ty Nam Dương là nhà phân phối độc quyền, nghĩa là họ không được cùng lúc kinh doanh trực tiếp hay gián tiếp các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh của công ty, tuy nhiên họ có thể kinh doanh các sản phẩm không cạnh tranh khác. Trách nhiệm của nhà phân phối đối với Công ty Nam Dương như sau:
Cam kết kinh doanh theo đúng các quy định, chính sách bán hàng và phân phối của công ty.
Cùng với công ty tập trung mọi nguồn lực để quảng bá sản phẩm và cung cấp dịch vụ khách hàng hoàn hảo cho các cửa hàng bán lẻ trong khu vực được chỉđịnh.
Xây dựng tốt quan hệ thị trường.
Cung cấp những phản hồi của thị trường và các thông tin về hoạt động của đối thủ
cạnh tranh.
Tuân thủ pháp luật hiện hành của Nhà Nước Việt Nam (về thuế, sử dụng lao động, giấy phép kinh doanh …).
Các nhà phân phối sẽ nhận được các quyền lợi sau:
Nhà phân phối được chỉ định một vùng lãnh thổ riêng và hoạt động trong vùng lãnh thổ đó. Công ty cam kết không bổ nhiệm thêm bất kỳ một bên thứ ba nào kinh doanh trên lãnh thổđã chỉđịnh cho nhà phân phối đó.
Công ty đảm bảo cho nhà phân phối một tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư hợp lý.
Nhà phân phối được đảm bảo một công việc kinh doanh phát triển lâu dài và có thể truyền từđời này sang đời khác.
Nhà phân phối được công ty thường xuyên hỗ trợ kinh nghiệm và kỹnăng quản lý
-36-
Lợi nhuận của các nhà phân phối là một yếu tố quan trọng nhất của Công ty Nam
Dương. Công việc của công ty là giúp nhà phân phối hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của công ty với chi phí phù hợp để tạo ra nhiều lợi nhuận. Lợi nhuận phải
được thể hiện bằng tỷ suất hoàn vốn (R.O.I), chứ không phải phần trăm lãi ròng tính theo doanh thu hoặc chỉ là lãi ròng tính theo cách quen thuộc của người dân Việt Nam. R.O.I (Return On Investment) được tính theo công thức:
R.O.I = (Lãi gộp – Chi phí) / Vốn đầu tư.
Công ty Nam Dương cố gắng đưa ra nhiều mức lợi nhuận cho nhà phân phối:
Cao hơn ba đến bốn lần so với tỷ suất ngân hàng.
Cao hơn lợi nhuận từ các công việc kinh doanh khác.
Cao hơn lợi nhuận nếu đầu tư vào vàng, tài sản, thị trường chứng khoán.
Cơ cấu tổ chức của Công Ty Nam Dương xây dựng cho một nhà phân phối trong khu vực được thể hiện qua Hình 4.2 dưới đây.
Hình 4.2: Cơ cấu tổ chức một nhà phân phối tại khu vực
NHÀ PHÂN PHỐI
TỔTRƯỞNG KẾ TOÁN THỦ KHO (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ĐỘI 1 NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ĐỘI 2 NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ĐỘI 3 ĐỘI GIAO HÀNG NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ĐỘI 4 NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ĐỘI 5 NHÂN VIÊN BÁN HÀNG KẾT HỢP ĐỘI TRƯNG BÀY CỬA HÀNG SỈ/LẺ
-37-
Với sơ đồ tổ chức như vậy, tại mỗi nhà phân phối sẽ có ít nhất một kế toán, một thủ
kho thuộc biên chế của nhà phân phối, thủ trưởng sẽ là nhân viên của Công ty Nam
Dương, hay còn có chức danh là giám sát vùng. Mỗi giám sát vùng sẽ là đội trưởng một hoặc nhiều đội bán hàng, bán các sản phẩm của công ty. Khi các nhân viên bán
hàng mang đơn hàng về các nhân viên trong đội giao hàng sẽ chịu trách nhiệm giao sản phẩm đến nơi bán là các cửa hàng bán lẻ. Công ty mong muốn sẽ có một đội chuyên chịu trách nhiệm kiểm tra trưng bày hàng hóa.
4.1.2.3 Công tác quản lý bán hàng của nhà phân phối và thị trường của Công ty
Nam Dương đối với nhà phân phối của mình
Một cách tổng quát đội bán hàng là một yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống bán hàng của Công ty Nam Dương. Tất cả các hoạt động, chương trình bán hàng của công ty đều thông qua các đội bán hàng và từđó sản phẩm của công ty được đưa đến từng cửa hàng và người tiêu dùng. Người quản lý đội bán hàng là các giám sát vùng. Giám sát vùng phải có trách nhiệm đối với các hoạt động của đội.
Có nhiều mô hình bán hàng, hiện tại Công ty Nam Dương đang áp dụng các hệ thống
bán hàng sau cho các đội bán hàng của mình:
a) Hệ thống bán hàng giao ngay. Nhà phân phối phải cung cấp cho nhân viên tiếp thị
phương tiện để bán hàng cho tất cả các cửa hàng cùng với hàng chở theo. Mô hình này
được áp dụng phổ biến và được xem là mô hình chuẩn của công ty.
b) Hệ thống bán hàng đặt trước, giao sau. Trong cách thức này chỉ có một điểm khác so với việc giao hàng ngay lập tức, đó là các cửa hàng bán lẻđặt hàng trước và các nhà phân phối sẽ giao hàng sau.
Các mô hình bán hàng được xây dựng trên cơ sở hoạt động của đội bán hàng Công ty
Nam Dương. Hoạt động đó bao gồm lấy hàng và bán hàng, cụ thểnhư sau:
a) Lấy hàng là công việc đầu tiên mỗi ngày của nhân viên bán hàng. Số lượng tùy theo lượng bán trung bình tại khu vực với đầy đủ các mặt hàng. Trong trường hợp khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm sẽ ưu tiên mang các mặt hàng được phân bổ. Sử dụng mẫu biên nhận lấy hàng và trả hàng trong ngày, áp dụng cho nhân viên bán hàng.
-38-
b) Công việc chủ yếu của tiếp thị là bán hàng và quan trọng hơn là bán theo đúng cách.
Các nhân viên bán hàng của công ty đảm bảo các yêu cầu sau: Các cửa hàng phải được thăm ít nhất 1 lần/1 tuần
Vẫn giữ mối quan hệ với các cửa hàng thậm chí ngay cả khi họ không còn bán sản phẩm của công ty.
Tăng bao phủ bằng cách khai thác các cửa hàng mới/nhỏ trong khu vực phụ trách. Các giám sát vùng phải có trách nhiệm đảm bảo nhà phân phối và nhân viên bán hàng luôn cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho thị trường theo chính sách công ty. Các nhà phân phối phải luôn bảo đảm có đủ hàng hóa để cung cấp cho thị trường. Nhân viên
bán hàng khi đi tiếp thị phải luôn kèm theo sản phẩm. Các nhân viên bán hàng phải
đảm bảo mức độ viếng thăm các cửa hàng. Đảm bảo mức độ công bằng với tất cả
khách hàng. Các giám sát và nhân viên bán hàng phải nắm rõ thông tin từng loại sản phẩm, về giá cả, lợi ích sử dụng, ngày hết hạn…
Việc thanh toán, về cơ bản nhà phân phối có thể sử dụng cả hai phương thức thanh toán với thị trường là tiền mặt và bán chịu. Tiền mặt sẽ áp dụng cho các đối tượng khách hàng thích trả tiền mặt, khách hàng không có địa chỉ cụ thể, khách hàng không có khả năng thanh toán cao. Cho thị trường nợ (bán chịu) là phương thức mà công ty yêu cầu nhà phân phối áp dụng. Phương thức này được áp dụng phổ biến và nó giúp giảm rủi ro cho những nhà phân phối có vấn đề tài chính. Nhà phân phối phải cho thị
trường 1 tuần nợ đối với khách hàng mua hàng trên 100.000 VND/hoá đơn và có địa chỉ rõ ràng.
Ngoài ra để đảm bảo việc đối xử các cửa hàng bán lẻ và bán sỉ một cách công bằng, duy trì giá cảổn định. Công Ty Nam Dương yêu cầu nhà phân phối chiết khấu cho thị trường trực tiếp 1% trên hóa đơn nếu đáp ứng các yêu cầu về chiết khấu:
Thành phố với những hóa đơn trên 1.000.000 đồng/hoá đơn. Thị xã lớn với những hóa đơn trên 700.000 đồng/hoá đơn. Nông thôn với những hóa đơn trên 500.000 đồng/hóa đơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-39-
Với mức chiết khấu này công ty tin rằng không làm rối loạn thị trường. Việc áp dụng ngưỡng nào cho chiết khấu tùy thuộc vào mỗi vùng và sẽ được thay đổi bởi trưởng vùng.
Công ty luôn đảm bảo việc cung cấp cho thị trường những sản phẩm tốt nhất và luôn cố gắng duy trì hình ảnh tốt đẹp về sản phẩm. Hàng hóa luôn được nhân viên của
công ty chăm sóc, lau chùi cẩn thận và trưng bày đẹp mắt. Hàng kém chất lượng được xem là hàng hư hỏng, sẽ lập tức được công ty thay thế bằng sản phẩm tốt. Một yếu tố
không kém phần quan trọng mà công ty yêu cầu các nhân viên của mình phải đảm bảo
đó là vật phẩm quảng cáo hình ảnh bao gồm biểu ngữ, áp phích, móc treo, cờ dây, kệ, tủ…bởi vì đây chính là “ngôn ngữ” quan trọng, có khả năng gia tăng hình ảnh hàng hóa trong con mắt khách hàng và tiết kiệm được chi phí so với quảng cáo trên truyền hình.
Hằng ngày trên thị trường luôn phát sinh nhiều vụ việc xảy ra trong kênh phân phối, vì vậy công ty luôn yêu cầu các giám sát vùng và đội bán hàng có trách nhiệm thu thập thông tin gửi về văn phòng. Đó là những thông tin phản hồi về công ty, những thông tin phản hồi vềđối thủ, những thông tin về hàng nhái, hàng giả… Công ty hiểu rằng không thể làm vừa lòng mọi đối tượng khách hàng, khiếu nại là không thể tránh khỏi; vì thế nhân viên của Nam Dương luôn luôn phải lắng nghe, ghi nhớ và kịp thời
phúc đáp mà không tranh cãi.
Một trong những phương pháp kích thích thị trường tăng trưởng doanh số, thu hút
khách hàng đó là thực hiện các chương trình khuyến mãi. Để có thể quản lý các hoạt
động chương trình khuyến mãi một cách tốt nhất, công ty yêu cầu tất cả các nhân viên thị trường phải hiểu rõ nội dung từng chương trình khuyến mãi, phải thường xuyên theo dõi diễn biến của các chương trình và báo cáo về công ty một cách chính xác và rõ ràng nhất.
4.1.2.4 Công tác quản lý về việc chỉ định và thanh lý nhà phân phối của Công ty
Nam Dương
Trong hệ thống phân phối của Công ty Nam Dương, tất cả các sản phẩm được đưa đến các cửa hàng bán lẻ qua hệ thống nhà phân phối, nhà phân phối cung cấp cho công ty
-40-
kho chứa hàng, các phương tiện giao hàng, tài chính. Nói cách khác nhà phân phối là một đối tác của Công ty Nam Dương.
Công tác chỉđịnh một nhà phân phối mới được thực hiện khi nhà phân phối hiện tại bị
thanh lý và công ty cần một sự thay thế, khi công ty muốn mở rộng mạng lưới hoạt
động đến các thị trường tiềm năng và khi nhà phân phối hiện tại không đáp ứng được các nhu cầu phát triển. Trình tự chỉ định nhà phân phối được tiến hành theo các bước dưới đây:
Bước 1, xác định lãnh thổ, mỗi nhà phân phối có một vùng lãnh thổ riêng và chỉ hoạt
động trong vùng lãnh thổđó. Vùng lãnh thổ sẽđược chỉđịnh rõ ràng, chi tiết trên bản
đồ trước khi chỉ định nhà phân phối. Khoảng cách bao phủ xa nhất của một nhà phân phối là 30km, địa điểm nhà phân phối phản ánh dân số của vùng đó, nếu không sẽ gây ra tình trạng chi phí cao và mức độ phục vụ khách hàng thấp. Thông thường địa điểm nhà phân phối ở khu vực chính, đông dân cư và bao phủ một số khu vực gần, khu vực phụđược gọi là nông thôn. Khu vực đô thị là khu vực có điện nước đầy đủ, 80% dân số có truyền hình, 80% nhà được xây bằng gạch. Dân số và số cửa hàng được xác định từ những tiêu chuẩn trên.
Bước 2, xác định số cửa hàng và doanh thu mong đợi. Nếu là khu vực đang hoạt động, việc xác định lại các yêu cầu trên dễ dàng hơn. Còn đối với khu vực mới, phải dựa trên các yếu tố thu thập thông tin từ các đội tìm hiểu thị trường và dựa vào bản đồ thị trường tiềm năng - một công cụđể xác định thị trường tiềm năng. Bản đồ này dựa vào dân số của vùng đó và doanh thu của công ty hiện tại. Thường việc xác định số cửa hàng như sau:
Khu vực đô thị: một cửa hàng bao phủđược 300 người.
Khu vực nông thôn: một cửa hàng bao phủđược 450 người..
Cách tính được thể hiện qua ví dụ sau. Qua thời gian làm việc tại tỉnh P, huyện D, giám sát vùng nghĩ rằng việc thay thế nhà phân phối là cần thiết cho sự bao phủ toàn bộ huyện hơn hoạt động chỉ ở khu đô thị. Tuy nhiên để chắc rằng việc thành lập nhà phân phối là đúng, giám sát vùng cần phải tính nhà phân phối mới sẽ bao phủ bao nhiêu cửa hàng và doanh số sẽ là bao nhiêu. Trong tay giám sát vùng này có những số
-41-
Tổng số dân tỉnh P là 1.859.739 người (1).
Dân số huyện D là: 145.000 người (4).
Doanh số Công Ty Nam Dương tại tỉnh P hiện nay là: 5.013 triệu đồng/tháng (2). Giám sát vùng sẽ thực hiện các bước như sau để xem xét có nên thành lập nhà phân phối tại huyện D hay không: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu trên đầu người tại tỉnh P của Công Ty Nam Dương là (3) = (2)/(1) = 2.696 đồng.
Doanh thu công ty ước tính tại huyện D là (5) = (3)*(4) = 2.696*145.000 = 390 triệu đồng.
Số cửa hàng ước tính sẽ là (6) = (4)/400 = 362 cửa hàng.
Dựa theo chuẩn một cửa hàng phải bao phủ được 400 người dân thì sẽ có 362 cửa hàng bán lẻ, với sốlượng này thì có thể thành lập được nhà phân phối tại huyện D.
Bước 3, đối với khu vực mới các giám sát vùng cần phải xác định bản đồ hoạt động thực sự của vùng, để từđó các giám sát này sẽ quyết định mô hình bán hàng, nhân sự,
phương tiện, kế hoạch bán hàng.
Bước 4, cần phải xác định rõ các yêu cầu vềcơ sở vật chất, vốn hoạt động, nhân sự.
Bước 5, các giám sát vùng xác định các ứng cử viên làm nhà phân phối có đủ các tiêu chuẩn sau đây hay không:
Có tài chính tốt và sẵn sàng đầu tư vào công việc kinh doanh.
Có tinh thần hợp tác và thực hiện tốt các chính sách của công ty.
Có khảnăng quản lý tốt.
Ở vị trí chính của khu vực hoạt động.
Ưu tiên hơn nếu nhà phân phối có mối quan hệ tốt với thị trường địa phương.
Bước 6, thảo luận với các ứng cử viên về các vấn đề sau:
Giải thích về kế hoạch của công ty, những yêu cầu và sựmong đợi.
Giải thích rõ về chính sách công ty chiết khấu, công nợ.
Không nêu lên bất cứ một ý kiến nào về lợi nhuận, để nhà phân phối tự quyết định.
-42-
Giám sát vùng có trách nhiệm tìm kiếm và giới thiệu các ứng cử viên có khảnăng
trong khu vực hoạt động.
Bước 7, hoàn thành bản đề nghị trở thành nhà phân phối. Các ứng cử viên được lựa chọn phải điền đầy đủ thông tin vào trong mẫu đề nghị. Trong tiến trình trên, ứng cử
viên phải chuẩn bị mọi vấn đề nhưđã thỏa thuận trong bản đề nghị.
Bước 8, đào tạo và khởi động. Tuyển thêm nhân sự nếu việc đó là cần thiết. Huấn luyện các đội bán hàng. Chuẩn bị các phương tiện vận chuyển. Sản phẩm sẽđược giao