2.4. Nghiên cứu đề xuất khung năng lực đặc thù cho một số chức danh
2.4.1. Các chức danh nghiên cứu
2.4.1.1. Chức danh Trưởng phịng tổ chức hành chính
- Tham mƣu cho BTGĐxây dựng có tính chất chiến lƣợc bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
- Thiết lập xây dựng quy chế lƣơng cho từng đơn vị theo mơ hình sản xuất.
- Vận động, hƣớng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các quy định, nội quy của công ty đề ra.
- Tham gia phổ biến văn bản pháp luật, xử lý việc vi phạm kỷ luật trong công ty.
- Đảm bảo tuyệt đối về an toàn sản xuất.
- Bảo quản tốt tài sản của công ty và đảm bảo cuộc sống ổn định cho CBCNV.
- Tham gia xây dựng, thực hiện các Hệ thống quản lý trong tồn cơng ty (nhƣ ISO 9000, SA 8000)
- Tổ chức cho CBCNV học tập luật lao động, luật cơng đồn, PCCC, Vệ sinh cơng nghiệp, an tồn lao động ….
- Xây dựng đề án tuyển dụng lao động theo yêu cầu sản xuất. - Tham mƣu cho ban giám đốc đăng ký nhãn hiệu cho công ty. - Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng trong và ngoài nƣớc.
- Xây dựng, lƣu trữ hồ sơ CBCNV trong tồn cơng ty.
- Làm cầu nối xây dựng mối đoàn kết giữa CBCNV và ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động.
- Tiếp nhận đơn khiếu kiện, xử lý những CBCNV vi phạm theo luật lao động.
- Xây dựng mạng lƣới bảo vệ, công tác PCCC, an ninh trật tƣ trong môi trƣờng hoạt động của công ty.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành. - Xử lý những CBCNV vi phạm nội quy trong công ty nhƣng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
- Tham gia cùng các trƣởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lƣơng, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả. - Đƣợc quyền áp dụng một số biện pháp tức thời nhằm đảm bảo lợi ích của cơng ty và ngƣời lao động.
- Ký một số giấy tờ hành chánh đƣợc BTGĐcho phép.
- Thừa uỷ nhiệm của BTGĐtruyền đạt những chủ trƣơng, chỉ thị của hội
- Phối hợp với cơng đồn cơ sở xây dựng các phong trào văn thể mỹ, phong trào thi đua tăng năng suất chất lƣợng.
- Hàng năm giúp BTGĐcó kế hoạch tổng kết thi đua khen thƣởng đối với các đơn vị, cá nhân trong công ty.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phịng hồn thành nhiệm vụ do BTGĐgiao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Cơng ty hoặc của ngƣời lao động.
- Xử lý các sai phạm của CBCNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nƣớc.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh đƣợc ban tổng giám đốc cho phép.
- Tạm thời đình chỉ cơng tác đối với CBCNV theo ủy nhiệm của ban giám đốc khi thấy có dấu hiệu vi phạm ngiêm trọng nội qui, qui định của Công ty nhƣ không chấp hành Lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lơi kéo CBCNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về ngƣời và của cho Công ty v.v...
- Ký giấy tờ cho CBCNV ra ngoài. - Ký các thông báo.
- Thừa ủy nhiệm của BTGĐtruyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BTGĐ.
- Lập Kế hoạch về hành chánh nhân sự và trình Phó tổng Giám đốc duyệt.
- Đào tạo cho nhân viên trong phòng các chủ trƣơng của BTGĐCông ty.
- Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc giao.
- Báo cáo trực tiếp cơng việc cho Phó tổngGiám đốc nội chính. - Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho Phó Trƣởng Phòng thực hiện.
- Giao tiếp khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài tiếp thị và khai thác thị trƣờng, nghiên cứu thị trƣờng chọn khách hàng ký hợp đồng, quảng
bá và liên hệ với các đơn vị trong và ngồi nƣớc về qui mơ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất ổn định cho Công ty.
- Cố vấn cho BTGĐ về việc chọn khách hàng, thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm.
- Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
- Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quí, năm; lập kế hoạch tổng cho các nhóm Cán bộ mặt hàng (CBMH) thực hiện.
- Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng của Công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất
- Cùng Trƣởng nhóm CBMH, CBMH tiếp khách hàng, nhận tài liệu kỹ thuật, chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho CBMH thực hiện.
- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện cân đối sản xuất của các mã hàng. - Liên kết với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện kế hoạch sản xuất. - Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên thực hiện công việc đƣợc giao.
- Thƣờng xuyên phối hợp với các Trƣởng bộ phận khác bàn bạc, phối hợp để thực hiện tốt công việc đƣợc giao.
- Thƣờng xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong q trình kinh doanh.
- Phân cơng cơng việc phù hợp với năng lực từng nhân viên.
- Giám sát, theo dõi việc xử lý khiếu nại của khách hàng, đo lƣờng sự thoả mãn của khách hàng đối với nhân viên trực thuộc
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc về tiến độ sản xuất, tính hình sản xuất, kết quả việc thực hiện sản xuất kinh doanh cho Tổng Giám đốc. Báo cáo ngay những vấn đề không thực hiện đƣợc cho Tổng Giám đốc Công ty giải quyết.
- Tham gia xây dựng các Hệ thống quản lý trong tồn cơng ty (ISO 9000, SA 8000, ISO 14000)…
- Giám sát việc thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ của khách hàng đối với công ty.
- Đƣợc quyền thừa lệnh Tổng Giám đốc yêu cầu các phòng nghiệp vụ tiến hành thực hiện kế hoạch sản xuất và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan tới khách hàng.
- Có quyền kiểm tra chất vấn các trƣởng đơn vị trong vấn đế sản xuất kinh doanh và phối hợp xử lý những sự cố trong sản xuất.
- Đƣợc quyền đình chỉ sản xuất kinh doanh nếu có vấn đế phát sinh bất lợi cho cơng ty.
- Có quyền đề xuất về việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, nâng lƣơng, xử lý cán bộ trong nội bộ phịng.
- Báo cáo cơng việc thực hiện cho Tổng Giám đốc.
- Uỷ quyền cho Phó phịng, Trợ lý, Trƣởng bộ phận nếu vắng mặt.