6. Kết cấu của luận văn
1.2. Hệ thống thông tin và truyền thông tại NHTM theo COSO
1.2.1. Vai trị của hệ thống thơng tin và truyền thông tại NHTM
tạo nên hệ thống KSNB. Thông tin và truyền thông là rất cần thiết để thực hiện kiểm sốt; thơng tin về kế hoạch, mơi trường kiểm soát, rủi ro, hoạt động kiểm soát và hiệu
suất của một tổ chức phải được truyền đạt lên, xuống và trên tồn tổ chức. Thơng tin và truyền thơng tác động tích cực đến hiệu quả của kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng tại các ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam.
Hệ thống thơng tin có vai trị thu thập các dữ liệu từ mơi trường bên ngồi, và đưa thơng tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngồi. Hệ thống thông tin đưa ra các báo cáo, các thơng tin hoạt động, tài chính và tính tn thủ của doanh nghiệp, nó đảm bảo
cho sự hoạt động cũng như giám sát ngân hàng. Hệ thống thông tin không chỉ bao gồm những thơng tin bên trong ngân hàng mà cịn bao gồm cả thơng tin bên ngồi, là
những hoạt động và những điều kiện cần thiết cho việc ra quyết định và lập các báo cáo cung cấp thơng tin ra bên ngồi. Một thơng tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, như để lập báo cáo tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay được dùng đề điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngồi ngân hàng. Giúp truyền đạt thơng tin tới tất cả nhân viên trong ngân hàng, đặc biệt là những người có trách nhiệm quan trọng cần nhận được các thơng báo ngắn gọn từ người quản trị cấp cao nhất để thực hiện công việc và ngược lại. Không chỉ truyền thông nội bộ mà hệ thống truyền thơng cịn cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngồi thơng qua các kênh liên lạc riêng. Ngồi ra, thông tin từ các đối tượng bên ngoài ngân hàng cũng cần được thu thập, xử lý để báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp doanh nghiệp có cách thức ứng xử kịp thời. Chính hệ thống truyền thơng cho phép nhân viên hiểu được trách nhiệm kiểm soát nội bộ và
tầm quan trọng của họ đối với việc đạt được các mục tiêu.
1.2.2. Hệ thống thông tin tại NHTM
a) Hệ thống thông tin tốt
Mọi bộ phận và cá nhân trong tổ chức đều phải có những thơng tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm sốt).
Những thơng tin cần thiết phải được xác định, thu thập truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp.
Thơng tin rất cần thiết đối với tổ chức để thực hiện các trách nhiệm KSNB trong việc hỗ trợ để đạt được các mục tiêu.
Một hệ thống thơng tin tốt cần có các đặc điểm sau: - Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh
- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược - Tích hợp với hoạt động kinh doanh
- Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ - Chất lượng thông tin
b) Các nguyên tắc
Hệ thống thông tin cần đảm bảo nguyên tắc:
Nguyên tắc “Sử dụng thơng tin thích đáng”: Tổ chức thu thập hoặc tạo ra và sử dụng các thơng tin chất lượng và thích đáng để hỗ trợ chức năng KSNB.
Điểm cần chú ý:
- Xác định các thông tin yêu cầu
- Thu nhận các nguồn thơng tin bên trong và bên ngồi - Xử lý các dữ liệu liên quan trở thành thông tin
- Đảm bảo chất lượng thông qua xử lý - Cân nhắc chi phí và lợi nhuận
c) Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống thơng tin tại NHTM
Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu phải có dữ liệu đầy đủ và tồn diện về tài chính, hoạt động và tuân thủ, cũng như thông tin thị trường về các sự kiện và điều
kiện có thể tiếp cận và được cung cấp theo định dạng thống nhất.
Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu địi hỏi phải có hệ thống thơng tin đáng
tin cậy bao quát mọi hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Những hệ thống này bao gồm
cả hệ thống lưu trữ và sử dụng dữ liệu dưới dạng điện tử, phải an toàn, được theo dõi độc lập và được hỗ trợ bởi các hệ thống dự phịng thích hợp.
Chính vì vậy, cần phải hồn thiện hệ thống thông tin để đáp ứng cung cấp những thơng tin tốt, chính xác và đáng tin cậy nhất, tránh những sai sót có thể xảy ra.
1.2.3. Hệ thống truyền thông tại NHTM
a) Các bộ phận của hệ thống truyền thông
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài tổ chức.
Bản thân mỗi hệ thống thơng tin đều có chức năng truyền thơng, bởi có như vậy thì những thơng tin đã thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình.
Truyền thơng giúp các nhân viên hiểu được các trách nhiệm KSNB và tầm quan trọng của họ trong việc đạt được các mục tiêu.
Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: bên trong và bên ngoài tổ chức; cung
cấp thơng tin cần thiết cho hoạt động kiểm sốt hàng ngày. - Truyền thơng bên ngồi
+ Thông tin từ đơn vị đến với các đối tượng bên ngồi + Thơng tin nhận được từ đối tượng bên ngoài vào đơn vị - Truyền thông bên trong
+ Thông tin từ trên xuống + Thông tin từ dưới lên + Thông tin theo chiều ngang
b) Các nguyên tắc
Hệ thống thông tin cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc “Truyền thông nội bộ”: Tổ chức thực hiện truyền thông thông tin nội bộ, bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm của KSNB, cần thiết để hỗ trợ chức năng KSNB.
Điểm cần chú ý:
- Truyền thông với HĐQT
- Cung cấp các kênh liên lạc riêng biệt
- Lựa chọn các phương pháp truyền thơng thích đáng
Ngun tắc “Truyền thơng bên ngồi tổ chức”: Tổ chức thực hiện truyền thông
với các đối tác liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến chức năng KSNB. Điểm cần chú ý:
- Truyền thông cho các đối tác - Thu thập thông tin từ đối tác - Truyền thông với HĐQT
- Cung cấp các kênh liên lạc riêng biệt
- Lựa chọn các phương pháp truyền thơng thích đáng