6. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng hệ thống thông tin và truyền thông tại VPBank
2.2.3. Thực trạng hệ thống truyền thông tại VPBank
Tiếp theo là xem xét, đánh giá hệ thống truyền thơng tại VPBank. Chỉ có được
thơng tin cần thiết về quản lý các mục tiêu và trách nhiệm của Ban kiểm sốt nội bộ thì khơng đủ, thơng tin đó phải được truyền đạt đúng cách và phù hợp với từng nhân viên trong ngân hàng. Nó phải được thực hiện đúng cách và vào thời điểm thích hợp. Vậy thực trạng hệ thống truyền thông tại VPBank được đánh giá qua 2 bộ phận: hệ thống truyền thông bên trong và hệ thống truyền thơng bên ngồi.
Câu hỏi Hồn tồn khơng đồng ý
Khơng
đồng ý Phânvân Đồng ý Hoàntoàn đồng ý
11. Mọi bộ phận và cá nhân trong NH đã nhận được thông
tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình trong đó có trách nhiệm kiểm sốt
145
12. HĐTV đã được truyền thông thông tin nội bộ
36 84 25
13. Thông tin trong ngân hàng được truyền tải đến nhân viên thông qua hệ thống
truyền thông nội bộ đảm bảo an tồn và tính bảo mật cao
130 15
14. Các kênh truyền thông nội bộ riêng biệt được cung cấp đầy đủ trong NH
- Sử dụng bảng tin điện tử thông qua: Email, Zalo, Facebook
- Website nội bộ
- Bảng tin VPBank Today - Bản tin Thịnh Vượng
- Các cuộc họp, Chương trình thể thao
15. Ngân hàng có thiết lập kênh liên lạc riêng biệt để toàn bộ nhân viên trong ngân hàng có thể truyền đạt thơng
tin một cách bí mật 2 7 10 126
hàng. Thực trạng hệ thống truyền thông bên trong được thể hiện thông qua các câu trả lời cho câu hỏi số 11 đến số 16.
Nhìn tổng quan kết quả khảo sát trên ta thấy được hệ thống truyên thông bên trong đang gặp vấn đề nhiều nhất ở việc thiết lập các kênh liên lạc bí mật cho tồn thể nhân viên trong ngân hàng. Chúng ta sẽ đi cụ thể từng yếu tố để có thể thấy rõ hơn thực trạng truyền thông nội bộ tại VPBank.
Mọi bộ phận và cá nhân trong NH đã nhận được thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình trong đó có trách nhiệm kiểm sốt
Mỗi thành viên trong ngân hàng cần được biết và hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình trong ngân hàng, khơng những chỉ có trách nhiệm liên quan đến cơng việc chính của họ mà cịn có cả trách nhiệm kiểm sốt. Vì vậy, những thơng tin liên quan trực tiếp đến các cá nhân, hoặc những thông tin liên quan đến ngân hàng cần phải được truyền tải đến toàn thể cán bộ nhân viên. Và để truyền tải được những thơng tin đó đến với nhân viên trong ngân hàng cần thông qua hệ thống truyền thông nội bộ. VPBank đã rất nổ lực truyền thông nội bộ để đảm bảo nhân viên hiểu rõ về ngân hàng, giá trị và mục đích của nó, những gì được mong đợi của họ để đạt được các mục tiêu của ngân hàng và làm thế nào để tham gia đầy đủ với vai trị của mình. Từ đó họ hiểu rõ ngân hàng và họ cần nhau như thế nào, đây chính là cầu nối giúp cho ngân hàng và nhân viên sát lại gần nhau hơn.
HĐTV đã được truyền thông thông tin nội bộ
Mọi bộ phận và cá nhân đều nhận được những thơng tin cần thiết trong đó khơng thể thiếu được HĐTV, là những người giữ vai trị vơ cùng quan trọng trong ngân hàng. Vậy HĐTV có được truyền thơng những thơng tin nội bộ của ngân hàng hay không? Tham khảo phiếu khảo sát, trả lời cho câu hỏi này phần lớn câu trả lời nhận được là đồng ý và hoàn toàn đồng ý (109 phiếu), tuy nhiên vẫn có một vài ý kiến phân vân (36 phiếu). Những phiếu khảo sát có câu trả lời đồng ý cho thấy rằng
VPBank đã rất chú trọng đến việc truyền thông tin tới HĐTV. Vậy chúng ta lại đặt ra câu hỏi “Tại sao việc truyền thông quan trọng đến vậy mà khi khảo sát vẫn nhận được
một số câu trả lời phân vân từ cán bộ nhân viên trong ngân hàng?”. Có thể hiểu được rằng tại sao họ lại trả lời như vậy, chính là vì họ khơng phải là những thành viên trong
HĐTV nên họ không biết được hoạt động của HĐTV cũng như việc cung cấp thơng tin cho HĐTV có được đảm bảo hay khơng, chưa nắm rõ được công việc mà HĐTV sẽ làm trong ngân hàng. Do đó, tác giả đã nhận được những phiếu khảo sát trả lời là phân vân. Điều này chứng tỏ, HĐTV tại VPBank đã được truyền thông thông tin nội bộ một cách đầy đủ nhất.
Thông tin trong ngân hàng được truyền tải đến nhân viên thông qua hệ thống truyền thơng nội bộ đảm bảo an tồn và tính bảo mật cao
Việc truyền thơng nội bộ cần đảm bảo an tồn và tính bảo mật cao, tránh thơng
tin nội bộ bị lan truyền ra bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của ngân hàng. Vì những thơng tin nội bộ tác động trực tiếp tới ngân hàng nên việc truyền thông nội bộ cần được truyền tải qua các kênh liên lạc riêng do ngân hàng thiết lập để đảm bảo an tồn và tính bảo mật cho ngân hàng. Tại VPBank họ đã làm được điều đó, chính vì vậy hệ thống truyền thơng nội bộ tại ngân hàng rất an tồn chưa xảy ra những vấn đề như bị xâm nhập, ăn cắp thông tin nội bộ, cho thấy hệ thống tại ngân hàng được quản
lý và bảo vệ nghiêm ngặt bởi các chuyên gia trong ngân hàng.
tải tới ban điều hành cũng như nhân viên một cách nhanh chóng, ngắn gọn và kịp thời. Ngồi ra, bản tin điện tử là một hình thức đơn giản, ít tốn kém về mặt chi phí trong việc giao tiếp với các khách hàng và khách hàng tiềm năng khi việc tiếp cận được thông qua mạng internet.
Thứ hai, Website nội bộ: Ngân hàng lắp đặt mạng nội bộ giúp quản lý dữ liệu
nội bộ, kết nối, cho và nhận thơng tin một cách nhanh chóng. Khơng những thế, việc lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn thông qua một môi trường
truyền thông tương tác. Ngân hàng có thể kiểm sốt và quản lý các thông tin nội bộ, đồng thời cán bộ nhân viên trong cơng ty cũng dễ dàng nắm bắt được tình hình cụ thể. Website nội bộ là nơi cung cấp các tin tức nội bộ về ngân hàng, cung cấp hình ảnh, video, lịch làm việc và tài liệu để nhân viên trong công ty dễ dàng trao đổi được thông tin. Ngân hàng có thể kiểm sốt và quản lý các thơng tin nội bộ, đồng thời cán bộ nhân viên trong công ty cũng dễ dàng nắm bắt được tình hình cụ thể. Website nội bộ còn là nơi gắn kết tinh thần đoàn kết giữa các thành viên, đồng thời giúp nhân viên
hiểu và thực hiện theo đúng nội quy công ty nhằm xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp
giàu mạnh.
Thứ ba, bảng tin VPBank Today: Mặc dù mạng xã hội ngày càng phát triển
nhanh chóng nhưng bảng tin vẫn là kênh thơng tin đóng vai trị quan trọng trong các văn phịng. Bảng tin được đặt ở vị trí mà tất cả nhân viên đều có thể thấy được, cung cấp các văn bản, văn kiện về sự kiện, dự án mới, lịch họp hay những thay đổi về quy định của ngân hàng.
Thứ sáu, chương trình thể thao: Từ năm 2014, chương trình thể thao thường
niên của VPBank được thực hiện mới mẻ và đa dạng hơn. Thay vì chỉ tổ chức hội thao, ngân hàng triển khai cho nhân viên chinh phục đỉnh Tây Yên Tử, leo Fanxipan, thử sức cùng trekking đi qua 3 đỉnh Tam Đảo và mới đây nhất là “Tú Làn Commandos 2018” - hành trình vượt sơng, khám phá hang động tại Quảng Bình, nơi ghi hình bộ phim Kong: Skull Island. Theo ông Trần Tuấn Việt (Giám đốc Trung tâm Marcom, ngân hàng VPBank), Tú Làn Commandos là hoạt động nhằm rèn luyện sức khỏe, rèn rũa thêm ý chí dám nghĩ dám làm và vượt qua những giới hạn của mỗi cá nhân. Đây cũng là cách hiệu quả để ngân hàng tạo gắn kết cho nhân viên.
Ngân hàng có thiết lập kênh liên lạc riêng biệt để toàn bộ nhân viên trong ngân hàng có thể truyền đạt thơng tin một cách bí mật
Bên cạnh các kênh truyền thông nội bộ trên ngân hàng cần cung cấp các đường dây liên lạc riêng biệt. Các kênh liên lạc riêng biệt, để cho phép liên lạc ẩn danh hoặc bí mật khi các kênh thông thường không hoạt động hoặc không hiệu quả. Và trong trường hợp cán bộ nhân viên phát hiện sai phạm của ban quản lý muốn báo cáo lại cho ngân hàng nhưng khơng muốn lộ danh tính để tránh sau này bị gây khó dễ trong q trình làm việc thì những kênh liên lạc bí mật này sẽ giúp ích rất nhiều trong q trình thu thập và xử lý những sai phạm trong nội bộ ngân hàng. Tuy nhiên, tại VPBank chưa hoàn tồn đáp ứng được u cầu này. Tại sao có thể kết luận được như vậy đó là do khi khảo sát nhận tác giả đã nhận được 9 phiếu khơng đồng ý và hồn tồn không đồng ý. 9 phiếu khảo sát này đều được nhận từ 1 chi nhánh tại TP.HCM, chứng tỏ tại chi nhánh này những nhân viên trong chi nhánh không được phổ cập kênh thơng tin liên lạc riêng biệt cho tồn thể nhân viên được biết và sử dụng.
Câu hỏi Hồn tồn khơng đồng ý Khơn g đồng ý Phân
vân Đồng ý Hồntồn đồng ý
17. NH có cơ chế phù hợp để truyền thông và thu thập thông tin từ đối tác bên ngồi
5 140
18. HĐTV đã được truyền thơng
các thơng tin bên ngồi
85 57
+ Đối với ban lãnh đạo: thực hiện truyền thơng trực tiếp qua các cuộc họp bởi vì những thơng tin truyền đạt cho ban lãnh đạo thường liên quan trực tiếp đến tình hình hoạt động của ngân hàng, cũng như định hướng, chiến lược phát triển của ngân hàng nên việc truyền thông trực tiếp sẽ hiệu quả hơn và bảo mật được thông tin.
- Đối với bản chất của thơng tin thì phương pháp truyền thơng được sử dụng phù hợp:
+ Với những thông tin liên quan trực tiếp đến các cá nhân, cần có sự trao đổi qua lại giữa nhân viên và ban lãnh đạo thì sẽ được ban lãnh đạo trực tiếp truyền thông tới các nhân viên.
+ Những thông tin thông báo lịch làm việc, những sự kiện diễn ra hàng ngày sẽ được truyền thông gián tiếp thông qua bảng tin hàng ngày của ngân hàng.
b) Thực trạng hệ thống truyền thơng bên ngồi
Trong q trình phát triển ngân hàng không thể thiếu việc giới thiệu, quảng bá những giá trị của ngân hàng ra bên ngồi. Kênh truyền thơng này liên quan chặt chẽ với mối quan hệ ngân hàng - đối tác bên ngồi. Nó địi hỏi những thơng tin chuyển tải tới khách hàng phải chính xác, trung thực. Chính vì vậy, một hệ thống truyền thơng tốt không chỉ chú trọng đến truyền thông nội bộ mà truyền thơng bên ngồi cũng cần được quan tâm đến.
19. Báo cáo tài chính của ngân hàng được cơng bố cơng khai và
minh bạch
15 117 13
20. Ngân hàng xây dựng kênh liên lạc với bên ngồi qua đó có thể trao đổi, thu thập thơng tin từ khách hàng, nhà cung cấp,
nhà phân tích tài chính,... 33 112
21. Các kênh truyền thơng bên ngồi riêng biệt được cung cấp đầy đủ trong NH
- Website ngân hàng - Facebook
- Kênh liên lạc điện tử: SMS, Email 22. Phản hồi của các đối tượng
bên ngoài được truyền đạt tới ban giám đốc kịp thời thông qua
kênh liên lạc riêng
135 10
23. Phản hồi của các đối tượng bên ngoài được truyền đạt bí mật đến ngân hàng thơng qua
Dựa vào kết quả khảo sát được, ta thấy hệ thống truyền thơng bên ngồi tại ngân hàng đang gặp vấn đề trong việc thiết lập và xây dựng các kênh liên lạc bên ngồi.
Ngân hàng có cơ chế phù hợp để truyền thông và thu thập thơng tin từ đối tác bên ngồi
kết luận được VPBank có thiết lập cơ chế để truyền thơng bên ngồi hay khơng chính là việc tác giả đã thu thập được phiếu trả lời cho câu hỏi số 17 “Ngân hàng có cơ chế phù hợp để truyền thơng và thu thập thơng tin từ đối tác bên ngồi”. Gần như toàn bộ cán bộ nhân viên đều đồng ý với quan điểm này, chỉ duy nhất 5 phiếu trả lời còn đang phân vân. Những câu trả lời phân vân có lẽ do họ chưa nắm bắt được hoạt động của ngân hàng cũng như hệ thống truyền thơng bên ngồi của ngân hàng. 5 phiếu khảo sát này đều nhận được từ chi nhánh Hưng Yên và là những cán bộ nhân viên ít kinh nghiệm, có thể hiểu được tại Chi nhánh Hưng Yên là một chi nhánh mới được thành lập năm 2018 do mới đi vào hoạt động nên chưa có cái nhìn tổng quan đến tồn thể hoạt động của ngân hàng, cũng như Chi nhánh chưa phổ biến hệ thống truyền thông tới nhân viên làm việc tại chi nhánh.
HĐTV đã được truyền thông các thơng tin bên ngồi
Hội đồng thanh viên có được những quyết định đúng đắn là dựa vào việc họ có được truyền thơng những thơng tin nội bộ và thơng tin từ bên ngồi kịp thời và chính xác hay khơng. Nếu chỉ nhận được những thơng tin bên trong ngân hàng mà khơng nhận được những thơng tin từ bên ngồi thì có thể khiến cho HĐTV ra quyết định không đúng bởi không nhận diện được các rủi ro bên ngoài, cũng như đánh mất đi cơ hội kinh doanh vì khơng được cung cấp thơng tin từ đối tác kịp thời. Vì vậy khi được hỏi về việc HĐTV có được truyền thơng thơng tin bên ngồi hay không đã nhận được 57 phiếu đồng ý và những phiếu cịn lại là phân vân. Có thể hiểu được điều này là do cơ chế hoạt động của ngân hàng, những thơng tin bên ngồi được truyền tải tới HĐTV thông qua kênh liên lạc riêng để đảm bảo an tồn bí mật, nên những cán bộ nhân viên bình thường trong ngân hàng có thể khơng biết được những hoạt động liên quan đến việc truyền thông cho ban quản lý nên đều trả lời cho câu hỏi này là phân
những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của ngân hàng. Nói theo một cách khác thì báo cáo tài chính là một phương tiện nhằm trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính ngân hàng tới những người quan tâm (HĐCĐ, đối tác, khách hàng,...). Báo cáo tài chính chính là nguồn cung cấp thơng tin cho cả trong và ngồi ngân hàng, vì vậy việc đảm bảo báo cáo tài chính được cơng bố cơng khai và minh bạch là điều rất cần thiết. Tại VPBank, BCTC đã được lập, công bố đúng và kịp thời đến với những chủ thể liên quan và quan tâm đến ngân hàng. Điều này có thể thấy được thông qua kết quả khảo sát và theo như báo cáo của ban kiểm soát các năm gần đây thì BCTC của ngân hàng ln đảm bảo thơng tin khơng có sai sót, BCTC đã được lập và tuân thủ theo các quy định, luôn được công bố công khai và minh bạch trên Website của VPBank.
Ngân hàng xây dựng kênh liên lạc với bên ngồi qua đó có thể trao đổi, thu thập thông tin từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân tích tài chính,...
Việc ngân hàng có thể liên lạc và trao đổi với các đối tượng bên ngoài rất quan trọng đối với ngân hàng, từ việc liên lạc này ngân hàng có thể thu thập được nhiều thơng tin từ bên ngồi nhiều hơn. Để có thể thu thập được những thơng tin từ bên ngồi, VPBank đã rất chú trọng trong việc xây dựng các kênh liên lạc với bên ngoài