6. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin và truyền thơng tại VPBank
Mọi bộ phận và cá nhân trong ngân hàng đều phải có những thơng tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy, những thơng tin cần thiết phải được xác
định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Để đảm bảo được điều này ngân hàng cần cải thiện được một số vấn đề sau:
3.2.1. Nâng cao năng lực bộ phận phân tích dữ liệu
Chúng ta đang sống trong thời đại của Big Data. Chúng ta ý thức được rằng nếu sử dụng được nguồn tài nguyên quý giá này trong việc đưa ra các quyết định trong hoạt động kinh doanh hay thậm chí là quản lý nhân sự sẽ giúp ngân hàng phát triển một cách bền vững. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là chúng ta thường đang rơi vào một trong hai trạng thái:
- Chưa biết thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu như thế nào là phù hợp, dữ liệu nào bắt buộc, thứ tự ưu tiên ra sao.
- Hoặc muốn đưa ra các quyết định về một vấn đề của Doanh nghiệp nhưng không biết nên lựa chọn các dữ liệu nào để phân tích và đưa ra kết quả chính xác nhất.
Điều này chứng tỏ rằng, việc cần thiết đối với các ngân hàng muốn phát triển mạnh mẽ và nâng cao năng lực cạnh tranh đó là phải biết biến những dữ liệu thành con số biết nói, khiến chúng trở thành cơ sở để đưa ra quyết định, hạn chế yếu tố cảm tính, phán đoán hay chỉ dựa vào kinh nghiệm như trước đây. Đây thực sự là yếu tố khiến cho ngân hàng cải thiện được hiệu suất, hiểu khách hàng của mình hơn, xác định rõ hơn những “mắt xích” đang có vấn đề trong tổ chức. Tại VPBank đang gặp vấn đề về năng lực nhân sự trong hệ thống phân tích dữ liệu của ngân hàng. Để cải thiện tình trạng này, ngân hàng cần phải đào tạo và nâng cao trình độ của các cán bộ nhân viên nằm trong bộ phận phân tích và xử lý dữ liệu để họ có thể nắm bắt và nhận diện được những thông tin nào là cần thiết và khơng cần thiết để giúp ích cho việc ra quyết định của ban quản lý. Ngân hàng có thể nâng cao năng lực của bộ phận phân tích dữ liệu bằng cách:
- Liên kết với các đơn vị đào tạo chun viên phân tích dữ liệu như chương trình “Huấn luyện chuyên viên phân tích dữ liệu quốc tế” do 2 đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo và phân tích dữ liệu gồm Viện Kinh tế và Thương mại quốc - Đại học Ngoại thương và SIFT ANALYTICS GROUP (Singapore) đã cùng hợp tác, thiết
kế và phát triển chương trình và cùng với sự hỗ trợ từ phía IBM. Chọn lọc những đơn vị đào tạo tốt nhất để nhân viên được học và nâng cao trình độ của mình. Khi được tham gia đào tạo cán bộ nhân viên sẽ tiếp nhận được:
+ Hiểu và nắm vững lý thuyết cũng như phương pháp trong kỹ thuật phân tích, tham chiếu từ nhiều ngành như khoa học, toán học, thống kê, kinh doanh và kinh tế.
+ Hiểu được các vấn đề phân tích như phân khúc thị trường, dự báo kinh doanh, xác định và giải quyết các câu hỏi.
+ Sử dụng kết quả phân tích vào hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả.
+ Năm bắt được những thông tin nào là cần thiết với ngân hàng và hữu ích với những đối tượng bên ngoài ngân hàng.
- Thường xuyên triển khai việc đánh giá năng lực của cán bộ công nhân viên để thấy được những thiếu sót mà các nhân viên đang gặp phải để tìm giải pháp khắc phục kịp thời. Khi đó, nhân viên sẽ nhận thấy được thiếu sót của mình và tránh được những sai lầm xảy ra tiếp theo.
- Có sự liên kết và trao đổi thơng tin giữa ban lãnh đạo với các cán bộ nhân viên. Ban lãnh đạo phải thường xuyên cung cấp những thông tin, u cầu để nhân viên có thể nắm được những thơng tin nào cần thiết nhất cho ban lãnh đạo cũng như ngân hàng. Khi đó những thơng tin được cung cấp sẽ đảm bảo được chất lượng tín dụng, hữu ích đối với ban lãnh đạo sẽ tránh được trường hợp những thông tin trên là không cần thiết.
- Tuyển dụng những chun viên cấp cao có trình độ và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích dữ liệu.
3.2.2. Thiết lập các kênh liên lạc bí mật nội bộ
Việc thiết lập và sử dụng các kênh liên lạc bí mật rất cần thiết đối với nội bộ ngân hàng. Vì nó đảm bảo được sự khách quan, cơng bằng giữa các đối tượng trong ngân hàng, tránh trường hợp nhân viên không dám tố cáo những hành vi sai trái của cấp trên dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng cho ngân hàng. Ngồi ra, liên lạc bí mật giúp cho nhân viên trong ngân hàng khơng bị cán bộ cấp trên, đồng nghiệp “thù oán”,
“trù dập” trong quá trình làm việc. Vì vậy, xây dựng các kênh liên lạc bí mật trong ngân hàng là rất hữu ích. Tại VPBank gần như tất cả các chi nhánh cũng như Hội sở đã được sử dụng các kênh liên lạc này, tuy nhiên có một số Chi nhánh như Chi nhánh TP.HCM vẫn chưa được áp dụng. Điều này cho thấy, tại VPBank chưa đồng bộ và kiểm sốt được tồn thể các chi nhánh áp dụng sử dụng các kênh liên lạc bí mật này. Chính vì vậy, khi thiết lập các kênh liên lạc bí mật ngân hàng cần ban hành các văn bản và quy định yêu cầu tất cả các Chi nhánh đều phải đưa vào sử dụng, đảm bảo tất cả nhân viên trong ngân hàng đều có quyền lợi sử dụng các kênh liên lạc đó. Và các Chi nhánh nếu không chấp hành sẽ phải chịu xử lý theo những quy định có trong văn bản.
3.2.3. Xây dựng các kênh liên lạc bí mật cho các đối tượng bên ngoài
Xây dựng các kênh liên lạc riêng cho các đối tác bên ngồi để họ có thể truyền đạt những thơng tin bí mật đến ngân hàng. Thiết lập các kênh liên lạc mà người phản hồi không phải cung cấp những thông tin cá nhân như họ tên, số điện thoại, email.
Ví dụ: tại vpbank.com.vn mục Chia sẻ - góp ý cho các đối tượng được phép truyền tải những thông tin đến ngân hàng và được chấp nhận gửi những thơng tin đó cho ngân hàng mà khơng bắt buộc phải cung cấp thông tin cá nhân cho ngân hàng. Nếu như khách hàng hay đối tác muốn nhận lại được phản hồi thì vẫn có thể để lại thơng tin cá nhân của mình gắn liền với những thơng tin mà khách hàng cung cấp. Những thơng tin cá nhân đó sẽ để ở dạng khơng bắt buộc.
3.2.4. Thiết lập các hệ thống báo cáo
Thiết lập các hệ thống báo cáo trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính, hoạt động hoặc tn thủ có thể giúp cho các thành viên có thể thu thập và nhận biết kịp thời các thông tin liên quan đến trách nhiệm và hoạt động đạt được mục tiêu của mình. Đặc biệt là những người có trách nhiệm quan trọng cần nhận được các thông báo ngắn gọn từ người quản lý cấp cao nhất để thực hiện công việc ngược lại các nhà quản lý cấp cao nhất phải thực hiện phản hồi ý kiến của cấp dưới.
VPBank có thể thiết lập hệ thống báo cáo tích hợp để có thể truyền tải được đầy đủ thơng tin hơn. Vì Báo cáo tích hợp là báo cáo cho phép tích hợp thơng tin được lượng hóa đến các chỉ tiêu cụ thể một cách đầy đủ trên các khía cạnh tài chính,
quản trị, trách nhiệm mơi trường và xã hội giúp đưa ra cái nhìn tồn diện về hoạt động của ngân hàng. Neu ngân hàng áp dụng phương thức báo cáo tích hợp có nhiều ích lợi nhờ thấu hiểu sâu sắc hơn về ngân hàng của họ, môi trường kinh doanh và khả năng tạo ra giá trị. Sự thấu hiểu sâu sắc hơn cho phép ngân hàng và các đối tác ra quyết định tốt hơn cho sự thành cơng lâu dài. Ngồi ra, nó cịn mang lại lợi ích rất lớn cho chính ngân hàng và các bên liên quan như:
- Đối với các đối tác: Đánh giá rủi ro chính xác hơn
Nhiều đối tác vẫn phải vật lộn để tích hợp tất cả các yếu tố rủi ro liên quan đến việc tạo ra giá trị theo thời gian vào các quyết định đầu tư, vì những thơng tin này thường được trình bày khơng đủ tính chiến lược, có thể so sánh, rõ ràng, và cụ thể. Kết quả là, vốn có thể khơng đến với những ngân hàng có mơ hình kinh doanh vững vàng.
- Đối với nhân viên: Nền tảng giao tiếp hiệu quả dẫn đến sự gắn bó và động lực lớn hơn
Khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị của một ngân hàng phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người. Ai cũng biết rằng mức độ gắn bó của nhân viên có mối tương quan tới động lực của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng, và dẫn đến sự gia tăng lòng trung thành của khách hàng. Sự rõ ràng khi chia sẻ câu chuyện của ngân hàng là rất quan trọng. Báo cáo tích hợp tạo ra khn khổ để giúp các ngân hàng gắn kết hiệu quả hơn với nhân viên.
- Đối với các bên liên quan khác: Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động trong tương lai và mức độ bền vững của chuỗi giá trị
Hệ thống báo cáo tích hợp đem lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan bao gồm khách hàng, cơ quan nhà nước, những nhà hoạch định chính sách,... khiến họ tin vào khả năng của ngân hàng có thể tạo ra giá trị theo thời gian. Những gì mà tất cả các bên liên quan mong muốn được biết là những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của ngân hàng trong hiện tại và tương lai.
3.2.5. Hiện đại hóa CNTT
hệ thống ngân hàng lõi phù hợp với quy mô, mức độ phức tạp hoạt động và yêu cầu quản trị, điều hành ngân hàng.
Nâng cấp và cải thiện trang web để q trình truyền đạt thơng tin được tốt hơn. Tại VPBank vẫn đang gặp tình trạng những thơng tin được cung cấp trên Website của ngân hàng không đảm bảo, đó là việc cung cấp những BCTC tuy nhiên khi truy cập và tìm kiếm thơng tin thì rất hay bị lỗi khơng thể tiếp cận được. Cụ thể là, tại thời điểm hiện tại năm 2019 nếu các đối tượng muốn xem BCTC của ngân hàng năm 2012 hoặc 2013 thì khơng thể truy cập vào được. Vì vậy, ngân hàng cần cải tiến và có cách khắc phục để tất cả các thơng tin được tìm kiếm dễ dàng hơn. Để có thể cải thiện được chất lượng Website ngân hàng, các chuyên viên quản lý trang Web phải thường xuyên cập nhật, kiểm tra những thơng tin trên Web có truy cập được hay khơng để tìm cách khắc phục, giúp cá đối tượng có được những thơng tin hữu ích nhất.
3.3. Một số kiến nghị