41
42 Trách nhiệm của Ban kiêm sốt
• Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, giám sát hoạt động của Bộ phận kiểm tốn nội bộ. • Rà sốt, kiểm tra, đánh giá để đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động KTNB; chịu trách nhiệm chính về việc đảm bảo chất lượng của hoạt động KTNB.
• Đảm bảo hoạt động KTNB có vị trí thích hợp trong NHNo và khơng có bất kỳ trở ngại bất hợp lý nào đối với hoạt động KTNB.
• Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và thường xun hồn thiện chính sách, phương pháp KTNB trình Hội đồng quản trị quyết định.
• Phê duyệt, điều chỉnh kế hoạch KTNB theo đề nghị của Trưởng KTNB, đảm bảo hoạt động KTNB được định hướng theo rủi ro.
• Đảm bảo phối hợp có hiệu quả với tổ chức kiểm toán độc lập và Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Kiểm tốn Nhà nước.
• Xem xét, đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễm nhiệm Trưởng KTNB.
• Thực hiện việc báo cáo đến các cấp trong và ngoài NHNo theo đúng quy định của pháp luật, quy định của NHNo.
Trách nhiệm của Phịng KTNB
• Tham gia xây dựng, hồn thiện chính sách, quy trình KTNB.
• Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của KTNB theo sự phân cơng của Trưởng KTNB • Tổng hợp số liệu, thơng tin, phân tích, đánh giá, phân loại và xây dựng hồ sơ rủi ro đối với các hoạt động của NHNo theo sự phân cơng của Trưởng KTNB.
• Xây dựng kế hoạch kiểm tốn hàng năm, kế hoạch từng cuộc kiểm tốn, chương trình kiểm tốn chi tiết và thực hiện nhiệm vụ KTNB theo kế hoạch, chương trình KTNB đã được phê duyệt.
• Tổng hợp kết quả kiểm tốn, lập, gửi báo cáo KTNB, lưu trữ báo cáo, hồ sơ tài liệu kiểm tốn, các văn bản, tài liệu khác theo quy định.
• Theo dõi, giám sát các đơn vị thực hiện các kiến nghị sau kiểm tốn. • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng KTNB.
2.2.3. Thực hiện quy trình kiểm tốn nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam
Một quy trình KTNB được đánh giá là hiệu quả nếu nó đảm bảo đồng thời: quy trình được thiết kế một cách thích hợp, khoa học và được vận hành hiệu quả trong thực
43
tế. Chính vì vậy, để đánh giá mức độ hồn thiện quy trình KTNB tại NHNo&PTNT Việt Nam tác giả sẽ xem xét, đánh giá tính thiết kế và tính vận hành của từng bước trong quy trình KTNB.
2.2.3.1. Lập kế hoạch kiểm tốn
-I- Đánh giá tính thiết kế
Theo Quyết định số 207/QĐ- HĐQT- BKS ngày 25/2/2009 về việc ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ NHNo&PTNTVN, Khoản 3 Điều 22 quy định quy trình kiểm tốn chung của KTNB NHNo được tiến hành qua các bước cơ bản sau:
• Chuẩn bị kiểm tốn • Thực hiện kiểm tốn
• Lâp và gửi báo cáo kiểm tốn
• Giám sát việc thực hiện kiến nghị của KTNB
Trong đó, bước chuẩn bị kiểm tốn, KTVNB cần tiến hành:
• Khảo sát, thu thập và đánh giá thơng tin, tình hình tài chính và các thơng tin có liên quan về đơn vị, đối tượng được kiểm tốn;
• Lập và xét duyệt kế hoạch kiểm tốn của Đồn kiểm tốn: Kế hoạch KTNB được xây dựng căn cứ vào kết quả phân tích đánh giá, xếp loại rủi ro các hoạt động của NHNo;
phải xây dựng các chương trình KTNB cụ thể, chi tiết để chỉ dẫn KTV thực hiện; • Xét duyệt và ban hành kế hoạch kiểm tốn;
• Phổ biến quyết định, kế hoạch kiểm tốn cho thành viên Đồn kiểm tốn, đơn vị được kiểm tốn;
• Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Đồn kiểm tốn.
So sánh với những công việc cần tiến hành trong bước chuẩn bị và lập kế hoạch kiểm toán, NHNo đã đề cập đến việc khảo sát, phân tích các thơng tin về đối tượng, đơn vị được kiểm toán và đánh giá rủi ro. Kế hoạch kiểm toán được xây dựng “định hướng theo rủi ro”. Tuy nhiên, Quyết định trên chưa đề cập đến phương pháp, cách thức đánh giá rủi ro đối với đối tượng, đơn vị kiểm toán; chưa chỉ rõ những nội dung chính cần có trong một chương trình kiểm tốn...Từ' đó cho thấy, cơ sở pháp lý về chuẩn bị và lập kế hoạch kiểm tốn tại NHNo cịn rất chung chung, chưa rõ ràng. -I- Đánh giá tính vận hành
44
Với cơ sở pháp lý về chuẩn bị và lập kế hoạch kiểm tốn cịn khá sơ sài, chung chung như vậy thì KTVNB có thực hiện bước này một cách hiệu quả hay không? Tác giả xin đề cập đến thực tế công tác đánh giá rủi ro để lập kế hoạch kiểm tốn, xác định tần suất kiểm tốn và lập chương trình kiểm tốn chi tiết để trả lời cho câu hỏi trên.
Việc đánh giá rủi ro để lập kế hoạch kiểm tốn
Nhìn chung, kế hoạch kiểm toán cho cả hệ thống cũng như từng chi nhánh mới chỉ được lập trên cơ sở kế hoạch hoạt động của toàn NH theo từng năm. NHNo&PTNTVN hầu như chưa có kế hoạch dài hạn cho hoạt đơng kiểm tốn. Việc lập kế hoạch kiểm tốn cịn mang nặng tính hình thức chứ khơng dựa trên phân tích, đánh giá rủi ro để thực hiện. Đây là một hạn chế rất lớn về mặt kỹ thuật nghiệp vụ của kiểm toán nội bộ tại NHNo&PTNTVN.
Trên thực tế, Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ lập kế hoạch kiểm tốn của mình như sau:
• Đầu năm kế hoạch kiểm tra, kiểm tốn nội bộ năm được thông qua trong “Báo cáo tổng kết hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ của năm trước và phương hướng nhiệm vụ năm tiếp theo”. Kế hoạch được xây dựng mới chỉ dựa vào: yêu cầu kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động, cơng tác nhằm hồn thiện HTKSNB và phịng ngừa rủi ro; Kế hoạch kiểm tra chuyên đề năm của các Ban, Trung tâm, Trường đào tạo cán bộ, Văn phịng đại diện; u cầu quản lý, kiểm sốt đối với một số lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro cao và một số đối tượng khách hàng. Hầu như, công tác khảo sát địa bàn, đánh giá và phân loại rủi ro vẫn chưa được chú trọng.
• Cuối mỗi quý trước trên cơ sở phương hướng nhiệm vụ này sẽ có kế hoạch kiểm tốn q sau để chỉ đạo tồn hệ thống. Các phịng ki ểm tra, kiểm toán nội bộ sẽ căn cứ vào kế hoạch quý này và yêu cầu kiểm toán tại đơn vị để lập kế hoạch phù hợp. Trường hợp có các cuộc kiểm tra lớn tồn hệ thống thì Ban KTKTNB sẽ lập Đề
cương, trong đó chỉ rõ các đơn vị sẽ được Hội sở chính kiểm tra, cịn lại chỉ đạo các
phòng kiểm tra chi nhánh tự tiến hành.
Để thấy rõ được các vấn đề trên, chúng ta hãy cùng xem Hộp 2.1. Kế hoạch kiểm tra năm 2012 của NHNo&PTNT Việt Nam.
quả kiểm tra, phúc tra, xử lý vi phạm tại đơn vị.
1.1. Phát hiện, xử lý những tập thể, cá nhân có sai phạm trong hoạt động kinh doanh.
45
Hộp 2.1. KẾ HOẠCH KIỂM TRA NĂM 2012
Thực hiện nhiệm vụ kiêm tra, kiêm soát nội bộ năm 2012 của tồn hệ thơng Agribank, Agribank ban hành kế hoạch kiêm tra năm 2012 như sau:
1. Căn cứ xây dựng kế hoạch
1.1. Yêu cầu kiêm tra, kiêm sốt các mặt hoạt động, cơng tác nhằm hồn thiện hệ thơng kiêm sốt nội bộ và phòng ngừa rủi ro.
1.2. Kế hoạch sô 259/ BKS- KTNB ngày 28/12/2011 của Kiêm toán nội bộ. 1.3. Kế hoạch kiêm tra chuyên đề năm 2012 của các Ban, Trung tâm, Trường
đào tạo cán bộ, Văn phòng Đại diện Miền Trung, Miền Nam.
1.4. Yêu cầu quản lý, kiêm sốt đơi với một sơ lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro cao và một sô đôi tượng khách hàng.
2. Mục đích yêu cầu
2.1. Kiêm tra đánh giá đúng thực trạng hoạt động kinh doanh; cần làm rõ một sơ nội dung:
- Phân loại đúng nhóm nợ, sơ nợ xấu phải xác định được nguyên nhân, giải pháp thực hiện chấn chỉnh, nâng cao chất lượng tín dụng và xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan đế nợ xấu (Văn bản sô 5996/NHN0- KTNB ngày 05/11/2010);.
- Việc chấp hành chế độ chi tiêu tài chính, hạch tốn kế tốn, an tồn kho quỹ...
- Công tác chỉ đạo điều hành huy động vôn, kế hoạch tổng hợp; xử lý rủi ro.
- Việc quản lý User, password, quyền giao dịch trên IPCAS.
- Xác định và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh đến thời điêm kiêm tra.
2.2. Quản lý các đôi tượng khách hàng, các lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro. + Kiêm tra việc huy động và sử dụng vôn bằng vàng.
+ Kiêm tra đơi với nhóm khách hàng có liên quan, một khách hàng có quan hệ tín dụng tại nhiều chi nhánh.
+ Kiêm tra đơi với một sơ tập đồn và cơng ty con có dư nợ. + Kiêm tra nghiệp vụ bảo lãnh, mở L/C.
2.3. Các chi nhánh loại I, loại II, Đơn vị sự nghiệp, công ty con 100% vôn của Agribank tự kiêm tra, phúc tra, xử lý vi phạm và chịu trách nhiệm về kết
1.2. Việc kiểm tra phải được tổ chức chặt chẽ, bảo đảm chất lượng, thực hiện đúng quy chế đoàn kiểm tra và không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị được kiểm tra.
1.3. Tổng hợp và báo cáo: Các ban chuyên môn sau khi kết thúc kiểm tra phải tổng hợp kết quả kiểm tra và chỉ rõ những mặt được và chưa được, nêu các rủi ro tồn tại, kiến nghị chính sách, cơ chế điều hành.
2. Ke hoạch kiểm tra
2.1. Chi nhánh do Trụ sở chính Agribank kiểm tra:
2.1.1. Đơn vị được kiểm tra 24 Chí nhánh (Cụ thể tại Phụ lục 01) 2.1.2. Thành phần tham gia:
Thành viên tham gia Đoàn kiểm tra gồm cán bộ các ban: Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ; Ban Tín dụng doanh nghiệp; Ban Tín dụng Hộ sản xuất và Cá nhân; Ban Tài chính Kế tốn và Ngân quỹ; Trung tâm Phòng ngừa và Xử lý rủi ro và trưng tập cán bộ Văn phòng Đại diện, Chi nhánh.
2.1.3. Nội dung, phương pháp kiểm tra
(Nguồn: Quyết định 1719/NHNo- KTNB về kế hoạch kiểm tra năm 2012)
Từ công tác triển khai thực tế, đây không phải là kế hoạch kiểm toán theo đúng nghĩa của nó, đây chỉ là Phương hướng nhiệm vụ đặt ra như tất cả các mảng
nghiệp vụ khác, điều này cho thấy tính phi chuyên nghiệp trong kiểm toán tại
NHNo&PTNTVN. Ngay trong Phương hướng này thì các nhiệm vụ ở đây cũng chỉ mang tính chất là kiểm tra, thanh tra vụ việc chứ hồn tồn khơng theo nghĩa kiểm tốn chính thống, vẫn chưa đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ từ cấp cao nhất đến từng cán bộ tác nghiệp, cũng không đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của quy trình nghiệp vụ cũng như của toàn thể hoạt động kinh doanh NH. Các nghiệp vụ được kiểm tra một cách riêng rẽ, khơng có sự gắn kết và do vậy khó có thể nhận biết được các rủi ro có liên quan giữa các nghiệp vụ (rủi ro hệ thống).
47
kiểm tra thì ở mức độ nào đó hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ cũng ước lượng mức độ rủi ro để định hướng hoạt động của mình vào đó. Tuy nhiên, việc đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc lập kế hoạch làm khơng có bài b ản, khơng có tiêu chí rõ ràng, khơng đưa thành tiêu chuẩn, thành phương pháp luận cho việc thực hiện mà thường dựa vào kinh nghiệm là chủ yếu. Thông thường căn cứ để lập kế hoạch kiểm tra là:
• Các nghiệp vụ trọng yếu phải kiểm tra thường xuyên liên tục (tín dụng, kế tốn)
• Các nghiệp vụ khác, tần suất kiểm tra thưa hơn (thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại hối)
• Nhìn chung là chưa có kế hoạch kiểm tra đón đầu, đặc biệt đối với các nghiệp vụ mới hay lĩnh vực cơng nghệ thơng tin. Chẳng hạn hiện chưa có đánh giá rủi ro cũng như kế hoạch kiểm tra đối với nghiệp vụ thẻ, Mobile banking v.v...
• Về đối tượng kiểm tra: thường tập trung vào các nghi ệp vụ mà qua tổng kết năm phát hiện có nhiều sai sót thì năm sau sẽ tập trung hơn. Đối với các chi nhánh thì việc kiểm tra sẽ tập trung vào chi nhánh nào tăng trưởng quá nhanh, chi nhánh nào có vụ việc phát sinh, chi nhánh mới thành lập 1-2 năm.
• Cơng tác xác định mục tiêu hoạt động trong kinh doanh khi đánh giá rủi ro, lập kế hoạch kiểm toán chưa được đề cao. Đây là khâu rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định đúng phạm vi của cuộc kiểm toán.
Việc xác định kỳ kiểm toán hay tần suất kiểm toán
Trên thực tế, dựa vào kế hoạch kiểm toán được lập như trên, việc thực hiện các cuộc kiểm tốn chỉ mới mang tính chất sự vụ. Kỳ kiểm tốn hay tần suất kiểm tốn được xác định như sau:
• Đối với hoạt động kiểm tra BCTC, kiểm tra hoạt động trọng yếu như: tín dụng, kế tốn, ngân quỹ. Ban KTKTNB chỉ đạo từng quý thực hiện và gửi báo cáo quý;
• Đối với các cuộc kiểm tra theo đề cương: Hàng năm, NHNo có rất nhiều đề cương kiểm tra. Trong đó, Ban KTKTNB thường lập một đề cương kiểm tra tổng hợp (các mặt hoạt động) rồi thành lập các đoàn đi kiểm tra các chi nhánh đã được xác định. Đối với các chi nhánh cịn lại, khơng thể kiểm tra trực tiếp, giao cho phòng KTNB tại chi nhánh tự tiến hành kiểm tra. Nhìn chung, kiểm tra của các Ban chuyên đề thường là
48
“cưỡi ngựa xem hoa” nên kết quả rất hạn chế so với chi phí bỏ ra. Dường như, mới dừng lại ở cơng tác kiểm tra tính đầy đủ của các giấy tờ, tính tuân thủ các quy định của NHNo chứ chưa chỉ ra được các rủi ro kiểm sốt.
Lập chương trình kiểm tốn chi tiết
Chương trình kiểm tốn chi tiết là bản hướng dẫn các công vi ệc mà KTVNB cần làm trong một cuộc kiểm tốn. Chương trình kiểm tốn có m ột vai trị vơ cùng quan trọng trong bất kỳ cuộc kiểm toán nào. Tuy nhiên, NHNo v ẫn chưa chú trọng đến việc xây dựng một chương trình kiểm tốn thực sự chi tiết mà mới chỉ dừng lại ở việc xác định thời gian tiến hành, g ạch ra các đầu mục cần thực hiện trong q trình kiểm tốn. Đặc biệt, nếu trong quá trình ki ểm tốn, KTVNB phát hi ện ra những vấn đề khác có thể thay đổi chương trình kiểm tốn. Trên thực tế, KTVNB rất ít khi làm điều đó do chương trình kiểm tốn khá sơ sài. Ngay từ khâu chuẩn bị cho cuộc kiểm toán đã sơ sài nên các cuộc kiểm tốn nội bộ thường trì trệ, trễ hạn, các KTVNB lúng túng trong khi thực hiện.
Nhận xét: Chuẩn bị kiểm toán và lập kế hoạch kiểm tốn là giai đoạn có ý
nghĩa định hướng cho các bước trong công vi ệc kiểm toán tiếp theo và chu ẩn bị các điều kiện cho các cuộc kiểm toán được tiến hành. L ập k ế hoạch ki ểm toán đúng đắn là cơ sở để KTV thu thập bằng chứng kiểm tốn có giá tr ị góp phần đưa ra nhận xét xác đáng. Có thể nói lập kế hoạch kiểm tốn là một giai đoạn vơ cùng quan trọng. Tuy nhiên, với thực tế lập kế hoạch kiểm tốn cịn mang nặng tính hình thức chứ khơng dựa trên phân tích, đánh giá rủi ro để thực hiện. Kế hoạch kiểm toán chỉ là Phương hướng nhiệm vụ đặt ra như tất cả các mảng nghiệp vụ khác, điều này
cho thấy tính phi chun nghi ệp trong ki ểm tốn tại NHNo&PTNTVN. Ngay
trong Phương hướng này thì các nhi ệm vụ ở đây cũng chỉ mang tính chất là kiểm tra, thanh tra vụ việc chứ hồn tồn khơng theo nghĩa kiểm tốn chính thống.
2.2.3.2. Thực hiện kiểm tốn
-I- Đánh giá tính thiết kế
Theo Quyết định số 207/QĐ- HĐQT- BKS, trong khâu thực hiện kiểm tốn nội bộ cần tiến hành các cơng việc:
• Tiến hành kiểm tốn