Tổng số máy loại
4.3. QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 1 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ; là cơ sở để hạch toán chính xác phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu.
Tổ chức tiếp nhận tốt sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế hiện
tượng nhầm lẫn, tham ô, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra. Xuất phát từ đó, tổ chức tiếp nhận
phải thực hiện tốt 2 nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định (thể hiện trong hợp đồng kinh tế, hoá đơn phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng ...)
- Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh
làm hư hỏng, mất mát.
117 Mặt khác, công tác tiếp nhận phải tuân theo các yêu cầu sau :
- Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận phải có đủ giấy tờ hợp lệ.
- Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm, xác định chính xác số lượng (cân, đong, đo, đếm), chất lượng, chủng loại. Phải có biên bản xác nhận về kiểm tra
- Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
4.3.2. Tổ chức quản lý kho
Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, máy móc, dụng cụ trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của doanh nghiệp trước khi tiêu thụ.
Trong doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu, thiết bị, phụ tùng khác nhau. Vì
vậy, thời gian tập trung dự trữ chúng cũng phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ.
Nếu căn cứ vào công dụng của kho, người ta chia kho thành: Kho nguyên vật liệu
chính, kho vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho nửa thành phẩm, kho thiết bị, kho phụ tùng, kho thành phẩm....
Nếu căn cứ vào phương pháp bảo quản, người ta chia kho thành: kho trong nhà và kho ngoài trời .v.v...
Xét về mặt tổ chức sản xuất, kho là điểm xuất phát và là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất. Do đó, việc tổ chức và bảo quản các loại kho và trước hết là các loại kho nguyên vật
liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau :
- Bảo quản toàn vẹn về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng, mất mát .
- Nắm vững lực lượng nguyên vật liệu trong kho ở bất cứ thời điểm nào về số lượng,
chất lượng, chủng loại và địa điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời theo nhu cầu của sản xuất.
- Bảo đảm thuận tiện việc nhập, xuất, kiểm kê (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy). Nguyên vật nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục đã quy định.
- Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản bằng tổ chức lao động khoa học trong kho, sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho.
Xuất phát từ nhiệm vụ trên, nội dung chủ yếu của tổ chức bảo quản bao gồm:
- Một là, cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luôn luôn nắm vững chất lượng và lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. Kho phải có sơ đồ sắp xếp, phân loại thẹo quy cách, phẩm chất, không để tình trạng nguyên vật liệu bị vứt bừa bãi, không kê kích, che đậy, tận dụng triệt để năng lực của kho, bảo đảm an toàn lao động trong kho.
- Hai là, bảo quản nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sau khi được sắp xếp phải được bảo quản theo đúng quy trình, quy phạm của Nhà nước ban hành. Ví dụ: Phụ tùng bằng thép phải được bôi mỡ và bao gói bằng giấy tráng nến, vải len phải gói bằng ni lông hoặc giấy
chống ẩm, gỗ ở kho phải để cách mặt đất 40 cm...
- Ba là, xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy và quy chế về quản lý kho tàng. Kho phải có hệ thống nội quy: nội quy ra vào, nội quy bảo quản, nội quy về nhập: xuất nguyên vật liệu, nội quy phòng hỏa hoạn, nội quy kiểm tra định kỳ và các và các quy chế như: quy chế về khen thưởng, kỷ luật, quy chế về xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, mất mát hư
hỏng ... Nhằm đưa công tác bảo quản đi vào nề nếp chặt chẽ.
4.3.3. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Cấp phát nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời cho các bộ phận sản xuất sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân. Trên cơ sở đó đảm bảo nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu và hạ giá thành. Tổ chức tốt việc cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt cho việc thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán trong nội bộ doanh nghiệp.
Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất có thể tiến hành theo các hình thứ sau :
1- Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất
Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và các bộ phận sản xuất gửi lên Phòng vật tư. Đối chiếu yêu cầu đó với lượng vật tư có trong kho và căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu. Hình thức cấp phát này có ưu điểm gắn chặt việc cấp phát với nhu cầu sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất. Tuy nhiên hình thức cấp phát này lại không khuyến khích các đơn vị sử dụng hợp lý và tiết kiệm, khó kiểm tra theo dõi tình hình sử dụng, dễ nẩy sinh tư tưởng dự trữ quá mức, đặc biệt là những loại
nguyên vật liệu khó mua. Phòng vật tư không làm được chức năng quản lý và điều hoà chung
toàn doanh nghiệp. Hình thức cấp phát này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất không ổn định và các doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất đơn chiếc, hàng loạt nhỏ. 2- Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch)
Căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế tiến độ sản xuất (kế hoạch tháng), phòng vật tư hoặc phòng kinh doanh lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản và kho. Căn cứ vào phiếu đó kho chuẩn bị và định kỳ cấp phát số lượng ghi trong phiếu, như vậy việc cấp phát theo hạn mức được quy định chẳng những về số lượng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát.
Trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc, kho mới cấp bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ. Trường hợp còn thừa nguyên vật liệu coi như thành tích tiết kiệm và được khấu trừ vào phiếu hạn mức tháng sau.
119 Kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp cho thấy, hình thức cấp phát theo hạn mức có nhiều ưu điểm như: quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu hạch toán việc tiêu dùng nguyên vật liệu chặt chẽ, chính xác, bộ phận cấp phát chủ động trong việc chuẩn bị cấp phát, giảm bớt giấy tờ, chi phí vận chuyển. Hình thức cấp phát này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định, có hệ thống định mức tiên tiến, hiện thực và có kế hoạch, tiến độ sản xuất nội bộ (dưới đây là mẫu phiếu cấp phát nguyên vật liệu theo hạn mức).
Bảng 4.1: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức
Tên đơn vị lĩnh: ... Lĩnh tại:... Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Hạn mức lĩnh trong tháng (theo tiến độ kế hoạch) Sản phẩm hay công việc Số lượng tháng trước chuyển sang Số lượng thực phát trong tháng Giá đơn vị Thành tiền Hạn mức còn lại Ngày ... ... Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) ...
Phụ trách vật tư Phụ trách kế hoạch Thủ kho
Ngoài hai hình thức cấp phát trên, trong thực tế còn có hình thức “Bán nguyên liệu, mua thành phẩm". Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư, đảm bảo hạch toán chính xác, hạn chế hư hỏng mất mát vật tư trong khâu sử dụng. Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi cán bộ quản lý vật tư, các nhân viên kinh tế phân xưởng phải có năng lực và trình độ quản lý.
4.3.4. Thanh quyết toán nguyên vật liệu
Thanh quyết toán là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Thực chất của việc thanh quyết toán nguyên vật liệu là thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Thanh quyết toán nguyên vật liệu là sự đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng
nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất. Nhờ có công tác thanh quyết toán mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu và giá thành. Khi tiến hành thanh quyết toán phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu, thời gian tiến hành thanh quyết toán tuỳ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất, có thể là 1 tháng hoặc 1 quý tiến hành 1 lần. Nội dung của biểu thanh quyết toán phải phản ánh được :
- Lượng nguyên vật liệu nhận trong tháng hoặc quí. - Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm
- Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng và kém phẩm chất. - Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng
- Lượng nguyên vật liệu mất mát, hao hụt
- Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Sau khi thanh quyết toán cần có chế độ kích thích vật chất thoả đáng. Nếu sử dụng vật tư tiết kiệm thì đơn vị và cá nhân được thưởng từ 30% giá trị tiết kiệm trở lên, nếu thiếu hụt phải bồi thường theo giá thị trường, vật tư còn tồn đọng mà không sử dụng phải thu hồi về kho doanh nghiệp