Mơ hình tổ chức theo khách hàng áp dụng phù hợp trong những điều kiện như:
- Khách hàng lớn (nhờ sức mua lớn hoặc là đối tác quan trọng của cơng ty), có nhu cầu đặc biệt
- Các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp riêng cho từng phân đoạn khách hàng
- Có lợi thế về kiến thức khách hàng sâu rộng
- Tổ chức đủ lớn để có thể đạt được quy mơ hiệu quả tối thiểu trong từng phân đoạn khách hàng
1.3.1.5. Cấu trúc tổ chức khi đầu tư ra nước ngoài
Ngoài các cấu trúc chung của doanh nghiệp nêu trên thì cịn có hai loại cấu trúc cho doanh nghiệp nước ngoài là tổ chức quản lý đa chiều và tổ chức quản lý xuyên quốc gia.
Cấu trúc tổ chức quản lý đa chiều là sự kết hợp giữa tổ chức theo sản phẩm và theo khu vực địa lý. Tổ chức quản lý theo khu vực địa lý phát huy tác dụng tốt nhất khi doanh nghiệp kinh doanh một tập hợp các sản phẩm có đặc điểm tương tự nhau. Hệ thống tổ chức đa chiều được lựa chọn khi doanh
nghiệp tăng cường hoạt động ở nước ngoài và bổ sung thêm các dòng sản phẩm cho hoạt động kinh doanh ở nước ngồi.
Hình thức tổ chức quản lý xun quốc gia là một dạng khác của tổ chức quản lý đa chiều. Khác biệt chủ yếu giữa hình thức tổ chức quản lý xuyên quốc gia với cấu trúc quản lý theo khu vực địa lý và cấu trúc quản lý đa chiều là vai trị của cơng ty mẹ. Trong mơ hình xun quốc gia, quyền lực thực sự được phân bổ tại các vị trí, địa điểm có khả năng phát huy được năng lực cần thiết phục vụ mục tiêu chiến lược của tổ chức.
1.3.2. Trách nhiệm và quyền hạn
Quyền hạn nói tới những quyền gắn liền với vị trí quản lý để đưa ra mệnh lệnh và mong đợi mệnh lệnh đó được tn thủ. Mỗi vị trí quản lý đều có quyền hạn nhất định mà người giữ vị trí đó đạt được từ chức danh vị trí đó. Vì vậy, quyền hạn liên quan tới một vị trí quản lý trong một tổ chức và không liên quan tới đặc điểm cá nhân của một nhà quản lý. Tương tự như vậy, trách nhiệm gắn liền với từng vị trí quản lý. Quyền hạn và trách nhiệm ln đi đơi với nhau, nhà quản lý ngồi quyền hạn được giao thì họ phải có trách nhiệm đối với mọi quyết định và chỉ đạo của họ.
Quyền hạn và trách nhiệm gắn liền và tương ứng với vị trí quản lý từ cấp cao đến cấp thấp nhất. Việc phân chia các cấp quản lý là để phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm trong việc cấp nào lập báo cáo, cấp nào nhận báo cáo, thông tin được lưu chuyển như thế nào.
Quyền hạn và trách nhiệm thể hiện mức độ tập trung hay phân quyền trong tổ chức. Tập trung là mức độ mà việc ra quyết định diễn ra ở cấp cao của một tổ chức. Phi tập trung là mức độ mà những nhà quản trị cấp thấp hơn thực sự ra quyết định.
1.3.3. Mức độ chuẩn hóa
hóa như thế nào và hành vi của nhân viên được hướng dẫn bởi các quy tắc và thủ tục do tổ chức đó quy định. Trong những tổ chức tiêu chuẩn hóa cao, có những mơ tả cơng việc rất rõ ràng, nhiều quy tắc trong tổ chức, và những thủ tục được xác định một cách rõ ràng mà bao trùm tồn bộ q trình cơng việc. Nhân viên có ít sự tự do trên những gì được làm, khi nào làm và làm như thế nào. Tuy nhiên, tại các tổ chức có tiêu chuẩn hóa thấp thì những nhân viên có nhiều sự tự do hơn khi thực hiện công việc.
Những nhà quản trị trước kia cho rằng các tổ chức nên tiêu chuẩn hóa bởi vì tiêu chuẩn hóa gắn liền với tổ chức kiểu hành chính. Tuy nhiên, ngày nay rất nhiều tổ chức dựa trên ít quy tắc và tiêu chuẩn hóa hơn trong việc định hướng hành vi nhân viên. Nhiều tổ chức cho phép nhân viên nhiều quyền tự do, quyền tự chủ để ra quyết định mà họ cảm thấy là tốt nhất trong bối cảnh đó. Điều này khơng có nghĩa là bỏ tất cả những quy tắc của tổ chức bởi vì vẫn ln ln có những quy tắc quan trọng cho nhân viên tuân theo – những quy tắc này nên được giải thích để cho nhân viên hiểu tại sao chúng lại quan trọng đối với họ.
1.3.4. Cơ chế phối hợp trong quá trình làm việc
Bất kỳ loại cấu trúc tổ chức nào cũng đều có thể tạo ra những rào cản cản trở con người cùng làm việc với nhau. Những rào cản trong tổ chức khiến cho các nhóm khác nhau khơng tương tác được với nhau trong quá trình làm việc, thậm chí nhóm này khơng biết được quan điểm của nhóm kia. Đây khơng phải là trở ngại lớn nếu như quá trình triển khai các cơng việc trong tổ chức khơng u cầu giữa các nhóm phải tương tác hay phối hợp với nhau ở mức cao. Tuy nhiên, trong trường hợp đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa các nhóm, vấn đề này buộc phải giải quyết vì cơ cấu tổ chức dù được cân nhắc kỹ đến mức nào cũng vẫn có thể tạo ra rào cản nhất định trong quá trình phối hợp cơng việc. Khi đó, tổ chức đứng trước thách thức phải tìm cách kết nối giữa
các nhóm với nhau và kết hợp hài hòa các hoạt động trong tổ chức. Sự kết nối giữa các bên là cơ sở để tạo ra cơ chế phối hợp cần thiết.
Phối hợp trong quá trình làm việc hàm ý kết nối giữa các bộ phận với nhau để thơng tin có thể lưu chuyển trong tồn tổ chức một cách hiệu quả. Cơ chế phối hợp có thể được thực hiện trong nhiều q trình làm việc khác nhau như chuẩn bị một đơn hàng, phát triển một sản phẩm mới hay được thực hiện trong công tác quản lý như lập kế hoạch, quản lý danh mục đầu tư, giải quyết các tranh chấp, mâu thuẫn. Các công việc triển khai tại nhiều bộ phận khác nhau trong đơn vị buộc các đơn vị của tổ chức phải phối hợp làm việc với nhau. Việc xây dựng mơ hình tổ chức quản lý có thể gây ảnh hưởng đáng kể tới mức độ và hiệu quả phối hợp giữa các bên, dù là phối hợp giữa các cấp theo trục dọc hay giữa các cấp ngang hàng với nhau.
1.3.5. Quy trình quản lý Quản lý tập trung
Trong mơ hình tổ chức quản lý tập trung, cấp quản lý cao nhất nắm quyền chi phối, tập trung quyền quyết định và chỉ đạo tất cả mọi vấn đề và hoạt động của tổ chức [9]. Khi quản lý tập trung, bộ phận hỗ trợ chung (common service) được đặt dưới cấp quản lý cao nhất (xem Hình I.5) và là bộ phận cần thiết cho việc triển khai hoạt động tại các đơn vị của tổ chức. Bộ phận này có thể đưa ra các quyết định hoặc hỗ trợ các hoạt động tại các đơn vị khác nhau trong tổ chức nhưng lại không phải là đơn vị chịu tác động từ việc thực hiện các quyết định hoặc triển khai các hoạt động đó. Nói cách khác, khi quản lý tập trung, hành động hoặc quyết định được thực hiện hoặc đưa ra từ bộ phận quản lý cấp cao hơn, chứ không phải từ cấp quản lý trực tiếp các đơn vị chịu ảnh hưởng, tác động của các quyết định hoặc hành động đó.
= Bộ phận hỗ trợ chung