(nguồn http://pvn.vn)
Trước kia, các dự án trong lĩnh vực Thăm dị khai thác được chia thành nhóm dự án trong nước và nhóm dự án nước ngồi để quản lý, khơng phân chia theo giai đoạn hoạt động như hiện nay. Một Phó Tổng giám đốc chun phụ trách hoạt động tìm kiếm thăm dị và khai thác ở nước ngồi, cịn một Phó Tổng giám đốc khác chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động này ở trong nước.
Nhìn vào hình 3.2, có thể thấy, trong cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hiện tại của PVN, Hội đồng thành viên nắm giữ vị trí cao nhất trong tồn bộ máy, có quyền nhân danh PVN để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của PVN trong thẩm quyền cho phép. Tổng giám đốc có ba Phó Tổng giám đốc giúp việc, được phân cơng phụ trách theo từng chun mơn liên quan tới ĐTRNN.
Hình 3.2. Cấu trúc tổ chức công ty mẹ PVN đối với hoạt động ĐTRNN
(nguồn http://pvn.vn)
Cách phân loại hiện tại giúp Phó Tổng giám đốc phụ trách có cái nhìn tổng quan về các dự án trong cùng một giai đoạn; trong khi đó, cách phân loại trước kia lại giúp các Phó Tổng giám đốc phụ trách có cái nhìn tổng quan về các dự án thuộc các giai đoạn khác nhau nhưng thuộc cùng một phạm vi địa lý.
Bộ máy giúp việc ban Tổng giám đốc bao gồm Văn phòng và các Ban chuyên môn, nghiệp vụ thường gọi tắt là các Ban tham mưu, bao gồm các ban sau: Ban Dự án dầu khí ở nước ngồi, Ban Đầu tư phát triển, Ban Tìm kiếm thăm dị dầu khí, Ban Khai thác dầu khí và một số ban chức năng hỗ trợ khác như Ban Pháp chế, Ban Quan hệ quốc tế, Ban Tài chính Kế tốn & Kiểm tốn.
- Ban Dự án dầu khí nƣớc ngồi (DADKNN) (trước tháng 4/2012, Ban
này có tên là Ban Quản lý các hợp đồng dầu khí tại nước ngồi): Ban có chức năng quản lý, giám sát và kiểm tra, kiểm toán việc thực hiện các dự án
ĐTRNN của Tập đồn, đồng thời quản lý chung hoạt động ĐTRNN có vốn góp của Tập đồn.
Cùng với sự thay đổi về tên gọi và thay đổi về mặt tổ chức, Ban DADKNN có thêm một số chức năng như tìm kiếm cơ hội đầu tư, đánh giá cơ hội đầu tư, đề xuất ký hợp đồng, kiểm toán thực hiện dự án đối với hoạt động ĐTRNN. Ban DADKNN được coi là ban đầu mối trong cơng tác quản lý hoạt động ĐTRNN và có phối hợp với các ban chun mơn khác.
- Ban Đầu tƣ phát triển (ĐTPT): Ban ĐTPT có nhiệm vụ xây dựng
chiến lược, quy hoạch và kế hoạch đầu tư dài hạn, trung hạn và hàng năm của Tập đồn. Ban ĐTPT cịn là đầu mối tìm kiếm, xúc tiến, đánh giá cơ hội đầu tư, lựa chọn đối tác và phương án đầu tư của Tập đoàn. Đây cũng là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức lập báo cáo đầu tư, thẩm định các dự án đầu tư cũng như quản lý cơng tác đầu tư phát triển nói chung của PVN, bao gồm ĐTRNN.
- Ban Tìm kiếm thăm dị dầu khí (TKTDDK): Ban có nhiệm vụ đánh
giá tài nguyên và quản lý trữ lượng dầu khí của Tập đồn ở nước ngồi. Ban chịu trách nhiệm tư vấn về mặt kỹ thuật cho cơng tác tìm kiếm thăm dị dầu khí ở nước ngồi theo đề nghị của Ban DADKNN; đồng thời, lập các dự án đầu tư tại nước ngồi của Tập đồn trong lĩnh vực tìm kiếm thăm dị (phần kỹ thuật – cơng nghệ) và chuyển Ban ĐTPT. Ban tham gia xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm trong lĩnh vực tìm kiếm thăm dị dầu khí của tồn Tập đồn.
- Ban Khai thác Dầu khí (KTDK): Ban có nhiệm vụ xây dựng và chỉ
đạo thực hiện kế hoạch sản lượng khai thác hàng năm; giám sát và chỉ đạo cơng tác phát triển mỏ và khai thác dầu khí của Tập đồn. Đây là Ban chịu trách nhiệm tư vấn về mặt kỹ thuật cho công tác khai thác dầu khí ở nước ngồi theo đề nghị của Ban DADKNN; đồng thời, lập các dự án đầu tư tại nước ngoài của Tập đoàn trong lĩnh vực khai thác, phát triển mỏ (phần kỹ
thuật – công nghệ) và chuyển Ban ĐTPT và phối hợp với các ban chuyên môn khác khi cần thiết.
- Một số Ban chuyên môn hỗ trợ khác: Ban Pháp chế chịu trách nhiệm
về mặt pháp lý đối với các văn bản, hợp đồng cũng như phụ trách về mặt pháp lý trong quá trình chuẩn bị, đàm phán các thỏa thuận hợp tác giữa Tập đoàn với đối tác nước ngồi. Ban Quan hệ Quốc tế có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động tìm kiếm cơ hội và đối tác đầu tư, hợp tác trong các lĩnh vực hoạt động của Tập đồn ở nước ngồi. Ban Tài chính Kế tốn & Kiểm toán chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng Quỹ tìm kiếm thăm dị dầu khí; đồng thời quản lý vốn đầu tư, thẩm định dự tốn chi phí, thực hiện cơng tác kiểm tốn nội bộ cũng như xây dựng phương án tài chính cho các dự án đầu tư của Tập đoàn.
Ngoài các Ban tham mưu nêu trên, Tập đồn có các văn phịng đại diện đặt tại nước ngồi, gồm văn phịng đại diện tại khu vực Châu Mỹ cũng như tại Liên bang Nga và các nước thuộc SNG. Các văn phịng đại diện trực thuộc cơng ty mẹ PVN và tương đương các Ban chức năng khác trong cơ cấu tổ chức của PVN. Các văn phịng đại diện khơng can thiệp vào công việc của các dự án, không tham gia điều hành các dự án mà chỉ hỗ trợ dự án về một số mặt như công tác hậu cần, hỗ trợ thơng tin về tình hình xã hội, chính sách của nước sở tại (chính sách thuế, quy định về lao động...) có thể ảnh hưởng đến dự án.
Xét về mặt cấu trúc tổ chức, bộ máy ở công ty mẹ PVN đã được xây dựng tương đối đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết để hỗ trợ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dị khai thác. PVN đã chú trọng đến việc hình thành bộ phận chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội đầu tư mới trong lĩnh vực này và đã có những bổ sung, điều chỉnh hợp lý về mặt cơ cấu tổ chức để bộ phận này phát huy được hết vai trị của mình trong điều kiện nguồn lực hiện tại cịn có những hạn chế nhất định. Với sự tồn tại của
Ban DADKNN trong bộ máy tổ chức của PVN, công tác quản lý điều hành hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác được triển khai một cách thuận lợi hơn thơng qua vai trị ban đầu mối/ban chủ trì của bộ phận này.
Trách nhiệm và quyền hạn
Với mơ hình hiện đang áp dụng, quyền hạn và trách nhiệm được phân bổ theo các cấp theo hướng nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành các DADKNN, giảm tải cho bộ máy của các cấp cao hơn. Về cơ bản, các nhóm vấn đề hiện được phân cấp, phân quyền trong bộ máy tổ chức quản lý hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dị khai thác gồm có các vấn đề như: phân cấp trong quyết định đầu tư; phân cấp trong phê duyệt, thông qua, quyết định CTCT&NS hàng năm cũng như các sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh CTCT&NS; phân cấp trong quyết định các vấn đề liên quan đến điều hành hoạt động của dự án; và một số phân cấp khác.
Phân cấp trong quyết định đầu tƣ
Theo các quy định hiện hành, thẩm quyền quyết định đầu tư được trao cho các cấp khác nhau với từng hạn mức cụ thể. Cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư cao nhất là cấp Nhà nước, Chính phủ; tiếp theo là cấp Tập đồn PVN. Bảng III.1 trình bày cụ thể nội dung về thẩm quyền quyết định đầu tư hiện áp dụng đối với hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác trong nội bộ Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam.
Bảng 3.1. Phân cấp thẩm quyền quyết định đầu tƣ DADKNN
Thẩm quyền Hội đồng thành viên
Thẩm quyền
Tập Vốn của các thành phần kinh tế
đoàn
từ 5.000 tỷ VNĐ trở lên sau khi được TTg chấp thuận - dự án sử dụng vốn nhà nước từ 1.500 tỷ VNĐ đến dưới 3.000 tỷ VNĐ hoặc sử dụng vốn của các thành phần kinh tế từ 1.500 tỷ VNĐ đến dưới 5.000 tỷ VNĐ -
đầu tư của PVEP song còn vướng các điều kiện của QĐ 4028 hoặc Dự án có điều kiện đặc biệt khác sẽ do Hội đồng thành viên PVN xem xét quyết định
Tổng -
giám đầu tư các dự án do PVN làm
đốc chủ đầu tư có sử dụng vốn nhà
Tập nước đến dưới 1.500 tỷ VNĐ
đoàn
Nguồn: Tổng hợp từ các quy định hiện hành của PVN (http://pvn.vn)
Phân cấp trong phê duyệt, thơng qua, quyết định Chƣơng trình cơng tác và ngân sách (CTCT&NS) hàng năm, điều chỉnh CTCT&NS hàng năm
Việc quản lý CTCT&NS hoặc CTCT&NS điều chỉnh đối với các DADK nước ngoài cũng được phân cấp ở mức độ nhất định trong nội bộ PVN (Bảng
3.2). Đối với các DADK nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của Tập đồn. Đối với các Tổng cơng ty, Cơng ty con của PVN là cấp thơng qua và trình Tập đồn chấp thuận phê duyệt.
Bảng 3.2. Phân cấp đối với việc thông qua, quyết định và phê duyệt CTCT&NS/CTCT&NS điều chỉnh
CTCT&NS/CTCT&NS điều chỉnh
CTCT&NS
CTCT&NS điều chỉnh trong trường hợp các chỉ tiêu/ngân sách thay đổi vượt quá 10% CTCT&NS đã duyệt
Nguồn: Tổng hợp theo quy định hiện hành của PVN (http://pvn.vn)
Phân cấp trong điều hành hoạt động hàng ngày đối với dự án
Phân cấp về đầu tư và quản lý CTCT&NS/CTCT&NS do Tập đoàn ban hành và áp dụng đối với các Tổng công ty và Cơng ty con. Theo đó, quyền và trách nhiệm của PVN và các đơn vị dự án được xác định cụ thể. Ngoài quyền xem xét, quyết định đối với CTCT&NS hàng năm, Kế hoạch thăm dò thẩm lượng, phát triển, khai thác và các vấn đề liên quan đến pháp lý, PVN cịn có thẩm quyền xem xét, quyết định các vấn đề điều hành quan trọng. Trong khi đó, dự án có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động điều hành hàng ngày.
Cách thức tổ chức quản lý của PVN đối với nhóm dự án mà PVN giữ vai trị điều hành. PVN không trực tiếp quản lý mà ủy quyền cho Tổng Công ty/Công ty con triển khai thực hiện và báo cáo tình hình triển khai theo các
nội dung đã ký kết trong Thỏa thuận Ủy quyền Điều hành hoặc Thỏa thuận Ủy thác Đầu tư.
Đối với các dự án PVN tham gia điều hành chung hoặc chỉ góp vốn/khơng điều hành, Ban KH&QLDA của PVN vẫn trực tiếp quản lý và có sự hỗ trợ chun mơn từ các Ban chức năng liên quan. Nhìn chung, các Ban chức năng của PVN đóng vai trị quản lý theo ngành dọc về chun mơn đối với các công ty con, các đơn vị thành viên cũng như các dự án do PVN trực tiếp điều hành, điều hành chung hoặc không điều hành.
Công tác kiểm tra, giám sát thực hiện dự án được tiến hành chặt chẽ hơn tại các dự án điều hành thông qua báo cáo định kỳ, kiểm tốn và thực hiện giám sát đầu tư tại đơn vị.
Nhìn vào cách thức tổ chức quản lý hoạt động ĐTRNN ở cấp dự án, có thể thấy, PVN khơng quản lý các dự án theo khu vực địa lý mà quản lý theo loại hình dự án như trình bày ở trên. Trong bối cảnh hiện nay, với cách thức tổ chức quản lý hoạt động ĐTRNN như hiện tại, PVN có thể phân bổ nguồn lực một cách hợp lý tùy theo loại hình của từng dự án. Tuy nhiên, khi các pháp nhân được lập ra để tham gia điều hành hoạt động của dự án chưa phát huy được hết vai trị của mình trong thực tế thì trong một số trường hợp vẫn cần phải có sự tham gia trực tiếp của cơng ty mẹ, khiến cho q trình xử lý cơng việc khơng đạt được hiệu quả như mong muốn.
Nhìn một cách tổng thể về mặt cấu trúc tổ chức của PVN trong hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dị khai thác, có thể thấy có sự tương đồng giữa các cấp với nhau. Cấu trúc tổ chức theo chức năng được duy trì ở tất cả các cấp, góp phần tăng cường khả năng chuyên sâu về chuyên môn trong từng bộ phận, hạn chế tình trạng chồng chéo, trùng lặp về chức năng nhiệm vụ trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận. Mặc dù các ban chức năng phụ trách cùng một lĩnh vực chuyên môn thuộc các cấp khác nhau trong
hệ thống đã có mối quan hệ ngành dọc về mặt quản lý nhưng chưa có sự phân định rõ về phạm vi trách nhiệm, nhiệm vụ trong vấn đề hỗ trợ, trao đổi về mặt chuyên môn giữa các ban chức năng các cấp với nhau.
Mức độ chuẩn hóa
Cũng giống như các hoạt động đầu tư khác, hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác là một quá trình bao gồm nhiều bước và nhiều giai đoạn khác nhau. Do các dự án dầu khí nước ngồi (DADKNN) có những nét đặc thù riêng nên cơng tác tổ chức quản lý cũng được thực hiện, điều chỉnh một cách phù hợp theo đặc trưng riêng có của loại dự án này. PVN đã từng bước xây dựng và hoàn thiện các quy trình cơ bản về quản lý CTCT&NS, quy trình xử lý các cơng việc phát sinh trong quá trình triển khai dự án. Ngồi các quy trình cơ bản, PVN cũng hình thành cách thức tổ chức quản lý trong đánh giá cơ hội đầu tư mới, trong quản lý danh mục đầu tư và trong quá trình đánh giá kinh tế dự án theo các giai đoạn khác nhau cho các DADKNN. Phần tiếp theo trình bày ngắn gọn về một số quy trình cơ bản và cách thức tổ chức quản lý đối với một số vấn đề quan trọng trong hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dị khai thác. Việc tìm hiểu các quy trình này có thể phần nào giúp làm rõ hơn về cơ chế phối hợp công việc, lưu chuyển thông tin trong quá trình hình thành và triển khai các DADKNN.
Cơ chế phối hợp, trao đổi thông tin, chế độ báo cáo
Trong q trình thực hiện các nhiệm vụ, cơng việc, các Ban làm việc trên cơ sở hợp tác cùng giải quyết nhiệm vụ chung. Mối quan hệ giữa các Ban chức năng được hình thành trong quá trình làm việc là mối quan hệ giữa Ban chủ trì/Ban đầu mối và Ban tham gia (các Ban chức năng có liên quan). Các Ban có trách nhiệm chủ động trao đổi và đề xuất với Ban liên quan để cùng tham gia giải quyết công việc.
Thơng thường, Ban chủ trì có trách nhiệm cung cấp cho các Ban Tham gia các tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của từng Ban; đôn đốc Ban Tham gia thực hiện đúng thời hạn và báo cáo Thành viên Ban Tổng giám đốc phụ trách những trường hợp không đúng hạn. Ban chủ trì là đầu mối tổng hợp
ý kiến của các Ban Tham gia và đề xuất phương án giải quyết trình Thành viên Ban Tổng giám đốc xem xét, quyết định.
Ban Tham gia có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Ban Chủ trì để giải quyết cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ của mình, đáp ứng thời hạn theo yêu cầu và chịu trách nhiệm về ý kiến chun mơn của mình.
Trong q trình xử lý cơng việc, nếu Ban Tham gia có ý kiến khác với đề xuất của Ban Chủ trì thì Ban Chủ trì có trách nhiệm trao đổi để làm rõ trước khi trình Thành viên Ban Tổng giám đốc phụ trách phương án giải quyết. Nếu khơng thể thống nhất ý kiến, Ban Chủ trì có trách nhiệm báo cáo Thành viên Ban Tổng giám đốc phụ trách để xem xét quyết định đề xuất của cả Ban Chủ trì lẫn Ban Tham gia.
Ngồi mối quan hệ giữa các Ban chức năng, từng Ban chức năng lại được chia thành nhiều phịng chức năng khác nhau để có thể quản lý nhân sự hiệu quả hơn và có thể chun mơn hóa sâu hơn trong các mảng cơng việc