2.2.1 .Tiến hành khảo sát, phát phiếu và thu thập số liệu điều tra
3.1.2. Khái quát chung về KBNN quận Thanh Xuân
3.1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của KBNN quận Thanh Xuân
Kho bạc Nhà nƣớc quận Thanh Xuân đƣợc thành lập từ ngày 01/01/1997 cùng với sự ra đời của quận Thanh Xuân. Với chức năng của KBNN cấp quận, mọi khoản thu NSNN trên địa bàn quận Thanh Xuân đƣợc tập trung qua KBNN Thanh Xuân, mọi khoản chi NSNN trên địa bàn quận Thanh Xuân đƣợc cấp phát chi trả qua KBNN quận Thanh Xuân.
3.1.2.2. Chức năng, nhiêm vụ và cơ cấu tổ chức của KBNN quận Thanh Xuân giai đoạn 2010- 2014
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của KBNN quận Thanh Xuân đƣợc thực hiện theo quyết định 163/Q Đ –KBNN ngày 17 tháng 3 năm 2010 của Kho bạc Nhà nƣớc:
Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ngân sách.
Tổ chức thực hiện kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi NSNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật . Có quyền từ chối thanh tốn, chi trả
các khoản chi khơng đúng, khơng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Quản lý quỹ ngân sách huyện và các quỹ tài chính khác đƣợc giao; quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền; quản lý tiền, ấn chỉ đặc biệt, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nƣớc và của các đơn vị, cá nhân gửi tại KBNN huyện.
Thực hiện công tác phát hành, thanh tốn trái phiếu Chính phủ theo quy định
Quản lý ngân quỹ KBNN huyện theo chế độ quy định Thực hiện các biện pháp bảo đảm an tồn kho quỹ
Mở tài khoản, kiểm sốt tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với KBNN huyện.
Mở, quản lý tài khoản tiền gửi của KBNN huyện tại ngân hàng thƣơng mại trên địa bàn để thực hiện thanh toán, giao dịch theo chế độ quy định.
Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc tại KBNN huyện.
Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn nhà nƣớc
Thực hiện công tác điện báo, báo cáo số liệu về thu, chi NSNN phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành NSNN của cấp có thẩm quyền; thống kê, báo cáo, quyết tốn các nghiệp vụ phát sinh tại KBNN huyện.
Tổ chức quản lý và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại KBNN huyện
Khi mới thành lập KBNN quận Thanh Xuân là một kho bạc rất nhỏ cả về tuổi đời lẫn tuổi nghề vì số lƣợng cán bộ ít, trình độ cán bộ nhiều hạn chế do cán bộ từ rất nhiều nơi chuyển đến và một số ít là sinh viên mới ra trƣờng, tổng số cán bộ khi đó mới có 16 ngƣời,tru sở cịn đi thuế, các đơn vị giao dịch
chỉ có vài chục đơn vị. Trải qua 16 năm xây dựng và trƣởng thành, tổ chức bộ máy KBNN quận Thanh Xuân không ngừng đƣợc củng cố cả về chất lƣợng cũng trình độ chun mơn của từng cán bộ trong kho bạc. Đến nay số đơn vị giao dịch đã lên đến vài trăm đơn vị, tổng số cán bộ hiện nay là 38 ngƣời đƣợc sắp xếp theo sơ đồ sau:
Phó giám đốc
Tổ Kế toán
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của KBNN quận Thanh Xuân
Giám đốc KBNN huyện chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Giám đốc KBNN tỉnh và trƣớc pháp luật về: thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; quản lý tiền, tài sản, hồ sơ, tài liệu, cán bộ, công chức, lao động của đơn vị.
Phó Giám đốc KBNN huyện chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và trƣớc pháp luật về vực công tác đƣợc phân công.
Tổ Tổng hợp Hành chính có nhiệm vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác, chủ trì đơn đốc triển khai thực hiện, tổng hợp báo cáo thực hiện chƣơng trình, kế hoạch cơng tác của KBNN huyện; quản lý ngân quỹ KBNN huyện theo chế độ quy định; thực hiện kiểm soát chi vốn đầu tƣ XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn vốn khác đƣợc giao quản lý theo sự phân công của KBNN tỉnh, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện theo định kỳ, đột
xuất cho KBNN tỉnh, cơ quan tài chính địa phƣơng và các cơ quan có thẩm quyền; thực hiện quyết tốn vốn đầu tƣ XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và xây dựng thuộc nguồn NSNN, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn khác đƣợc giao quản lý…
Tổ kế toán tham mƣu, giúp Giám đốc KBNN huyện trong việc: Tập trung các khoản thu NSNN trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ngân sách; kiểm soát cá khoản chi thƣờng xuyên của NSNN theo quy định; thực hiện công tác hạch toán kế toán thu, chi NSNN, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại KBNN huyện…
Tổ kho quỹ tham mƣu,giúp giám đốc KBNN huyện trong việc: Thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt, quản lý kho, quỹ tại KBNN huyện; bảo quản an tồn tiền mặt, ấn chỉ có giá, ấn chỉ đặc biệt do KBNN huyện quản lý, các tài sản tạm thu, tạm giữ, tạm gửi và tịch thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền; tổ chức vận chuyển tiền mặt, các giấy tờ có giá và ấn chỉ đặc biệt theo lệnh của cấp có thẩm quyền…
3.2. Đánh giá cơng tác kiểm sốt chi vốn đầu tƣ XDCB qua KBNN quận Thanh Xuân giai đoạn 2010 – 2014
3.2.1. Quy trình thực hiện cơng tác kiểm sốt chi
(1) Chủ đầu tƣ gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm sốt chi. Trƣờng hợp số vốn chấp nhận có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản ( theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm sốt chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả chấp nhận .
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận , tên, tài khoản đơn vị hƣởng, ghi đầy đủ và các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trƣởng phịng kiểm sốt chi NSNN toàn bộ hồ sơ thanh tốn và tờ trình lãnh đạo để ký, trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trƣờng hợp số vốn chấp nhận có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản ( theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trƣởng phịng Kiểm sốt chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả chấp nhận.
(2) Trƣởng phịng kiếm sốt chi kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh tốn vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm sốt chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trƣờng hợp Trƣởng phịng kiểm sốt chi NSNN chấp nhận thanh toán vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm sốt chi trình, Trƣởng phịng kiểm sốt chi NSNN ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và u cầu cán bộ kiểm sốt chi dự thảo văn bản ( theo mẫu số 02/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký gửi Chủ đầu tƣ.
(3) Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tƣ xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phịng kiểm sốt chi NSNN và giấy đề nghị thanh tốn vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng Kiểm sốt chi NSNN.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh tốn thì phịng Kiểm sốt chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh tốn thì phịng Kiểm sốt chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác số vốn đề nghị chấp nhận thanh tốn của phịng Kiểm sốt chi NSNN thì sau khi lãnh đạo chuyển trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản ( theo mẫu số 02/KSC)và báo cáo Trƣởng phịng Kiểm sốt chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận tạm ứng.
(4) Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phịng Kế tốn bao gồm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ.
( Thời gian thực hiện các bƣớc 1,2,3,4 là đối với nguyên tắc thanh toán trƣớc kiểm soát sau là 02 ngày làm việc, đối với nguyên tác kiểm soát trƣớc , thanh toán sau là 05 ngày làm việc)
(5) Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế tốn, hạch tốn, nhập các thơng tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình kế tốn trƣởng. Kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế tốn xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế tốn khơng hợp lệ, hợp pháp, phịng Kế tốn thơng báo lý do và chuyển trả hồ sơ phịng Kiểm sốt chi NSNN để xử lý.
(6) Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng. Đối với những khoản thanh tốn có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh tốn điện tử thì phịng kế tốn trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy.
Phịng Kế tốn lƣu 01 liên Giấy rút vốn đầu tƣ, hồ sơ còn lại chuyển lại phịng kiểm sốt chi NSNN để lƣu hồ sơ và trả chủ đầu tƣ.
Trƣờng hợp chủ đầu tƣ lĩnh tiền mặt thì phịng Kế tốn chuyển các liên giấy rút vốn đầu tƣ kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hƣởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN.
Thời gian thực hiện các bƣớc 5,6 là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc chứng từ do phịng Kiểm sốt chi NSNN chuyển đến đối với nguyên tăc thanh toán trƣớc kiểm soát sau, đối với nguyên tác kiểm soát trƣớc , thanh toán sau là 02 ngày làm việc
3.2.2. Nguyên tắc kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN quận Thanh Xuân Thanh Xuân
3.2.2.1 Thanh toán trước, kiểm sốt sau đối với cơng việc, hợp đồng thanh tốn nhiều lần( trừ lần cuối cùng)
Kiểm soát trước:
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN hồn thành thủ tục thanh tốn vốn, chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng :
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tƣ thực hiện:
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định ( thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng.
Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đê nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán đƣợc duyệt.
Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng đấu thầu: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần thu hồi (nếu có).
Kiểm sốt sau:
Căn cứ vào hồ sơ đã nhận, trong thời hạn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm sốt lại hồ sơ thanh tốn, trong đó ngồi việc kiểm tra hồ sơ, tài liệu đề nghị nhƣ nội dung của trình tự Thanh tốn trước, cán bộ kiểm sốt chi cần tập trung kiểm soát các vấn đề sau:
- Kế hoạch vốn năm của dự án
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định( thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: kiểm tra khối lƣợng cơng việc hồn thành ghi tại bảng xác định giá trị khối lƣợng cơng việc hồn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lƣợng cơng việc phát sinh ngồi hợp đồng đề nghị thanh tốn, để đảm bảo giá trị khối lƣợng hồn thành đƣợc thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt (trƣờng hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với công việc thực hiện không thơng qua hợp đồng: kiểm tra khối lƣợng hồn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ để đảm bảo khối lƣợng hồn thành đƣợc thanh tốn theo dự toán đƣợc duyệt.
- Trƣờng hợp sau khi kiểm sốt, số vốn chấp nhận thanh tốn có sự chênh lệch với số vốn đã thanh tốn cho chủ đầu tƣ thì trừ vào những lần thanh toán tiếp theo.
3.2.2.2 Kiểm soát trước, thanh tốn sau đối với cơng việc, hợp đồng thanh tốn 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của cơng việc, hợp đồng thanh tốn nhiều lần.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN hồn thành thủ tục thanh tốn vốn, chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng theo nguyên tắc kiểm sốt trƣớc, thanh tốn sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu( bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách.
- Kiểm tra nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn và kế hoạch vốn năm của dự án.
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định ( thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác)
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại bảng xác định giá trị khối lƣợng cơng việc hồn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị cơng việc phát sinh ngồi hợp đồng đề nghị thanh toán để đảm bảo giá trị khối lƣợng hồn thành đƣợc thanh tốn theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt( trƣờng hợp chỉ định thầu và và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hồn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh tốn vốn đầu tƣ để đảm bảo khối lƣợng hồn thành đƣợc thanh tốn theo dự tốn đƣợc duyệt.
- Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần thu hồi( nếu có); tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng.
3.2.3. Nội dung kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB qua KBNN quận Thanh Xuân
Nội dung kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB được thực hiện theo mục II,
phần II quyết định 282/Q Đ – KBNN ngày 20/4/2012: 3.2.3.1 Tài liệu làm căn cứ kiểm soát chi:
Tài liệu do chủ đầu tƣ gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trƣờng hợp có bổ sung, điều chỉnh:
- Tài liệu để mở tài khoản
Đối với dự án vốn trong nước:
- Dự án đầu tƣ xây dựng cơng trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh