3.2.1. Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên ngân hàng
Các chính sách quản trị nhân lực cần hướng tới mục tiêu xây dựng nguồn nhân lực có chất lượng cao, đạo đức nghề nghiệp tốt.
Tất cả cán bộ bao gồm cả cán bộ giao dịch, quản lý, cung cấp sản phẩm trực tiếp cho khách hàng và cán bộ chuyên trách thực hiện công tác QTRRHĐ phải tham dự qua các khóa đào tạo và trải qua các bài sát hạch cơ bản về phòng chống RRHĐ hàng năm.
Các cán bộ mới được tuyển dụng phải tham dự các khóa đào tạo cơ bản về phịng chống RRHĐ trong vòng 3 tháng ngay sau khi tuyển dụng.
Nội dung của khóa đào tạo cơ bản và chuyên sâu về các yêu cầu quy định nội bộ, chính sách, thủ tục, quy trình hiện hành và mới được cập nhật, phù hợp với trách nhiệm cụ thể của cán bộ được đào tạo sẽ do Phịng QLRRHĐ tại Trụ sở chính xây dựng, Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc phân công nhiệm vụ hoặc Ban rủi ro phê duyệt theo định kỳ hoặc đột xuất.
3.2.2. Hồn thiện quy trình thanh tốn quốc tế của ngân hàng
Các quy trình nghiệp vụ cần được rà sốt thường xun, hồn thiện hóa, tránh quá cứng nhắc và có lỗ hổng.
Vì NHCT áp dụng mơ hình quản lý và tổ chức vận hành hoạt động TTQT tập trung tại Trung tâm Tài trợ Thương mại nên cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa Chinh nhánh và Trung tâm giúp tăng hiệu quả thực hiện giao dịch, giảm thiểu RRHĐ phát sinh do sự không ăn ý trong nghiệp vụ giữa các chinh nhánh và Trung tâm.
Nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm toán nội bộ. Định kỳ, kiểm toán nội bộ đánh giá hoạt động TTQT, tập trung vào RRHĐ, từ đó đưa ra các khuyến nghị để cấp quản lý rà soát, xác định và giải quyết. Yêu cầu bộ phận kiểm tốn nội bộ phải có hiểu biết tồn diện về toàn bộ hoạt động TTQT, các vấn đề pháp lý và quy định.
3.2.3. Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của ngân hàng
Hệ thống công nghệ thông tin và vận hành cần được bảo dưỡng và cập nhật thường xuyên nhằm đảm bảo an tồn thơng tin cho ngân hàng cũng như khách hàng, giảm độ trễ thực hiện giao dịch. Đồng thời cần có những khóa học cho cán bộ TTQT mỗi khi có sự thay đổi lớn về cơng nghệ áp dụng trong ngân hàng.
3.2.4. Xây dựng kịch bản rủi ro hoạt động có nguyên nhân khách quan
Xây dựng các phương án, đưa ra tình huống để sẵn sàng đối phó cũng như khắc phục kịp thời hậu quả do các lỗi truyền thông, thiên tai, hoả hoạn gây ra RRHĐ trong TTQT. Một công cụ thường được sử dụng trong QTRRHĐ là phân tích kịch bản. Lợi ích của phân tích kịch bản là hỗ trợ ban lãnh đạo rút ra những thông tin cần thiết cho hoạt động điều hành, khơng ngừng cải thiện quy trình QLRRHĐ, thực hiện giám sát rủi ro chủ động để bổ sung cho việc phân tích dữ liệu tổn thất sau này. Để xác định kịch bản, cần lưu ý các điều kiện tiên quyết: Những gì xảy ra gần đây? Những gì có thể xảy ra trong điều kiện hiện tại, những gì có thể xảy ra sắp tới? Xác suất ước tính là bao nhiêu? Tổn thất dễ xảy ra nhất là gì? Những rủi ro nào cần tính đến trong trường hợp xấu nhất? Các biện pháp để giảm các rủi ro này?... Với các kịch bản lựa chọn, ngân hàng ước tính RRHĐ trên cơ sở tồn bộ hoạt động kinh doanh của toàn bộ phận, đồng thời rà sốt mức độ mà các tổn thất lớn có thể xảy ra. Dựa vào đó, sẽ tính tốn hay điều chỉnh giá trị rủi ro, phân bổ vốn dự phịng RRHĐ theo phương pháp thích hợp được hướng dẫn trong Basel II và lựa chọn biện pháp khắc phục
3.2.5. Hợp tác với các Định chế tài chính trong và ngồi nước
NHCT nên tham gia các tổ chức quốc tế về TTQT, tăng cường đối thoại với ngân hàng bạn, sẵn sàng hợp tác, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm QTRRHĐ và thông tin tổn thất để có thể cùng tìm biện pháp phịng chống rủi ro hiệu quả cũng như tiếp thu được những kinh nghiệm quý báu, thông tin quan trọng về thị trường nước ngồi.
3.2.6. Giải pháp cho từng phương thức thanh tốn quốc tế
3.2.6.1. Phương thức chuyển tiền
- Khi thiết lập mối quan hệ và xử lý giao dịch chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng, chi nhánh phải tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng (đặc biệt là khách hàng mới) bằng việc kiểm tra bề mặt chứng từ, qua thực tế hoặc qua internet. Nếu kết quả kiểm tra cho thấy khách hàng thực hiện các giao dịch liên quan tới các nước cấm vận, chi nhánh báo cáo tới Ban lãnh đạo NHCT thông qua Phịng QLRRHĐ và thơng báo cho Trung tâm TTTM để được hướng dẫn xử lý.
- Khi tiếp nhận yêu cầu chuyển tiền, chinh nhánh phải thực hiện rà sốt, kiểm tra thơng tin trên tất cả chứng từ đảm bảo đầy đủ, chính xác, tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam và khơng vi phạm chương trình cấm vận quốc tế:
o Kiểm tra và xác thực các chứng từ: Hợp đồng thương mại, hóa đơn, vận
đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, tờ khai hải quan,...
o Kiểm tra nội dụng về chỉ dẫn thanh tốn và các thơng tin khác trên chứng từ
nhằm đảm bảo tính logic, hợp lý, trùng khớp về thơng tin. Nếu phát hiện thông tin khơng trùng khớp hoặc có sự thay đổi trong lịch sử giao dịch thì chi nhánh yêu cầu khách hàng giải trình lý do thay đổi, xuất trình chứng từ liên quan nhằm đảm bảo sự thay đổi là hợp lý, hợp lệ.
o Kiểm tra cấm vận: đối chiếu thông tin giao dịch trên các chứng từ với các
chương trình cấn vận quốc tế
- Chi nhánh fax hoặc scan chứng từ giao dịch về Phòng chuyển tiền - Trung tâm TTTM và đợ thông báo trước khi thực hiện giao dịch trong các trường hợp:
o Giao dịch chuyển tiền ngoại tệ có giá trị trên 100.000 USD
o Giao dịch chuyển tiền ngoại tệ với bất kỳ mức giá trị nào mà sau khi kiểm
tra chứng từ/kiểm tra cấm vận, phát hiện có thơng tin của giao dịch (các bên liên quan, nguồn gốc hàng hóa, hành trình của hàng hóa) nằm trong các danh sách cấm vận.
- Đối với những giao dịch chuyển tiền có hợp đồng ký qua email, fax và có thơng báo thay đổi chỉ thị thanh toán so với hợp đồng gốc, chinh nhánh cần yêu cầu khách hàng liên hệ bằng điện thoại trực tiếp với đối tác của mình để xác nhận lại tính chính xác của chỉ dẫn thanh tốn trước khi lập điện chuyển tiền thanh toán.
3.2.6.2. Phương thức nhờ thu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
a. NHCT là NHNT:
- Tư vấn cho khách hàng nên sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ và vận đơn được lập theo lệnh của NHTH và được gửi trọn bộ bản gốc vận đơn chính qua ngân hàng.
- Xác định danh tính, uy tín nhà nhập khẩu; kiểm tra, xác minh tên, địa chỉ và các thơng tin khác của NHTH một cách chính xác.
- Yêu cầu khách hàng cam kết không thay đổi nội dung về tài khoản chuyền tiền thanh toán tại chi nhánh trên hợp đồng ngoại thương và các văn bản liên quan.
- Sử dụng phần mềm theo dõi lịch sử giao dịch khách hàng để theo dõi việc thay đổi hình thức thanh tốn.
- Trường hợp chiết khấu tồn bộ giá trị lơ hàng, u cầu khách hàng cam kết giữa hai bên mua bán chưa thực hiện ứng trước. Nếu khách hàng vi phạm cam kết, khách hàng phải hồn trả tồn bộ gốc, lãi, phí phát sinh và chi nhánh được quyền áp dụng các chế tài đối với khách hàng.
b. NHCT là NHTH:
- Kiểm tra ngay khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu xem có phải do người xuất khẩu trực tiếp gửi hay khơng. Nếu khơng có sự thỏa thuận trước thì khơng nhận chứng từ do người xuất khẩu gửi trực tiếp đến. Đồng thời kiểm tra ngay số lượng chứng từ được liệt kê với chứng từ thực nhận và có đủ bản gốc chứng từ vận tải khơng để thơng báo ngay cho người nhập khẩu chọn phương án xử lý là trả ngay hay tra soát ngân hàng chuyển chứng từ.
- Đối với nhờ thu kèm chứng từ, khi giao bộ chứng từ nhờ thu cho người nhập khẩu đi nhận hàng, yêu cầu cán bộ ngân hàng xem xét kỹ chữ ký và mẫu dấu đã đăng ký theo lệnh thanh tốn của người nhập khẩu xuất trình, đồng thời có những biện pháp đảm bảo đủ tài sản để thanh tốn cho nước ngồi nếu là thanh tốn trả ngay (hoặc thực hiện ngay việc ký quỹ hay đảm bảo thanh toán bằng tiền vay dựa trên giấy nhận nợ của khách hàng). Nếu là thanh tốn trả sau thì tại thời điểm người nhập khẩu chấp nhận hối phiếu để lấy bộ chứng từ đi nhận hàng thì ngân hàng cũng đã kiểm tra kỹ mẫu dấu và chữ ký.
3.2.6.3. Phương thức tín dụng chứng từ
a. NHCT là NHPH:
- Khi tiếp nhận đơn xin mở L/C của khách hàng, phải thẩm định chặt chẽ như việc cấp tín dụng cho khách hàng, đồng thời xem xét rất kỹ các điều kiện và điều khoản của L/C có bất lợi và rủi ro gì cho ngân hàng và khách hàng hay không.
- Nếu L/C đi kèm với một bảo lãnh thực hiện hợp đồng thì L/C và bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải có giá trị song hành.
- Để hạn chế việc chứng từ đến trước hàng hóa, cần tính tốn khoảng thời gian vận chuyển hàng trên đường theo thông lệ, thời gian chuẩn bị chứng từ của bên bán và thời gian làm việc của NHĐCĐ, thời gian gửi chứng từ để xuát định thời gian xuất trình chứng từ một cách chính xác.
- Ln u cầu hàng hóa được mua bảo hiểm, giá trị bảo hiểm tối thiểu là 110% giá CIF/CIP.
- Tuyệt đối khơng được thanh tốn chứng từ nếu thanh tốn L/C nếu chứng từ xuất trình thiếu bản gốc vận đơn bản chính hoặc khơng có biên lai giao nhận hàng hoá đã được ký giữa hai bên mua bán. Ngoại trừ trường hợp đặc biệt là trong nhập khẩu xăng dầu, thanh tốn chỉ dựa trên cam kết bồi hồn của người thụ hưởng L/C được sự chấp nhận của NHCT bằng văn bản.
- Đối với những bộ chứng từ địi tiền có số lượng chứng từ nhiều, cần kiểm tra kỹ về số tiền trên các hố đơn với số tiền địi thanh toán. Kiểm tra bộ chứng từ thấy phát hiện điều gì bất thường phải điện báo ngay cho ngân hàng nước ngoài biết NHCT khơng chấp nhận thanh tốn các trường hợp này cho dù người nhập khẩu chấp nhận và thanh toán bằng tiền của người nhập khẩu.
- Trước khi ký hậu vận đơn hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng trong L/C trả ngay, khách hàng phải làm giấy nhận nợ (L/C thanh toán bằng vốn vay của NHCT) hoặc lệnh chi (L/C thanh toán bằng vốn tự có của khách hàng) số tiền tương đương với giá trị lơ hàng. Cịn đối với L/C trả chậm, yêu cầu khách hàng có tài sản đảm bảo và/hoặc ký giấy nhận nợ.
b. NHCT là NHTB/NHĐCĐ:
- Tư vấn cho khách hàng nên yêu cầu L/C phải được phát hành bởi NHPH uy tín, nên là ngân hàng có quan hệ đại lý với NHCT. Nếu nước nhập khẩu có rủi ro cao nên yêu cầu thêm xác nhận L/C của NHXN.
- Nghiên cứu tình hình kinh tế chính trị của nước nhập khẩu để quyết định chiết khấu bộ chứng từ. Không chiết khấu với bộ chứng từ có rủi ro cao, nước nhập khẩu có tình hình chính trị khơng ổn định, nằm tronh danh sách cấm vận.
- Lưu ý các giao dịch qua nhiều trung gian ở các quốc gia khác nhau, đặc biệt là đối tác mới.
- Trường hợp khách hàng yêu cầu chiết khấu bộ chứng từ, yêu cầu khách hàng cam kết trên hợp đồng chiết khấu rằng bộ chứng từ là hợp lệ, hợp pháp được lập trên cơ sở giao dịch xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ có thực giữa khách hàng với bên nhập khẩu nước ngoài và hoàn trả lại cho NHCT số tiền chiết khấu, lãi, phí nếu khơng được ngân hàng nước ngồi thanh tốn đầy đủ.