1.3. Cỏc chức năng cơ bản của quản trị nhõn lực.
Hoạt động sản xuất - kinh doanh ngày nay đặt ra cho quản trị nhõn lực rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Bao gồm từ việc đối phú với những thay đổi
của mụi trƣờng kinh doanh, những biến động khụng ngừng của thị trƣờng lao động hay những thay đổi của phỏp luật về lao động…
Tuy nhiờn, cú thể phõn chia cỏc hoạt động chủ yếu của quản trị nhõn lực theo 3 nhúm chức năng chủ yếu sau:
1.3.1. Nhúm chức năng thu hỳt nguồn nhõn lực.
Bao gồm cỏc hoạt động đảm bảo cho tổ chức cú đủ nhõn viờn về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng. Muốn vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực; phõn tớch, thiết kế cụng việc; biờn chế nhõn lực; tuyển mộ, tuyển chọn, bố trớ nhõn lực.
- Kế hoạch hoỏ nhõn lực: là quỏ trỡnh đỏnh giỏ nhu cầu của tổ chức về nguồn nhõn lực phự hợp với mục tiờu chiến lƣợc, cỏc kế hoạch của tổ chức và xõy dựng cỏc giải phỏp nhằm đỏp ứng nhu cầu đú.
- Thiết kế và phõn tớch cụng việc: là quỏ trỡnh xỏc định, xem xột, khảo sỏt những nhiệm vụ và những hành vi liờn quan đến một cụng việc cụ thể. Thiết kế và phõn tớch cụng việc thƣờng đƣợc sử dụng để xõy dựng chức năng, nhiệm vụ và yờu cầu về trỡnh độ kỹ thuật của cụng việc, làm cơ sở cho cụng tỏc tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thự lao…
- Biờn chế nhõn lực: là quỏ trỡnh thu hỳt ngƣời cú trỡnh độ vào tổ chức, lựa chọn ngƣời cú khả năng đỏp ứng yờu cầu cụng việc trong những ứng viờn xin việc, rồi sắp xếp hợp lý (đỳng việc, đỳng thời điểm) nhõn viờn vào cỏc vị trớ khỏc nhau trong tổ chức.
1.3.2. Nhúm chức năng đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực.
Nhúm chức năng này chỳ trọng cỏc hoạt động nhằm năng cao năng lực của nhõn viờn, đảm bảo cho nhõn viờn trong tổ chức cú cỏc kỹ năng, trỡnh độ lành nghề cần thiết để hoàn thành cụng việc đƣợc giao và tạo điều kiện cho nhõn viờn phỏt triển đƣợc tối đa cỏc năng lực cỏ nhõn. Nhúm chức năng này cú cỏc hoạt động nhƣ:
- Hƣớng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho cụng nhõn.
- Bồi dƣỡng, nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ, kỹ thuật cụng nghệ cho cỏn bộ chuyờn mụn.
- Cập nhật phƣơng phỏp quản lý mới, hiện đại cho cỏn bộ quản lý.
1.3.3. Nhúm chức năng duy trỡ nguồn nhõn lực.
Nhúm này nhằm kớch thớch, động viờn nhõn viờn; duy trỡ và sử dụng cú hiệu quả nguồn nhõn lực trong tổ chức. Nhúm chức năng này bao gồm 3 hoạt động: đỏnh giỏ thực hiện cụng việc và thự lao lao động, duy trỡ và phỏt triển cỏc mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.
Thụng qua hệ thống thự lao lao động và phỳc lợi, một mặt thỳc đẩy nhõn viờn làm việc hăng say, tận tỡnh, cú ý thức trỏch nhiệm. Mặt khỏc, đõy là những biện phỏp hữu hiệu để thu hỳt và duy trỡ đƣợc đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp.
Những cụng việc chủ yếu của hoạt động này là:
- Đỏnh giỏ sự thực hiện cụng việc của nhõn viờn. - Xõy dựng và quản lý hệ thống thự lao lao động.
- Thiết lập và ỏp dụng cỏc chớnh sỏch, phỳc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xó
hội…
Duy trỡ, phỏt triển cỏc mối quan hệ lao động tốt đẹp vừa tạo ra bầu khụng khớ tõm lý xó hội tập thể lành mạnh, vừa giỳp cho nhõn viờn thoả món với cụng việc của mỡnh.
Hoạt động này bao gồm cỏc cụng việc:
- Ký kết hợp đồng lao động, thoả ƣớc lao động tập thể. - Giải quyết cỏc tranh chấp, bất bỡnh và kỷ luật lao động. - Cải thiện điều kiện làm việc.
- Chăm súc y tế, bảo hiểm và an toàn lao động.
Ba nhúm chức năng cơ bản của quản trị nhõn lực cú tầm quan trọng nhƣ nhau, cú mối quan hệ chặt chẽ và ảnh hƣởng trực tiếp lẫn nhau, phục vụ
1.4. Nhiệm vụ của quản trị nhõn lực.
Quản trị nhõn lực giữ vai trũ quan trọng trong mọi hoạt động của đời sống xó hội. Nếu thiếu sự hoạt động của cụng tỏc quản trị nhõn lực thỡ tổ chức đú sẽ khụng đem lại hiệu quả. Quản trị nhõn lực là nguyờn nhõn thành cụng hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động khỏc trong đời sống xó hội, nú là trung tõm trong chiến lƣợc phỏt triển nguồn nhõn lực.
Đồng thời, quản trị nhõn lực cú nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi của chủ thể quản trị nhõn lực: ở tầm vĩ mụ là Nhà nƣớc và cỏc tổ chức quản lý xó hội; ở tầm vi mụ là cỏc cơ quan, xớ nghiệp, doanh nghiệp…
Do vậy, nhiệm vụ của quản trị nhõn lực cú thể đƣợc khỏi quỏt qua 4 nội dung cơ bản sau:
1.4.1. Nhiệm vụ chớnh sỏch.
Quản trị nhõn lực giữ vai trũ chủ yếu trong việc thiết lập hoặc tham gia thiết lập cỏc chớnh sỏch nguồn nhõn lực nhƣ: xõy dựng nội quy, quy chế, quy định, chớnh sỏch cú liờn quan đến nhõn sự. Ngày nay, càng cú khuynh hƣớng giao cho bộ phận quản trị nhõn lực đề ra chớnh sỏch hoặc cố vấn cho lónh đạo cấp cao đề ra chớnh sỏch liờn quan đến nguồn nhõn lực trong toàn cơ quan.
1.4.2. Nhiệm vụ dịch vụ.
Quản trị nhõn lực cú nhiệm vụ cung cấp cỏc dịch vụ nhƣ tuyển dụng, đào tạo và phỳc lợi cho cỏc bộ phận khỏc. Chẳng hạn nhƣ bộ phận nhõn sự giỳp đỡ cỏc bộ phận khỏc trọng việc tuyển mộ, trắc nghiệm và tuyển chọn nhõn viờn vỡ đõy là lĩnh vực chuyờn mụn cú tớnh cỏch chuyờn nghiệp, nờn bộ phận nhõn sự thực hiện hay cố vấn hoặc đảm nhiệm phần lớn cụng việc đú cú hiệu quả hơn là cỏc bộ phận khỏc tự đảm nhiệm. Ít cú trƣờng hợp cỏc bộ phận khỏc đảm nhiệm cỏc cụng việc này từ A đến Z mà khụng tham khảo ý kiến bộ phận nhõn sự cung cấp cỏc dịch vụ liờn quan đến thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhõn viờn. Việc quyết định chọn lựa ai vào làm việc là do trƣởng bộ phận đú quyết định, bởi vỡ khụng ai cú khả năng đỏnh giỏ cỏc ứng cử viờn về
mặt chuyờn mụn bằng trƣởng bộ phận đú. Ngoài ra, chớnh cỏc nhõn viờn mới tuyển này sẽ làm việc trực tiếp với trƣởng bộ phận chuyờn mụn. Ngoài khả năng chuyờn mụn ra, nhõn viờn mới này cần phải cú một số đức tớnh để cú thể hội nhập vào tập thể mới. Ở Việt Nam, hầu nhƣ trƣởng phũng tổ chức và giỏm đốc quyết định hoàn toàn, trƣởng cỏc bộ phận khỏc chỉ cú tiếng núi yếu ớt.
Bộ phận quản trị nhõn lực cũng quan tõm đến cỏc chƣơng trỡnh lƣơng hƣu, lƣơng bổng, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế. Bộ phận này lƣu trữ và bảo quản cỏc hồ sơ nhõn viờn cú hiệu quả. Đõy là một chức năng hành chớnh giỳp cho tất cả cỏc bộ phận khỏc trong toàn cụng ty, chẳng hạn nhƣ cỏc hồ sơ về vắng mặt, y tế, kỷ luật và đỏnh giỏ hoàn thành cụng tỏc.
1.4.3. Nhiệm vụ tư vấn.
Quản trị nhõn lực cú nhịờm vụ tƣ vấn và cố vấn cho cỏc cấp quản trị khỏc: đề xuất cỏc giải phỏp giỳp cỏc bộ phận khỏc trong doanh nghiệp khắc phục, giảm thiểu khú khăn liờn quan đến nhõn sự. Chẳng hạn nhƣ một bộ phận nào đú cú thể cú vấn đề ngƣời lao động bỏ việc, bộ phận khỏc cú tỷ lệ số ngƣời vắng mặt cao, bộ phận khỏc gặp cỏc vấn đề khú khăn liờn quan đến sự kiện ngƣời lao động phản đối hay than phiền về giờ phụ trội. Thậm chớ, cỏc bộ phận khỏc cú thể cú cỏc vấn đề khú khăn về an toàn lao động và y tế hoặc vấn đề kỷ luật. Trong tất cả cỏc vấn đề này cũng nhƣ cỏc vấn đề khỏc, giỏm đốc (ngƣời quản trị nhõn lực) và nhõn viờn tổ chức cỏn bộ phải nắm vững chớnh sỏch cỏn bộ của cụng ty và theo khả năng chuyờn mụn của mỡnh, họ cú thể đảm nhận giải quyết cỏc vấn đề khú khăn đú qua chƣơng trỡnh cụ thể và thớch ứng với tớnh cỏch cố vấn.
Do đú, ngƣời ta đo lƣờng khả năng của bộ phận quản trị nhõn lực qua khả năng đƣa ra cỏc lời khuyờn hoặc khuyến cỏo thớch hợp với vấn đề nảy sinh một cỏch cú hiệu quả.
1.4.4. Nhiệm vụ kiểm tra.
Bộ phận quản trị nhõn lực đảm nhận cỏc chức năng kiểm tra bằng cỏch giỏm sỏt cỏc bộ phận khỏc cú đảm bảo thực hiện cỏc chớnh sỏch, cỏc chƣơng trỡnh thuộc về nhõn lực đó đề ra hay khụng. Chẳng hạn, nếu chớnh sỏch của cụng ty là hàng năm tất cả cỏc nhõn viờn lĩnh lƣơng thỏng đều đƣợc cỏc bộ phận đỏnh giỏ thành tớch cụng tỏc, nếu một bộ phận nào đú khụng nộp bản tƣờng trỡnh đỏnh giỏ này cho bộ phận nhõn sự thỡ bộ phận đú sẽ bị khuyến cỏo ngay. Việc theo dừi này nhằm đảm bảo rằng hoạt động đỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn thực hiện theo chớnh sỏch và theo thực tế của cụng ty một cỏch nghiờm tỳc.
Một loại kiểm tra thụng thƣờng khỏc, đú là kiểm tra cỏc thủ tục. Kiểm tra thủ tục xem cỏc bộ phận khỏc đỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn đú đỳng khụng hay cú bỏ sút một phần thành tớch nào đú khụng. Ngoài ra, cũn một loại kiểm tra khỏc đƣợc gọi là kiểm tra mức độ. Bộ phận nhõn viờn phải đo lƣờng đỏnh giỏ phõn tớch cỏc đơn khiếu nại, cỏc tai nạn lao động, cỏc hạn kỳ chấm dứt hợp đồng lao động, lý do vắng mặt của nhõn viờn và cỏc biện phỏp kỷ luật. Phải thỳc đẩy cỏc bộ phận khỏc quản trị nhõn lực một cỏch cú hiệu quả hơn. Cỏc cuộc kiểm tra phải đƣợc viết thành bản tƣờng trỡnh và khụng những gửi cho bộ phận liờn hệ, mà cũn gửi cho cấp quản trị cấp cao.
1.5. Cỏc nhõn tố ảnh hƣởng và sự cần thiết của việc hoàn thiện cụng tỏc quản trị nhõn lực.
1.5.1. Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến quản trị nhõn lực.
1.5.1.1. Nhõn tố mụi trường kinh doanh.
Mụi trường bờn ngoài doanh nghiệp: ảnh hƣởng đến cỏc hoạt
động của doanh nghiệp, sau khi nghiờn cứu kỹ mụi trƣờng bờn ngoài doanh nghiệp sẽ đề ra sứ mạng mục tiờu của mỡnh.
- Khung cảnh kinh tế: Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hƣởng
bất ổn cú chiều hƣớng đi xuống, sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến cỏc chớnh sỏch về nhõn lực của doanh nghiệp. Doanh nghiệp một mặt phải duy trỡ cỏc lao động cú tay nghề, mặt khỏc phải giảm chi phớ lao động, doanh nghiệp phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhõn viờn tạm nghỉ việc hoặc giảm phỳc lợi.
- Dõn số, lực lượng lao động: Tỷ lệ dõn số phỏt triển nhanh và lớn hơn
tỷ lệ phỏt triển kinh tế, lực lƣợng lao động hàng năm cần việc làm cao thỡ doanh nghiệp cú nhiều cơ hội lựa chọn lao động cú chất lƣợng.
- Văn hoỏ - xó hội: Một nền văn hoỏ cú nhiều đẳng cấp, nhiều nấc
thang giỏ trị khụng theo kịp với đà phỏt triển của thời đại rừ ràng nú kỡm hóm, khụng cung cấp nhõn tài cho doanh nghiệp. Điều này đi đến hậu quả là bầu khụng khớ văn hoỏ trong doanh nghiệp bị ảnh hƣởng.
- Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trƣờng, nhà quản trị khụng
phải chỉ cạnh tranh về sản phẩm mà cũn cạnh tranh về nhõn sự. Nhõn sự là cốt lừi của hoạt động quản trị. Để tồn tại và phỏt triển, khụng cú con đƣờng nào bằng con đƣờng quản trị nhõn sự một cỏch cú hiệu quả. Nhõn sự là tài nguyờn quý giỏ nhất, vỡ vậy doanh nghiệp phải lo giữ gỡn, duy trỡ và phỏt triển. Để thực hiện đƣợc điều này, cỏc doanh nghiệp phải cú chớnh sỏch nhõn sự hợp lý, phải biết lónh đạo, động viờn, khen thƣởng hợp lý tạo ra một bầu khụng khớ gắn bú trong doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũn phải cú một chế độ lƣơng bổng đủ để giữ nhõn viờn làm việc với mỡnh, cải thiện mụi trƣờng làm việc và cải thiện phỳc lợi. Nếu doanh nghiệp khụng thực hiện tốt chớnh sỏch nhõn sự thỡ đối thủ cạnh tranh sẽ lợi dụng để lụi kộo những ngƣời cú trỡnh độ, doanh nghiệp sẽ mất dần nhõn tài. Sự ra đi của nhõn viờn khụng thuần tuý chỉ là vấn đề lƣơng bổng mà là sự tổng hợp của nhiều vấn đề.
- Khoa học - kỹ thuật: Cỏc nhà quản trị phải đào tạo nhõn viờn của
mỡnh theo kịp với đà phỏt triển của khoa học - kỹ thuật. Khi khoa học - kỹ thuật thay đổi, một số cụng việc hoặc một số kỹ năng khụng cũn cần thiết
nữa, do đú, doanh nghiệp phải đào tạo lại lực lƣợng lao động của mỡnh. Sự thay đổi về khoa học đồng nghĩa với việc là cần ớt ngƣời hơn nhƣng vẫn phải sản xuất ra số lƣợng sản phẩm tƣơng tự nhƣ trƣớc nhƣng cú chất lƣợng hơn. Điều này cú nghĩa là nhà quản trị phải sắp xếp lực lƣợng lao động dƣ thừa.
- Khỏch hàng: Là mục tiờu của mọi doanh nghiệp. Khỏch hàng mua sản
phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp là một phần của mụi trƣờng bờn ngoài. Doanh số là một yếu tố tối quan trọng đối với sự sống cũn của một doanh nghiệp. Do vậy, cỏc nhà quản trị phải đảm bảo đƣợc rằng nhõn viờn của mỡnh sẽ sản xuất ra cỏc sản phẩm phự hợp với thị hiếu của khỏch hàng. Nhà quản trị phải làm cho nhõn viờn của mỡnh hiểu là khụng cú khỏch hàng thỡ khụng cú doanh nghiệp và họ sẽ khụng cú cơ hội làm việc nữa. Họ phải hiểu rằng doanh thu của doanh nghiệp ảnh hƣởng đến tiền lƣơng của họ. Nhiệm vụ của quản trị nhõn sự là làm cho cỏc nhõn viờn hiểu đƣợc điều này.
Mụi trường bờn trong của doanh nghiệp:
- Sứ mạng, mục tiờu của doanh nghiệp: Đõy là một yếu tố thuộc mụi
trƣờng bờn trong của doanh nghiệp, ảnh hƣởng tới cỏc bộ phận chuyờn mụn khỏc nhau và cụ thể là bộ phận quản trị nhõn sự.
- Chớnh sỏch, chiến lược của doanh nghiệp: Một số chớnh sỏch ảnh
hƣởng tới quản trị nhõn sự: cung cấp cho nhõn viờn một nơi làm việc an toàn, khuyến khớch mọi ngƣời làm việc hết khả năng của mỡnh, trả lƣơng và đói ngộ khuyến khớch nhõn viờn làm việc với năng suất cao…
- Bầu khụng khớ, văn hoỏ của doanh nghiệp: Là một hệ thống cỏc giỏ
trị, niềm tin, cỏc chuẩn mực đƣợc chia sẻ, nú thống nhất cỏc thành viờn trong một tổ chức. Cỏc tổ chức thành cụng là cỏc tổ chức nuụi dƣỡng, khuyến khớch sự thớch ứng năng động, sỏng tạo.
Nhõn tố con ngƣời ở đõy chớnh là nhõn viờn làm việc trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, mỗi ngƣời lao động là một thế giới riờng biệt, họ khỏc nhau về năng lực quản trị, về nguyện vọng, về sở thớch… Vỡ vậy, họ cú những nhu cầu và ham muốn khỏc nhau. Quản trị nhõn sự phải nghiờn cứu kỹ vấn đề này để đề ra cỏc biện phỏp quản trị phự hợp nhất.
Cựng với sự phỏt triển của khoa học - kỹ thuật, trỡnh độ của ngƣời lao động cũng đƣợc nõng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hƣởng tới cỏch nhỡn nhận của họ với cụng việc, nú cũng làm thay đổi những đũi hỏi, thoả món, hài lũng với cụng việc và phần thƣởng của họ.
Trải qua cỏc thời kỳ khỏc nhau thỡ nhu cầu, thị hiếu, sở thớch của mỗi cỏ nhõn cũng khỏc đi, điều này tỏc động rất lớn đến quản trị nhõn sự. Nhiệm vụ của cụng tỏc nhõn sự là phải nắm đƣợc những thay đổi này để sao cho ngƣời lao động cảm thấy thoả món, hài lũng, gắn bú với doanh nghiệp, bởi vỡ thành cụng của doanh nghiệp trờn thƣơng trƣờng phụ thuộc rất lớn vào con ngƣời xột về nhiều khớa cạnh khỏc nhau.