2.1.7.3 .Phân tích tình hình tài chính thơng qua các tỷ số tài chính
40 2.2.Thực trạng về cơng tác quản lý chất lượng sản phẩm cơng ty cổ phần
2.2.2. Cơng tác tổ chức thực hiện chất lượng
• Tài liệu hướng dẫn:
Hoạt động quản lý chất lượng địi hỏi một hệ thống các văn bản. Việc cơng bố chính sách, mục tiêu chất lượng, trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận các nhân trong tổ chức, phạm vi hệ thống quản lý chất lượng, các quy định, các quy trình, thủ tục hồ sơ,.. được ban hành và được kiểm tra chặt chẽ trong quá trình thực hiện.
Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của Cơng ty trong thời gian qua.
- Các quy trình được thực hiện theo sổ tay chất lượng của Cơng ty biên soạn, các phịng ban, các thành viên theo đĩ mà thực hiện.
- Các quy trình gia cơng và hướng dẫn cơng việc: quy định cách thức tiến hành gia cơng từng cơng đoạn từ việc xác định các yếu tố đầu vào cho đến khi hồn thiện
sản phẩm. Mỗi cơng đoạn cĩ một quy trình làm việc khác nhau, được soạn thảo thành văn bản phổ biến cho cơng nhân và dùng làm tài liệu bồi dưỡng, nâng cao tay nghề. Với từng mặt hàng, phịng Kỹ thuật sẽ thơng qua tổ trưởng sản xuất, cán bộ kỹ thuật hướng dẫn cụ thể quy trình thực hiện cho tồn bộ cơng nhân. Tùy từng mặt hàng cĩ các chi tiết phức tạp hay khơng mà phịng Kỹ thuật lập thành văn bản. - Việc thực hiện được quy định cụ thể ngay từ đầu vào và được phổ biến đinh
mức sử dung cơng cụ dụng cụ, nguyên phụ liệu.. ..
Tuy đã cĩ tài liệu cụ thể nhưng nhân viên trong Cơng ty khơng bám sát mà phần lớn chỉ dựa vào kinh nghiệm của mình để thực hiện. Các phịng ban chức năng chỉ xử lý những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ chuyên mơn của mình, chưa thể hiện sự quan tâm của họ đến vấn đề chất lượng của Cơng ty, chưa nhân thấy vai trị và trách nhiệm trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng, chưa thấy được mối liên hệ về thơng tin chất lượng giữa các phịng ban.
Thêm vào đĩ, cán bộ cơng nhân viên cịn thiếu tài liệu để làm việc, chưa cĩ thĩi quen tự kiểm tra và đánh giá chất lượng cơng việc, sản phẩm do họ trực tiếp làm ra. Bởi vì Cơng ty chưa hướng dẫn việc theo dõi các cơng cụ kiểm tra. Hầu hết, họ chỉ làm việc theo kinh nghiệm và kiểm tra bằng các phương tiện sẵn cĩ. Việc Cơng ty trả lương theo sản phẩm đã tác động đến các cơng nhân theo hướng chạy theo số lượng mà khơng quan tâm đến chất lượng sản phẩm.
Cơng việc được phân theo trách nhiệm của từng người trong hệ thống. Ngay từ khi mới được thành lập, lãnh đạo Cơng ty đã ban hành quy chế tổ chức Cơng ty, quy định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận, làm cơ sở cho cơng tác quản lý điều hành. Việc xác định trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân càng rõ ràng hơn khi áp dụng hệ thống ISO 9001:2000. Tuy nhiên mức độ phân định chưa cụ thể trong thực tế nên người lao động chưa nhận thức đầy đủ dẫn đến tình trạng khơng thống nhất trong hoạt động, dẫm chân nhau, đùn đẩy trách nhiệm giữa các phịng ban, bộ phận,.. ảnh hưởng tiêu cực đến các hoạt động sản xuất kinh doanh, kéo theo đĩ là chất lượng sản phẩm và hoạt động quản lý chất lượng đều đi xuống. Điển hình cho sự giảm sút này là doanh thu.
Bảng 2.12 : Những tiêu chí đánh giá chọn nhà cung ứng của Cơng ty
STT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TRỌNG SỐ
1 Khả năng đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và kỹ thuật sản phẩm, dịch vụ 0,3 2 Tài chính Giá cả Thanh tốn Hỗ trợ khác 0,2 0,2 0,03 0,02 3 Thời hạn thực hiện 0,1 4 Uy tín nhà cung ứng
HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc tế
Giải thưởng chất lượng cho sản phẩm, dịch vụ cung cấp
0,02 0,03 0,02 5 Giá trị mối quan hệ lâu dài trong cung cấp hàng đáp ứng
yêu cầu
0,02 6 Tính ổn định và thực hiện liên tục của việc cung ứng 0,02 7 Tính linh hoạt trong đáp ứng sự thay đổi yêu cầu 0.02 8 Khả năng giải quyết các vấn đề, thiệt hại xảy ra trong khi
vi phạm hợp đồng
0,02 (Nguồn:Phịng kế hoạch) Đây chính là việc làm đáng khích lệ của Cơng ty. Tuy nhiên, việc thu thập thơng tin về nhà cung ứng gặp rất nhiều khĩ khăn. Thơng tin khơng chính xác dẫn đến tình trạng chất lượng nguyên phụ liệu khơng như mong muốn.
- Việc nhập xuất vật tư, nguyên phụ liệu, thành phẩm, hàng hố chưa kịp thời, chưa chính xác làm cho q trình sản xuất bị gián đoạn.
• Khách hàng của Cơng ty
- Cơng ty đã xác định rõ ngay từ đầu.
+ Khách hàng là một yếu tố quan trọng quyết định đối với hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm của Cơng ty là tài sản vơ giá.
+ Khách hàng là người dẫn đường cho doanh nghiệp.
+ Sự thoả mãn của khách hàng là chìa khố của sự thành cơng.
Vì vậy, Cơng ty phải thường xuyên nghiên cứu, phân tích đặc điểm, nhu cầu của khách hàng mục tiêu.
- Khách hàng truyền thống của Cơng ty. + Cơng ty Vạn Tường Quân khu
+ Cơng ty xây lắp 96 binh đồn 11
+ Nhà máy A32- khơng quân, nhà máy ANHK ĐÀ Nẵng + Xí nghiệp thương mại
+ Xí nghiệp 1
Hằng năm, thơng qua phiếu thăm dị ý kiến khách hàng, Cơng ty thu thập ý kiến của khách hàng, từ đĩ lấy cơ sở cho việc đánh giá và hàon thiện chất lượng sản phẩm.
Bảng 2.13: Thơng tin về sự thoả mãn khách hàng qua 2 năm 2007 - 2008 STT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ/TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TỶ LỆ (%) 6/2007 TỶ LỆ(%) 6/2008 A CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM 1 2 3 4 Rất tốt Tốt Trung bình Xấu 67 33 33 67
B THỜI GIAN GIAO HÀNG
1 2 3 Đúng thời gian Chưa đúng hạn Thường xuyên trễ 100 33 67 C GIÁ CẢ 1 2 3 Cao Phù hợp Thấp 100 100 D BAO BÌ 1 2 3 Đẹp Trung bình Xấu 100 33 34 33. E PHONG CÁCH PHỤC VỤ 1 2 3 4 Rất tốt Tốt Trung bình Xấu 100 100 F TINH THẦN HỢP TÁC 1 2 3 4 Rất tốt Tốt Trung bình Chưa tốt 100 100 (Nguồn :Phịng kế hoạch)
Tuy mẫu phiếu cịn nhiều hạn chế như khơng cĩ sản phẩm cụ thể cũng như bao bì. Nhưng qua bảng đánh giá chất lượng tổng hợp của 2 năm 2007, 2008, ta nhận thấy hầu hết các chỉ tiêu đều giảm. Điều này phần nào nĩi lên chất lượng của Cơng ty cĩ chiều hướng giảm dần.
- Chất lượng sản phẩm: tỷ lệ chất lượng sản phẩm tốt và trung bình đổi
vị trí cho nhau theo chiều hướng tăng tỷ lệ trung bình, giảm tỷ lệ tốt vào năm 2008. + Nguyên nhân: Do các mặt hàng bị hạn chế ở các khâu: ủi, vệ sinh, mặt hàng V640 sau khi wash bị long màu. Cơng nhân mới, tay nghề cịn yếu. Mặt khác, nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm phần đơng cịn thiếu kinh nghiệm, khả năng kiểm tra chất lượng chưa cao, dẫn đến hàng kiểm bị sĩt nhiều.
+ Hành động khắc phục:Các mặt hàng khơng đạt, Cơng ty đã chủ động thương lượng với khách hàng cho tái chế, mọi chi phí Cơng ty chịu. Mặt khác, Cơng ty đã chỉ đạo phân xưởng triệu tập tất cả KCS nghiêm túc kiểm điểm nhân viên KCS cĩ liên quan đến chất lượng sản phẩm kém và đồng thời lưu ý rút ra kinh nghiệm. - Thời gian giao hàng:
Nguyên nhân giao hàng chưa đúng hạn chiếm 67% trong khi năm 2008 thời gian giao hàng đúng chiếm 100% là do năng suất khơng đạt với kế hoạch đề ra. Một nguyên nhân chính cũng là do cơng nghệ mới, cơng nhân tay nghề cịn kém, đội ngũ KCS thiếu kinh nghiệm, cịn nhiều sai sĩt dẫn đến tình trạng phải chế biến lại. - Bao bì: Bao bì xấu chiếm đến 33%, trung bình 34% tăng rất nhiều so với năm
2007 là do một số mặt hàng khơng kiểm tra đầu vào nên khơng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của khách hàng.
- Giá cả, phong cách phục vụ, tinh thần hợp tác:
Các chỉ tiêu này khách hàng tương đối hài lịng. Trên cơ sở đĩ, Cơng ty nên phát huy để ngày càng làm thoả mãn khách hàng tốt hơn.
Từ những nguyên nhân trên phần nào cũng nĩi lên được cơng tác quản lý chất lượng sản phẩm đang tồn tại một thực trạng yếu kém.
Tuy nhiên, Cơng ty đã chủ động tìm kiếm khách hàng tại miền Trung như URICA, hàng đồng phục thuế tại các tỉnh miền Trung và phối hợp với các xí nghiệp Thương mại, phịng Kinh doanh để triển khai đáp ứng các yêu cầu khách hàng NIKE, Mast, CCM về an tồn lao động, xuất xứ hàng hố để làm cơ sở triển khai, lơi kéo khách hàng.
Nhưng hạn chế mà Cơng ty cần khắc phục là giữa khách hàng và Cơng ty chưa cĩ được tiếng nĩi chung. Như khi khách hàng yêu cầu Cơng ty sửa chữa sai lệch thì việc này diễn ra cịn chậm do sự điều hành quản lý của Cơng ty chưa coi trọng
khách hàng, dễ dẫn đến tình trạng khách hàng yêu cầu sửa chữa lại rất nhiều, gây thiệt hại lớn, tăng chi phí, làm giảm uy tín của Cơng ty.