Chỉ số đỏnh giỏ Tỷ lệ Ghi chỳ
1. Tài chớnh
1.1. Theo yờu cầu HSMT 30% Thấp nhất
2. Năng lực nhà thầu 30%
2.1. Thời gian giao hàng 5%
2.2. Năm kinh nghiệm 5% từ 2 năm trở lờn - 5% 2.3. Hợp đồng tương tự trong 5 năm 5%
2.4. Qui cỏch đúng gúi 5%
2.5. Năng lực tài chớnh 5%
2.6. Bằng chứng chứng minh năng lực tài chớnh
5% Cỏc bỏo cỏo tài chớnh
3. Chất lượng sản phẩm 40%
3.1. Hồ sơ sản phẩm so với cỏc điều kiện trong hồ sơ mời thầu
15% Đỏp ứng hoàn toàn - 15% Trờn 80% của HSMT - 10% Từ 60-80% của HSMT - 7,5% Từ 30-60% của HSMT - 5% Từ 0-30% của HSMT - 0% 3.2. Cỏc chứng nhận về sản xuất 15% Đỏp ứng hoàn toàn - 15%
Trờn 80% của HSMT - 10% Từ 60-80% của HSMT - 7,5% Từ 30-60% của HSMT - 5% Từ 0-30% của HSMT - 0% 3.3. Cỏc chứng nhận về nhón hiệu 15% Đỏp ứng hồn toàn - 15%
Trờn 80% của HSMT - 10% Từ 60-80% của HSMT - 7,5% Từ 30-60% của HSMT - 5% Từ 0-30% của HSMT - 0%
110
Tại Bệnh viện Trung ương Quõn đội 108, cỏc hoạt động can thiệp đó hướng cỏc thành viờn của hội đồng thuốc và điều trị, hội đồng đấu thầu, lónh đạo khoa Dược đặc biệt là nhúm tư vấn giỳp hội đồng đấu thầu xõy dựng tiờu chớ chấm điểm kỹ thuật theo thang điểm 100.
Sau khi cú được sự thống nhất, nhúm tư vấn đó liệt kờ cỏc tiờu chớ cần xem xột, đỏnh giỏ trờn cơ sở qui định của thụng tư hướng dẫn. Hai nhúm tiờu chớ đó được ỏp dụng đú là nhúm tiờu chớ định tớnh và định lượng. Nhúm định tớnh được sử dụng để xem xột cỏc yờu cầu về tớnh hợp lệ của hồ sơ dự thầu và kinh nghiệm, năng lực nhà thầu. Nhúm định lượng được sử dụng để đỏnh giỏ về mặt kỹ thuật đối với nhà thầu và đối với từng sản phẩm thuốc. Với thang điểm tối đa là 100, tuỳ theo mức độ quan trọng của cỏc nội dung số điểm tối đa đó được chia cho cỏc tiờu chớ, trong đú, cú những tiờu chớ cú điểm tối đa cao như tiờu chuẩn nhà thầu, tớnh phỏp lý, nước sản xuất (ưu tiờn thuốc sản xuất trong nước) được tớnh 20 điểm, đồng thời, cú điểm thưởng, phạt do đỏnh giỏ từ phớa lõm sàng.
Kết quả cỏc giải phỏp can thiệp đó giỳp hội đồng đấu thầu ỏp dụng hệ thống tiờu chớ chấm thầu mới trờn cơ sở cụ thể hoỏ một số nội dung thành dạng điểm, cú thể định lượng được. Điều này làm cho hoạt động chấm thầu dễ dàng hơn, thể hiện rừ được mục tiờu của hoạt động đấu thầu tại Bệnh viện, xỏc định chớnh xỏc giỏ đỏnh giỏ của cỏc sản phẩm để xếp loại, từ đú nõng cao tớnh cụng khai, minh bạch trong đấu thầu. Thụng qua việc hoàn chỉnh cỏc tiờu chớ chấm thầu theo hướng lượng hoỏ được sẽ giỳp Bệnh viện xõy dựng phần mềm chấm thầu tự động trờn cơ sở cập nhật cỏc thụng tin cần thiết, phần mềm sẽ tự động dưa ra điểm đỏnh giỏ xếp hạng nhà thầu và lựa chọn cỏc sản phẩm. Điều này sẽ giỳp giảm tối đa thời gian chấm thầu, vốn là một cụng việc tốn rất nhiều thời gian của quỏ trỡnh đấu thầu tại cỏc bệnh viện. Đồng thời, việc tổng hợp kết quả mang tớnh khoa học, chớnh xỏc, khỏch quan.
4.3.3. Tỏc động của can thiệp đối với kế hoạch đặt hàng
Sau khi kết quả đấu thầu được phờ duyệt, giai đoạn tiếp theo là đặt mua thuốc để phục vụ nhu cầu của bệnh viện. Tuy nhiờn, kết quả đấu thầu là số lượng
111
thuốc dự kiến sử dụng cho cả năm và với số lượng lớn chủng loại thuốc tại bệnh viện (khoảng 1.200 tờn thương mại), đũi hỏi Bệnh viện cần cú kế hoạch đặt mua hợp lý vừa đảm bảo đủ thuốc phục vụ cấp cứu, điều trị và dự trữ đồng thời chi phớ tồn kho phải nhỏ nhất, phự hợp với diện tớch kho vốn cú hạn tại Bệnh viện.
Theo tổ chức MSH, quản lý tồn trữ đúng vai trũ là trỏi tim của chu trỡnh cung ứng thuốc, nú khụng đơn giản chỉ là hành động đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, cấp phỏt và đặt hàng lại. Nếu quản lý tồn trữ kộm sẽ dẫn tới lóng phớ kinh phớ, thất thoỏt thuốc và làm giảm chất lượng chăm súc bệnh nhõn [69]. Tổ chức này cũng đưa ra cỏc chỉ tiờu nhằm đỏnh giỏ hoạt động tồn trữ như: sự luõn chuyển tồn kho, hao hụt tồn kho, tỷ lệ hao phớ, chi phớ tồn kho trung bỡnh. Do vậy, trước khi đặt hàng cần phải cõn nhắc kỹ tới cỏc yếu tố trờn. Thụng thường, khi đặt hàng tuỳ thuộc vào kinh phớ hiện cú, giỏ sản phẩm và mức tiờu thụ trung bỡnh, bệnh viện cú thể đặt hàng đủ để sử dụng cho 1 thỏng, 3 thỏng hay nhiều hơn tuỳ chủng loại.
Trước can thiệp, Bệnh viện đó tớnh toỏn cỏc yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng, xỏc định số lượng hàng cần đặt, tuy nhiờn, điều đú mới chỉ mang tớnh ước lượng, chưa dựa theo cỏc phương phỏp tớnh toỏn khoa học. Nghiờn cứu đó sử dụng phương phỏp tớnh toỏn lượng đặt hàng dựa theo lượng tồn kho lớn nhất, nhỏ nhất của MSH để can thiệp vào khõu xõy dựng kế hoạch đặt hàng. Kết quả nghiờn cứu trờn 150 biệt dược thường sử dụng tại Bệnh viện cho thấy hoàn toàn cú thể ỏp dụng cụng thức tớnh toỏn để đặt hàng, tuy nhiờn, cần cú sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý vỡ việc tớnh toỏn theo cụng thức cho từng mặt hàng sẽ tốn nhiều thời gian, sẽ gõy rối bận trong hoạt động mua thuốc tại bệnh viện.
Nếu như trước can thiệp tỷ lệ sử dụng vượt kế hoạch ban đầu là 31,8% và sử dụng khụng hết số lượng kế hoạch là 68,2% trong đú tỷ lệ cỏc khoản vượt số lượng kế hoạch và sử dụng khụng hết số lượng với tỷ lệ trờn 20% khỏ cao tương ứng là 10,1% và 24,1%. Điều này cú nghĩa là cũn cú những khoản sử dụng nhiều cần đặt hàng sớm hơn chu kỳ, tiềm ẩn nguy cơ cú thể hết hàng trong kho và việc điều trị cho bệnh nhõn bị dỏn đoạn, đồng thời cú những khoản cũn tồn kho lớn
112
gõy tăng chi phớ bảo quản, gõy nguy cơ ứ đọng hàng trong kho dẫn đến tốc độ luõn chuyển giảm.
Sau can thiệp, tỷ lệ số khoản sử dụng kộm số lượng tăng lờn 90,4%, số khoản sử dụng vượt kế hoạch giảm xuống cũn 9,6%. Đặc biệt, số khoản sử dụng vượt kế hoạch với tỷ lệ trờn 20% giảm, chỉ cũn 4,0% và số khoản sử dụng chưa hết kế hoạch dưới 20% chiếm tỷ lệ lớn, ngược lại, số khoản sử dụng chưa hết kế hoạch trờn 40% giảm từ 13,7% xuống cũn 4,8%. Như vậy, đa phần cỏc khoản được can thiệp đó làm tăng tớnh sẵn cú của thuốc với tỷ lệ cỏc khoản cú chờnh lệch số lượng đặt hàng và thực tế sử dụng lớn hơn SMIN là 57,4% và nằm trong khoảng (SS; SMIN) là 22,7%.
4.3.4. Tỏc động can thiệp với quản lý kho theo đối tượng
Do đặc thự là bệnh viện Quõn đội, hai đối tượng bệnh nhõn chớnh bệnh viện thu dung và điều trị là bộ đội và bảo hiểm y tế. Để quản lý, cấp phỏt và thanh quyết toỏn thuốc sử dụng cho hai đối tượng bệnh nhõn này nhiều bệnh viện Quõn đội như Viện 103, Viện 175, Viện y học cổ truyền Quõn đội, … sử dụng hệ thống kho riờng. Việc sử dụng kho riờng cú ưu điểm là dễ quản lý, tỏch biệt rừ ràng được hai nguồn thuốc theo đối tượng tương ứng, cỏc chỉ số quản lý kho như xuất, nhập, tồn, thẻ kho, … phục vụ cho cỏc nhà quản lý luụn sẵn cú theo từng kho phục vụ tốt cho việc phõn tớch cỏc số liệu về sử dụng thuốc cho từng đối tượng bộ đội, bảo hiểm y tế.
Tuy nhiờn, phương phỏp này cú nhược điểm là phải bố trớ mặt bằng riờng cho 02 kho này, nhõn lực cần để vận hành 02 kho cũng tăng, cỏc khoa lõm sàng khi lĩnh thuốc phải lĩnh riờng ở 02 kho. Trong thực tế, mặc dự là hai đối tượng bệnh nhõn khỏc nhau, nhưng lại cú số cỏc biệt dược sử dụng chung rất lớn. Nếu quản lý riờng ở 02 kho sẽ cú hiện tượng cựng một loại biệt dược nhưng được bảo quản ở 2 vị trớ khỏc nhau và cú 2 bảo quản viờn khỏc nhau cựng quản lý.
Bệnh viện Trung ương Quõn đội 108 sử dụng chỉ một hệ thống kho để quản lý thuốc chung cho bệnh nhõn bộ đội và bảo hiểm y tế. Điều này, khụng gặp phải những nhược điểm nờu trờn nhưng đồng thời cũng khụng thực hiện
113
được cỏc nội dung mà phần ưu điểm của quản lý kho tỏch riờng cú được, đặc biệt là khú thực hiện qui định của Cục Quõn y và bảo hiểm y tế về quản lý kho và thanh quyết toỏn.
Trong điều kiện chưa bố trớ được mặt bằng riờng cho hai kho, với điều kiện cỏn bộ nhõn viờn hiện cú, giải phỏp quản lý tỏch kho bằng hệ thống phần mềm mỏy tớnh đó được đề cập đến và được Bệnh viện ỏp dụng. Can thiệp đó đề xuất giải phỏp sử dụng phần mềm để quản lý riờng hai đối tượng bệnh nhõn và được sự hỗ trợ của bộ phận cụng nghệ thụng tin thực hiện. Mục tiờu của can thiệp là xõy dựng một hệ thống phần mềm với hai kho riờng biệt, nguồn nhập và nguồn xuất tỏch riờng theo đối tượng. Phần tồn kho tại mọi thời điểm được phần mềm ghi lại theo cỏc đối tượng tuy nhiờn, trờn thực tế sổ sỏch của thủ kho thuốc được quản lý chung.
Kết quả khi ỏp dụng phần mềm quản lý mới đó giữ lại được cỏc ưu điểm của phương phỏp quản lý kho cũ, đồng thời thực hiện được cỏc nội dung đề ra theo yờu cầu quản lý tỏch riờng kho.
Cỏc số liệu quản lý riờng của 2 đối tượng bệnh nhõn đó được tỏch biệt rừ ràng từ khõu đầu tiờn là nguồn nhập tới khõu cuối cựng là thanh quyết toỏn. Tuy nhiờn, trong thực tế sẽ cú thời điểm cú những biệt dược nằm trong danh mục sử dụng của cả đối tượng bộ đội và bảo hiểm y tế, nhưng lượng tồn kho chỉ cũn ở kho bộ đội hoặc bảo hiểm, điều đú trỏi với đối tượng bệnh nhõn đang cú nhu cầu sử dụng. Lỳc này, phần mềm sẽ tự động điều chuyển giữa hai kho (nếu quản lý bằng 2 hệ thống kho riờng, sẽ phải cú phiếu điều chuyển nội bộ) để cú thể xuất thuốc cho bệnh nhõn cú đang cú nhu cầu sử dụng. Việc điều chuyển này thống kờ và thủ kho khú kiểm soỏt vỡ khụng cú phiếu điều chuyển thực tế tại thời điểm điều chuyển, đú là điểm khỏc biệt so với quản lý bằng 2 hệ thống kho riờng. Điều này nếu khụng được kiểm soỏt thường xuyờn sẽ dẫn đến dự trự khụng phự hợp với thực tế (vớ dụ cựng một sản phẩm kho bộ đội hết hàng, kho bảo hiểm cũn tồn nhưng khi dự trự lại dự trự cho kho bảo hiểm gõy lờn tỡnh trạng kho bảo hiểm tồn hàng nhiều hơn trong khi kho bộ đội vẫn hết hàng) dẫn đến hậu quả là lượng
114
hàng phải điều chuyển giữa cỏc kho quỏ lớn gõy mất cõn đối so với kinh phớ của từng đối tượng.
Đõy cũng chớnh là nhược điểm của phương phỏp quản lý này, nú đũi hỏi phải kiểm soỏt kỹ số liệu tồn, số liệu đó sử dụng thuốc theo từng kho để cú thể dự trự mua thuốc theo đỳng đối tượng, trỏnh điều chuyển kho với số lượng lớn làm giảm hiệu quả quản lý kho.
4.4. TÁC ĐỘNG CHUNG CỦA CÁC GIẢI PHÁP
Quy trỡnh cung ứng thuốc bệnh viện gồm 4 bước lựa chọn, mua sắm, cấp phỏt và sử dụng [29], [69]. Mỗi bước trong quy trỡnh cú quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau và cú vai trũ hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động cung ứng. Trong mỗi bước thụng thường lại cú nhiều hoạt động với sự tham gia của nhiều cỏ nhõn, tổ chức trong bệnh viện, điều này đũi hỏi cần phải cú sự thống nhất cao trong mỗi hoạt động thỡ chu trỡnh mới được vận hành tốt. Quy trỡnh cung ứng kộm sẽ dẫn đến việc sử dụng thuốc khụng hiệu quả, đú là nguyờn nhõn gõy tăng đỏng kể chi phớ cho người bệnh trong bối cảnh cỏc nguồn lực ngày càng trở lờn khan hiếm. Tỡnh trạng lóng phớ về nguồn lực này cú thể khắc phục hoặc giảm thiểu nếu ỏp dụng một số nguyờn tắc đơn giản trong quản lý và sử dụng thuốc [69].
Cỏc nhà lónh đạo bệnh viện, hội đồng thuốc và điều trị, dược sĩ và bỏc sĩ đều hiểu rằng sử dụng thuốc hợp lý là phải đỏp ứng được yờu cầu lõm sàng của người bệnh ở liều thớch hợp trờn từng cỏ thể người bệnh. Thuốc phải đỏp ứng được yờu cầu về chất lượng, khả năng cung ứng và cú giỏ cả phự hợp. Núi cỏch khỏc là cần đảm bảo cho người bệnh được hưởng chế độ chăm súc tốt nhất với chi phớ phự hợp thụng qua việc xỏc định xem loại thuốc nào cần phải cung ứng, giỏ cả ra sao và sử dụng như thế nào.
Tất cả những điều trờn đặt ra cho cỏc nhà quản lý phải thường xuyờn phõn tớch, xem xột hoạt động cung ứng thuốc, chỉ ra những bất hợp lý từ đú cú những giải phỏp can thiệp nhằm khắc phục những hạn chế trong quản lý, sử dụng thuốc.
115
Trong cỏc bệnh viện hiện nay tổ chức thực hiện vai trũ này là hội đồng thuốc và điều trị [29].
Nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động cung ứng tại Bệnh viện Trung ương Quõn đội 108 hội đồng thuốc và điều trị cần đúng vai trũ trung tõm tư vấn cho Giỏm đốc Bệnh viện cỏc vấn đề liờn quan đến sử dụng thuốc tại Bệnh viện. Tuy nhiờn việc thực hiện đồng thời cỏc giải phỏp là rất khú, cần xỏc định những khõu yếu trờn cả 4 bước của chu trỡnh cung ứng để ưu tiờn giải quyết trước. Đề tài đó nghiờn cứu, đỏnh những hoạt động mang tớnh điển hỡnh, cú ảnh hưởng trong cỏc bước và trong cả chu trỡnh, đồng thời cỏc giải phỏp cũng cú những mối quan hệ và hỗ trợ lẫn nhau giỳp cải thiện hiệu quả của từng hoạt động và cải thiện hiệu quả chung của chu trỡnh.
Phõn tớch ABC, VEN là những phõn tớch đầu tiờn mang tớnh tổng quỏt để xỏc định những vấn đề cũn tồn tại của hoạt động cung ứng, kết quả nghiờn cứu đó chỉ ra cũn nhiều loại thuốc sử dụng chi phớ cao nhưng lại thuộc nhúm thuốc khụng thiết yếu, tỷ lệ phõn bổ kinh phớ giữa cỏc nhúm cũn chờnh lệch lớn, … Nếu chỉ dừng lại nghiờn cứu ở đõy thỡ mới chỉ xỏc định được thực trạng một cỏch khỏi quỏt, cần cú những nghiờn cứu sõu hơn để xỏc định nguyờn nhõn gõy bất hợp lý nằm ở khõu nào?, cỏc giải phỏp can thiệp là gỡ? để khắc phục và hạn chế. Từ thực tế sử dụng Bệnh viện đó nhận ra được nhúm thuốc vitamin, hỗ trợ điều trị là những nhúm thuốc nhúm N nhưng kinh phớ sử dụng khỏ lớn và tập trung ở khu vực ngoại trỳ nhiều hơn nội trỳ, đối tượng bệnh nhõn bảo hiểm nhiều hơn bộ đội từ đú cú những tỏc động đến cỏc nhúm đối tượng cú ảnh hưởng trực tiếp theo hướng giảm những thuốc khụng thiết yếu, tăng tiếp cận và sử dụng cỏc nhúm thuốc thiết yếu và tối cần.
Hoạt động mua thuốc là kết quả của cỏc định hướng lựa chọn thuốc sử dụng tại Bệnh viện, ngược lại nú cú ảnh hưởng lớn tới thực tế lựa chọn thuốc, và sử dụng thuốc của bỏc sĩ điều trị. Kết quả phõn tớch tổng quỏt ở trờn sẽ cú tỏc động làm giảm kế hoạch của cỏc loại thuốc khụng thiết yếu đồng thời tập trung vào cỏc nhúm thuốc khỏc cần thiết hơn cho điều trị tại Bệnh viện. Cỏc nhúm can
116
thiệp xõy dựng kế hoạch mua thuốc sỏt với thực tế và xõy dựng cỏc tiờu chớ chấm thầu theo hướng lượng hoỏ được cỏc tiờu chuẩn đó được ỏp dụng. Kết quả cỏc