Sơ đồ cấu trúc tổ chức thực thi chiến lược của Circle K (cơ cấu chức năng)
Chức năng và vai trò của các phòng ban
1. Giám đốc:
Chức năng:
− Điều hành mọi hoạt động của công ty
− Chịu trách nhiệm xác nhận báo cáo tài chính đã được lập phản ánh trung thực và hợp lý tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của Công ty trong từng năm tài chính đồng thời phù hợp với các chuẩn mực kế toán áp dụng, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành và các qui định pháp luật có liên quan.
− Thực hiện các dự tốn, ước tính một cách thận trọng.
− Cơng bố các chuẩn mực kế tốn áp dụng phải tuân thủ các vấn đề trọng yếu được cơng bố và giải trình trong các báo cáo tài chính.
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ an toàn tài sản
của Cơng ty, có các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát hiện các hành vi gian lận và các hành vi khác có ảnh hưởng đến cơng ty
− Xây dựng bộ máy tổ chức Công ty và quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng với yêu cầu hoạt động và phát triển kinh doanh của công ty.
− Xây dựng quy chế làm việc của tồn thể nhân viên trong cơng ty.
− Xây dựng, quy hoạch cán bộ để phát triển nguồn nhân sự, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, … nhằm phục vụ cho đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, việc bố trí, điều động, phân công cán bộ, nhân viên, công nhân đáp ứng nhu cầu
− Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên khi cơng ty có nhu cầu.
− Phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng hệ thống nhân viên vững về chuyên môn, mạnh về tinh thần
− Xây dựng 1 đội ngũ nhân viên kế thừa vững vàng, sáng tạo.
− Quản lý lao động, tiền lương công nhân viên
− Tạo dựng nền văn hóa cơng ty, đưa cơng ty vào nề nếp, ổn định.
− Có trách nghiệm khen thưởng nhân viên hoặc kỹ thuật nếu nhân viên vi phạm quy chế của Circle K.
− Đảm bảo quyền lợi sức khỏe, kinh tế và pháp luật cho nhân sự của cơng ty.
3. Bộ phận tài chính kế tốn.
− Có trách nghiệm hoạch tốn kinh tế, phân bổ chi phí, tổng hợp, quyết tốn theo Pháp luật.
− Lập các báo cáo về tài chính cho Cơng ty.
− Đưa ra các ý kiến tham mưu kinh tế cho Công ty.
− Đảm báo các khoản thu, chi đều theo ké hoạch mà ban giám đốc đề ra.
4. Bộ phận tiếp thị và bán hàng (Bộ phận Marketing).
− Hoạch toán chiến lược, triển khai thực hiện các công việc tiếp thị.
− Nghiên cứu thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh.
− Thực hiện các công việc quảng bá cho Công ty, xây dựng hình ảnh cơng ty qua đài báo, logo, báo trí, mạng xã hội, …
− Tổ chức sự kiện PR cho Công ty Circle K.
5. Bộ phận phát triển mặt bằng.
− Quản lý, nghiệm thu các cơng trình nhà cho th.
− Tìm kiếm những địa điểm mới cho Cơng ty.
− Trang bị, sửa chữa trang thiết bị cho công ty.
6. Bộ phận bán hàng.
− Xây dựng, triển khai các kế hoạch bán hàng nhằm đặt mục tiêu doanh số đã định.
− Quản lý hoặt động tại các của hàng.
− Đề xuất các kế hoạch, chính sách cho nhân viên tại các của hàng.
− Hỗ trợ các bộ phận khác nhằm thức đẩy hoạt động kinh doanh, đào tạo nhân viên, quản lý của hàng, ….
7. Bộ phận Đào tạo.
− Quản lý hoạt động đào tạo nhân viên.
− Chịu trách nghiệm đào tạo nhân viên.
− Xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên.
− Hợp tác đào tạo với các bộ phận khác.
− Thực hiện đào tạo theo từng dạng đối tượng cụ thể.
- Cách thức phối hợp giữa các bộ phận/phòng ban
Việc phối hợp, hợp tác giữa các phòng ban rất quan trọng với Circle K, thúc đẩy các phịng ban khác nhau trong cơng ty làm việc nhịp nhàng giao tiếp hiệu quả để tăng hiệu quả công việc trong công ty. Dưới đây là một số cách thức phối hợp giữa các bộ phận phịng ban trong Cơng ty Circle K:
+ Xóa bỏ rào cản phịng ban, thống nhất mục tiêu: Các nhân
viên thường có xu hướng ưu tiên cơng việc của phịng ban mà mình đang làm việc hơn là những cơng việc của phịng ban khác, hoặc là hoạt động của cả công ty. Trong một số trường hợp, điều này làm giảm đáng kể khả năng hoạt động của doanh nghiệp, vậy nên Circle K luôn chú trọng cho các nhân viên hướng tới mục tiêu chung của Doanh nghiệp, quan tâm tới công tác phân quyền, giúp nhân viên nắm rõ mục tiêu ưu tiên của cơng ty mình. Ví dụ trong cơng tác đào tạo nhân viên, đây vốn là công việc của bộ phận đào tạo. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh và số lượng nhân viên tuyển dụng tăng cao, công việc đào tạo giờ không chỉ dành cho 1 bộ phận duy nhất nữa, mà cần phải có sự phối hợp từ các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, hay bộ phận nhân sự, … Circle K phân
quyền đảm bảo các bộ phận phòng ban đều hướng tới mục tiêu đào tạo nhân sự tốt cho công ty, từ đó huy động được nguồn lực từ các phịng ban khác chứ khơng cịn đè nặng lên 1 phòng ban duy nhất nữa.
+ Ban giám đốc: Ban Giám Đốc có vai trị quyết định tới hoạt
động hợp tác hóa trong Cơng ty. Ban giám đốc cũng có những hoạt động tương tác với các bộ phận phòng ban hoặc các nhân viên, thúc đẩy q trình hợp tác giữa các phịng ban với nhau, đồng thời cũng là để khảo sát vầ đưa ra những chính sách phù hợp với hoạt động hợp tác hóa trong cơng ty.
- Đánh giá mức độ phù hợp trong phân cơng giữa các bộ phận phịng ban
Circle K là chuỗi cửa hàng rất được ưa chuộng tại Việt Nam, ngoài những lý do như nội ngoại thất tốt hoặc sản phẩm, dịch vụ đa dạng, Circle K còn được đánh giá cao bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hoạt động nhanh chóng, chính xác. Để có được đánh giá trên, Circle K đã có những chính sách phân cơng phù hợp giữa các phòng ban, đảm bảo xây dựng hình ảnh đẹp cho Công ty, trong trường hợp này là các nỗ lực nâng cao chất lượng nhân viên của bộ phận đào tạo, và quảng bá những điều đó tới các cơng chúng qua bộ phận marketing. Ngồi ra cịn nhiều đánh giá cao khác từ giới chuyên môn và khách hàng, đều từ sự phân cơng tài tình cuẩ Circle K.
Tuy nhiên, Circle K lại tồn tại 1 số nhược điểm trong phân công cơng việc giữa các phịng ban như: hóa đơn lên chậm, hóa đơn bị dồn vào 1 thời điểm nhất định khiến bộ phận kế toán quá tải, gây chậm trễ trong việc lập các báo cáo tài chính. Đây là sự phối hợp chưa được tốt của bộ phận bán hàng và kế toán.
- Đánh giá chung.
Cơ cấu tổ chức tương đối chặt chẽ, quản lý theo hệ thống phân cấp, vừa đem đến hiệu quả cao, vừa tiết kiệm các chi phí của tổ chức, nó tập trung quyền lực, và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cấp cao. Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của họ, do đó có thể đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên, với số lượng công việc nhiều, đội ngũ cán bộ vừa phải, điều này làm ảnh hưởng
đến hiệu quả của cơng ty. Vì một nhân viên phải làm việc q cơng suất của mình mới giải quyết hết các vấn đề trong ngày.