1.3. Quản lý xây dựng tập thể sư phạm theo lý thuyết “Văn hóa tổ chức”
1.3.2. Xây dựng tập thể sư phạm theo lý thuyết “Văn hóa tổ chức”
Để xây dựng một tập thể sư phạm theo lý thuyết văn hóa tổ chức, các nhà quản lý phải xây dựng tổ chức với 5 yếu tố kỹ thuật (hay 5 kỹ năng) quan trọng sau đây:
1.3.2.1. Tư duy hệ thống
Tư duy hệ thống đòi hỏi khi xem xét, nghiên cứu, giải quyết vấn đề phải có quan điểm tồn thể, nghĩa là có căn cứ khoa học, hiệu quả và hiện thực. Theo tư duy hệ thống thì một tổ chức được xem như một tổng thể bao gồm những phần tử phụ thuộc lẫn nhau. Trong văn hóa tổ chức, mỗi thành viên phải hiểu rõ tổ chức của mình hoạt động như thế nào, có được bức tranh tổng quát về tổ chức, hiểu được công việc của bản thân cũng như bộ phận
cơng tác của mình. Nhờ đó, mỗi cá nhân hoạt động theo những phương hướng hỗ trợ cho sự phát triển, cho cơng việc của tồn bộ tổ chức.
1.3.2.2. Xây dựng được quan điểm, tầm nhìn
Tổ chức phải xây dựng được tầm nhìn chung, sự cam kết chung, một kế hoạch tổng thể mà mọi thành viên đều đồng thuận.
Sự hợp tác sáng tạo có tầm quan trọng đặc biệt trong văn hóa tổ chức vì tầm nhìn chung chỉ có thể được xây dựng trên ý tưởng của từng cá nhân, khi công việc xuất hiện từ tầm nhìn này khơng bị các thành viên trong tổ chức xem là xa cách với cái tơi của họ. Khi có một tầm nhìn chung thì các thành viên sẽ vươn lên và học hỏi, khơng phải vì bắt buộc mà vì chính người ta muốn làm vậy.
Việc xây dựng tầm nhìn chung bao gồm những kỹ năng khám phá ra “hình ảnh về tương lai” mà mọi người cùng chia sẻ, đưa người ta đến sự cam kết và tham gia tự giác thật sự chứ không phải chỉ là sự tuân thủ làm theo.
Khi người ta trao đổi với nhau thì tầm nhìn sẽ trở nên rõ ràng hơn. Khi tầm nhìn rõ ràng thì nhiệt tình để đạt lợi ích của tầm nhìn đó cũng sẽ tăng và sự cam kết sẽ lan truyền sang mọi thành viên trong tổ chức.
1.3.2.3. Xây dựng các mơ hình tinh thần có tính thách thức
Các mơ hình tinh thần là những điều giả định, những điều khái quát hố đã hình thành sâu sắc trong chúng ta, hoặc những hình ảnh có ảnh hưởng đến cách chúng ta hiểu về thế giới như thế nào và cách chúng ta hành động ra sao.
Yếu tố này về thực chất đề cập đến động lực của các giá trị và nguyên tắc cơ bản của tổ chức.
Mỗi mơ hình tinh thần là một hệ quy chiếu nên mơ hình tinh thần ảnh hưởng nhiều đến cách hành xử của chúng ta. Những người có cùng hệ quy chiếu thì có thể hiểu nhau. Nếu khơng cùng hệ quy chiếu thì cùng một sự vật, người này đánh giá là đúng, nhưng người kia lại đánh giá là sai.
Nếu các tổ chức muốn phát triển năng lực làm việc với những mơ hình tinh thần có tính thách thức thì các thành viên cần học những kỹ năng mới và phát triển các hướng tư duy mới, làm việc để vượt khỏi khn khổ chính sách nội tại và luật lệ truyền thống đang khống chế tổ chức. Cần đặt câu hỏi về cách thức tư duy hiện tại, phát hiện ra những định kiến ngăn cản sự chấp nhận những hành vi tiến bộ.
1.3.2.4. Tổ chức học hỏi theo đội, nhóm
Quy tắc học tập theo nhóm bao gồm hai hành động là đối thoại và thảo luận. Đặc điểm của đối thoại thể hiện bản chất thăm dò, còn đặc điểm của thảo luận là quá trình thu hẹp phạm vi của lĩnh vực đang quan tâm để có được sự lựa chọn tốt nhất cho những quyết định cuối cùng. Hai hành động này bổ sung cho nhau. Việc học tập theo nhóm bắt đầu bằng sự đối thoại và suy nghĩ cùng nhau, nó cho phép phát hiện ra những kiến thức sâu mà từng cá nhân thì khơng thể đạt được.
Khi đối thoại được kết nối với tư duy hệ thống thì sẽ có khả năng tạo ra một ngơn ngữ phù hợp để xử lý những vấn đề phức tạp và có khả năng tập trung vào các vấn đề có cấu trúc sâu, hơn là bị phân tán bởi những vấn đề thuộc về nhân cách và phong cách lãnh đạo.
Việc học tập như vậy là quá trình cùng hợp lại với nhau và phát triển các kỹ năng của nhóm, nó có thể tạo ra những kết quả mà các thành viên thực sự mong muốn. Điều này có thể xây dựng trên việc làm chủ bản thân và tầm nhìn chung. Song chỉ như thế thì chưa đủ, người ta cịn phải cùng nhau hành động. Mỗi thành viên làm việc hăng hái để giúp cho nhóm, đội thành cơng và làm việc tập thể để đạt tầm nhìn chung, mục tiêu chung. Khi các nhóm học tập cùng nhau thì khơng chỉ tổ chức có thể có những kết quả tốt mà từng thành viên cũng sẽ tiến bộ nhanh hơn.
Trong văn hóa tổ chức, mỗi thành viên phải hiểu một cách sâu sắc công việc, con người và các quá trình mà họ chịu trách nhiệm. Họ phải gắn bó với cơng việc, khơng thờ ơ làm cho qua chuyện.
1.3.2.5. Làm chủ bản thân
Làm chủ bản thân là sự luyện tập liên tục làm sáng tỏ và sâu sắc thêm tầm nhìn của cá nhân mình, tạo ra sự xung đột sáng tạo, giải quyết khoảng cách giữa tầm nhìn và thực tiễn, xác nhận những mâu thuẫn và bất cập về khả năng của bản thân để giải quyết chúng.
Để làm chủ bản thân phải nhìn vào bối cảnh thực tế xem cái gì đã tốt? Ta cần làm cái gì? Mục tiêu của ta là gì? Ta có những khả năng gì?...
Những người có khả năng làm chủ bản thân luôn luôn học hỏi, rèn luyện suốt đời. Những người có trình độ làm chủ bản thân biết rất rõ họ yếu kém gì, bất lực hay có thế mạnh ở những lĩnh vực nào. Do đó họ trở nên rất tự chủ, tự tin.
1.3.3. Quản lý xây dựng tập thể sư phạm theo lý thuyết “Văn hóa tổ chức”.
Quản lý xây dựng tập thể sư phạm theo lý thuyết “Văn hóa tổ chức” là q trình lựa chọn một cấu trúc tổ chức phù hợp với mục tiêu chiến lược đã chọn và môi trường đã có.
Việc thiết kế, xây dựng một văn hóa tổ chức có nghĩa là cần phải thực hiện những biến đổi cụ thể về các lĩnh vực sau đây:
1.3.3.1. Lãnh đạo.
Lãnh đạo là yếu tố quyết định mà nhờ đó một tổ chức sẽ biến đổi thành văn hóa tổ chức. Theo quan điểm truyền thống, người lãnh đạo là người đặt ra mục tiêu, người ra quyết định và tổ chức thực hiện.
Đối với văn hóa tổ chức, người lãnh đạo là người thiết kế và là người thầy của tổ chức. Họ chịu trách nhiệm về việc xây dựng nên các tổ chức, liên tục mở rộng năng lực hiểu biết đến những điều phức tạp, làm sáng tỏ tầm nhìn và cải thiện các mơ hình tinh thần chung của mọi người.
Người lãnh đạo phải có khả năng xây dựng tầm nhìn cho tổ chức và tầm nhìn ấy phải được mọi thành viên cùng chia sẻ, tạo nên một văn hố và bầu khơng khí tích cực của nhà trường, hướng tới mục tiêu giáo dục học sinh. Người lãnh đạo cũng phải biết giúp các thành viên nhìn thấy tồn bộ hệ
thống, biết cách làm việc cùng mọi người, biết thiết kế cấu trúc tổ chức theo chiều ngang, biết khởi xướng sự biến đổi và phát huy năng lực của mỗi thành viên. Người lãnh đạo hiểu rõ văn hóa tổ chức sẽ có khả năng giúp đỡ mọi thành viên cùng xây dựng tổ chức đó. Người lãnh đạo trong văn hóa tổ chức phải đảm đương 3 vai trò:
a) Sáng tạo một tầm nhìn, quan điểm được chia sẻ:
Tầm nhìn được chia sẻ là bức tranh về một tương lai lý tưởng của tổ chức. Tầm nhìn bao gồm:
- Hiện thân của tổ chức sẽ như thế nào. - Những kết quả hoạt động của tổ chức.
Tầm nhìn có thể do người lãnh đạo sáng tạo ra, hoặc cùng với sự tham gia của các thành viên trong tổ chức. Nhưng điều quan trọng là tầm nhìn phải được tất cả các thành viên hiểu rõ và in đậm trong tâm trí của họ. Tầm nhìn là biểu hiện của các kết quả mong muốn dài hạn, từ đó các thành viên tự do xác định và giải quyết những vấn đề để giúp đạt được tầm nhìn này. Thiếu tầm nhìn được chia sẻ, hoạt động của các thành viên có khả năng khơng đóng góp vào cái chung, bởi các quyết định bị chia cắt và các thành viên sẽ hành động theo những hướng khác nhau.
b) Thiết kế cấu trúc tổ chức
Người lãnh đạo phải quan tâm, đảm nhiệm vấn đề xây dựng thiết kế cấu trúc tổ chức, bao gồm các vấn đề chính sách, chiến lược và các hình thức hỗ trợ cho văn hóa tổ chức. Văn hóa tổ chức có khuynh hướng mạnh về các quan hệ theo chiều ngang, chứ không theo chiều thẳng đứng như các tổ chức quan liêu, các cuộc họp thường xuyên có sự tham gia của các thành viên thuộc các bộ phận khác nhau. Cấu trúc tổ chức đó sẽ hoạt động theo hướng khơng có sự ngăn cách, khơng có tính cục bộ giữa các bộ phận, khơng có sự cạnh tranh khơng lành mạnh. Các thành viên thuộc các bộ phận khác nhau có thể giao tiếp, trao đổi thông tin nhằm hướng tới mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức.
Người lãnh đạo cũng có trách nhiệm giúp các thành viên hiểu rõ rằng, việc sắp xếp lại, tái tổ chức là chuyện bình thường, có tính thường xun, mỗi thành viên đều có khả năng đảm nhận vai trò mới và học hỏi kỹ năng mới.
c) Lãnh đạo cống hiến hết mình cho tổ chức
Văn hóa tổ chức được xây dựng bởi những người lãnh đạo công bộc, người cống hiến bản thân mình cho người khác và cho tầm nhìn của tổ chức. Họ cống hiến tồn bộ tâm huyết, sức lực, thơng tin, ý tưởng, sự cơng nhận, sự đánh giá cho việc hồn thành sứ mệnh của tổ chức.
1.3.3.2. Cấu trúc theo chiều ngang
Văn hóa tổ chức sẽ phá bỏ cấu trúc tổ chức theo chiều dọc, cấu trúc ngăn cách người quản lý và nhân viên. Văn hóa tổ chức vận dụng những ý tưởng mới nhất để đạt được sự cộng tác, hợp tác giữa người lãnh đạo với các thành viên, giữa các thành viên với nhau, giữa bộ phận này với bộ phận khác. Đó là ý tưởng về mối liên kết ngang, trong đó các nhóm, tổ có tính tự chủ đáng kể, cán bộ được đưa về các tổ nhóm.
Cấu trúc tổ chức theo chiều ngang lấy tổ, nhóm làm trung tâm, nó có vai trị hơn mỗi cá nhân. Các tổ nhóm có trách nhiệm ngày càng lớn, vừa thực hiện việc sản xuất hay hoạt động dịch vụ, vừa trực tiếp tiếp xúc với khách hàng hay đối tượng phục vụ.
1.3.3.3. Uỷ quyền cho các thành viên
Sự uỷ quyền có nghĩa là trao cho các thành viên quyền lực, sự tự do, kiến thức và kỹ năng để họ ra quyết định và hoàn thành quyết định ấy một cách hiệu nghiệm. Sự uỷ quyền đúng đắn sẽ tạo nên những nhóm, tổ tự quản, các thành viên tích cực tham gia vào việc ra quyết định, tham gia vào việc đánh giá kiểm tra chất lượng...chứ không cần đến sự thanh tra giám sát một cách quá chặt chẽ nữa. Nếu uỷ quyền tốt, người lãnh đạo vừa kích thích được các thành viên trong nhóm, vừa cho phép mình tập trung vào các vấn đề có giá trị hơn mà chỉ có họ mới giải quyết được. Chính bởi vậy, uỷ quyền là một
công cụ chiến thắng mạnh mà nếu khơng có nó, khơng có nhà lãnh đạo nào có thể thành cơng thực sự.
1.3.3.4. Chia sẻ thông tin truyền thơng
Một văn hóa tổ chức ln tràn ngập thơng tin. Để xác định nhu cầu và giải quyết vấn đề, người ta cần phải biết những điều gì đang diễn ra. Họ cần phải hiểu tồn bộ tổ chức cũng như bộ phận cơng tác của mình. Các dữ liệu chính thức về ngân sách, chi phí, lợi nhuận... phải ln có sẵn cho mọi thành viên. Mọi thành viên có thể tiếp cận và trao đổi thông tin với bất kỳ ai trong tổ chức, nhờ đó mỗi thành viên có thể lựa chọn thơng tin cần thiết cho cơng việc của họ.
Văn hóa tổ chức phải sử dụng sự truyền thơng cơng khai, nghĩa là các thành viên có thể trao đổi mặt đối mặt, trực tiếp và biết lắng nghe.
1.3.3.5. Chiến lược phát lộ (bộc lộ rõ chiến lược)
Trong các tổ chức truyền thống, chiến lược hay kế hoạch là do người lãnh đạo đặt ra và chỉ những người lãnh đạo mới có đủ thơng tin, kiến thức, hình dung tồn cảnh và kỹ năng cần thiết cho người chỉ huy, chỉ đạo tổ chức. Trong văn hóa tổ chức, người lãnh đạo vẫn có ảnh hưởng tới tầm nhìn, tới phương hướng hoạt động của tổ chức, nhưng họ khơng kiểm sốt hay chỉ đạo chiến lược một mình. Họ có sự giúp đỡ của mọi thành viên, chiến lược của tổ chức sẽ xuất hiện, phát lộ từ những cuộc thảo luận giữa các thành viên, bởi các thành viên là những người có đầy đủ thông tin nhất từ môi trường bên trong cũng như mơi trường bên ngồi của tổ chức.“Chiến lược phát lộ” dựa trên một tư tưởng chung là đồng thuận. Mỗi thành viên được khuyến khích làm thử một việc mới, một nhiệm vụ mới, và sự thất bại được chấp nhận. Nhờ đó mỗi thành viên sẽ xuất hiện những ý tưởng mới và họ cống hiến nó vào việc xây dựng chiến lược của tổ chức. Như vậy, trong văn hóa tổ chức, chiến lược được các thành viên cùng chung sức xây dựng, nó khơng phải do các cấp lãnh đạo vạch sẵn mà là sản phẩm của tập thể.
1.3.3.6. Tổ chức có văn hố
Văn hoá tổ chức là những giá trị, những niềm tin, sự hiểu biết, các chuẩn mực được các thành viên trong tổ chức chia sẻ. Văn hoá là nền tảng của văn hóa tổ chức. Văn hố của văn hóa tổ chức phải mạnh mẽ trong các lĩnh vực sau đây:
- Mục tiêu là đối tượng phục vụ.
- Tinh thần cầu thị, luôn học hỏi được coi trọng và khích lệ.
- Khơng khí làm việc thân mật, khuyến khích trao đổi và truyền thông. - Đồng nghiệp quan tâm và chia sẻ.
- Đóng góp và nỗ lực làm việc được đánh giá công bằng và ghi nhận. - Trách nhiệm và quyền lợi được phân bổ hợp lý, gắn liền với thành tích cơng tác.
- Tinh thần sáng tạo và khả năng cá nhân được tạo điều kiện phát huy. - Hỗ trợ phát triển năng lực và chun mơn cơng việc.
- Gắn bó lợi ích của nhân viên với lợi ích của tổ chức.
1.3.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý xây dựng tập thể sư phạm có văn hóa tổ chức.
Q trình quản lý xây dựng một tập thể có văn hóa tổ chức thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau đây:
1.3.4.1. Các quyết định quản lý
Các quyết định quản lý được thực hiện thông qua các bộ phận, đơn vị trong tổ chức. Các bộ phận đó được xác định vị trí, chức năng, quyền hạn, trách nhiệm thông qua cơ cấu tổ chức của tập thể. Vì thế tính ổn định, khoa học của cơ cấu tổ chức đảm bảo cho việc triển khai quyết định quản lý được nhanh đúng kế hoạch đặt ra. Mặt khác thông qua cơ cấu tổ chức quá trình truyền thơng được thực hiện, tính hiệu quả của quá trình này gắn liền với cơ cấu tổ chức và gắn liền với hiệu lực quản lý.
1.3.4.2. Thông tin và phương tiện truyền thơng
Đó là tổng thể các yếu tố phục vụ cho quản lý, như máy móc thiết bị, phương tiện truyền thơng... Nếu những yếu tố này được trạng bị tốt đáp ứng được địi hỏi của cơng việc thì q trình quản lý đảm bảo được triển khai tốt.
Có những vấn đề được giải quyết tốt phải là sự kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, nếu chỉ có lý luận và trong khi thực hiện công nghệ thiết bị không