8. Kết quả nghiờn cứu và cấu trỳc của luận văn
2.4. Thực trạng cỏc yếu tố tỏc động đến hoạt động bảo quản tài liệu cổ, quý hiếm
2.4.4. Ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong bảo quản tài liệu cổ, quý hiếm
Như đó trỡnh bày ở trờn, Việt Nam núi chung và Huế núi riờng cú khớ hậu nhiệt đới giú mựa với nhiệt độ cao, mưa nhiều gõy khú khăn cho cụng tỏc bảo quản tài liệu. Ở điều kiện khớ hậu này, tài liệu dễ bị hu hoại, hư hỏng và bị phỏ hu hoàn toàn nhanh hơn ở những nước cú điều kiện khớ hậu lý tưởng.
Hơn nữa, tài liệu quý hiếm được làm với chất liệu giấy thấp nờn hiện nay hầu hết chỳng đó bị ố vàng, bị mủn nỏt. Nếu số tài liệu này vẫn tiếp tục được đưa ra để phục vụ bạn đọc thỡ sẽ gõy thờm tổn hại về mặt vật lý của ấn phẩm như: rỏch nỏt, mất trang, bị ố bẩn nhiều hơn. Do vậy phải hạn chế việc sử dụng những bản tài liệu gốc cú giỏ trị này.
Nhận thấy việc sưu tập và bảo quản tài liệu văn húa Huế đó trở thành một nhiệm vụ khẩn trương của cỏc đơn vị văn húa ở Huế núi riờng và người dõn Huế núi chung, Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiờn Huế hợp tỏc với Trung tõm Học liệu Đại học Huế để số húa và bảo quản số tài liệu này nhằm cú thể lưu giữ vốn tài sản tri thức vụ giỏ, đồng thời, gúp phần cung cấp thụng tin cho cộng đồng Đại học Huế cũng như cỏc nhà nghiờn cứu Huế. (Một số tài liệu như bộ tập san “Những người bạn cố đụ Huế”, bộ tập san “Nghiờn cứu Đụng Dương”.). Thư viện đó xuất đĩa CD-Rom cỏc bộ tập san này (phối hợp với Đại Học Huế và xớ nghiệp Pacific-R.I.M)
Đặc biệt với cỏc bản hương ước, sắc phong, chiếu chỉ, gia phả sau khi sưu tầm, lưu giữ, phổ biến, Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiờn Huế cũng đó hợp tỏc với Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chớ Minh để phục chế và hợp tỏc với Trung tõm học liệu Đại học Huế để số húa số tài liệu này.
Qua gần một năm triển khai, đến nay Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiờn Huế đó thu được những kết quả ngồi sự mong đợi: Tổ chức sưu tầm tại 38 đơn vị bàn (Đỡnh làng Dạ Lờ Thượng, Thanh Thủy Thượng; 12 dũng họ làng Thanh Thủy Thượng; 17 dũng họ làng Dó Lờ, Họ Vừ làng Nguyệt Biều,
Lương Quỏn; Họ Thõn (An Lỗ), Gia đỡnh ụng Tụn Thất Tư (Hệ 7, phũng 9, Lương Quỏn); Bảo tàng Hồ Chớ Minh.) Với tổng số trang tài liệu số húa được 17380 trang tài liệu (Sắc phong, chiếu chỉ, gia phả cỏc dũng họ nổi tiếng…)
Trước những diễn biến ngày càng xấu về biến đổi khớ hậu, thiờn tai bóo lụt liờn tục xảy ra ở cỏc tỉnh miền Trung và cỏc nước lõn cận, chương trỡnh số húa, bảo tồn và phỏt huy giỏ trị của cỏc tài liệu Hỏn Nụm giữa Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chớ Minh và Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiờn Huế thực sự cú ý nghĩa trong việc sưu tầm và gỡn giữ cỏc di sản Hỏn Nụm của dõn tộc.
Hiện nay, Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiờn Huế đó xõy dựng cơ sở dữ liệu (bản gốc), và bản số húa lưu trữ trong mỏy chủ và ổ cứng chuyờn dụng tại Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiờn Huế và Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chớ Minh.
Ngoài ra cú 37 đĩa CD.ROM gồm cỏc cơ sở dữ liệu (3 file): File tư liệu Hỏn - Nụm; - File ảnh; - File phim tư liệu để lưu trữ. Đồng thời, sao chộp 37 đĩa CD-ROM tặng cỏc làng, họ tộc, đơn vị.
Cỏc trang thiết bị và phần mềm Trung tõm học liệu đó sử dụng trong quỏ trỡnh số húa.
Về trang thiết bị, phần lớn cỏc thiết bị sử dụng đều cú giỏ thành thấp nhưng phục vụ tối đa việc số húa, trừ mỏy quột ba chiều dựng để scan vật thể và sỏch quý (do yờu cầu hạn chế cọ xỏt với bề mặt tiếp xỳc). Cỏc trang thiết bị bao gồm:
- 1 mỏy scan 3 chiều
- 3 mỏy scan thụng thường - 1 mỏy ảnh
- 3 mỏy tớnh cú cấu hỡnh cao - 1 đĩa ghi DVD
Số húa là một cụng việc phức tạp yờu cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ qua nhiều giai đoạn. Cụng việc số húa ở quy mụ lớn thường phải sử dụng cỏc phần mềm chuyờn nghiệp, cú tớnh ứng dụng và bảo mật cao. Tuy nhiờn, đa phần cỏc phần mềm này cú giỏ thành khỏ đắt so với khả năng tài chớnh của thư viện. Do vậy, thư viện chỉ ưu tiờn sử dụng cỏc phần mềm miễn phớ và phự hợp với quy trỡnh số húa tài liệu ở quy mụ nhỏ như dự ỏn số húa nguồn tài liệu quý liờn quan đến Huế tại đõy. Cỏc phần mềm được sử dụng bao gồm:
- Phần mềm xử lý ảnh: Abobe Photoshop
- Phần mềm chuyển file (TIFF sang JPG): ALsee hay 36 Image Converter
- Phần mềm đúng file pdf: Acrobat 9.0 (đúng cỏc file ảnh thành một file pdf)
- Phần mềm đỏnh đĩa CD/DVD: Nero 7.0
- Phần mềm xõy dựng bộ sưu tập và tạo siờu dữ liệu : Greenstone
Scan tài liệu khụng phải là cụng việc yờu cầu kỹ thuật cao nhưng lại đũi hỏi nhiều thời gian và cụng sức. Để đảm bảo tớnh nhất quỏn và thuận tiện cho việc xử lý tự động một số lượng lớn cỏc file hỡnh ảnh sau khi scan, thư viện đó đề ra cỏc nguyờn tắc xử lý. Tất cả cỏc nguyờn tắc này, từ cơ bản như về độ phõn giải, màu chuẩn, định dạng file, cỏch đặt tờn, cỏch lưu file, đến những nguyờn tắc đũi hỏi thao tỏc tỉ mỉ như hiệu chỉnh kớch thước, căn chỉnh cỏc lề trỏi, phải hay cắt giảm dung lượng … đều phải được tuõn thủ chặt chẽ trong suốt quỏ trỡnh thực hiện.
- Về độ phõn giải:
+ 300 dpi cho sỏch, tạp chớ cũ và bản thảo kớch cỡ nhỏ. + 500 dpi cho sắc phong, chiếu chỉ v.v cú kớch cỡ lớn. - Về dạng file lưu:
+ Đối với sỏch, tạp chớ cũ và bản thảo: dạng file TIFF (ỏp dụng cho 80% bộ sưu tập số ỏp) hoặc JPEG (ỏp dụng cho tài liệu photo và tài liệu cú
chất lượng tốt nhằm giảm dung lượng lưu trữ) được sử dụng để lưu trữ và dạng file .pdf cho mục đớch truy cập.
+ Đối với ảnh và vật thể: dạng file JPEG được dựng cho mục đớch lưu trữ và truy cập.
+ Đối với bản đồ, sắc phong, chiếu chỉ và cỏc tài liệu cú khổ lớn khỏc: dạng file JPEG được sử dụng cho mục đớch lưu trữ và truy cập.
+ Sao lưu: Bộ sưu tập số sẽ được lưu trữ dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau và ở nhiều địa điểm khỏc nhau. Việc kiểm tra và diệt virỳt được thực hiện trước khi đỏnh đĩa, sao lưu và đưa lờn trang Web:
+ Hỡnh thức lưu trữ: lưu trữ ở ổ cứng SATA di động, ổ đĩa CD/DVD, lưu ở mỏy chủ (server) và trờn cơ sở dữ liệu.
- Cỏch đặt tờn file:
Để đảm bảo tớnh nhất quỏn và thuận tiện cho việc xử lý tự động cỏc file sau khi scan, một số quy định chung về cỏch đặt tờn file đó được đề ra như một tiờu chuẩn của quy trỡnh số húa:
- Sử dụng một trong 3 định dạng file: .tif, .jpg, .gif. - Sử dụng chữ thường khi đặt tờn.
- Sử dụng chữ số tượng trưng cho số tập của tài liệu. - Độ dài tờn file phải nhất quỏn.
Đối với sỏch và bản thảo, tờn file gồm 10 ký tự: 4 chữ cỏi đầu tiờn (tờn viết tắt của 4 từ đầu của nhan đề) + 2 ký tự tiếp theo (số tập) + 4 ký tự tiếp theo (số trang).
Đối với hỡnh ảnh và cỏc dạng tài liệu đơn giản, tờn file gồm 6 ký tự: 2 ký tự đầu (tờn viết tắt 2 từ đầu của tờn bộ sưu tập) + 4 ký tự tiếp theo (số thứ tự của tấm ảnh trong bộ sưu tập).
Vớ dụ: Ảnh thứ nhất trong bộ sưu tập ảnh về triều Nguyễn, tờn file được đặt như sau: tn0001.jpg.
Trung tõm Học liệu Đại học Huế là đơn vị tiờn phong số húa cỏc nguồn tài liệu quý hiếm về Huế. Trong thời gian qua, thư viện đó nỗ lực hết mỡnh để thực hiện tốt nhất quỏ trỡnh số húa và đó đạt được một số thành quả đỏng khớch lệ: hơn 160.000 trang sỏch và tạp chớ xuất bản trước năm 1975, cỏc bộ tập san và cựng một số lượng lớn sắc phong, chiếu chỉ, hương ước v.v liờn quan đến Huế.
Việc số húa tài liệu cũn tiết kiệm được phần diện tớch kho bảo quản chỳng, dễ quản lý, làm phong phỳ húa cỏc loại hỡnh phục vụ thụng tin: hỏi đỏp thụng tin nhanh, cung cấp thư mục tài liệu, toàn văn tài liệu, cú thể sao chộp, chỉnh sửa hỡnh thức hoặc in ra tuỳ theo mục đớch sử dụng mà cũn giỳp cho bạn đọc truy cập nhanh vào thụng tin tài liệu bất cứ ở đõu, thời điểm nào mà chỉ cần một mỏy tớnh cú nối mạng là được, chia sẻ được nguồn lực thụng tin cho mọi người qua hệ thống mạng. Và chất lượng thụng tin ổn định.