1.3 Kế tốn hàng tồn kho dƣới góc độ kế toán quản trị
1.3.1 Định mức và dự toán hàng tồn kho
Dự tốn hàng tồn kho đƣợc hiểu là những tính tốn, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết và toàn diện về hàng tồn kho, cách thức huy động và sử dụng hàng tồn kho để thực hiện một khối lƣợng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định đƣợc biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lƣợng và giá trị. Dự toán hàng tồn khogiúp doanh nghiệp dự kiến đƣợc trƣớc nhu cầu về vốn, giá trị vốn nằm trong hàng tồn kho để có phƣơng án huy động, sử dụng vốn hiệu quả.Vì vậy, dự tốn hàng tồn kho cần đƣợc xây dựng chính xác, khoa học và phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp.
Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ:
Dự toán hàng tồn khocuối kỳ là bản kế hoạch chi tiết xác định sản lƣợng, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và dự trữ trong tƣơng lai của doanh nghiệp. Việc xây dựng dự toán hàng tồn kho cuối kỳ giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong nguồn hàng, trong việc lập kế hoạch SXKD, tránh tình trạng
thiếu hụt hàng ảnh hƣởng đến hoạt động SXKD, tránh tình trạng dƣ thừa hàng gây lãng phí các nguồn lực kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Cơ sở lập: Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ đƣợc lập dựa trên cơ sở số lƣợng hàng tồn khocuối kỳ dự kiến và đơn giá của hàng tồn kho.
Các nhân tố ảnh hƣởng đến việc xây dựng dự toán hàng tồn kho:
- Đối với số lƣợng hàng tồn kho cuối kỳ, các nhân tố ảnh hƣởng gồm: kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp; kế hoạch bán dự kiến của kỳ tiếp theo; khả năng cung ứng nguồn hàng trên thịtrƣờng; hệ thống kho bãi của doanh nghiệp.
- Đối với đơn giá hàng tồn kho, các nhân tố ảnh hƣởng gồm: hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; đơn giá bán trên thị trƣờng.
Dự tốn hàng tồn kho cuối kỳ có thể lập theo tháng, quý cho từng mặt hàng và cho toàn bộ các mặt hàng. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến đƣợc xác định nhƣ sau: Giá trị HTK cuối kỳ dự kiến = Số lượng HTK cuối kỳdự kiến x Địnhmức đơn giá HTK
Trong đó, số lƣợnghàng tồn kho cuối kỳ dự kiếnthƣờng đƣợc xác định nhƣ sau: Số lượng HTK cuốikỳ dự kiến = Sốlượng hàng tiêu thụdự kiến x Tỷ lệ % tồn kho ước tính
+ Số lƣợng hàng tiêu thụdự kiếnđƣợc xác định từ dự toán tiêu thụ mà doanh nghiệp đã lập ngay từ đầu quá trình lập dự tốn kinh doanh. Dự tốn tiêu thụ đƣợc lập dựa trên các hoạt động tiêu thụ của kỳ trƣớc, kế hoạch tiêu thụ của kỳ tiếp theo, các điều kiện cụ thể của thị trƣờng, hoạt động của đối thủ cạnh tranh,...Dự tốn tiêu thụ có thể đƣợc thiết kếtheo mẫu tại Phục lục 1.20.
+ Tỷ lệ % tồn kho ƣớc tính đƣợc doanh nghiệp tính tốn hợp lý dựa trên các cơ sở mức tồn kho tối tiểu quy định trong kho, thời gian đặt hàng, nhu cầu hàng hóa, năng lực của kho, khả năng tài chính,…
Trong DNTM, định mức đơn giá hàng tồn kholà định mức phản ánh đơn giá mua hàng bao gồm giá mua cộng (+) các chi phí mua cộng (+) các khoản thuế khơng đƣợc hồn lại và trừ (-) các khoản giảm trừ (nếu có) tính cho một đơn vị hàng mua. Định mức đơn giá hàng tồn kho thƣờng do bộ phận mua hàng xác định
dựa trên phân tích thơng tin q khứ về hàng tồn kho và xu hƣớng biến động giá cả của hàng hóa trên thị trƣờng do KTQT cung cấp.
Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ có thể đƣợc thiết kếtheo mẫu tại Phụ lục 1.21
Dự toán hàng mua:
Dự tốn hàng mua là dự tính số lƣợng, giá trị từng loại hàng cần phải mua vào trong kỳ nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh và giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Để lập dự toán hàng mua, doanh nghiệp cần căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán hàng tồn kho cuối kỳ và đơn giá hàng mua trong kỳ kế hoạch. Các doanh nghiệp thƣờng lập dự toán hàng mua trong kỳ cho những mặt hàng kinh doanh chính hoặc các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn vì hàng mua trong DNTM rất đa dạng và phong phú, nếu lập dự toán hàng mua cho tất cả các loại hàng mua thì sẽ rất phức tạp, tốn kém về thời gian, công sức và tiền bạc.
Dự toánhàng mua trong kỳ đƣợc lập căn cứ vào nhu cầu tiêu thụdự kiến, số lƣợng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến, số lƣợng hàng tồn kho đầu kỳ (chính là số lƣợng hàng tồn kho thực tế cuối kỳ trƣớc chuyển sang) và định mức đơn giá hàng tồn kho. Số lượng hàng cần mua vào trong kỳ = Số lượng hàng tiêu thụ dự kiến + Số lượng HTK cuối kỳ dự kiến - Số lượng HTK đầu kỳ
Sau khi xác định đƣợc lƣợng hàng cần mua vào trong kỳ, kế toán xác định giá trị hàng mua dự kiến bằng cách nhân (x) lƣợng hàng cần mua vào trong kỳ với định mức đơn giá mua của hàng tồn kho. Dự tốn hàng mua có thể đƣợc thiết kế theo mẫu tại Phụ lục 1.22
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thƣờng, khơng bị gián đoạn, bộ phận kinh doanh căn cứ vào số lƣợng hàng xuất ra trong một ngày để xác định mức tồn kho của hàng đủ để đáp ứng yêu cầu của thị trƣờng trong một khoảng thời gian nhất định (thƣờng là ba đến bốn tuần), từ đó lên kế hoạch mua hàng. Để dự trữ hàng tồn khohợp lý doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
- Số lƣợng đặt hàng: Để biết đƣợc số lƣợng đặt hàng hợp lý doanh nghiệp cần phải nắm bắt đƣợc nhu cầu của thị trƣờng. Để làm đƣợc điều này doanh nghiệp cần tập hợp số liệu về số lƣợng hàng bán ra trong kỳ thực tế, số lƣợng hàng tồn kho
thực tế và số lƣợng đơn hàng chƣa giải quyết. Đồng thời, doanh nghiệp phải quan sát động thái thị trƣờng, theo dõi kế hoạch phát triển các mặt hàng mới, chƣơng trình khuyến mại, phản hồi của khách hàng,… Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng mơ hình EOQ hoặcPOQ để tính tốn mức dự trữ hàng tồn kho.
+ Mơ hình EOQ (Economic Order Quantity): Là mơ hình xác định số lƣợng đặt hàng lí tƣởng mà một doanh nghiệp nên mua cho hàng tồn kho của mình với một chi phí sản xuất, một tỉ lệ nhu cầu nhất định,…. Theo mơ hình này, các DNTM có thể tính đƣợc lƣợng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và đến thời điểm cần thiếtthì đặt đúng số lƣợng hàng đó.
+ Mơ hình POQ (Production Order Quantity Model): Là mơ hình dự trữ đƣợc ứng dụng khi lƣợng hàng đƣợc đƣa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa đƣợc tiến hành sản xuất, vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra. Trong DNTM, mơ hình này áp dụng khi mua hàng hóa nhƣng doanh nghiệp muốn nhận hàng từ từ, vừa nhận hàng và vừa tiêu thụ.
- Thời điểm đặt hàng: Doanh nghiệp cần tính tốn thời điểm đặt hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thị trƣờng và tình hình kinh doanh của mình. Thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng. Nếu thời gian này kéo dài do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ, doanh nghiệp cần tính trƣớc để khơng rơi vào tình thế bị động. Vì vậy, doanh nghiệp cần dự trù một lƣợng hàng hợp lý sẽ đƣợc bán trong thời gian chờ đợi và cả lƣợng hàng cần dự phòng trong trƣờng hợp rủi ro.