1.3 Kế tốn hàng tồn kho dƣới góc độ kế toán quản trị
1.3.2 Thu thập thông tin hàng tồn kho
Trong DNTM, các nghiệp vụ xuất kho, nhập kho hàng hóa diễn ra thƣờng xuyên, liên tục với hai hoạt động cơ bản là mua hàng về nhập kho và xuất kho hàng để bán. Các nghiệp vụ này xảy ra với tần suất lớn sẽ làm cho hàng trong kho của doanh nghiệp biến động liên tục. Vì vậy, để có thể cung cấp thơng tin một cách kịp thời, đầy đủ và hữu ích cho cơng tác quản lý, KTQT hàng tồn kho cần phải tiến hành thu thậpthông tin về hàng tồn khomột cách hiệu quả và khoa học.
Thông tin về hàng tồn kho là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các giao dịch và sự kiện liên quan đến hàng tồn kho đã phát sinh và đã hoàn thành. KTQT hàng tồn kho cần thu thập các thông tin chi tiết về hàng tồn khonhƣ: Thông
tin về chủng loại hàng hóa, số lƣợng, đơn giá của từng loại hàng hóa, thơng tin về chi phí mua hàng, chi phí lƣu kho, thơng tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa, tình trạng hàng hóa tồn kho cuối kỳ,… Để thu thập đƣợc các thông tin này, KTQT hàng tồn kho cần phải kết hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan đến q trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KTQT cịn có thể tổ chức thu thập và xử lý thông tin về hàng tồn khothông qua hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán.
* Tổ chức hệ thống chứng từ KTQT hàng tồn kho:
Tổ chức hệ thống chứng từ KTQT hàng tồn kholà quá trình doanh nghiệp tổ chức lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển, bảo quản và lƣu trữ chứng từ liên quan đến hàng tồn khotrong doanh nghiệp.
- Tổ chức lập chứng từ kế toán:
Chứng từ phục vụ KTQT hàng tồn kho vẫn dựa vào các chứng từ hàng tồn kho trong hệ thống KTTC. Tuy nhiên, để đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể thiết kế, xây dựng mẫu biểu, bổ sung các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình.
- Tổ chức ln chuyển chứng từ kế tốn:
Các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán nhằm thu thập thông tin một cách đầy đủ, kịp thời về hàng tồn kho. Quy trình ln chuyểnchứng từ cần có quy định rõ ràng, cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân về việc ghi nhận thông tin trên chứng từ; về việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán,…. bằng văn bản cụ thể. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng để nhập liệu vào phần mềm cần phải đƣợc tổ chức lƣu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của từngdoanh nghiệp.
* Tổ chức hệ thống tài khoản KTQT hàng tồn kho:
Khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phục vụ KTQT hàng tồn kho, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm đối tƣợng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh để có đƣợc một hệ thống tài khoản đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Vì vậy,doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán chi
tiết cho hàng tồn kho để thu nhập, hệ thống hóa thơng tin và hỗ trợ cho q trình xử lý dữ liệu đầu vào.
KTQT phải xây dựng danh mục tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với đối tƣợng hàng tồn kho đã đƣợc mã hóa. Thơng thƣờng, các doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT hàng tồn kho dựa trên hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTTC để thiết kế, bổ sung thêm các tài khoản kế toán theo từng loại hàng tồn kho. Các tài khoản về hàng tồn kho phải đƣợc mã hóa một cách cụ thể, rõ ràng, cung cấp đầy đủ và tồn diện các thơng tin về hàng tồn kho. Việc mã hóa có thể đƣợc sắp xếp theo trật tự sau: Mã tài khoản → Mã kho → Mã loại hàng tồn kho. Trong đó, mã tài khoản đƣợc đặt theo hệ thống tài khoản đang đƣợc sử dụng tại doanh nghiệp; mã kho đƣợc ký hiệu theo địa điểm bảo quản, cất trữ hàng tồn kho; mã loại hàng tồn kho đƣợc ký hiệu theo tên của loại hàng tồn kho.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho:
KTQT hàng tồn kho có thể sử dụng các loại sổ kế tốn chi tiết theo hƣớng dẫn của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành để ghi nhận hàng tồn kho. Tuy nhiên, để đáp ứngnhu cầu thông tin của nhà quản trị, mức độ chi tiết của công việc, đối tƣợng kế toán,… KTQT hàng tồn kho nên thiết mẫu sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho sao cho phù hợp với mức độ chi tiết của tài khoản, nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán và phục vụ cho việc lập các báo cáo KTQT.
* Tổ chức tính giá hàng tồn kho:
- Lựa chọn cơ sở tính giá hàng tồn kho:
Căn cứ vào các thông tin đã thu thập đƣợc, KTQT hàng tồn kho cần tổ chức tính giá hàng tồn kho. Việc xác định giá cho từng loại hàng tồn kho phải đƣợc dựa trên các cơ sở tính giá. Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về cơ sở tính giá trong kế tốn. Theo cơ sở giá gốc, kế tốn tính giá của từng đơn vị hàng tồn kho theo giá gốc từ khi mua về cho đến khi bán hoặc sử dụng. Theo cơ sở giá hiện hành, kế tốn tính giá của từng đơn vị hàng tồn kho theo giá thị trƣờng hiện tại. Theo cơ sở giá trị hợp lý, kế tốn tính giá của từng đơn vị hàng tồn kho theo giá bán ra trên thị trƣờng tại thời điểm kết thúc niên độ. Mỗi cơ sở tính giá có những ƣu, nhƣợc điểm nhất định nhƣng hiện nay các quy định kế toán và thực tế trong các doanh nghiệp đều tập trung sử dụng cơ sở giá gốc để tính giá hàng tồn kho.
- Lựa chọn phƣơng pháp tính giá hàng nhập kho:
+ Đối với hàng tồn kho hình thành từ mua ngồi, giá thực tế của hàng tồn kho đƣợc xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn cộng (+) các chi phí thu mua cộng (+) các khoản thuế khơng đƣợc hồn lại và trừ (-) các khoản giảm trừ hàng mua (nếu có).
+ Đối với hàng tồn kho hình thành do th ngồi gia cơng, chế biến, giá thực tế của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng xuất thuê gia công, chế biến cộng (+) các chi phí th ngồi gia cơng, chế biến và chi phí vận chuyển (nếu có).
+ Đối với hàng tồn kho nhận vốn góp liên doanh, giá thực tế của hàng tồn kho đƣợc ghi nhận theo giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá.
+ Đối với hàng tồn khonhận biếu tặng, viện trợ, giá thực tế của hàng tồn kho đƣợc ghi nhận theo giá thị trƣờng tại thời điểm doanh nghiệp nhận hàng.
- Lựa chọn phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho:
+ Phƣơng pháp thực tế đích danh: hàng tồn kho nhập theo giá nào thì khi xuất kho tính theo giá đó.
+ Phƣơng pháp bình qn gia quyền: Trị giá xuất kho của hàng tồn khobằng số lƣợng hàng xuất kho nhân (x) đơn giá bình quân.
+ Phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc: Số hàng nào nhập trƣớc thì xuất trƣớc, xuất hết số nhập trƣớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng nhập.
Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu quản lý của hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho cho phù hợp. Tuy nhiên, khi áp dụng phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc nhất quán.
Bên cạnh đó, để nhà quản trị có cơ sở thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch, KTQT cịn phải thu thập những thơng tin liên quan đến nguồn hàng cung ứng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, giá cả trên thị trƣờng, chính sách bán hàng, nhu cầu hàng hóa trên thị trƣờng,… Những thơng tin này KTQT có thể thu thập từ phía các nhà cung cấp hoặc từ những nguồn thông tin dự báo của các ngành, cơ quan và tổ chức dự báo kinh tế. Bên cạnh đó, KTQT hàng tồn kho cịn phải thu thập các
thơng tin nội bộ nhƣ kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ,… từ các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp.