2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại cơng ty
Sự hình thành và phát triển của cơng ty:
Tên công ty:
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ PHỤ TÙNG ĐÔNG DƢƠNG
Tên cơng ty viết bằng tiếng nƣớc ngồi: INDOCHINA EQUIPMENT AND ACCESSORIES JOINT STOCK COMPANY
Tên công ty viết tắt: INDOCHINA EQUIPMENT AND ACCESSORIES.,JSC
Địa chỉtrụ sở chính: Số 26, LK6A-C17, Khu đô thịMỗ Lao, Phường Mộ Lao,
Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: 024.66751236; Fax: 024.730346666
Email: info@dongduong-vn.com; Website: www.dongduong-vn.com Vốn điều lệ: 8.800.000.000 đồng (Bằng chữ: Tám tỷ tám trăm triệu đồng) Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng; Tổng số cổ phần: 880.000cổ phần
Số tài khoản: 260 1000 32 66666 Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (BIDV) – Chi nhánh Mỹ Đình
Lĩnh vực hoạt động: Thƣơng mại, dịch vụ
Công ty đƣợc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần lần đầu vào ngày 05 tháng 01 năm 2009 và đăng ký thay đổi lần thứ bảy vào ngày 08 tháng 05 năm 2020 với mã số doanh nghiệp là 0103170596(Phụ lục 2.1)
Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dƣơnglà công ty hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ đƣợc thành lập bởi các thành viên có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực máy cơng trình và dựa trên mối quan hệ chiến lƣợc với các nhà sản xuất máy cơng trình hàng đầu thế giới. Công ty là một trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu Việt Nam chuyên cung cấp các loại máy móc, thiết bị và phụ tùngphục vụ cho các cơng trình giao thơng, xây dựng, khai thác mỏ, khu cơng nghiệp, cầu cảng, mơi trƣờng,... Bên cạnh đó, cơng ty còn cung cấp các thiết
bị đã qua sử dụng đƣợc nhập khẩu trực tiếp từ Trung Quốc phù hợp với mọi nhu cầu của quý khách hàng.
Với sự lãnh đạo tài tình của ban lãnh đạo cơng ty cùng với sự năng động, sáng tạo của đội ngũ công nhân viên trong công ty, từ khi thành lập đến nay, Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đơng Dƣơng đã tạo đƣợc uy tín với các nhà đầu tƣ và khách hàng. Một số khách hàng mà công ty đã và đang cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có thể kể đến nhƣ: Các cơng ty thuộc tập đồn Sơng Đà, tập đồn than khoáng sản Vinacomin, Vinaconex, Cienco1, Cienco4, Cienco5, Xi măng Vicem Hồng Mai, Cơng ty XD Delta,…
Với phƣơng châm hành động: “Hiệu quả - Tin cậy”, công ty nỗ lực cung cấp
các sản phẩm và dịch vụ mang lại hiệu quả cao nhất và đáng tin cậy nhất cho khách hàng. Trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay công ty đã không ngừng phát triển lớn mạnh và đứng vững trên thị trƣờng.
Ngành nghềkinh doanh của công ty:
Một số hoạt động kinh doanh của cơng ty là bn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy; cung cấp dịch vụ sau bán hàng; cung cấp dịch vụ sửa chữa –bảo trì máy; cung cấp dịch vụ cho thuê máy bơm bê tông, trong đó bn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy, đặc biệt là thiết bị bê tông và phụ tùng bơm bê tông đang là hoạt động kinh doanh chínhcủa cơng ty.
* Bn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy:
Hiện tại, công ty đang là nhà phân phối cho các nhà sản xuất máy xây dựng, máy mỏ và máy công nghiệp nhƣ: Máy ủi, xúc lật, máy san gạt, xe lu rung, phụ tùng khung gầm máy ủi, máy đào (SHANTUI, XCMG, CHANGLIN); Bơm bê tông tĩnh, bơm tự hành, bơm cần, cần phân phối (KCP HEAVY INDUSTRIES - Hàn Quốc); Bơm bê tông, cần phân phối bê tông (SANY); Xe nâng hàng từ 1-45 tấn, xe nâng container, container reach stackers (DALIAN); Máy san gạt (MITSUBISHI - Nhật);… Bên cạnh đó, cơng ty cịn nhập khẩu các loại máy cũ từ Trung Quốc nhƣ máy bơm bê tông, máy khoan đá, máy đào, máy ủiđể tiêu thụ trong nƣớc. Đặc biệt, cơng ty cịn cung cấp đầy đủ các loại thiết bị, phụ tùng thay thế và vật tƣ cho máy bơm bê tông, máyủi, máy xúc, phụ tùng xe nâng hàng nhƣ bệ đỡ máy bơm bê tông, bộ gioăng phớt, bộ lọc của máy bơm bêtông, cảm biến nhiệt, cút nối,…
* Dịch vụ sau bán hàng:
Công ty cùng với các nhà sản xuất cam kết mang đến cho khách hàng những
sản phẩm chất lƣợng cao với giá cả hợp lý và dịch vụ hậu mãi tốt. Với đội ngũ kỹ sƣ vàcông nhân kỹ thuật đƣợc đào tạo bài bản trong và ngồi nƣớc, cơng ty cam kết sẽ bảo hành chính hãng cho tất cả các sản phẩm mà cơng ty cung cấp trên tồn lãnh thổ Việt Nam. Trong quá trình bảo hành, với bất kỳ hỏng hóc nào do lỗi thiết kế hay vật liệu chế tạo sẽ đƣợc bảo hành miễn phí và khắc phục trong vịng 24 giờ. Trong suốt q trình sửdụng máy, cán bộ kỹ thuật của cơng ty sẽ định kỳ xuống kiểm tra và bảo dƣỡng máy miễn phí cho khách hàng.
* Dịch vụ sửa chữa – bảo trì máy:
Bên cạnh việc cung cấp máy móc, thiết bị và phụ tùng, cơng ty cịn cung cấp các dịch vụ sửa chữa và bảo trì các loại máy cơng trình trên tồn quốc.
* Dịch vụ cho thuê máy bơm bê tông:
Kể từ tháng 10/2010, công ty chính thức triển khai dịch vụ cho thuê máy bơm bê tông và bơm vận chuyển bê tơng trên phạm vi khu vực phía bắc Việt Nam. Với các chủng loại máy bơm tĩnh và bơm cần có chất lƣợng cao, nhập khẩu trực tiếp từ Tây Đức nhƣ SCHWING, PUTZMEISTER,... Công ty có đội ngũ kỹ thuật viên và cơng nhân vận hành máy có nhiều kinh nghiệm phục vụ trong lĩnh vực bơm bê tông cùng với tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc, đặc biệt có thể làm việc với cƣờng độ cao kể cả ban ngày cũng nhƣ ban đêm để đáp ứng đƣợc nhu cầu về tiến độ thi công của khách hàng.
Các mặt hàng kinh doanh chínhcủa cơng ty:
- Bơm bê tơng: Hiện nay, công ty đang kinh doanh nhiều loại bơm bê tông tĩnh nhƣ: bơm bê tông tĩnh Schwing BP2800; bơm tĩnh Putzmeister 1407D; bơm bê tông tự hành Putzmeister 1409D; bơm bê tông tĩnh SANY HBT80C-1818; bơm tĩnh Schwing SP2800; bơm tĩnh Putzmeister BSA 2110H-D; bơm tĩnh Putzmeister BSA 1408D; bơm tĩnh Schwing BP3000-18HD; bơm bê tông KCP (bơm tĩnh GE; Bơm tự hành KCP; bơm cần KCP); bơm bê tông tĩnh SANY (bơm tĩnh SANY HBT6013C-5D; bơm tĩnh SANY HBT6016C-5D; bơm tĩnh SANY HBT6018C- 5D). Máy bơm bê tông tĩnh là loại máy đang đƣợc sử dụng rất nhiều cho việc bơm bê tơng tại các cơng trình xây dựng. Theo đánh giá của nhiều nhà thầu thì bơm bê
tông tĩnh là phƣơng pháp cấp bê tông nhanh nhất hiện nay và nó giúp nhà thầu có thể đẩy nhanh tiến độ của các cơng trình.
- Xe trộn bê tông: Xe trộn bê tông là loại xe đƣợc dùng để vận chuyển và trộn bê tông từ một nhà máy, phân xƣởng, xí nghiệp, trạm trộn bê tông đến công trƣờng xây dựng với các cự ly từ vài đến vài chục km. Hiện nay, công ty đang kinh doanh xe trộn bê tông HOWO 2010 và xe trộn bê tông HOWO 2011.
- Bơm bê tơng hầm lị – phòng mổ: bơm tĩnh hầm lò HBTS15-6-22k; bơm tĩnh hầm lị HBMD15-6-22S (có phịng nổ); bơm tĩnh hầm lò HBTS30-10-45.
- Xe nâng hàng DALIAN: Công ty hiện đang cung cấp các loại xe nâng DALIAN hiện đại nhất với những ƣu điểm nhƣ đƣợc thiết kế với bộ giảm âm công suất cao, mui xe kiểu tách rời,… nhằm giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao năng suất lao động. Các loại xe nâng hàng DALIAN hiện có của cơng ty gồm: xe nâng hàng DALIAN 1.5T; xe nâng hàng DALIAN 2.0T; xe nâng hàng DALIAN 2.5T; xe nâng hàng DALIAN 3.0T; Xe nâng hàng DALIAN 3.5T;…
- Máy ủi SHANTUI: Máy ủi SHANTUI SD13; Máy ủi SHANTUI SD16; Máy ủi SHANTUI SD22; Máy ủi rác SHANTUI SD16R; Máy ủi SHANTUI SD23; Máy ủi YTO-T80 (80HP).
- Các loại phụ tùng thay thế và vật tƣ cho máy bơm bê tông, máy ủi, phụ tùng xe nâng hàng nhƣ: bạc cánh khuấy, bệ đỡ máy bơm bê tông, bệ đỡ van, bộ gioăng phớt, bộ lọc của máy bơm bê tông, bơm nƣớc, bơm dầu thủy lực, bơm mỡ, bộ ổ trục, bỏng rửa ống bơm bê tông, cảm biến, cốc đỡ ty lắc, cút nối, miếng đệm, gioăng cao su, ghế chịu lực, kính chắn gió, khóa ống, khóa chữ U, lọc cần, lọc thủy lực, mặt chà chống mài mịn, mỡ dùng để bơi trơn, mũi khoan, nịng, ống bơm bê tông, ống hãm bê tơng, pittong, van, vịng kẹp,…Và đây chính là những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty trong những năm gần đây.
Quy trình nhập –xuất hàng hóa của cơng ty:
Cơng ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dƣơng là công ty chuyên cung cấp các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng phục vụ cho ngành xây dựng, công nghiệp, môi trƣờng,… Công ty nhập các mặt hàng từ nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nƣớc để phân phối hàng cho khách hàng trong phạm vi cả nƣớc theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp.
Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập –xuất hàng hóa của cơng ty
Căn cứ theo đơn đặt hàng của khách hàng gửi qua mail hoặc fax và kế hoạch kinh doanh của công ty, công ty sẽ xuất hàng trong kho để bán cho khách hàng hoặc liên hệ tới nhà cung cấp để nhập hàng hóa về nhập kho với mục đích có hàng cung cấp cho khách hàng. Căn cứ theo yêu cầu của khách hàng, cơng ty chuyển hàng hóa cho khách hàng kèm theo hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho bán hàng. Chi phí vận chuyển hàng hóa phát sinh sẽ do khách hàng chịu toàn bộ. Sau khi nhận hàng hóa, khách hàng có thể thanh tốn tiền cho cơng ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Tuy nhiên, cơng ty ln khuyến khích khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng chuyển khoản vì việc chuyển chuyển khoản vừa tiện lợi, tiết kiệm thời gian và tránh nguy cơ rủi ro về tiền giả.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty
Hiện nay, Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dƣơng đang tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình trực tuyến, đứng đầu là giám đốc (ngƣời có quyền lực cao nhất), hỗ trợ cho giám đốc là phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật, kế tốn trƣởng và tồn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đƣợc sơ đồ hóa tại Phụ lục 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từngbộ phận, phòng ban nhƣ sau:
Giám đốc: Là ngƣời chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh tế của công ty; là chủ quản công ty và thực hiện đầy đủ trách nhiệm của công ty với nhà nƣớc theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, giám đốc cịn trực tiếpphụ trách hai phịng ban là phịng kế tốn và phịng hành chính.
Phó giám đốc kinh doanh: Là ngƣời trực tiếp giải quyết các công việc thuộc
lĩnh vực kinh doanh và nghiên cứu thị trƣờng; là cách tay đắc lực chogiám đốc. Phó giám đốc kinh doanh thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản nhƣ sau:
Đơn đặt hàng Gửi tới nhà cung cấp Nhận hàng nhập kho Xuất hàng để bán Thu tiền
- Phụ trách phòng nghiên cứu thị trƣờng và phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm về hoạt động và kết quả hoạt động của phòng nghiên cứu thị trƣờng và phòng kinh doanh trƣớc ban lãnh đạo công ty.
- Chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu thị trƣờng, lựa chọn mặt hàng kinh doanh, xây dựng các phƣơng án kinh doanh để trình giám đốc.
- Dự thảo các hợp đồng kinh tế và tổ chức thực hiện khi hợp đồng đã ký. - Tham mƣu cho giám đốc trong quá trình tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tiếp cận thị trƣờng, tuyên truyền quảng cáo thu hút khách hàng ký kết hợp đồng mua bán.
- Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh,….
Phó giám đốc kỹ thuật: Là ngƣời trực tiếp giải quyết các công việc thuộc bộ
phận kho và phòng kỹ thuật; là cách tay đắc lực cho giám đốc. Phó giám đốc kỹ thuật thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản nhƣ sau:
- Phụ trách phòng kỹ thuật và bộ phận kho, chịu trách nhiệm về hoạt động và kết quả hoạt động của phòng kinh doanh và bộ phận kho trƣớc ban lãnh đạo công ty.
- Quản lý cơng tác đảm bảo chất lƣợng hàng hóa, chịu trách nhiệm chính về chất lƣợng hàng hóa trƣớc khi xuất hàng.
- Xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng hàng hóa.
- Chịu trách nhiệm giám sát, duy trì và đảm bảo hệ thống quản lý chất lƣợng hoạt động hiệu quả trong công ty.
- Quản lý tài liệu hệ thống chất lƣợng tồn cơng ty.
- Thiết lập các tiêu chí, tiêu chuẩn để giám sát và kiểm định hàng hóa. - Tham mƣu cho ban lãnh đạo côngty về các yêu cầu kỹ thuật.
- Cập nhật thƣờng xuyên các tiêu chuẩn chất lƣợng hàng hóa do các cơ quan ban ngành và các tổ chức chất lƣợng trên thế giới ban hành,….
Phịng kế tốn: Là phịng có nhiệm vụ làm cơng tác quản lý tồn diện về tài
chính, thu thập và cung cấp đầy đủ các thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của cơng ty; chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách nhà nƣớc về quản lý kinh tế, tài chính.
Phịng kinh doanh: Là phịng có nhiệm vụ vận chuyển, giao hàng; là nơi diễn ra quá trình mua bán và thực hiện tất cả các hợp đồng kinh tế của cơng ty.
Phịng nghiên cứu thị trường: Là phịng có nhiệm vụ nghiên cứu, khai thác
nguồn hàng và thị trƣờng tiêu thụ; là nơi thực hiện các quyết định mua hàng, đặt hàng, dự trữ hàngvà tổ chức phân phối hàng hóa.
Phịng kỹ thuật: Là phịng có nhiệm vụ giám sát và kiểm định chất lƣợng hàng hóa đầu vào và đầu ra theo các tiêu chí, tiêu chuẩn đã thiết lập để đảm bảo hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty hoạt động hiệu quả.
Bộ phận kho: Là bộ phận có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt số lƣợng
hàng hóa nhập, xuất và tồn kho để cung cấp số liệu cho phịng kế tốn và các phịng ban có liên quan trong cơng ty.
Mối quan hệ giữa các bộ phận, phịng ban trong cơng ty:
Các bộ phận, phịng ban trong cơng ty có quan hệ mật thiết với nhau. Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dƣới có tính chất chỉ đạo mệnh lệnh. Các phịng ban có nhiệm vụ tham mƣu cho ban lãnh đạo công tytrong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chun mơn của mình.Mỗi bộ phận, phịng ban thực hiện chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhƣng tất cả đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo cơng ty và đều hoạt động vì lợi ích chung của cơng ty.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty
Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý, Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dƣơng đã xây dựng bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung với mộtkế tốn trƣởng kiêm kế toán tổng hợp và ba kế toán viên. Các cơng việc về kế tốn kể từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ kế toán đến khâu ghi nhận và lập báo cáo kế toán đều đƣợc thực hiện tập trung ở phịng kế tốn. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty đƣợc sơ đồ hóa tại Phụ lục 2.3. Chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong phịng kế tốn nhƣ sau:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là ngƣời chịu trách nhiệm chỉ đạo