Phòng tiếp thị: bộ phận phụ trách nghiên cứu, tiếp thị kinh doanh của thị trường trong và
ngoài nước, xây dựng và đẩy mạnh công tác tiếp thị, đánh bóng thương hiệu của cơng ty, nâng cao uy tín sản phẩm trên thị trường. Hỗ trợ các đại lý trong hoạt động nghiên cứu và phát triển thị trường khu vực và giúp các đại lý trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh trong từng thời kỳ dựa trên các số liệu thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng tại khu vực.
Phòng kinh doanh: được chia làm hai nhóm, một nhóm phụ trách kinh doanh khu vực phía Bắc và TP. HCM, nhóm cịn lại phụ trách kinh doanh khu vực miền Đông và miền Tây Nam Bộ. Phòng kinh doanh là phịng có chức năng hoạt động theo chủ trương, chính sách, chiến lược của công ty, chịu trách nhiệm triển khai các chiến lược kinh doanh, hỗ trợ cho các đại lý trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời phối hợp với bộ phận bán hàng và bộ phận tiếp thị thực hiện chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất.
Phòng xuất nhập khẩu: là bộ phận phụ trách về xuất nhập khẩu và được sự chỉ đạo trực
tiếp từ Giám đốc. Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng xuất khẩu cũng như nhập khẩu một số model bếp gas Nhật về kinh doanh tại thị trường Việt Nam.
Phòng KCS: Quản lý tiêu chuẩn, chất lượng và kiểm tra sản phẩm trong công ty. Xây dựng phương án, thực hiện và duy trì hệ thống bảo đảm chất lượng cũng như quản lý các bộ tiêu chuẩn, thành tích kiểm tra, nhập và xuất hàng.
Phịng kế tốn: phụ trách ghi cơng nợ của cơng ty cũng như xuất hóa đơn và quyết tốn
các khoản thu chi của doanh nghiệp.
Phịng kiểm sốt nội bộ: định lượng các thông số liên quan đến sản xuất tại các phân xưởng. Quản lý thông tin về các loại tài sản, trang thiết bị trong cơng ty.
Phịng hành chánh nhân sự: có chức năng tham mưu, tổ chức thực hiện công tác tổ chức, thi đua khen thưởng, quản lý hành chính, tiền lương và chăm lo sức khỏe cho người lao động.
38
2.3. TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CƠNG TY
Hình 2.3: Quy trình sản xuất
Nguồn: Phịng Nhân sự
Phịng kinh doanh & xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Sau khi tổng hợp, số liệu sẽ được chuyển cho Nhân viên hoạch định sản xuất để lập kế hoạch sản xuất. Sau khi kế hoạch sản xuất đã được duyệt bởi Phó giám đốc Sản xuất tiếp đó chuyển sang cho phịng Vật tư. Tại đây, phòng Vật tư lên kế hoạch mua nguyên vật liệu phục vụ cho quy trình sản xuất.
Các phân xưởng sản xuất van, phân xưởng đúc, phân xưởng ép nhựa, phân xưởng dập tự động, sau khi đã hoàn thành xong sản phẩm đều được kiểm sốt chất lượng bởi phịng KCS. Sau đó các sản phẩm trong những phân xưởng này được đưa về Kho vật tư. Cuối cùng là qua cơng đoạn lắp ráp tại phân xưởng để có được thành phẩm. Thành phẩm sau khi đã được kiểm soát chất lượng và đưa về Kho hàng. Trong trường hợp, thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu thì sẽ được chuyển cho phịng Kinh doanh & Xuất nhập khẩu để đến tay khách hàng. Nếu đây là thành phẩm phục vụ cho tiêu dùng nội địa thì sẽ được chuyển đến Bộ phận giao hàng để đến tay khách hàng.
Ngồi ra, nếu Phịng nghiên cứu & Phát triển sản phẩm tạo ra sản phẩm mới dưới dạng đồ hoạ được khách hàng chấp nhận thì tiếp ngay sau đó, sản phẩm cũng sẽ được sản xuất theo đơn đặt hàng.
39
2.4. TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
2.4.1.Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Hình thức tổ chức
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức “ Tổ chức kế tốn tập trung”. Đây là hình thức mà tồn bộ cơng tác kế tốn từ xử lý chứng từ đến ghi sổ chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo theo quy định của nhà nước đều được tập trung ở phòng kế tốn. Cịn các bộ phận khác và các đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu nhập, phân loại và luân chuyển chứng từ cùng các số liệu, báo cáo nghiệp vụ về phịng kế tốn.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty:
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phịng kế tốn
Kế tốn trƣởng: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn và điều hành bộ máy kế
toán trong công ty, thực hiện các quy định pháp luật về kế tốn, tài chính và lập báo cáo tài chính, quyết tốn thuế của cơng ty. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc của công ty về công tác kế tốn của phịng kế tốn.
Kế toán tổng hợp giá thành: Tính tốn phân bổ khấu hao tài sản cố định, chi phí sản xuất chung, công cụ dụng cụ, kiểm tra nhập liệu và ghi chép sổ sách. Phối hợp với thủ quỹ thực hiện tính giá thành của thành phẩm trong tháng, cùng với kế tốn trưởng lập báo cáo tài chính.
Kế tốn giá vốn, doanh thu, cơng nợ phải thu: Thu nhập, xử lý, nhập liệu các chứng từ
40
hàng qua đó tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh trong tháng, cùng kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
Kế tốn thanh tốn, cơng nợ phải trả, vật tƣ, nguyên vật liệu: Thu nhập, nhập liệu các
chứng từ mua vào, chứng từ nhập khẩu trong kỳ, theo dõi việc nhập kho và xuất kho nguyên việc liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong kỳ. Thanh toán và theo dõi các khoản phải trả của người bán. Phối hợp với thủ kho xác định hạn mức tồn kho cho từng nguyên vật liệu, vật tư.
Kế toán tiền lƣơng: Tổ chức, ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời,
đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng cũng như chất lượng lao động. Tính tốn chính xác, kịp thời chế độ các khoản trích theo lương, tiền thưởng các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Thực hiện việc kiểm tra tình hình sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh.
2.4.2.Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
a. Các chính sách kế toán
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định dựa trên cơ sở giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm hiện tại.
Giá trị hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xun, liên tục, có tình hình nhập, xuất trên sổ kế tốn. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua vào trong kỳ. Giá trị trung bình được tính vào mỗi tháng.
Dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí cần thiết ước tính cho việc bán chúng.
Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phƣơng pháp hạch toán ngoại tệ:
Cơng ty hạch tốn ngoại tệ theo tỉ giá thực tế. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỉ giá ngoại tệ tại thời điểm phát sinh. Số dư các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi theo tỉ giá ngay tại thời điểm cuối kỳ.
41
Chênh lệch tỉ giá phát sinh và chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được ghi nhận vào thu nhập hay chi phí trong kỳ. Riêng trong giai đoạn xây dựng cơ bản dở dang, khoản chênh lệch tỉ giá hối đoái đã được thực hiện và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được phản ánh luỹ kế trên bảng cân đối kế toán (Chi tiêu chênh lệch tỷ giá).
Nguyên tắc ghi nhận khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): TSCĐ vơ hình và TSCĐ hữu
hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ vơ hình và TSCĐ hữu hình được ghi nhận theo ngun giá, hao mịn luỹ kế và giá trị cịn lại.
Khấu hao TSCĐ được trích theo phương pháp đường thẳng. b. Danh mục chứng từ, sổ sách kế tốn tại cơng ty
Danh mục chứng từ của cơng ty gồm có: Hố đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Giấy nộp tiền, Uỷ nhiệm chi, Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và các chứng từ có liên quan khác.
Sổ sách kế tốn của cơng ty gồm có: Sổ nhật ký chung, Sổ cái các loại tài khoản có phát sinh, Sổ chi tiết các loại tài khoản, Sổ quỹ, Thẻ kho, Sổ chi tiết hàng hoá, Sổ bảng kê nhập xuất tồn, Bảng chấm công, Bảng lương, Bảng cân đối phát sinh các tài khoản,..
c. Hệ thống tài khoản:
Từ năm 1/1/2015, công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán ban hành theo thơng tư 200/2014/TT-BTC. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, do đó có nhiều tài khoản cấp 2 và cấp 3. Do giới hạn của bài báo cáo nên sinh viên xin trình bày một số tài khoản thuộc Chi phí sản xuất và tính giá thành.
Để tập hợp chi phí sản xuất Cơng ty sử dụng tài khoản Chi phí loại 6 và chi tiết cho từng Phân xưởng nhằm tập hợp chi phí và phân bổ đúng đối tượng.
Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
- Tài khoản 6211 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân xưởng Ép Nhựa” - Tài khoản 6212 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân xưởng Dập” - Tài khoản 6213 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân xưởng Van” - Tài khoản 6219 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân xưởng Lắp ráp” Tài khoản 622 “Chi phí nhân cơng trực tiếp”
- Tài khoản 6221 “Chi phí nhân công trực tiếp phân xưởng Ép Nhựa” - Tài khoản 6222 “Chi phí nhân cơng trực tiếp phân xưởng Dập” - Tài khoản 6223 “Chi phí nhân cơng trực tiếp phân xưởng Van”
42
- Tài khoản 6229 “Chi phí nhân cơng trực tiếp phân xưởng Lắp ráp” Tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”
- Tài khoản 6271 “Chi phí sản xuất chung phân xưởng Ép Nhựa” - Tài khoản 6272 “Chi phí sản xuất chung phân xưởng Dập” - Tài khoản 6273 “Chi phí sản xuất chung phân xưởng Van” - Tài khoản 6279 “Chi phí sản xuất chung phân xưởng Lắp ráp”
Về chi phí sản xuất dở dang, cơng ty sử dụng tài khoản 154 để phản ánh và cũng chi tiết cho từng phân xưởng.
Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
- Tài khoản 1541 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phân xưởng Ép Nhựa”
- Tài khoản 1542 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phân xưởng Dập” - Tài khoản 1543 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phân xưởng Van” - Tài khoản 1549 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phân xưởng Lắp ráp” d. Hệ thống báo cáo kế toán:
- Đơn vị tiền tệ ghi sổ là Việt Nam Đồng
- Kỳ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm - Nguồn để lập báo cáo tài chính:
Số dư tài khoản tại thời điểm 31/12 năm trước
Số phát sinh trong kỳ báo cáo, số phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến ký báo cáo
Số dư tài khoản tại thời điểm lập báo cáo
- Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế tốn và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của cơng ty:
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN)
43
- Báo cáo quản trị:
Bảng tổng hợp công nợ theo từng khách hàng Bảng phân tích tình hình kinh doanh
Bảng kê lãi lỗ theo từng mặt hàng Bảng kê bán hàng theo từng mặt hàng e. Hình thức sổ kế tốn:
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế tốn máy, sử dụng phần mềm kế tốn ASC theo hình thức Nhật ký chung. Trình tự cơng việc hiển thị theo sơ đồ sau:
Hình 2.5: Trình tự ghi sổ kế tốn máy theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hằng ngày: căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm ASC. Theo quy trình của phần mềm ASC, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động truy xuất ra các sổ kế toán tổng hợp.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập
44
trong kỳ. Kế tốn cũng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính.
* Đơi nét về phần mềm ASC: Đây là phần mềm do Phân viện Công nghệ thông tin Tp.HCM thực hiện đã được nhiều đơn vị sử dụng. Phần mềm ASC sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung. Các bộ mã được tổ chức đơn giản; theo dõi ngoại tệ nhiều loại tiền khác nhau trên công nợ và tài khoản tiền, khoản vay, cho vay được tổ chức đơn giản và hữu hiệu; rất nhiều chức năng thiết thực cho phép người sử dụng xử lý, phân tích số liệu nhanh chóng, chính xác; tự động hóa tối đa thao tác nhập số liệu; tính trạng tồn kho và cơng nợ có ngay tức thời trong khi đang nhập số liệu. Nhiều bút toán được tạo tự động, giúp giảm thiểu tối đa công việc; rất nhiều mẫu báo cáo và chọn được nhiều thông số báo cáo trước khi in.
Các phân hệ quản lý bao gồm: Quản lý kế toán tổng hợp và chi tiết thông qua việc theo dõi số liệu phát sinh của tất cả các tài khoản tổng hợp chi tiết; Quản lý công nợ; Quản lý tồn kho; Quản lý bán hàng, Tính giá thành sản phẩm,..
f. Danh mục chứng từ, sổ sách kế toán tại đơn vị
Danh mục chứng từ gồm có: Hố đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Giấy nộp tiền, Uỷ nhiệm chi và các chứng từ khác.
Sổ sách kế tốn gồm có: Sổ nhật ký chung, Sổ cái các loại tài khoản có phát sinh, Sổ chi tiết các loại tài khoản, Sổ quỹ, Thẻ kho, Sổ chi tiết hàng hoá, Sổ bảng kê nhập xuất tồn. Các chứng từ tại công ty được tổ chức quản lý theo cách thức là người nào chịu trách nhiệm về phần hành nào thì sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào các file liên quan. Các chứng từ trong 2 năm gần nhất được lưu tại phòng kế toán, số chứng từ cũ