Chương 6 : XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO DNTN PHƯỚC CHUNG
6.3. Kế hoạch nhân sự
Nhân sự chủ chốt
Do qui mô hoạt động của doanh nghiệp còn nhỏ, và các hoạt động của doanh nghiệp tương đối đơn giản, nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tương đối đơn giản. Hiện tại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được chia thành 4 tổ: Kế tốn, KCS, thủ kho, kỹ thuật máy.
Cơng việc hiện tại của từng vị trí như sau:
- Tổ kế tốn: gồm 2 người, 1 kế toán trưởng và 1 vừa là kế toán vừa là thư ký. Thư ký chịu trách nhiệm ghi chép các số liệu phát sinh hàng ngày, thống kê sản lượng nhập, xuất và sản lượng gạo được đánh bóng hàng ngày của doanh nghiệp, theo dõi lượng hàng tồn kho hàng ngày để báo các cho quản đốc, ghi nhận những thông tin cần thiết, sắp xếp giấy tờ và nộp các báo cáo thuế, kết quả kinh doanh cho cơ quan nhà nước.
Kế toán trưởng mỗi tháng đến doanh nghiệp một lần, thống kê các chi phí, doanh thu phát sinh. Tính tốn và xác định kết quả kinh doanh và các khoản phải nộp hàng tháng cho nhà nước.
- Tổ KCS: gồm 2 người, 1 KCS đầu vào, 1 KCS đầu ra.
KCS đầu vào kiểm tra, đo độ ẩm, và sắp xếp gạo thành các loại khác nhau, để đánh bóng, và đảm bảo gạo thành phẩm đúng tỷ lệ.
KCS đầu ra chịu trách nhiệm kiểm tra, và điều hành hoạt động của hệ thống đấu gạo, theo dõi tỷ lệ gạo đảm bảo gạo thành phẩm đúng theo tiêu chuẩn qui định của công ty trung gian.
- Tổ kỹ thuật máy: gồm 4 người, thay phiên nhau vận hành các hệ thống đánh bóng. Các nhân viên này theo dõi xác các thơng số, điều chỉnh cho thành phẩm đúng theo tiêu chuẩn qui định. Theo dõi và kiểm tra máy móc thiết bị để kịp thời sữa chữa những hư hỏng và sai lệch, để đảm bảo hệ thống vận hành đúng tiến độ đúng tiêu chuẩn. Và sữa chửa các thiết bị, máy móc của doanh nghiệp bị hư hỏng.
- Tổ thủ kho: chỉ có một người phụ trách quản lý, và điều hành các công nhân, theo dõi các hoạt động của công nhân, kiểm tra và sắp xếp công việc hoạt động của công nhân, và các trang thiết bị, hàng tồn kho thành phẩm theo có thứ tự.
- Quản đốc: có 1 người chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ các hoạt động của, ra quyết định, ký văn bản liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Quản đốc là người giao dịch, liên hệ với các nhà cung cấp đầu vào, và các cung công ty trung gian của doanh nghiệp, là người ra giá thu mua gạo liệu. Người quyết định các hợp đồng của doanh nghiệp.
- Chủ doanh nghiệp: hầu như mọi hoạt động, công việc điều giao cho quản đốc xử lý và điều hành. Chủ doanh doanh nghiệp chỉ các hoạt động thu, chi các số tiền phát sinh hàng ngày. Và tổng kết các số tiền đó, tính tốn để xác định kết quả mỗi ngày.
Với kế hoạch giao mọi quyết định, và điều hành hoạt động của doanh nghiệp cho quản đốc, đã tạo thuận lợi cho mọi hoạt đọng của doanh nghiệp. Và mọi quyết định của quản đốc cũng thuận lợi hơn khi chuẩn bị làm việc gì cần cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm của quản đốc đã đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Hiện nay, quản đốc đã tạo được các mối liên hệ khá mật thiết với các nhà cung ứng, các
thương buôn. Đặc biệt, là liên kết được với các cơng ty trung gian để tìm đầu ra cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hoạt động ngày càng phát triển cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, và cơ cấu được tổ chức lại như sau
Cơ cấu tổ chức dự kiến
Hình 6.2: Cơ cấu tổ chức dự kiến
Số lượng nhân viên theo sơ đồ tổ chức mới như sau: Bảng 6.10: Số lượng nhân viên dự kiến
Vị trí Số lượng (người) Giám đốc 1 KCS 2 Kỹ thuật máy 6 Kế toán-kinh doanh 3 Thủ kho 2 Bảo vệ 3
Nhiệm vụ của từng vị trí mới
- Giám đốc: 1 người, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp, điều khiển công việc của những nhân viên khác, nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức, có quan hệ tốt với nhân viên tạo môi trường làm việc thuận lợi, tạo điều kiện cho người dưới quyền thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Phát huy được các mối quan hệ bên trong lẫn bên ngoài, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng và đối tác, đề ra mục tiêu và phương hướng phát triển doanh nghiệp theo từng thời kỳ, thường xuyên theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- KCS: gồm 2 người:
KCS đầu vào: Xem xét, xắp sếp các loại gạo theo từng loại khác nhau, để thuận lợi trong việc đánh bóng cho ra gạo thành phẩm, theo dõi, kiểm tra độ
Giám đốc
KCS Kế toán-kinh doanh Thủ kho Kỹ thuật máy
Công nhân Bảo vệ Chủ doanh
KCS đầu ra: Vận hành và theo dõi hệ thống đấu gạo, kiểm tra tỷ lệ từng loại gạo, điều chỉnh hệ thống đấu để cho gạo thành phẩm đúng với tiêu chuẩn, và qui định từng loại gạo của công ty trung gian.
- Tổ thủ kho: 3 người
Một thủ kho: theo dõi quan xác, quản lý, phân công công nhân hoạt động hàng ngày, theo dõi lượng hàng nhập xuất, và lượng gạo đánh bóng hàng ngày, biết cách giàn xếp các xung đột trong doanh nghiệp.
Còn hai người kia, mỗi người chịu trách nhiệm ghi chép các lượng gạo liệu nhập hàng ngày, và người kia, theo dõi lượng hàng xuất hàng ngày, và cả hai còn thay phiên nhau theo dõi xuất cám.
- Tổ kế toán- kinh doanh: 3 người
Kế toán trưởng: Theo dõi, thống kê, số phát sinh hàng tháng, tổng hợp số liệu, xác định kết quả kinh doanh hàng tháng, xác định số thuế phải nộp hàng tháng, và xác định kết quả kinh doanh hàng năm, lập các báo cáo tài chính.
Thư ký kế tốn: ghi chép những số phát sinh hàng ngày, thống kê lượng hàng tồn kho hàng ngày, theo dõi các hoạt động phát hiện những chi phí khơng cần thiết và đề nghị biện pháp khắc phục.
Nhân viên Kinh doanh: chịu trách nhiệm thu thập thông tin giá cả thị trường, biến động thị trường, thông tin đối thủ cạnh tranh, thông tin các công ty trung gian.Và liên hệ với các công ty trung gian để theo dõi thông tin và tham gia đấu thầu. Để thông báo cho giám đốc biết, và hổ trợ giám đốc trong các quyết định.
- Tổ kỹ thuật máy: 6 người
Thay phiên nhau vận hành hệ thống đánh bóng, các nhân viên trong tổ phải biết các tiêu chuẩn xuất khẩu của gạo, am hiểu hệ thống đánh bóng, theo dõi phát hiện những sai lệch, hư hỏng để điều chỉnh kịp thời, các nhân viên này biết sữa chữa những hư hỏng đó. Đồng thời, phát hiện và sữa chữa các thuết bị máy móc khác.
- Bảo vệ: 3 người, thay phiên nhau trực và giữ gìn trật tự tồn doanh nghiệp.
u cầu về mỗi nhân viên
- Giám đốc: phải nhạy biến, linh hoạt với những biến động của thị trường, có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh gạo, có phong cách hịa nhã tạo được thiện cảm với các nhân viên, có kinh nghiệm quản lý và điều hành một doanh nghiệp nào đó thành cơng.
- Tổ KCS:
KCS đầu vào: am hiểu về gạo, nắm được các tiêu chuẩn của gạo và có thái độ hịa nhã với các nhân viên khác. Có trình độ trung cấp chế biến thực phẩm trở lên.
KCS đầu ra: Có kinh nghiệp đấu gạo để xuất, am hiểu các tỷ lệ trong tiêu chuẩn xuất khẩu gạo, biết nguyên lý hoạt động của hệ thống đấu, cần trình độ trung cấp lương thực thực phẩm trở lên.
Kế tốn trưởng: có khả năng tổng hợp, lập các bản báo cáo, có trình độ trung cấp kế tốn trở lên.
Thư ký kế tốn: có ký năng ghi chép, tính tốn các số phát sinh hàng ngày, có kinh nghiệm phát hiện các hao phí khơng cần thiết, và kiến nghị biện pháp khắc phục các chi phí đó với giám đốc, trình độ từ trung cấp kế toán trở lên.
Nhân viên kinh doanh: Am hiểu lĩnh vực kinh doanh gạo, có kinh nghiệm trong các cuộc đấu thầu để giành quyền xuất gạo, có khả năng thu thập thơng tin nhanh, có kỹ năng đàm phán với khác hàng và đối tác, hổ trợ giám đốc ra quyết định, trình độ trung cấp kinh doanh trờ lên.
- Tổ thủ kho: 3 người
Thủ kho chính: Biết cách quản lý xắp sếp các hoạt động của công nhân, xắp sếp các gạo thanh phẩm theo trật tự, theo dõi lượng hàng nhập, và xuất hàng ngày cung cấp cho thư ký kế toán, am hiểu các tiêu chuẩn gạo xuất.
Còn 2 người kia: Biết ghi chép số lượng gạo nhập và xuất hàng ngày theo dõi lượng hàng xuất, ghi chép lượng gạo liệu nhập hàng ngày.
- Tổ kỹ thuật máy: Am hiểu nguyên lý hoạt động của hệ thống đánh bóng, am hiểu tiêu chuẩn của gạo xuất, có kinh nghiệm trong điều chỉnh, phát hiện sai hỏng của hệ thống, có kỹ năng sữa chữa các thiết bị máy móc hư hỏng. trình độ trung học điện hoặc cơ khí trở lên.
- Bảo vệ: Chỉ cần biết chử có thái độ hịa nhã, có thể hình tốt.
- Tóm lại các nhân viên theo sơ đồ cấu trúc mới phải am hiểu lĩnh vực kinh doanh gạo và hỗ trợ nhau khi cần thiết
Kế hoạch xây dựng nguồn lực
Bảng 6.11: Yêu cầu trình độ nhân viên dự kiến
Vị trí lượngSố Trình độ
Giám đốc 1 Cần có kinh nghiệm quản lý, trình độ trung học trở lên KCS đầu vào 1 Trung cấp chế biến thực phẩm KCS đầu ra 1 Trung cấp lương thực thực phẩm Thủ kho 1 Trung học
Kế toán trưởng 1 Trung cấp kế toán trở lên Thư ký kế toán 1 Trung cấp kế toán trở lên Nhân viên kinh doanh 1 Trung cấp kinh doanh trở lên Kỹ thuật máy 6 Trung cấp cơ khí, điện Bảo vệ 3 Biết chữ
Nhân viên ghi chép 2 Biết chữ
Kế hoạch giữ lại nhân viên củ đáp ứng được nhiệm vụ
- Giữ lại quản đốc: đưa quản lên làm giám đốc, vì trong thời gian qua quản đốc đã điều hành hoạt động của doanh nghiệp khá thành công, và đáp ứng được yêu cầu của một giám đốc
- Giữ lại tổ KCS: vì 2 nhân viên trong tổ đảm bảo được u cầu của cơng việc, và địi hỏi mới.
- Giữ lại thủ kho cũ: đây là thủ kho có khả năng điều hành cơng nhân, và xắp sếp các công việc của công nhân rất tốt, đảm bảo được yêu cầu của doanh nghiệp.
- Giử lại 4 kỹ thuật máy cũ: vì các nhân viên này có kinh nghiệm điều hành hệ thống đánh bóng, và quen với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. - Và hai nhân viên cũ của tổ kế toán vẫn giữ lại
Kế hoạch tuyển nhân viên mới
- Tuyển thêm hai nhân viên mới, hổ trợ thủ kho quản lý các sản lượng nhập và xuất hàng ngày, kế hoạch tiếp nhận những người ở xung quanh doanh nghiệp.
- Tuyển 3 bảo vệ: để các bảo vệ giữ trật tự doanh nghiệp thuận lợi, tuyển nhân viên từ những công nhân hiện tại của doanh nghiệp, bởi họ đã quen biết nhau và hiểu rỏ các hoạt động của doanh nghiệp.
- Hai nhan viên kỹ thuật máy thu hút từ các kho khác hoặc liên hệ trung tâm giới thiệu việc làm.
Kế hoạch đưa nhân viên đi học
- Đưa nhân viên đãm nhận việc kinh doanh của doanh nghiệp hiện tại đi học khóa đào tạo quản lý kinh doanh ngắn hạn của tỉnh.
- Đưa nhân viên thủ kho đi học khóa sơ cấp kế tốn của tỉnh
- Liên hệ với cơng ty cơ khí Bùi Văn Ngọ đưa 2 nhân viên kỹ thuật máy đến học hỏi để hiểu thêm hoạt động của hệ thống đánh bóng.
Kế hoạch chi phí nhân sự Kế hoạch chi phí tiền lương
Bảng 6.12: Chi phí tiền lương dự kiến
Vị trí lượngSố ( triêu/tháng)Lương Thành tiền
Giám đốc 1 3 3 KCS đầu vào 1 2 2 KCS đầu ra 1 2,5 2,5 Thủ kho 1 1,8 1,8 Kế toán trưởng 1 1,2 1,2 Thư ký kế toán 1 1,5 1,5 Nhân viên kinh doanh 1 1,8 1,8 Kỹ thuật máy 6 0,9 5,4
Bảo vệ 3 0,5 1,5
Nhân ghi sổ 2 0,6 1,2
Chi phí đưa nhân viên đi học
Bảng 6.13: Chi phí cử nhân viên đi học
Vị trí lượngSố Chi phí Thành tiền
Thủ kho 1 1 1
Nhân viên kinh doanh 1 1 1 Kỹ thuật máy 2 1 2
Các nguồn lực hiện tại
Bảng 6.14: Bảng cân đối kế toán năm 2005 Đơn vị: đồng Đơn vị: đồng
TÀI SẢN Thành tiền
A.Tài sản lưu động-Đầu tư ngắn hạn 42.305.195.641
1. Tiền 12.594.984.946 Tiền mặt tại quỹ 12.594.984.946 2. Các khoản phải thu 14.676.872.280 Phải thu khách hàng 2.837.409.265 Trả trước khách hàng 11.839.463.015 3. Hàng tồn kho 15.845.324.885 Nguyên liệu tồn kho 2.968.170.504 Hàng hóa tồn kho 1.429.687.460 Thành phẩm tồn kho 11.447.466.921 4. Tài sản lưu động khác (811.986.470) Chi phí trả trước (812.697.220) Chi phí chờ kết chuyển 710.750
B. Tàu sản cố định-Đầu tư dài hạn 1.585.613.383
1. Tài sản cố định 788.045.474 Tài sản cố định hữu hình 788.045.474 Ngun giá 1.099.509.000 Giá trị hao mịn 311.464.826 2. Chi phí xây dựng dở dang 797.567.909
Tổng Tài Sản 43.890.809.024
NGUỒN VỐN
A. Nợ 42.680.577.266 1. Nợ ngắn hạn 42.806.796.912 Người mua trả trước 13.468.958.505 Phải trả người bán 29.337.838.407 2. Thuế - khoản phải nộp cho nhà nước (126.219.646) B. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.210.231.758 1. Vốn quỹ 1.210.231.758 Nguồn vốn kinh doanh 1.161.935.224 Lợi nhuận chưa phân phối 48.296.534
Tổng Nguồn Vốn 43.890.809.024
Nguồn: Tổ kế toán Các giả định tài chính
Sản lượng gạo của Việt Nam năm 2006 xuất khẩu tăng. Lãi suất ngân hàng 6%, doanh nghiệp vay 0,8 tỷ. Thuế thu nhập doanh nghiệp 28%.
Thuế gia trị gia tăng 5%.
Khấu hao tài sản cố định cịn lại 20%/năm.
Chi phí điện nước, thuế thu nhập, thuế giá trị gia tăng trả theo tháng. Chi phí khác: gồm điện, nước của văn phịng, điện thoại, fax, giấy tờ… Chi phí cử nhân viên đi học chi vào cuối năm.
Các khoản đầu tư mới được đầu tư theo lịch.
Doanh thu dự kiến năm 2006
Bảng 6.15: Doanh thu các loại gạo
Loại gạo (%tấm)
Số lượng(kg) qn/năm/kgGía bình Doanh thu
5 10.000.000 3.840 38.400.000.000 10 600.000 3.725 2.235.000.000 15 5.000.000 3.650 18.250.000.000 20 600.000 3.575 2.145.000.000 25 10.000.000 3.475 34.750.000.000 Tổng 95.780.000.000
Doanh thu phụ phẩm khoảng 26 tỷ
Doanh thu toàn bộ: 121 780 000 000 đồng Bảng 6.16:Chi phí gạo liệu
Gạo
liệu Sản lượng(kg) bình quânĐơn giá Thành tiền
5 15.640.000 3.182 49.766.480.000 10 890.000 3.182 2.831.980.000 15 6.904.000 3.182 21.968.528.000 20 12.772.500 3.182 40.642.095.000 Tổng 115.209.083.000
Bảng 6.17: Chi phí đầu tư mới
Các thiết bị
Thời gian
thực hiện Thành tiền
Đầu tư 4 cân điện tử để cân gạo thành
phẩm 8/2006 8.000.000 Đầu tư mới 5 máy may miệng bao hai
lần chỉ 8/2006 5.000.000 San lắp phần mặt bằng còn lại để mở
rộng nhà kho 9/2006 2.000.000 Thay mới phần nóc kho cũ 9/2006 10.000.000 Sữa chửa và thay mới, nâng cấp hệ
thống đánh bóng cũ 10/2006 15.000.000 Tổng 40.000.000 Bảng 6.18: Các kế hoạch trang bị
Các kế hoạch Thành tiền
Kế hoạch an tồn và phịng chống cháy nổ 1.230.000 Kế hoạch an toàn và vệ sinh lao động 5.260.000 Kế hoạch an toàn lao động trang bị cá nhân 42.340.000 Tổng 48.830.000
Bảng 6.19: Dự kiến kết quả kinh doanh năm 2006 cho DNTN Phước Chung
Các khoản mục Thành tiền
Doanh thu 121.780.000.000 Giá vốn hàng bán 115.209.083.000 Lợi nhuận 6.570.917.000 Chi phí quản lý 900.000.000
Chi phí cơng nhân 3.000.000.000 Chi phí điện 1.600.000.000 Chi phí khác 500.000.000 Chi phí trang các kế hoạch 48.000.000 Đầu tư mới 40.000.000 Lợi nhuận trước thuế 482.917.000 Thuế 135.216.760 Lợi nhuận sau thuế 347.700.240
6.3. Kiến nghị
Đối với nhà nước:
Nhà nước tạo nhiều điều kiện thuận lợi, để DNTN hoạt động thuận lợi hơn, và có nhiều chính sách hổ trợ các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh gạo.