Loại gạo ( % tấm) Sản lượng( tấn) Năm 2005 Năm 2006 Tỷ lệ tăng (%) 5 8.200 10.000 21,95 10 400 600 50 15 4.620 5.000 8,23 20 400 600 50 25 7.850 10.000 27,39
Các thông số kỹ thuật của hệ thống đánh bóng cho 100 kg gạo sô Bảng 6.4: Tiêu chuẩn đánh bóng 100 kg gạo sơ
Loại gạo ( % tấm) Sản lượng gạo thành phẩm (kg) Phụ phẩm 5 62-66 34-38 10 65-70 30-35 15 70-75 25-30 20 82-84 16-18
Như vậy, để có đủ sản lượng gạo thành phẩm doanh nghiệp cần có sản lượng gạo liệu theo từng loại như sau:
Bảng 6.5: Sản lượng gạo liệu và phụ phẩm dự kiến
Loại gạo
( % tấm) Gạo thành phẩm (tấn) Gạo liệu(tấn) Phụ phẩm(tấn)
5 10.000 15.151-16.129 5.151-6.129 10 600 857-923 258-323 15 5.000 6.666-7.142 1.666-2.142 20 10.600 12.619-12.926 2.019-2.326
Do gạo thành phẩm 25% được đấu từ gạo 20% nên sản gạo liệu được xem là gạo 20%.
Với mục tiêu sản lượng đó, để đạt được doanh nghiệp sữa chữa các thiết bị, máy móc cũ, đầu tư một số thiết bị máy móc mới mà doanh nghiệp chư trang bị, nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của doanh nghiệp, và đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Các thiết bị máy móc doanh nghiệp sữa chữa và đầu tư mới như sau: - Đầu tư 4 cân điện tử để cân gạo thành phẩm
- Đầu tư mới 5 máy may miệng bao hai lần chỉ - San lắp phần mặt bằng còn lại để mở rộng nhà kho - Thay mới phần nóc kho cũ
Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng cơng việc bằng cơng cụ tiến trình:
Hình 6.1: Quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Bắt đầu Có trúng
thầu xuất Đấu thầu
Hợp đồng Có gạo
nhập khơng Thu mua gạo
Nhập Đánh bóng Vơ bao Có hợp đồng xuất Đợi hợp đồng Đấu gạo Kết thúc Xuất
Theo tiến trình cơng việc, bắt đầu doanh nghiệp nắm bắt thơng tin của cơng ty trung gian, tìm hiểu về nhu cầu gạo thành phẩm của họ, doanh nghiệp tham gia đấu thầu để giành quyền xuất gạo. Nếu trúng thầu, doanh nghiệp mới thực hiện thu mua gạo liệu, việc thu mua này được thực hiện bằng 2 cách: thu mua trực tiếp tại kho do các thương buôn mang lại, nếu không đủ lượng để đáp ứng nhu cầu xuất thì doanh nghiệp hợp đồng với các nhà máy xây xát quen biết để cung cấp cho đủ lượng. Nếu khơng trúng thầu, lại tìm kiếm và đấu thầu.
Doanh nghiệp nhập gạo cịn phụ thuộc hồn tồn vào sức lao động, nếu thiếu lao động thì việc nhập gạo bị chậm lại.
Khi gạo được nhập sau đó được đánh bóng vơ bao để vựa lại chờ đến hạn để xuất, thời gian chờ hạn giao hàng có thể gây hao hụt sản lượng, và giảm chất lượng gạo thành phẩm.
Khi đến ngày giao hàng, doanh nghiệp hợp đồng với chủ tàu vận chuyển và cho đấu gạo theo tiêu chuẩn, mà công ty trung qui định cho lô hàng xuất, công việc kiểm tra tiêu chuẩn được theo dõi cẩn thận, vì đây là khâu quan trọng quyết định cho lơ hàng. Vì lơ hàng khơng đúng với qui định sẽ bị trả lại.
Khi đấu gạo, vơ bao xong thì doanh nghiệp cho vận chuyển đến nơi qui định và giao hàng cho nơi nhận mới hồn thành hợp đồng.
Qua tiến trình cơng việc thấy DNTN Phước Chung gặp khó khăn lớn nhất ở 3 chổ:
- Khâu đấu thầu để giành quyền xuất gạo, tại các công ty trung gian. Để thuận lợi trong việc xuất hàng DNTN Phước Chung liên kết với các công ty trung gian, đảm bảo cho đầu ra của doanh nghiệp, hiện nay doanh nghiệp đã quan hệ mật thiết với một số công ty trung gian để ổn định đầu ra cho doanh nghiệp, các công ty này luôn giành cho doanh nghiệp một sản lượng tương đối để DNTN Phước Chung xuất hàng.
- Khó về thu mua gạo liệu, để đánh bóng cho ra gạo thành phẩm đúng tiêu chuẩn và đạt tỷ lệ là một điều khó, vì khâu này khơng quản lý tốt sẽ làm cho doanh nghiệp giảm lợi nhuận. Từ đó, doanh nghiệp liên kết với thương buôn, để ổn định đầu vào cho doanh nghiệp. Khi cần gạo liệu như thế nào, doanh nghiệp thông báo cho các thương buôn và mức giá doanh nghiệp mua vào để thương bn đi thu mua cho doanh nghiệp. Ngồi ra, doanh nghiệp còn hợp đồng với các nhà máy xây xát, để tìm đầu vào đảm bảo cho doanh nghiệp hoat động quanh năm. Các nhà máy này như: Đại Thành 1, Đại thành 2, Đại Thành 3, Đại Thành 4, …Ngoài các đầu mối cũ doanh nghiệp liên kết các nhà máy mới để đảm bảo đủ và nhanh lượng hàng mà doanh nghiệp cần.
- Khi gạo đến kho, doanh nghiệp cịn gặp khó khăn về khâu nhập gạo, vì doanh nghiệp nhập gạo cịn phụ thuộc hồn tồn vào sức lao động. Đảm bảo nhập gạo ln thuận lợi, doanh nghiệp có các chính sách khen thưởng những cơng nhân gắn bó với doanh nghiệp và có mức trợ cấp để thu hút họ. Đồng thời, giảm sức lao động doanh nghiệp đầu tư thêm băng tải nhập gạo, để giải phóng sức lao động. Tạo thuận lợi cho công nhân hoạt động, với số lượng ít vẫn đủ nhập gạo.
đảm bảo cần là có, đảm bảo cho việc giao hàng đúng hạng. Ngoài các chủ tàu cũ, doanh nghiệp quan hệ với các chủ tàu mới, để có nhiều lựa chọn tạo chi phí vận chuyển của doanh nghiệp được giảm xuống.
- Ngồi các khó khăn trên, việc quản lý tồn kho của doanh nghiệp cũng không kém phần quan trọng, nếu thời gian chờ hàng lâu thì chất lượng gạo giảm, và bị hao hụt làm cho doanh nghiệp bị tăng chi phí.
Quản lý chất lượng
Với cơ sở vật chất hiện tại của doanh nghiệp, đủ để doanh nghiệp hoạt động, và phát triển trong tương lai. Với 2 hệ thống đánh bóng được được đầu tư năm 2003, tương đối hiện đại được cơng ty cơ khí Bùi Văn Ngọ cung cấp, đây là nhà cung cấp có tiếng ở Việt Nam. Các hệ thống này đảm bảo được chất lượng cho gạo thành phẩm của doanh nghiệp, đúng với tiêu chuẩn gạo xuất khẩu, và yêu cầu của các công ty trung gian. Do xu hướng thị trường phát triển, và nhu cầu ngày càng gây rắt, Phước Chung đã đầu tư thêm một số thiết bị và máy móc để phục vụ cho hoạt động. Đồng thời, trang bị các phương tiện thiết bị để đảm bảo an toàn trong hoạt động của doanh nghiệp như sau:
- Kế hoạch an tồn và phịng chống cháy nổ - Kế hoạch an toàn và vệ sinh lao động - Kế hoạch an toàn lao động-trang bị cá nhân Các kế hoạch đó cụ thể như sau
Bảng 6.6: Kế hoạch an tồn và phịng chống cháy nổ
Các thiết bị lượngSố Nhà cung cấp Thời gian thực hiện Thành tiền
Cầu giao tự động 1 Công ty Điện lực 07/06 50.000 Hợp bảo về cầu giao 6 Công ty Điện lực 07/06 120.000 Bình CO 6 Cơng ty Điện lực 07/06 900.000 Sơ đồ PCCC 4 Công ty Điện lực 07/06 80.000 Bảng tiêu lệnh PCCC 4 Công ty Điện lực 07/06 80.000
Tổng 1.230.000
Bảng 6.7: Kế hoạch an toàn và vệ sinh lao động
Các thiết bị lượngSố Nhà cung cấp Thời gian thực hiện Thành tiền
Quạt hút bụi 4 Cơng ty cơ khí An giang 07/06 160.000 Quạt 4 Cơng ty cơ khí An giang 07/06 1.600.000 Nhà vệ sinh 1 Thuê thợ xây 07/06 1.500.000 Quạt chóng nóng 4 Cơng ty cơ khí An giang 07/06 2.000.000
Tổng 5.260.000
Bảng 6.8: Kế hoạch an toàn lao động trang bị cá nhân
Các thiết bị lượngSố Nhà cung cấp Thời gian thực hiện Thành tiền
Băng tải 2 Cơng ty cơ khí An Giang 07/06 40.000.000 Áo bảo hộ lao động 100 Công ty may An Giang 07/06 2.000.000 Khẩu trang 120 Công ty may An Giang 07/06 240.000 Găn tay 20 Công ty may An Giang 07/06 100.000
Tổng 42.340.000
Bảng 6.9: Chi phí tổng hợp
Các kế hoạch Thành tiền
Kế hoạch an tồn và phịng chống cháy nổ 1.230.000 Kế hoạch an toàn và vệ sinh lao động 5.260.000 Kế hoạch an toàn lao động trang bị cá nhân 42.340.000 Tổng 48.830.000
6.2. Kế hoạch marketing
Là một kế hoạch không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với DNTN Phước Chung hoạt động lĩnh vực kinh doanh và hoạt động marketing tương đối đơn giản, và cung cấp gạo thành phẩm cho các công ty trung gian xuất khẩu, không trực tiếp đến tay người tiêu dùng.
Do đó, khâu nghiên cứu và phân khúc thị trường của doanh nghiệp hầu như khơng có. Thay vào đó, doanh nghiệp có hoạt động nghiên cứu và nắm bắt thơng tin các công ty trung gian xuất khẩu gạo, về các lô hàng mà họ cần, để đăng ký đấu thầu giành quyền xuất gạo thành phẩm.
6.2.1. Kế hoạch sản phẩm
Gạo thành phẩm cũng phải theo qui định và tiêu chuẩn của gạo xuất khẩu, do công ty trung gian xuất khẩu qui định, và gạo thành phẩm được chia làm các loại: 5%, 10%, 15%, 20%, 20%. Và tiêu chuẩn của từng loại gạo được qui định ( như bảng 4.8)
6.2.2. Kế hoạch giá
Giá gạo thành của doanh nghiệp, phụ thuộc hoàn toàn vào giá đấu thầu mà doanh nghiệp trúng thầu. Để có được quyền xuất hàng, doanh nghiệp đến các công ty trung gian đấu thầu để giành quyền xuất. Từ đó, giá đấu thầu có thể làm giảm lợi nhuận mong muốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có lợi thế định giá thu mua gạo liệu từ các thương buôn và các đối tác khác tương ứng với giá trúng thầu xuất. Nhung doanh nghiẹp vẫn gặp rủi ro, khi giá gạo trên thị trường biến động.
Đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp, thường thì giá đấu thầu xuất hàng của doanh nghiệp luôn cao hơn giá mua nguyên liệu đầu vào từ 500-700 đồng/kg.
6.2.3. Kế hoạch phân phối
Khâu phân phối, không kém phần quan trọng, vì vị trí doanh nghiệp đặt ở nơi không thuận lợi cho vận chuyển. Các tàu vận chuyển gạo đến doanh nghiệp phải đi vào con sông nhỏ, và chỉ đi vào lúc nước lớn đầy sông.
Để phân phối thuận lợi, doanh nghiệp liên hệ với nhiều chủ tàu, để có thể có cạnh tranh về giá giữa các chủ tàu, làm cho chi phí vận chuyển giảm xuống. Đồng thời, doanh nghiệp tạo mối liên hệ mật thiết với chủ tàu nhiều hơn nửa, giúp cho việc vận chuyển thành phẩm của doanh nghiệp đúng lúc và kịp thời hơn
6.2.4. Kế hoạch chiêu thị
Từ trước đến nay, hoạt động chiêu thị của doanh nghiệp rất yếu, và hầu như khơng có. Vì gạo thành phẩm chỉ bán cho công ty trung gian, và giá cả lại phụ thuộc hoàn toàn vào giá đấu thầu của doanh nghiệp trúng thầu. Cho nên, doanh nghiệp chỉ
thông tin cho các thương buôn quen biết hay, để thu mua gạo liệu theo giá mà doanh nghiệp qui định tùy theo từng loại gạo.
6.3. Kế hoạch nhân sự Nhân sự chủ chốt Nhân sự chủ chốt
Do qui mô hoạt động của doanh nghiệp còn nhỏ, và các hoạt động của doanh nghiệp tương đối đơn giản, nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tương đối đơn giản. Hiện tại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được chia thành 4 tổ: Kế tốn, KCS, thủ kho, kỹ thuật máy.
Cơng việc hiện tại của từng vị trí như sau:
- Tổ kế toán: gồm 2 người, 1 kế toán trưởng và 1 vừa là kế toán vừa là thư ký. Thư ký chịu trách nhiệm ghi chép các số liệu phát sinh hàng ngày, thống kê sản lượng nhập, xuất và sản lượng gạo được đánh bóng hàng ngày của doanh nghiệp, theo dõi lượng hàng tồn kho hàng ngày để báo các cho quản đốc, ghi nhận những thông tin cần thiết, sắp xếp giấy tờ và nộp các báo cáo thuế, kết quả kinh doanh cho cơ quan nhà nước.
Kế toán trưởng mỗi tháng đến doanh nghiệp một lần, thống kê các chi phí, doanh thu phát sinh. Tính tốn và xác định kết quả kinh doanh và các khoản phải nộp hàng tháng cho nhà nước.
- Tổ KCS: gồm 2 người, 1 KCS đầu vào, 1 KCS đầu ra.
KCS đầu vào kiểm tra, đo độ ẩm, và sắp xếp gạo thành các loại khác nhau, để đánh bóng, và đảm bảo gạo thành phẩm đúng tỷ lệ.
KCS đầu ra chịu trách nhiệm kiểm tra, và điều hành hoạt động của hệ thống đấu gạo, theo dõi tỷ lệ gạo đảm bảo gạo thành phẩm đúng theo tiêu chuẩn qui định của công ty trung gian.
- Tổ kỹ thuật máy: gồm 4 người, thay phiên nhau vận hành các hệ thống đánh bóng. Các nhân viên này theo dõi xác các thông số, điều chỉnh cho thành phẩm đúng theo tiêu chuẩn qui định. Theo dõi và kiểm tra máy móc thiết bị để kịp thời sữa chữa những hư hỏng và sai lệch, để đảm bảo hệ thống vận hành đúng tiến độ đúng tiêu chuẩn. Và sữa chửa các thiết bị, máy móc của doanh nghiệp bị hư hỏng.
- Tổ thủ kho: chỉ có một người phụ trách quản lý, và điều hành các công nhân, theo dõi các hoạt động của công nhân, kiểm tra và sắp xếp công việc hoạt động của công nhân, và các trang thiết bị, hàng tồn kho thành phẩm theo có thứ tự.
- Quản đốc: có 1 người chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ các hoạt động của, ra quyết định, ký văn bản liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Quản đốc là người giao dịch, liên hệ với các nhà cung cấp đầu vào, và các cung công ty trung gian của doanh nghiệp, là người ra giá thu mua gạo liệu. Người quyết định các hợp đồng của doanh nghiệp.
- Chủ doanh nghiệp: hầu như mọi hoạt động, công việc điều giao cho quản đốc xử lý và điều hành. Chủ doanh doanh nghiệp chỉ các hoạt động thu, chi các số tiền phát sinh hàng ngày. Và tổng kết các số tiền đó, tính tốn để xác định kết quả mỗi ngày.
Với kế hoạch giao mọi quyết định, và điều hành hoạt động của doanh nghiệp cho quản đốc, đã tạo thuận lợi cho mọi hoạt đọng của doanh nghiệp. Và mọi quyết định của quản đốc cũng thuận lợi hơn khi chuẩn bị làm việc gì cần cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm của quản đốc đã đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Hiện nay, quản đốc đã tạo được các mối liên hệ khá mật thiết với các nhà cung ứng, các
thương buôn. Đặc biệt, là liên kết được với các cơng ty trung gian để tìm đầu ra cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hoạt động ngày càng phát triển cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, và cơ cấu được tổ chức lại như sau
Cơ cấu tổ chức dự kiến
Hình 6.2: Cơ cấu tổ chức dự kiến
Số lượng nhân viên theo sơ đồ tổ chức mới như sau: Bảng 6.10: Số lượng nhân viên dự kiến
Vị trí Số lượng (người) Giám đốc 1 KCS 2 Kỹ thuật máy 6 Kế toán-kinh doanh 3 Thủ kho 2 Bảo vệ 3
Nhiệm vụ của từng vị trí mới
- Giám đốc: 1 người, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp, điều khiển công việc của những nhân viên khác, nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức, có quan hệ tốt với nhân viên tạo môi trường làm việc thuận lợi, tạo điều kiện cho người dưới quyền thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Phát huy được các mối quan hệ bên trong lẫn bên ngoài, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng và đối tác, đề ra mục tiêu và phương hướng phát triển doanh nghiệp theo từng thời kỳ, thường xuyên theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- KCS: gồm 2 người:
KCS đầu vào: Xem xét, xắp sếp các loại gạo theo từng loại khác nhau, để thuận lợi trong việc đánh bóng cho ra gạo thành phẩm, theo dõi, kiểm tra độ
Giám đốc
KCS Kế toán-kinh doanh Thủ kho Kỹ thuật máy
Công nhân Bảo vệ Chủ doanh
KCS đầu ra: Vận hành và theo dõi hệ thống đấu gạo, kiểm tra tỷ lệ từng