3.3.1.1. Nâng cao trình độ quản lý nhân lực
bị vì vậy nguồn nhân lực càng đóng vai trị quan trọng hơn. Nhưng làm thế nào để sử dụng nguồn nhân lực hợp lý nhất, phát huy được năng lực của các cá nhân một cách tốt nhất thì khơng phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Công ty muốn tận dụng tốt nhất nguồn nhân lực sẵn có thì phải khơng ngừng nâg cao trình độ quản lý nhân lực. Nếu phân công công việc hợp lý, nguồn nhân lực có trình độ cao được sử dụng đúng việc thì sẽ giúp Cơng ty tiết kiệm chi phí quản lý, bán hàng, thời gian cũng như giảm thiểu rui ro, tổn thất ở mức cao nhất .
Các biện pháp mà Cơng ty có thể sử dụng nhằm nâng cao trình độ quản lý nhân lực như:
- Tiến hành phân công cơng việc hợp lý, sắp xếp bố trí các vị trí cơng việc phù hợp với trình độ, khẳ năng của từng cán bộ, công nhân viên. Chế độ lương bổng, khen thưởng xứng đáng và các điều kiện thuận lợi nhất cho họ làm những công việc họ yêu thích để họ phát huy tối đa khả năng sáng tạo cũng như hết mình vì cơng việc, cố gắng phấn đấu khắc phục những điểm yếu của bản thân để hồn thành cơng việc tốt hơn.
Các quản lý, lãnh đạo phải biết u mến, tơn trọng nhân viên của mình để họ cảm thấy họ là thành viên quan trọng, cảm thấy yêu mến Công ty, coi Cơng ty như gia đình, muốn cống hiến hết mình cho cơng việc, cho Cơng ty.
Muốn làm được điều này trước tiên phải làm tốt ngay từ công tác tuyển dụng, chú trọng lựa chọn những con người khơng những có trình độ chun mơn cao, năng động, sáng tạo, ngoại ngữ tốt mà cịn phải có tâm huyết, nhiệt tình với cơng việc.
- Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ cơng nhân viên. Tổ chức kiểm tra định kì trình độ của các cán bộ, cơng nhân viên, lựa chọn những người có năng lực cử đi
học các lớp đào tạo nâng cao ở trong nước và ở cả nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm và tiếp thu khoa học kỹ thuật mới về áp dụng tại Công ty.
- Từng bước tiêu chuẩn hóa trình độ của các cán bộ quản lý. Các cán bộ quản lý địi hỏi phải có trình độ chun mơn cao, có khả năng giao tiếp tốt, ngoại ngữ thành thạo, có khả năng đàm phán, khả năng hoạch định chiến lược… Do đó, việc học hỏi và tiêu chuẩn hóa trình độ quản lý theo tiêu chuẩn tiến tiến trên thế giới là điều lãnh đạo công ty rất cần làm.
Làm tốt cơng tác này giúp Cơng ty có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nhưng hiệu quả làm việc cao, các phịng ban được phân cơng công việc rõ ràng theo từng chức năng do vậy việc phân bổ công việc dễ dàng, không chồng chéo và đạt hiệu quả cao. Năng suất lao động tăng cao, hiệu quả kinh doanh theo đó cũng tăng.
3.3.1.2. Phát triển nghiên cứu và dự báo thị trường
Trong môi trường hội nhập kinh tế doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh từ rất nhiều phía. Doanh nghiệp nào muốn phát triển và đứng vững trên thị trường thì phải biết nắm bắt cơ hội kinh doanh, tìm mọi biện pháp đưa doanh nghiệp thốt khỏi khó khăn thử thách. Để có thể nắm bắt cơ hội và dự đốn được những khó khăn sẽ gặp phải trong tương lai do biến động của thị trường thì khơng gì khác là phải có thơng tin và doanh nghiệp đó phải biết nghiên cứu, xử lý thơng tin đó để có thể đưa ra các dự báo chính xác. Cơng ty Ford VN có hoạt động nhập khẩu nên Công ty phải nghiên cứu cả thị trường trong nước và ngoài nước:
- Nghiên cứu thị trường tiêu thụ sản phẩm, hiện tại đó chính là thị trường Việt nam. Công ty phải tiến hành nghiên cứu về sự thay đổi thị hiếu, sở thích của các khách hàng vì đặc điểm sản phẩm của Cơng ty là các loại ôtô từ 4 chỗ
đến 16 chỗ, chủ yếu phục vụ nhu cầu đi lại của các cá nhân, gia đình, cơ quan, tổ chức…Mà họ thì khơng chỉ quan tâm đến chất lượng, giá cả mà còn quan tâm đến mẫu mã đẹp, kiểu dáng sang trọng, bắt mắt. Do vậy tìm hiểu kỹ thị trường tiêu thụ sẽ dự báo cho Công ty về số lượng các dịng xe có thể tiêu thụ để từ đó mới đưa ra được số lượng hàng nhập khẩu phục vụ sản xuất, lắp ráp tránh tình trạng tồn đọng xe trong khi vẫn không đủ xe để bán cho khách hàng.
Hơn nữa khi nghiên cứu thị trường trong nước Công ty sẽ biết được những thay đổi về chính sách của Nhà nước ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu như: Chính sách thuế, lãi vay ngân hàng…để tính tốn chi phí cho hoạt động nhập khẩu cho phù hợp.
- Nghiên cứu thị trường nước ngoài để mở rộng nguồn cung cấp hàng nhập khẩu, tìm kiếm những nhà cung cấp có uy tín, khả năng cung ứng hàng hóa cao, chất lượng hàng hóa tốt, giá thành rẻ, ổn định. Trước khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với một đối tác Cơng ty phải tìm hiểu thật kĩ khả năng tài chính cũng như uy tín chất lượng của họ trên thị trường thơng qua các khách hàng là đối tác trước đó của họ, hoặc qua Đại sứ quán của Việt nam tại các nước đó.
Cơng ty hiện tại đã thành lập một phịng Cơng nghệ thơng tin chuyên thu thập xử lý thông tin cung cấp cho Công ty, đặc biệt là cho phịng Marketing với những nhân viên rất giỏi chun mơn, họ sử dụng những thông tin đã qua xử lý đó để đưa ra các dự báo về các biến động của thị trường đồng thời đưa ra các biện pháp, tiếp cận, thu hút khách hàng, tư vấn các sản phẩm phù hợp với sở thích, mục đích sử dụng và khả năng tài chính của họ.
Kết quả của hoạt động này giúp Cơng ty có được hệ thống thơng tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời để Cơng ty có thời gian chuẩn bị về tài chính, sức lực cũng như có các phương án, quyết định nhanh chóng hợp ký ứng phó với những
thay đổi xấu của thị trường, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh, tạo điều kiện cho hoạt động nhập khẩu diễn ra như dự kiến, mang lại doanh thu cho Công ty.
3.3.1.3. Lựa chọn phương thức nhập khẩu phù hợp với từng loại hàng hoá và điều kiện giao nhận
Lựa chọn phương thức nhập khẩu không phải là chuyện dễ dàng, địi hỏi doanh nghiệp phải bỏ cơng sức đàm phán, lựa chọn phương thức hợp lý với điều kiện của cả hai bên và làm sao lại có lợi cho mình. Nó cũng phải phù hợp với từng loại hàng hóa ở từng nước khác nhau, khơng thể áp dụng máy móc mà phải linh hoạt sao cho mang lại hiệu quả cao nhất.
- Công ty nên ký hợp đồng dài hạn và quy định cụ thể phương thức giao nhận đối với từng loại hàng hóa trong hợp đồng với các đối tác. Các phương thức giao nhận bằng đường biển, đường hàng khơng, đường bộ…cùng các hình thức nhập khẩu như FOB, CIF, CIP, DDU...có thể được linh hoạt sử dụng. Như vậy việc giao nhận sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn, khơng phải mất thời gian đàm phán nhiều lần về các phương thức giao nhận. Tuy nhiên nếu trong trường hợp đặc biệt cần hàng hóa gấp để phục vụ sản xuất thì có thể đàm phán với đối tác thay đổi phương thức giao nhận cho nhanh chóng và kịp tiến độ sản xuất.
- Công ty nên đàm phán nhập khẩu theo giá FOB với các hợp đồng đường biển nếu có thể vì nếu mua với giá FOB Cơng ty sẽ tự thuê tàu cũng như tự mua bảo hiểm như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể chi phí nhập khẩu. Hơn nữa Cơng ty cịn có thể nhận được các khoản hoa hồng từ các hãng tầu và các nhà bảo hiểm mà Công ty mua của họ.
Kết quả của việc lựa chọn được phương thức phù hợp là giảm thiểu chi phí nhập khẩu cũng như rủi ro trong kinh daonh, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu.
3.3.1.4. Thực hiện tốt cơng tác giao nhận hàng hố
Mức cước phí của hoạt động giao nhận trong q trình nhập khẩu hàng hóa ln chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí nhập khẩu. Đặc biệt là khi hầu hết các khâu trong giao nhận vận chuyển hàng hóa đều do Cơng ty đi th. Cơng ty cần phải có các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí giao nhận như.
- Cơng ty phải xác định chính xác lượng hàng hóa nhập khẩu để th phương tiện chuyên chở phù hợp, khơng thể lãng phí dùng hẳn một xe chở hàng lớn để chỉ chở hàng hóa có khối lượng vài cân.
- Tính tốn chi tiết để sao cho các lơ hàng cập bến một thời điểm để có thể tận dụng xe chuyên chở cũng như cơng chun chở, giảm thiểu chi phí lưu thơng. Cũng có thể kết hợp nhiều hình thức chuyên chở cùng lúc như đường biển, đường sắt, đường hàng khơng để chun chở hàng hóa.
- Lúc nào cũng phải nắm bắt rõ ràng lịch trình đi của hàng hóa để khi hàng cập cảng có phương tiện chuyên chở ln, tránh tình trạng người nằm chờ mà hàng thì chưa đến hoặc hàng đến mà khơng thấy người chuyên chở làm phát sinh chi phí lưu kho bãi.
Thực hiện tốt công tác này giúp Cơng ty giảm chi phí vận chuyển và chi phí lưu kho, lưu bãi khơng cần thiết.
3.3.1.5. Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả
Kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng ln cần một lượng vốn rất lớn, nếu chỉ huy động từ các cổ đơng thì khơng thể đủ do vậy Cơng ty phải tìm cách mở rộng hình thức huy động vốn từ các ngân hàng. Mà lãi suất ngân hàng ngày càng cao nếu khơng sử dụng vốn có hiệu quả thì kinh doanh khơng thể có lãi.
Một số giải pháp Cơng ty có thể áp dụng để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả là:
- Tạo dựng uy tín và tên tuổi ngày càng lớn trên thị trường để tạo lòng tin của các nhà đầu tư và các ngân hàng. Hiện tại Cơng ty đã có thương hiệu khá lớn trên thị trường nhưng nếu không tiếp tục cố gắng mà buông lỏng, hoạt động kinh doanh không minh bạch, sản phẩm khơng đủ chất lượng thì Cơng ty sẽ mất dần uy tín từ khơng chỉ các nhà đầu tư, các ngân hàng mà cịn cả các khách hàng.
- Ln phải tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng để được hưởng những ưu đãi từ họ như: các hỗ trợ tín dụng , mở L/C, vay với lượng lớn, các khoản tài trợ xuất nhập khẩu, giảm bớt các khoản ký quỹ, thế chấp…giúp tăng vòng quay của vốn lưu động, tăng hiệu quả sử dụng vốn.
- Lựa chọn ra các phương thức thanh tốn an tồn nhất phù hợp nhất tránh xảy ra tình trạng ứ đọng vốn làm tăng chi phí lãi vay. Nếu có thể thì Cơng ty nên đàm phán để được thanh tốn trả chậm hoặc chuyển tiền sau để có thể sử dụng lớn vốn đó cho việc nhập khẩu các lô hàng khác hoặc các hoạt động kinh doanh khác của Công ty. Trong trường hợp này Công ty nên sử dụng hợp đồng quyền chọn để giảm thiểu rủi ro từ những biến động thất thường của tỷ giá hối đoái. Với khách hàng, nhất là những khách hàng lớn, Cơng ty cũng phải tìm hiểu về khả năng thanh toán của họ trước khi đưa ra quyết định ký kết hợp đồng mua bán để giảm thiểu các khoản nợ khó địi.
Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả giúp Cơng ty tiết kiệm vốn tối đa và tăng sự tự chủ trong kinh doanh.
3.3.1.6. Phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin phát triển giúp các doanh nghiệp trao đổi thông tin trên phạm vi toàn cầu với tốc độ siêu tốc do vậy việc buôn bán, hợp tác kinh
doanh dễ dàng hơn. Để phát triển và hội nhập các doanh nghiệp phải biết đưa cơng nghệ thơng tin vào trong kinh doanh thì mới có thể theo kịp sự chuyển động của thế giới cũng như nắm bắt cơ hội, học hỏi kinh nghiệm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu.
Cơng ty đã có một phịng cơng nghệ thông tin khá đầy đủ và hiện đại song để đáp ứng cho sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử Công ty cần phải nâng cấp hệ thống hạ tầng công nghệ hơn nữa, nhất là khi Việt nam đang hình thành phương pháp kinh doanh mới mẻ này.
Hiệu quả của hoạt động này mang lại cho Cơng ty là rất lớn, nó có thể đem lại những hợp đồng béo bở, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và ngồi ra nó cịn là phương tiện giúp khách hàng biết đến Công ty.