Cơng ty có bộ máy tổ chức khá phức tạp, với rất nhiều bộ phận, phòng ban và các văn phịng đại diện. Tất cả đều có nhiệm vụ giúp việc, tham mưu cho Tổng Giám Đốc, thực hiện các cơng việc theo chức năng.
Hình 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Cơng ty Ford VN.
TPNS NS TP MKT Phó Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tài Chính Giám Đốc Kỹ Thuật TP KD TP DV- PT TP IT TP XNK TP TC TP KT TP SX TP CƯ Tổng Giám Đốc VP Hà nội VP Đà nẵng VP TP HCM
Tổng Giám đốc:
Là ông Michael Pease - người có quyền cao nhất trong Cơng ty, có quyền điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Phải chịu trách nhiệm trước Công ty về tất cả kết quả sản xuất kinh doanh, bảo toàn, phát triển vốn, sử dụng vốn sao cho hiệu quả. Chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Cơng ty. Có quyền quyết định, phê duyệt mọi chủ trương, chính sách, điều lệ, các chiến lược, mục tiêu của Công ty. Thường xuyên kiểm tra đơn đốc tồn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Khi Tổng Giám Đốc vắng mặt khi Phó Tổng Giám Đốc sẽ thay mặt Tổng Giám Đốc giải quyết công việc.
Thư kí TGĐ, Trợ lý điều hành, Trợ lý kinh doanh & quan hệ cộng đồng là những người trợ giúp, tham mưu cho Tổng Giám Đốc, thực hiện các công việc sắp xếp lịch làm việc, tiếp khách… cho Tổng Giám Đốc.
• Phịng Xuất Nhập khẩu (XNK):
Phịng XNK có nhiệm vụ: Tìm kiếm thị trường, xây dựng, thực hiện các kế hoạch, dự án liên quan đến XNK. Tham mưu cho Ban Lãnh đạo về những thông tin liên quan đến XNK, luật Việt nam, luật quốc tế… Nghiên cứu, đánh giá năng lực của các đối tác từ đó lựa chọn ra các đối tác tin cậy để hợp tác lâu dài. Thực hiện các chương trình giới thiệu sản phẩm qua các triển lãm, các live show giới thiệu, quảng bá sản phẩm…
Phòng XNK thực hiện mọi công tác XNK của công ty: giao dịch với các đối tác nước ngoài, nhập khẩu các loại linh kiện, nguyên liệu nhằm phục vụ cho việc sản xuất, lắp ráp xe trong nhà máy và nhập khẩu xe nguyên chiếc về cung cấp tại thị trường Việt nam. Đồng thời thực hiện việc thương lượng xuất trả lại những hàng hố khơng đủ tiêu chuẩn, chất lượng như trong hợp đồng. Các
nghiệp vụ của phòng XNK: viết thư hỏi hàng, chào hàng đến các đối tác, trả lời thư của các đối tác, xử lý hố đơn chứng từ, thực hiện cơng tác Hải quan, lập các hố đơn thuế nộp cho Nhà nước.
• Phịng Tài chính - Kế tốn (TC – KT):
Phịng TC – KT có nhiệm vụ: Thực hiện cơng tác quản lý quỹ, vốn của doanh nghiệp, hạch toán kế toán các nghiệp vụ huy động vốn, cho vay, nghiệp vụ kinh doanh khác… Thực hiện thanh tốn, theo dõi tín dụng. Kiểm tra kết quả kinh doanh từng tháng, từng q, phân tích hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay khơng có hiệu quả. Báo cáo kết quả kinh doanh. Cân đối thu – chi. Tính lương và trả lương cho công nhân và cán bộ cô 譠 g nhân viên của công ty. Thực hiện quyết tốn cho khách hàng, tính thuế và nộp thuế cho Nhà nước. Tổng kết, lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng tác tài chính - kế tốn.
• Phịng kinh doanh:
Tiếp nhận các nguồn vốn vay, vốn góp huy động từ các cổ đơng, ngân hàng… Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, vạch định các chương trình, dự án thúc đẩy sản xuất kinh doanh. Thực hiện, triển khai công tác sản xuất kinh doanh và các trương trình dự án theo kế hoạch đã đề ra đó. Chịu trách nhiệm marketing, đấu thầu, thương thảo, kí kết hợp đồng kinh doanh, tìm kiếm các đối tác, nguồn cung cấp cho các nguyên liệu đầu vào và thị truờng tiềm năng cho các sản phẩm sẽ tung ra thị trường. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, báo cáo tình hình thường xun lên cấp trên.
• Bộ phận sản xuất:
Trực tiếp thực hiện công việc sản xuất, lắp ráp tạo ra sản phẩm và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho phịng kinh doanh.
Phịng Marketing có nhiệm vụ: tìm kiếm thị trường, phân tích cơ hội của thị trường, phát hiện ra các khách hàng tiềm năng. Nghiên cứu, phân tích sở thích, mong muốn của khách hàng. Xây dựng các chương trình khuyến mại, bốc thăm trúng thưởng để thu hút khách hàng. Quảng bá sản phẩm ra thị trường Việt nam, và phát triển thương hiệu ra ngồi quốc tế.
• Phịng Nhân lực:
Giải quyết các vấn đề về nhân sự, thay đổi, điều chuyển nhân viên. Thực hiện công tác tuyển chọn nhân viên, công nhân cho các vị trí cịn thiếu. Tổ chức, thực hiện các khố đào tạo cán bộ nhân viên, cơng nhân cho công ty, đặc biệt là những người mới sẽ có các khố huấn luyện, đảm bảo sẽ đảm nhiệm tốt công việc được giao. Đánh giá, thưởng, phạt nhằm khuyến khích nhân viên làm việc.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng:
Các dịch vụ hậu mãi, tư vấn sản phẩm, bảo hành, sửa chữa nhằm đáp ứng nhu cầu một cách tốt nhất cho khách hàng. Thực hiện các chương trình khuyến mại, trúng thưởng, giảm thuế trước bạ… khích thích, tạo sự chú ý của khách hàng.
• Các văn phòng đại diện:
Là đại diện pháp lý của Cơng ty, có chức năng giao dịch, ký kết hợp đồng, thực hiện, triển khai hợp đồng, theo dõi, cung ứng sản phẩm kịp thời, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, các dịch vụ sau bán…