Trong điều kiện cơ chế thị trường, tất cả các chủ thể trong nền kinh tế (cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, hộ gia đình...) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của minh đều mong muốn sử dụng hiệu qủa các nguồn ngân sách và tài sản đạt kết quả cao nhất với chi phí ít nhất. Muốn vậy, các chủ thể cần nắm được các nhân tố ảnh hưởng, mức độ và xu hướng tác động của từng nhân tố đến kết quả công việc của mình. Điều này có thể thực hiện được trên cơ sở của phân tích kinh tế - tài chính nói chung và BCTC nói riêng.
Mọi hoạt động của Nhà nước, cơ quan, tổ chức,... đều nằm trong thế tác động liên hoàn với nhau, Bởi vậy, chỉ có thể tiến hành phân tích hoạt động của các chủ thể một cách toàn diện, mới có thể giúp cho các chủ thể đánh giá đầy đủ và sâu sắc mọi hoạt động trong trạng thái thực của chúng. Việc phân tích sẽ chỉ ra một cách tổng hợp về tình hình hoàn thành các mục tiêu biểu hiện bằng hệ thống chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật - tài chính của các chủ thể và các nguyên nhân dẫn đến những sai lệch trong thực hiện các chỉ tiêu đó trong sự tác động lẫn nhau. Từ đó, có thể đánh giá đầy đủ mặt mạnh, mặt yếu trong công tác quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Mặt khác, qua phân tích BCTC giúp cho các nhà quản lý đưa ra các biện pháp sát thực để tăng cường các hoạt động thuộc chức năng của đơn vị và quả lý đơn vị, nhằm nâng cao kết quả hoạt động của đơn vị.
3.1.1. Các phương pháp phân tích báo cáo tài chính chủ yếu 3.1.2. Phương pháp tỷ lệ
Về nguyên tắc, phương pháp tỷ lệ yêu cầu phải định đựợc các ngưỡng, các định mức chuẩn để so sánh. Trên cơ sở so sánh về tỷ lệ các chỉ tiêu kinh tế - tài chính với giá trị của các tỷ lệ định mức chuẩn, có thể rút ra những kết luận vê tình
hình hoạt động của đơn vị.
Trong phân tích tình hình hoạt động của đơn vị, các tỷ lệ của những chỉ tiêu kinh tế- tài chính được phân tích từ các nhóm đặc trưng phản ánh những nội dung cơ bản theo các mục tiêu hoạt động của đơn vị, như nhóm tỷ lệ về cơ cấu các khoản thu, nhóm tỷ lệ vê cơ cấu chi. Trong mỗi trường hợp khác nhau, tuỳ theo mục tiêu phân tích có thể lựa chọn các nhóm chỉ tiêu khác nhau phù hợp với mục đích phân tích cụ thể của từng đơn vị, trong từng thời kỳ.
3.1.3. Phương pháp chi tiết
Mọi kết quả hoạt động đều cần thiết và có thể chi tiết theo những hướng khác nhau. Thông thường trong phân tích, phương pháp chi tiết được thực hiện theo những hướng sau:
- Chi tiết theo các bộ phận hay yếu tố cấu thành chỉ tiêu;
Chi tiêt theo thời gian;
- Chi tiết theo địa điểm: Phương pháp này thường được ứng dụng rộng rãi trong phân tích kinh tế - tài chính trong các trường hợp sau:
+ Một là, đánh giá kết quả thực hiện hạch toán hoạt động nội bộ. Trong trường hợp này, tuỳ chỉ tiêu khác nhau có thể chi tiết mức thực hiện khoán ở các bộ phận có cùng nhiệm vụ như nhau;
+ Hai là, phát hiện các đơn vị tiên tiến hoặc lạc hậu trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động. Tuỳ mục tiêu đề ra có thể chọn các chỉ tiêu chi tiết phù hợp về các mặt: hiệu quả, chất lượng, chi phí;
+ Ba là, khai thác các khả năng tiềm tàng về sự dụng vật tư, lạo động, kinh phí... trong hoạt động.
3.1.4. Phương pháp so sánh
So sánh cũng là phương pháp được sử dụng phổ biến trong phân tích xác định xu hướng, mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích. Vì vậy, để tiến hành so sánh
phải giải quyết những vấn đề, như xác định số gốc đệ so sánh, xác định điều kiện so sánh và xác định mục tiêu so sánh.
Xác định số gốc để so sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích: số gốc để so sánh có thể là trị số của chỉ tiêu ở kỳ trước (năm nay so với năm trước, tháng này so với tháng trước), trị số cùng kỳ năm trước (tháng hoặc quý). Trị số kỳ gốc có thể là kỳ định gốc (mốc thời gian để các kỳ sau được so sánh) hoặc kỳ gốc liên hoàn.
Các trị số của chỉ tiêu ở kỳ trước, kế hoạch hoặc cùng kỳ năm trước gọi chung là trị số kỳ gốc và thời kỳ chọn làm gốc so sánh đó, gọi chung là kỳ gốc. Thời kỳ chọn để phân tích gọi là kỳ phân tích.
Ngoài việc so sánh theo thời gian, phân tích kinh tế - tài chính còn tiến hành so sánh kết quả hoạt động giữa các đơn vị: so sánh tìm ra đơn vị điển hình trong từng lĩnh vực, từng chỉ tiêu phân tích. So sánh có thể thực hiện giữa thực tế kỳ phân tích vớị đinh mức, kế hoạch, dự toán,... hoặc có thể thực hiện được giữa thực tế kỳ phân tích yới thực tế kỳ gốc so sánh.
Điều kiện so sánh cần được quan tâm khác nhau khi so sánh theo thời gian và khi so sánh theo không gian.
Khi so sánh theo thời gian cần chú ý các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính thống nhất về nội dung kinh tế của chỉ tiêu;
- Đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu.
Mục tiêu so sánh trong phân tích kinh tế - tài chính là xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối cùng xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích. Mức biến động tuyệt đối được xác định trên cơ sở so sánh trị số của chỉ tiêu giữa hai kỳ; kỳ phân tích và kỳ gốc, hay chung nhất là so sánh giữa số phân tích và số gốc.
Mức hiến động tương đối là kết quả so sánh giữa trị số của chỉ tiêu kỳ phản
tích với trị số của chỉ tiêu kỳ gốc, nhưng đã được điều chỉnh theo một hệ số của chi tiêu liên quan, mà chỉ tiêu lên quan này quyết định quy mô của chỉ tiêu phân tích, Phương pháp phân tích trên được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, như:
phân tích tình hình sử dụng kinh phí, tình hình sử dụng vật lao động,..
3.1.5. Phương pháp loại trừ
Trong phân tích kinh tế - tài chính, nhiều trường hợp cần nghiên cứu ảnh hưởng nhân tố đến kết quả hoạt động nhờ phương pháp loại trừ. Loại trừ là một phương pháp nhằm xác định mức độ ảnh hưởng lần lượt của từng nhân tố đến kết quả hoạt động, băng cách xác định sự ảnh hưởng của nhân tố này thì loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố khác.
Chẳng hạn, khi phân tích chỉ tiêu tổng mức học phí thu được có thể quy về sự hưởng của hai nhân tố:
+ Số lượng sinh viên phải nộp học phí;
+ Số học phí binh quần 1 học sinh phải nộp.
Cả hai nhân tố trên cùng đồng thời ánh hưởng đến tổng mức học phí thu được, nhưng để xác định mức độ ảnh hưởng của một nhân tố này phải loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố khác. Muốn vậy, điều này có thể được thực hiện bằng hai cách.
Cách thứ nhất: Có thể dựa trực tiếp vào mức biến động của từng nhân tố và được gọi là phương pháp "số chênh lệch".
Cách thứ hai: Có thể dựa vào phép thay thế sự ảnh hưởng lần lượt từng nhân tố vả được gọi là phương pháp "thay thế liên hoàn".
3.1.6. Phương pháp liên hệ
Mọi kết quả hóạt động đều cố moi liên hệ mật thiết với nhau giữa các mặt, các bộ phận. Để lượng hoá các mối liên hệ đó, ngoài các phương pháp đã nêu, trong phân tích kinh tế - tài chính còn sử dụng phố biến các cách nghiên cứu liên hệ phổ biến, như liên hệ| cân đối, liên hệ tuyến tính và liên hệ phi tuyến,
3.2. Quy trình tổ chức phân tích báo cáo tài chính