III- Các khoản thu hộ, chi hộ
2. Nhận xét, kiến nghị: Ý kiến nhận xét, kiến nghị đối với cấp có thẩm
3.5.1. Kỹ năng lập kế hoạch kiểm tra kế toán xã
Đây là bước quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của cuộc kiểm tra. Công tác lập kế hoạch luôn cần thiết cho cả hoạt động kiểm tra theo kế hoạch hay kiểm tra đột xuất. Nó giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: kiểm tra ai; kiểm tra nội dung gì; phạm vi, thời kỳ của cuộc kiểm tra; Thời hạn tiến hành kiểm tra; nhân lực của đoàn (tổ) kiểm tra; cách thức kiểm tra; dự liệu những tình huống phát sinh trong kiểm tra... Để xây dựng được một kế hoạch kiểm tra chất lượng, cần xem xét theo các bước sau:
Bước 1: Nhận diện nhiệm vụ
Trong hoạt động quản lý nhà nước, ngồi việc thực hiện cơng việc kiểm tra theo kế hoạch, định kỳ, chúng ta cũng cần phải thực hiện những cuộc kiểm tra đột
xuất theo yêu cầu của quản lý nhà nước của cấp trên hoặc để phục vụ những mục đích khác như xử lý tố cáo nặc danh, phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức v.v. Nhận diện được nhiệm vụ, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch kiểm tra chi tiết, hiệu quả.
Tóm lại, bước nhận diện nhiệm vụ là cơ sở để chuẩn bị thực hiện cuộc kiểm tra. Bước này thường thực hiện trong trường hợp phải tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, đối với cuộc kiểm tra theo kế hoạch, bước này cũng rất quan trọng, nó giúp cho người xây dựng kế hoạch có những định hình ban đầu về đối tượng kiểm tra, mục tiêu, tính cần thiết của việc kiểm tra. Từ đó, tham mưu cho Thủ trưởng quyết định, phê duyệt quy trình thực hiện kiểm tra.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch kiểm tra
Kế hoạch kiểm tra có vai trị to lớn quyết định thành bại của việc kiểm tra, do vậy, một trong những yếu tố quyết định chất lượng, hiệu quả của kiểm tra là chúng ta phải xây dựng được một kế hoạch kiểm tra cụ thể, chi tiết, đảm bảo hợp pháp, hợp lý. Thông thường, kế hoạch kiểm tra có những nội dung sau:
- Xác định cơ sở pháp lý của việc kiểm tra:
Xác định thẩm quyền người ban hành Quyết định kiểm tra có đúng quy định không.
- Xác định phạm vi của cuộc kiểm tra:
Xác định kiểm tra đối với một hay nhiều lĩnh vực hoạt động hoặc là kiểm tra toàn diện đối với đơn vị được kiểm tra. Nhiều trường hợp, mặc dù chỉ xác định một lĩnh vực hoạt động, xong trong cơ quan hành chính nhà nước, các lĩnh vực hoạt động có thể có sự quan hệ mật thiết với nhau. Do vậy, trong trường hợp người kiểm tra xác định thực hiện kiểm tra một lĩnh vực hoạt động của đối tượng nhưng vẫn phải xem xét, tiến hành kiểm tra một số lĩnh vực khác liên quan đến trọng tâm kiểm tra.
nhân lực tham gia Đoàn (tổ) kiểm tra (số lượng, năng lực), cách thức kiểm tra để việc kiểm tra tiến hành hiệu quả, đồng bộ. Thực tế, có một số Đồn kiểm tra xây dựng phạm vi kiểm tra quá rộng nhưng nhân lực tham gia lại ít, cách thức tiến hành khơng phù hợp nên dẫn đến bị kéo dài và kết quả kiểm tra khơng chính xác.
- Xác định cách thức kiểm tra
Cách thức kiểm tra nói chung là yêu cầu đối tượng kiểm tra xây dựng báo cáo theo đề cương của Đoàn/Tổ kiểm tra. Tiếp theo là kiểm tra trực tiếp tại đơn vị (xem xét hồ sơ, tài liệu); xác minh tại những cá nhân, tổ chức có liên quan; yêu cầu làm rõ, giải trình những nội dung chưa rõ ràng, có mâu thuẫn v.v.
Nói chung, xác định cách thức cần linh hoạt, dựa trên tình hình thực tế của đơn vị kiểm tra, tránh việc đi theo một lối mịn, cơng thức, đối tượng kiểm tra có thể nắm được để từ đó có những “đối phó” nhất định.
- Xác định thành phần Đoàn/Tổ kiểm tra
Lựa chọn những người có điều kiện, tiêu chuẩn, năng lực, kinh nghiệm để là thành viên Đoàn kiểm tra. Việc lựa chọn này phải đảm bảo yếu tố khách quan, đôi khi là “tế nhị”.
Bài số: Ngồi việc khơng lựa chọn Trưởng đồn, Tổ trưởng, thành viên là người có quan hệ họ hàng, thân thiết với Thủ trưởng, Phó thủ trưởng và công chức, viên chức ở đơn vị bị kiểm tra, một số trường hợp cũng cân nhắc không lựa chọn trong thành phần Đoàn/Tổ kiểm tra những người đã từng công tác ở đơn vị bị kiểm tra.
Việc lựa chọn Trưởng đoàn/Tổ trưởng của Đồn/Tổ kiểm tra rất quan trọng vì người này là người quyết định việc kiểm tra trực tiếp tại đơn vị và cũng là “bộ mặt” của Đoàn/ Tổ kiểm tra. Thơng thường, người được chọn là Trưởng đồn, Tổ trưởng kiểm tra thường là lãnh đạo của một đơn vị thuộc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Lựa chọn thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra cũng cần phải đánh giá năng lực, đạo đức, chuyên môn, kinh nghiệm của người được lựa chọn. Thông thường, người lựa chọn là
những người có kinh nghiệm, am hiểu chuyên môn về nội dung, lĩnh vực kiểm tra. Thành viên kiểm tra không cần đông nhưng phải cần “tinh”, tránh trường hợp một Đồn/Tổ rất đơng thành viên nhưng những người thật sự nắm bắt, xử lý được vấn đề lại rất ít, gây lãnh phí ngân sách cho việc kiểm tra. Nắm vững và thực hiện tiêu chí này, chúng ta sẽ xây dựng được Đồn/Tổ kiểm tra chất lượng, hiệu quả.
- Xác định thời gian tiến hành kiểm tra
Việc xác định thời gian tiến hành kiểm tra phải dựa trên một số yếu tố nội tại như: số lượng thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra, phạm vi kiểm tra để xác định, tính tốn thời gian thực hiện kiểm tra. Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về thời gian tiến hành một cuộc kiểm tra nói chung (khác với Ngồi ra, cần lưu ý một số yếu tố khác như đặc thù hoạt động, hoàn cảnh một số cá nhân trong tổ chức của đối tượng kiểm tra v.v. để xác định thời điểm tiến hành kiểm tra phù hợp.
Hoặc không nên thực hiện kiểm tra (trừ trường bắt buộc, khẩn cấp) khi Thủ trưởng đơn vị bị kiểm tra có những việc ngồi ý muốn vừa xảy ra như tang gia, ốm đau hiểm nghèo v.v.
- Xác định điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo cho việc kiểm tra
Cơ sở vật chất đảm bảo cho việc kiểm tra là kinh phí cho hoạt động kiểm tra, trang bị phương tiện cho việc kiểm tra cần phải được dự trù, chuẩn bị và phải đảm bảo đúng định mức, tiêu chuẩn theo quy định. Tránh tình trạng lãng phí, sử dụng kinh phí khơng hiệu quả. Thơng thường, trong một Đồn/Tổ kiểm tra sẽ phân cơng một thành viên ngoài thực hiện nhiệm vụ chuyên môn sẽ làm công tác hậu cần như làm thủ tục tạm ứng kinh phí, liên hệ đặt phịng nghỉ (đồn kiểm tra ngoài tỉnh), đảm bảo các điều kiện sinh hoạt cho Đoàn/Tổ với nguyên tắc mọi sinh hoạt của các thành viên phải tự túc, không phụ thuộc vào đối tượng bị kiểm tra.