Việc áp dụng hệ thống định phí dựa trên hoạt động là một dự án lớn đòi hỏi nguồn lực rất lớn. Một khi đã thực hiện, hệ thống định phí dựa trên hoạt động tốn nhiều tiền hơn để duy trì so với hệ thống định phí truyền thống dữ liệu liên quan đến rất nhiều đơn vị đo lường hoạt động cần phải được thu thập định kỳ, kiểm tra định kỳ và ghi nhận vào trong hệ thống. Lợi ích từ việc tăng độ chính xác có thể khơng nhiều hơn chi phí bỏ ra.
Định phí dựa trên hoạt động đưa ra những con số, như lợi nhuận cận biên từ sản phẩm, khác so với hệ thống định phí truyền thống. Nhưng các nhà quản lýlại quen với việc sử dụng hệ thống định phí truyền thống để điều hành hoạt động của công ty và dùng hệ thống định phí truyền thống để đánh giá hoạt động. Hệ thống định phí dựa trên hoạt động đã thay đổi luật chơi. Đó chính là bản chất con người vốn thay đổi trong tổ chức, đặc biệt là những người thay đổi luật chơi, không thể tránh khỏi sẽ gặp sự kháng cự. Điều này đánh giá thấp tầm quan trọng trong sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao và tích cực tham gia của các giám đốc cũng như vai trị của các nhân viên kế tốn trong việc áp dụng hệ thống định phí dựa trên hoạt động. Nếu hệ thống định phí dựa trên hoạt động được coi là một sáng kiến kế tốn mà khơng được các lãnh đạo cấp cao ủng hộ và có khả năng sẽ thất bại.
Trên thực tế, hầu hết các giám đốc khăng khăng phân bổ toàn bộ chi phi vào sản phẩm, khách hàng và các đối tượng xác định chi phí khác trong hệ thống định phí dựa trên hoạt động bao gồm chi phí cho nguồn lực nhàn rỗi, và chi phí duy trì tổ chức. Điều này dẫn đến việc định phí quá cao chi phí và định giá thấp lợi nhuận cận biên và gây ra những sai lầm trong định giá và khi đưa ra các quyết định quan trọng khác.
Số liệu thu được từ hệ thống định phí dựa trên hoạt động có thể dễ dàng bị hiểu nhầm và phải được sử dụng rất cẩn thận khi đưa ra quyết định. Chi phíphân bổ vào sản phẩm, khách hàng và các đối tượng phân bổ chi phí khác phải tương thích với nhau. Trước khi ra quyết định quan trọng sử dụng các số liệu thu được từ hệ thống định phí dựa trên hoạt động, các nhà quản lý phải xác định chi phí nào là tương thích cho quyết định đấy. Xem phụ lục 8A để thêm chi tiết.
Như đã thảo luận trong các phần trước, các báo cáo được lập theo hệ thống định phí dựa trên hoạt động khơng thống nhất với chuẩn mực kế tốn được chấp nhận chung. Do đó, một tổ chức áp dụng hệ thống định phí dựa trên hoạt động nên có hai hệ thống định phí một là cho mục đích sử dụng nội bộ và một để lập báo cáo ra bên ngoài. Điều này đắt hơn rất nhiều so với việc chỉ duy trì một hệ thống và có thể gây ra nhầm lẫn trong việc nên tin tưởng và dựa vào hệ thống nào.
THỰC TẾ KINH DOANHKhía cạnh khơng tốt của ABC Khía cạnh khơng tốt của ABC
Marconi là một công ty viễn thông của Bồ Đào Nha. Công ty đang phải đổi mặt với các vấn đề liên quan đến hệ thống định phí dựa trên hoạt động. Giám đốc sản xuất của công ty cảm thấy rằng 23% chi phí của hệ thống là chi phí chung khơng được phân bổ vào sản phẩm và rằng phân bổ các chi phí này vào sản phẩm khơng chỉ khơng chính xác mà cịn khơng tương thích với nỗ lực cắt giảm chi phí hoạt động. Hơn nữa, công nhân làm việc tại dây chuyền phía trước của Marconi phản đối hệ thống ABC do họ cảm thấy hệ thống này có thể được sử dụng để làm suy giảm sự tự trị của họ và điều chỉnh việc cắt giảm, thuê ngoài và tăng cường công việc. Họ tin rằng ABC tạo ra “gà tây xếp hàng nhân dịp giáng sinh” do họ mong muốn tìm kiếm thơng tin để giúp tạo ra một hệ thống chi phí mà khiến họ khơng mất việc. Hai điều này tạo ra một vấn đề thứ 3 các số liệu cần thiết để xây dựng mơ hình ABC cần do các cơng nhân phẫn nộ cung cấp. Do vậy, tính chính xác của dữ liệu là cao nhất. Tóm lại, kinh nghiệm của Marconi cho thấy một vài bất cập khi áp dụng hệ thống định phí dựa trên hoạt động.
THỰC TẾ KINH DOANHMột cuộc điều tra cho thấy Một cuộc điều tra cho thấy
Giáo sư John Innes, Falconer Mitchell và Donald Sinclair đã tiến hành hai cuộc điều tra về xu hướng sử dụng hệ thống định phí dựa trên hoạt động tại Anh trong giai đoạn 5 năm. Kết quả thu được từ cuộc điều tra của các giáo sư dựa trên câu trả lời của 352 công ty lớn nhất của Anh, trong khi kết quả của cuộc điều tra thực hiện sau đó 5 năm được dựa trên câu trảlời của 177 công ty lớn nhất Anh Quốc.
Kết quả điều tra đầu tiên cho thấy 21% công ty được điều tra đang sử dụng ABC, 29,6% đang xem xét việc áp dụng ABC, 13,1% từ chối không áp dụng ABC sau khi đã xem xét thực hiện ABC và 36,1% cơng ty khơng xem xét thựchiện ABC. Sau đó, kết quả điều tra 5 năm sau cho thấy 17,5% công ty được điều tra đang sử dụng ABC, 20.3% đang xem xét việc áp dụng ABC, 15.31% từ chối không áp dụng ABC sau khi đã xem xét thực hiện ABC và 46,9% công ty không xem xét thực hiện ABC. Các giáo sư kết luận rằng “ Kết quả này cho thấy xu hướng các công ty không sử dụng ABC, và điều này thống nhất với việc hứng thú với hệthống này giảm xuống đồng thời việc áp dụng hệ thống này cũng giảm xuống trong vịng 5 năm.
TĨM TẮT
Phương pháp định phí truyền thống có thể gây ra một vài hạn chế như các chi phí bị bóp méo khi ra quyết định. Tất cả các chi phí sản xuất thậm chí cả những chi phí khơng phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm cũng được phân bổ vào sản phẩm. Phương pháp truyền
thống cũng phân bổ chi phí của năng lực nhàn rỗi vào sản phẩm. Trên thực tế, sản phẩm bị tính phí dựa trên nguồn lực mà nó khơng sử dụng. Và cuối cùng, phương pháp truyền thống có xu hướng phụ thuộc quá nhiều vào cơ sở phân bổ mức đơn vị như nhân công trực tiếp và số giờ máy hoạt động. Nó dẫn tới việc định phí q cao sản phẩm có sản lượng lớn và định giá quá thấp sản phẩm có sản lượng thấp, và có thể gây nhần lẫn khi ra quyết định.
Hệ thống định phí dựa trên hoạt động ước tính chi phí của nguồn lực tiêu tốn bởi đối tượng phân bổ chi phí như sản phẩm và khách hàng. Cách tiếp cận hệ thống định phí dựa trên hoạt động giả thuyết rằng đối tượng phân bổ chi phí tạo ra hoạt động và đổi lại cũng tiêu tốn nguyên liệu đắt tiền. Các hoạt động hình thành mối liên hệ giữa chi phí và đối tượng phân bổ chi phí.
Định phí dựa trên hoạt động thì liên quan đến chi phí chung cả chi phí sản xuất chung và chi phí bán hàng và hành chính. Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp và ngun liệu trực tiếp thường giống nhau theo 2 hệ thống định phí truyềnthống và định phí dựa trên hoạt động.
Để xây dựng hệ thống định phí dựa trên hoạt động, cơng ty phải lựa chọn một loạt các hoạt động mà có thể đưa ra con số ngắn gọn về khối lượng công việc được thực hiện trong bộ phận chi phí chung. Cùng với từng hoạt động là nhóm chi phí hoạt động. Chi phí chung được xác định trực tiếp từ nhóm chi phí hoạt động. Chi phí chung cịn lại được phân bổ vào nhóm chi phí hoạt động trong phân bổ giai đoạn 1. Các cuộc phỏng vấn cùng với các giám đốc thường hình thành nên cơ sở chonhững phân bổ này.
Tỷ lệ hoạt động được tính trên mỗi nhóm chi phí bằng cách chi phí phân bổ cho mỗi nhóm với đơn vị đo lường hoạt động của nhóm chi phí. Tỷ lệ hoạt động đưa ra những thông tin chính xác hữu dụng cho nhà quản lý liên quan đến các chi phí phát sinh từ hoạt động chung. Chi phí đặc biệt cao cho mỗi hoạt động có thể làm tăng nỗ lực trong việc cải tiến cách tiến hành hoạt động trong một tổ chức.
Trong phân bổ giai đoạn 2, tỷ lệ hoạt động được dùng để tính chi phí vào đối tượng phân bổ chi phí như sản phẩm và khách hàng. Các chi phí tính theo ABC thường khác so với chi phí tính theo hệ thống định phí truyền thống. ABC thường chính xác hơn, các nhà quản lý nên thật thận trọng khi ra quyết định dựa trên số liệu thu được từ ABC. Một số chi phí có thể khơng tránh được, do vậy, khơng tương thích.