Quan điểm phân tích hoạt động của dữ liệu ABC
3000 Phần lề màu vàng
Phần lề màu vàng
Chi phí màu đỏ
Sự cắt giảm thiết bị văn phòng (trong bảng 8A-3) 46,500 Hợp đồng xây dựng nhà máy (trong bảng 8A-3) 0
Hợp đồng xây dựng hành chính (trong bảng 8A-3) 0 46,500 49,500 Lề mầu đỏ
John:Lần cuối cùng chúng ta gặp nhau, chúng ta đã bàn về việc việc cần thiết phải dừng dây chuyền sản xuất du thuyền thiết kế theo yêu cầu của khách hàng. Tơi hiểu rằng nhóm ABC sẽ có them một số phân thích để giúp chúng ta có thể đưa ra quyết định.
Mary:Đúng như vậy. Báo cáo phân tích hoạt động mà chúng ta làm cho thấy việc điều chỉnh mỗi chi phí dễ dàng như thế nào và việc tiết kiệm chi phí nên thực hiện ở đâu nếu chúng ta phải giảm bớt thuyền thiết kế theo yêu cầu của khách hàng.
John: Lề màu đỏ ở phía cuối cùng của phân tích hoạt động là gì? Đó khơng phải là sản
phẩm đấy chứ?
Mary: Đúng là sản phẩm. Tuy nhiên, chúng ta để nó trong lề màu đỏ bởi vì chúng ta nên
dừng lại và suy nghĩ rất cẩn thận trước khi đưa ra 1 quyết định nào dựa trên phần đó.
John: Tại sao vậy?
Mary: Ví dụ, chúng ta trừ chi phí của sự khấu hao thiết bị nhà máy để có thể có được KẾ TỐN QUẢN TRỊ TRONG THỰC TẾ
phần lề đỏ. Chúng ta cũng băn khoăn nếu như chúng ta có thể tránh được bất kỳ chi phí nào trong đó nếu chúng ta cắt giảm yêu cầu khách hàng. Chúng ta cũng sử dụng những máy móc tương tự trên yêu cầu khách hàng mà chúng ta trên sản phẩm tiêu chuẩn. Thiết bị của nhà máy khơng có giá trị bán lại là cũng khơng hao hụt đi qua sử dụng.
John: Thế còn phần lợi nhuận cận biên này?
Mary: Màu vàng biểu thị việc tiến hành với sự chú ý cao. Để có phần lợi nhuận cận biên
chúng ta phải khấutrừ đi từ được điều chỉnh chi phí nếu như người quản lý có liên quan sẵn sàng loại trừ đi nguồn lực hoặc khiến chúng ta gặp phải hạn chế.
John: Nếu tơi hiểu chính xác ý nghĩa của phần lợi nhuận cận biên thì việc thất thốt
3,000 đơ-la cho du thuyền thiết kế theo yêu cầu của khách hànglà kết quả của 262,500 đô-la tiền lương nhà máy gián tiếp.
Susan: Đúng rồi, đó là tiền lương của các kỹ sư thiết kế của chúng ta.
John: Tôi không thoải mái lắm với việc sẽ phải cắt giảm sản xuất của các nhà thiết kế
của chúng ta. Vậy điều đó sẽ đưa chúng ta đến đâu?
Mary: Vậy còn vấn đề tăng giá các sản phẩm khách hàng của chúng ta?
Tom: Chúng ta nên làm điều đó. Chúng ta đã giảm được sự cạnh tranh để đảm bảo rằng
chúng ta giành được hợp đồng sản xuất thuyền thiết kế theo yêu cầu của khách hàng vì điều đó rất có lợi cho chúng ta.
John: Tại sao chúng ta không trả trực tiếp cho việc thiết kế?
Tom: Một vài đối thủ cạnh tranh của chúng ta đã làm điều đó rồi. Tuy nhiên, tôi không
nghĩ là chúng ta sẽ trả đủ để bao quát hết cho chiphí thiết kế. Liệu chúng ta có thể làm gì để cơng việc thiết kế vừa hiệu quả hơn mà chúng ta cũng phải chi tar ít hơn khơng?Tơi sẽ khơng giảm việc sản xuất của ai lại nhưng nếu chúng làm cho quá trình thiết kế hiệu qủa hơn chúng ta có thể hạ bớt chi phí cho cơng việc thiết kế và spreads those costs across more customers.
Susan: Có thể lắm chứ. Tôi sẽ lập một đội xichma 6 để thực hiện việc này.
John: Hãy lấy một số dữ liệu chuẩn cho chi phí thiết kế. Nếu chúng ta quyết tâmlàm, thì
chúng ta chắc chắn sẽ nhanh chóng đạt được vị trí cao trên thế giới.
Susan: Được rồi. Mary, cơ có thể đảm nhiệm phần dữ liệu chuẩn được khơng?
Mary: Chắc chắn rồi.
John: Một tuần nữa chúng ta sẽ hẹn để thảo luận về tiến độ công việc. Ngày hôm nay
cịn việc gì nữa khơng?
Những vấn đề được đề cập tới trong cuộc thảo luận trên là rất quan trọng. Bằng cách tính tốn các nguồn lực sử dụng cho các sản phẩm (và các đối tượng phân bổ chi phí khác). hệ tng ABC đã cung cấp một cơ sở tốt hơn choviệc quyết định so với hệ thống tính tốn chi phí truyền thống trước đây chỉ trải rộng chi phí tổng thể mà không quan tâm xem nguyên nhân dẫn đến những chi phí tổng thể đó. Hệ thống ABC được thiết kế hoàn hảo đã cung cấp
cho nhà quản lý những ước tính trước các chi phí có lien quan, từ đó trợ giúp hữch cho việc phân tích quản lý.
Tóm tắt: (phụ lục 8A)
Bản báo cáo phân tích hoạt động trong phần phụ lục là sự bổ sung có giá trị cho hệ thống ABC. Một bản báo cáo phân tích hoạt động cung cấp nhiều thông tin hơn cho việc ra quyết định so với phân tích ABC thơng thường. Bản báo cáo phân tích hoạt động sẽ làm rõ hơn về việc phải điều chỉnh chi phí vào đâu trong tổ chức sau khi có một hoạt động nào đó. Trong phân tích ABC thơng thường, 1 chi phí 320 đơ-la chi việc tiến hành 1 yêu cầu bao gồm rất nhiều chi phí từ nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức. Nếu như một yêu cầu bị loại bỏ, sẽ có ít áp lực hơn trong việc loại bỏ chi phí 320 đơ-la, trừ khi đã biết rõ các chi phí phát sinh ở đâu, và nhà quản lý nào sẽ phải chịu trách nhiệm trong việc cắt giảm chi phí. Ngược lại, một bản báo cáo phân tích hoạt động sẽ tìm ra được nơi mà các chi phí phát sinh trong tổ chức và giúp cho việc giao nhiệm vụ cắt giảm chi phí cho các nhà quản lý dễ dàng hơn. Thêm vào đó, bản báo cáo phân tích hoạt động cũng cung cấp thơng tin có liên quan đến mức độ điều chỉnh các chi phí dễ dàng như thế nào. Những chi phí khơng thể điều chỉnh được không liên quan đến việc đưa ra một quyết định nào đó.
Bảng 8a-6 tóm tắt tất cả các bước cần phải làm để lập ra được một bản báo cáo phân tích hoạt động trình bày trong phần phụ lục cũng như một bản phân tích hoạt động đã nêu trong chương này.
Bảng 8-3:
Dữ liệu chi phí được tính trong sổ kế tốn
Bảng 8-3:
Dữ liệu phỏng vấn
B¶ng 8-5 (8a-1) Ph©n phèi chi phÝ giai đoạn đầu cho cácnhóm chi phí hoạt động
Dữ liệu hoạt động do đội ABC cung cấp
Bảng 8-3:
Lệ phí hoạt động Bảng 8-3:Dữ liệu hoạt động cho sản phẩm và khách hàng cá nhân
Bảng 8A-3:
Bản chi phí phân tích hoạt động cho 1 sn phm
Bảng 8A-4: MÃ điu chỉnh
n gin húa mó iu
chỉnh
Bảng 8-10:
Xem xét lại vấn đề: Báo cáo phân tích hoạt động
Hãy tham khảo dữ liệu cho tập đoàn Ferris trong phần “Xem xét lại vấn đề” ở cuối chương,
Yêu cầu:
1. Tính tốn tỷ lệ hoạt động cho tập đồn Ferris như trong bảng 8A-2.
2. Sử dụng bảng 8A-3 làm mẫu, lập một bảng thể hiện chi phí tổng thể cho yêu cầu OfficeMart miêu tả trong thủ tục (3) của “Xem xét lại vấn đề” trong phần cuối của chương.
3. Việc quản lý tập đoàn Ferris đã áp dụng việc đơn giản hóa mã điều chỉnh vào chi phí như sau:
Chi phí Đơn giản hóa mã điều chỉnh
Ngun liệu trực tiếp Lao động trực tiếp Chi phí sản xuất gián tiếp
Chi phí hành chính và bán hàng chung
Xanh lá cây Vàng Vàng Đỏ
Sử dụng bảng 8A-5 làm mẫu, chuẩn bị một bản phân tích hoạt động cho yêu cầu OfficeMart.
Giải pháp cho việc xem xét lại vấn đề:
1. Tỷ lệ hoạt động cho nhóm chi phí hoạt động là: Số sản phẩm lắp
ráp Số đơn hàng được xử lý Số khách hàng được hỗ trợ Hoạt động tổng thể…………… 1000 đơnvị 250 yêu cầu 100 khách hàng Chi phí sản xuất gián tiếp 250 đơ-la 700 đơ-la 250 đơ-la
Chi phí hành chính và bán hàng
30 540 750
Tổng số………………………… 280 đơ-la 1,240 đơ-la 1000 đơ-la
2. Tổng số chi phí cho 4 u cầu của 80 filing cabinets được tính tốn như sau: Số sản phẩm lắp ráp Số đơn hàng được xử lý Số khách hàng được hỗ trợ Tổng số
Hoạt động tổng thể 80 đơn vị 4 yêu cầu 1 khách hàng
Chi phí sản xuất gián tiếp 20,000 đơ-la 2,800 đơ-la 250 đơ-la 23,050
Chi phí hành chính và bán hàng 2,400 2,160 750 5,310
mục tiêu học tập 7
Sử dụng kỹ thuật tính chi phí theo hoạt
động để tính chi phí sản phẩm đơn vị cho
báo cáo ra ngoài Mục tiêu học tập 7 Bài tập 8-7 Cơ bản 45’ Bài tập 8-20 Cơ bản 45’ Vấn đề 8-24 Trung bình 60’ Vấn đề 8-28 Trung bình 60’ Vấn đề 8-29 Trung bình 60’ Trường hợp 8-39 Khó 90’
3. Báo cáo phân tích hoạt động:
Doanh thu 47,600 đơ-la
Chi phí màu xanh:
Nguyên liệu trực tiếp…………… 14,400đô-la 14,400
Phần lề màu xanh………………………. 33,200 đơ-la
Chi phí màu vàng:
Lao động trực tiếp……………… 4,000 Chi phí sản xuất chung 23,050 27,050
Phần lợi nhuận cận biên……………………… 6,150
Chi phí màu đỏ:
Chi phí hành chính và bán hàng 5,310 5,310
Phần lề màu đỏ………………………… 840 đô-la
Bảng chú giải thuật ngữ: (phụ lục 8A)
Ease ofadjustment codes: Các chi phí được mã hố thành các màu xanh, vàng hoặc đỏ, tuỳ theo mức độ dễ dàng điều chỉnh của các chi phí đó theo thay đổi của hoạt động. Chi phí “màu xanh” điều chỉnh tự động theo thay đổi trong hoạt động. Chi phí “màu vàng” cũng có thể điều chỉnh phù hợp với thay đổi trong hoạt động, nhưng những điều chỉnh đó phải có sự quản lý chứ không tự động. Chi phí “màu đỏ” có thể được điều chỉnh theo thay đổi trong hoạt động chỉ khi có nhiều khó khăn (with a great deal of difficulty) và đòi hỏi phải có sự quản lý. (tr. 342).
Phụ lục 8B: Sử dụng mẫu đã sửa đổi của tính chi phí dựa trên hoạt động để xác định chi phí sản xuất cho báo cáo đối ngoại (external).
Chương này nhấn mạnh vào việc sử dụng các thơng tin về chi phí dựa trên hoạt động trong các quyết định nội bộ. Tuy nhiên, mẫu đã sửa đổi của việc chi phí dựa trên hoạt động có thể được sử dụng để phát triển chi phí sản xuất cho báo cáo tài chính đối ngoại. Để đạt được mục đích này thì chi phí sản xuất phải bao gồm tất cả các chi phí tổng thể sản xuất: chi phí duy trì tổ chức, chi phí cho nguồn lực nhàn rỗi và khơng bao gồm tất cả các chi phí khơng lien quan đến sản xuất, thậm chí cả những chi phí mà do sản xuất dẫn đến.
Hệ thống chi phí đơn giản nhất được trình bày trong chương 3 đã đưa ra chi phí sản xuất cho các sản phẩm, sử dụng tỷ lệ tài chính duy nhất được thống nhất từ trước trong toàn bộ nhà
máy dựa trên giờ lao động trực tiếp hoặc giờ sử dụng máy móc. Khi chi phí dựa trên hoạt động được sử dụng để đưa ra chi phí sản xuất cho sản phẩm, một tỷ lệ tài chính sản xuất được quyết định trước được tính tốn cho mỗi nhóm chi phí hoạt động. Một ví dụ dưới đây sẽ làm rõ hơn sự khác nhau này.
Dữ liệu cơ bản
Tổng số chi phí sản xuất dự đốn Số giờ lao động d oỏn
Hạng nht Tiêu chun
Nguyờn liu trc tip/n v $40.00 $30.00
Lao động trực tiếp/đơn vị $24.00 $18.00
Số giờ lao động trực tiếp/đơn vị 2.0 DLHs 1.5 DLHs
Số đơn vị được sản xuất 50,000 đơn vị 200,000 đơn vị
Tính tốn lệ phí đã thống nhất trước
lệ phí đã thống nhất trước = Tổng chi phí sản xuất dự tính Tổng số dự đoán của cơ sở phân phối
$1,520,000 $3.80 / DLH400,000 DLHs 400,000 DLHs
Chi phí sản xuất đơn vị
hạng nhất tiêu chuẩn
Nguyên liệu trực tiếp $40.00 $30.00
Lao động trực tiếp $24.00 $18.00
Chi phí sản xuất (2.0 DLHs x $3.80 / DLH; 1.5
DLHs x$3.80 / DLH 7.6 5.7
Chi phí sản xuất đơn vị $71.60 $53.70
Ngành công nghiệp Maxtar sản xuất đồ nướng chất lượng cao.Cơng ty có 2 dòng sản phẩm hạng nhất và tiêu chuẩn. Cơng ty cũng sử dụng chi phí tài chính sản xuất cho những sản phẩm này, sử dụng tỷ lệ tài chính đã được thống nhất từ trước trong tồn bộ cơng ty dựa trên giờ lao động trực tiếp. Bảng 8B-1 chỉ rõ chi phí sản phẩm đơn vị được sử dụng như thế nào cho 2 dòng sản phẩm này, sử dụng hệ thống chi phí truyền thống của cơng ty. Chi phí sản phẩm đơn vị cho dòng sản phẩm hạng nhất là 71,60 đô-la và chi phí sản phẩm đơn vị cho dịng sản phẩm tiêu chuẩn là 53,70 đơ-la, tính theo hệ thống chi phí truyền thống.
Bảng 8B-2 Hệ thống tính chi phí truyền thống củaNgành công nghiệp Maxtar
Các ngành công nghiệp đã và đang ứng dụng thử nghiệm phương pháp chi phí dựa trên hoạt động dể quyết định chi phí sản xuất dơn vị cho mục đích báo cáo đối ngoại. Hệ thống chi phí dựa trên hoạt động của cơng ty có 3 nhóm chi phí hoạt động: (1) hỗ trợ lao động trực tiếp, (2) lắp đặt máy móc, và (3) quản trị các phòng ban (Phần trên cùng của bảng 8B-2 cho biết những dữ liệu cơ bản liên quan đến những nhóm chi phí hoạt động này. Lưu ý rằng tổng chi phí tài chính dự đốn trong 3 nhóm chi phí này, 1,520,000 đơ-la, phải phù hợp với tổng chi phí dự đốn tínhtheo hệ thống chi phí truyền thống của cơng ty. Hệ thống chi phí dựa trên hoạt động của công ty đơn giản chỉ cung cấp một phương pháp thay thế cho việc phân phối tài chính sản xuất của cơng ty cho cả hai dịng sản phẩm.
Tỷ lệ hoạt động cho ba nhóm chi phíhoạt động này được tính tốn trong bảng 2 của bảng 8B-2. Ví dụ, chi phí tổng thể trong nhóm chi phí hoạt động “lắp đặt máy móc”, 480,000 đơ-la, được chia theo hoạt động tổng thể gắn liền với nhóm chi phí hoạt động đó, 800 lắp đặt, để quyết định tỷ lệ hoạt động của 600 đô-la đối với mỗi lắp đặt.
Dữ liệu cơ bản
Chi phí ước tính Hoạt động dự đốn Các hoạt động và
các cách đo lường hoạt động …....
Hạng nhất Tiêu chuẩn Tổng số
Hỗ trợ lao động trực tiếp (DLHs)... $ 800,000 100,000 300,000 400,000
Lắp đặt máy móc (setups)……… 480,000 600 200 800
Quản trị các bộ phận (part types)... 240,000 140 60 200 Tổng chi phí sản xuất……………. $ 1,520,000 Tính tốn tỷ lệ hoạt động Các hoạt động (a) chi phí dự đốn (b) Hoạt động dự đoán tổng thể (a) (b) Tỷ lệ hoạt động Hỗ trợ lao động trực tiếp (DLHs)... $ 800,000 400,000 DLHs $2 mỗi DLH
Lắp đặt máy móc……… 480,000 800 số lắp đặt $600 mỗi setup
Quản trị các bộ phận... 240,000 200 loại bộ phận 1,200 mỗi loại bộ phận
Bảng 8B-2 Hệ thống tính chi phí theo hoạt động của Ngành cơng nghiệp Maxtar
Đưa ra chi phí tài chính cho các sản
phẩm
Chi phí tài chính cho sản phẩm hạng nhất
Nhóm chi phí hoạt động (a)
tỷ lệ hoạt động
(b) Hoạt động
(a) (b) Chi phí ABC Hỗ trợ lao động trực tiếp ……………….. $2 mỗi DLH 100,000 DLHs $200,000 Lắp đặt máy móc ……………………… $600 mỗi lắp đặt 600 số lắp đặt 360,000 Quản trị các bộ phận ………………….. 1,200 mỗi loại bộ
phận 140 loại bộ phận (part types) 168,000 Tổng số………………………………… $728,000
Chi phí tài chính cho sản phẩm tiêu chuẩn
nhóm chi phí hoạt động (a)
tỷ lệ hoạt động
(b) Hoạt động
(a) (b) Chi phí ABC Hỗ trợ lao động trực tiếp ……………….. $2 mỗi DLH 300,000 DLHs $600,000 Lắp đặt máy móc ……………………… $600 mỗi setup 200 setups 120,000 Quản trị các bộ phận ………………….. 1,200 mỗi loại bộ
phận
60 loại bộ phận (part types)
72,000
Tổng số………………………………… $792,000
Chi phí sản xuất tính dựa trên hoạt động
Nhóm chi phí hoạt động Hạng nhất Tiêu chuẩn
Nguyên liệu trực tiếp …………………… $40.00 $30.00
Lao động trực tiếp ……………………… 24.00 18.00
Chi phí sản xuất ($728,000 50,000 đơn vị;
$792,000 200,00 đơn vị)………….. 14.56
3.96
Chi phí sản xuất đơn vị………………….. $78.56 $51.96