CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng từ thị trường
3.3.1. Xin giấy phép nhập khẩu
Căn cứ Điều 6, Điều 7, Điều 8 Thông tư 23/2015/TT-BKHCN ngày 13 tháng 11 năm 2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về việc nhập khẩu máy móc,
thiết bị, dây chuyền cơng nghệ đã qua sử dụng. Theo Điều 6 quy định về các yêu
cầu cụ thể đối với thiết bị, máy xây dựng đã qua sử dụng được nhập khẩu khi đáp ứng các tiêu chí sau:
-Tuổi thiết bị không vượt quá 10 năm;
-Được sản xuất theo tiêu chuẩn phù hợp với quy định của Quy chuẩn kỹ thuật
Quốc gia (QCVN) hoặc Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN) của Việt Nam hoặc phù hợp với Tiêu chuẩn của các nước G7 về an tồn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ mơi trường…
Hồ sơ nhập khẩu máy xây dựng đã qua sử dụng gồm có: Tài liệu kỹ thuật thể
hiện năm sản xuất và tiêu chuẩn sản xuất của thiết bị đã qua sử dụng nhập khẩu: 01 bản chính Giấy xác nhận của nhà sản xuất về năm sản xuất và tiêu chuẩn sản xuất của thiết bị đã qua sử dụng phù hợp với quy định của nhà nước.
Do đó, cơng ty Hamachi Global cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo như quy định của Luật hải quan, bên cạnh đó cần phải chuẩn bị thêm giấy xác nhận của nhà sản xuất về năm sản xuất và tiêu chuẩn sản xuất của máy xây dựng đã qua sử dụng. Công ty sẽ yêu cầu Giấy xác nhận của nhà sản xuất từ nhà cung cấp của mình ở nước ngồi.
3.3.2. Đơn đốc người bán giao hàng. Mở LC ( trường hợp thanh toán bằng LC).
Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng thương mại quốc tế với nhà cung cấp, công ty sẽ tiến hành đôn đốc, nhắc nhở nhà cung cấp chuẩn bị giao hàng. Bên cạnh đó, Cơng ty cũngsẽ tiến hành mở LC ( đối với hợp đồng thanh toán bằng LC)
Tùy theo điều khoản của hợp đồng mà thanh tốn theo loại tín dụng nào, nhưng chủ yếu Cơng ty áp dụng L/C trả tiền ngay. Trình tự mở L/C trả tiền ngay được thực hiện như sau:
-Dựa vào nội dung hợp đồng nhập khẩu để mở L/C, Công ty sẽ mang đến ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Sở Giao Dịch yêu cầu mở L/C, đồng thời phải xuất trình bộ hồ sơ cho nhân viên phụ trách
nhập khẩu:
• Đơn yêu cầu mở L/C trả ngay. • Hợp đồng nhập khẩu.
• Hợp đồng xuất khẩu.
-Ngồi ra Cơng ty cịn phải nộp các giấy tờ có liên quan đến thủ tục thanh tốn và ký quỹ như:
• Giấy yêu cầu chi trả về ngoại tệ để trả thủ tục phí cho ngân hàng. • Giấy u cầu cho ngoại tệ ký quỹ để ký quỹ mở L/C/
• Nếu khơng có đủ ngoại tệ trong tài khoản tại ngân hàng thì phải có đơn u cầu mua ngoại tệ để ký quỹ và trả thủ tục phí hoặc hợp đồng vay ngoại tệ.
-Ký quỹ mở L/C nhằm đảm bảo an tồn trong thanh tốn cho ngân hàng mở L/C. Công ty thường ký quỹ từ 10% đến 30% giá trị lơ hàng. Do cơng ty tạo được uy tín về thanh toán tiền hàng trong thời gian qua, mối quan hệ giữa công ty và ngân hàng luôn được giữ vững, số dư tài khoản ở ngân hàng luôn đảm bảo thanh toán.
-Sau khi xác nhận tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội bộ của đơn yêu cầu mở L/C, nhân viên ngân hàng sẽ gửi đến cơng ty một bản L/C nháp. Sau khi có bản L/C nháp của ngân hàng Vietcombank, công ty Hamachi sẽ gửi bản L/C nháp tới nhà cung cấp bằng email và yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra tồn bộ thơng tin trong L/C. Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và xác nhận khơng có sai sót trong L/C nháp, cơng ty sẽ liên hệ với ngân hàng để nhân viên thanh tốn mở L/C chính thức.
-Khi L/C đã được gửi đi cho ngân hàng thơng báo, thanh tốn viên sẽ gửi một bản sao L/C cho cơng ty. Nếu trong q trình thực hiện hợp đồng cần sửa đổi những điều khoản khơng chính xác trong L/C thì cơng ty sẽ lập đơn yêu cầu chỉnh lại L/C.
3.3.3. Giám sát người bán giao hàng.
Cơng ty Hamachi Global có thực hiện nhiều hợp đồng ngoại thương với các điều khoản giao hàng khác nhau như EXW, FOB, CFR, CIF. Tuy nhiên phần lớn các hợp đồng ngoại thương mại quốc tế của công ty được thực hiện theo điều khoản giao hàng CIF và CFR. Do đó, việc thuê phương tiện vân tải do bên nhà cung cấp đảm nhiệm. Cơng ty Hamachi Global có trách nhiệm giám sát, đơn đốc nhà cung cấp giao hàng theo đúng thời gian, phương thức được quy định trong hợp đồng thương mại đã ký kết.
loại máy xây dựng với trọng tải lớn đều phải tiến hành tháo một số phụ kiện của máy trước khi vận chuyển. Các loại container được sử dụng chử yếu trong vận chuyển là container 40HC, flat rack, RoRo. Cơng ty Hamachi ln phải theo dõi q trình giao hàng của nhà cung cấp. Đặc biệt, pháp luật Việt Nam quy định không được nhập khẩu linh kiện đã qua sử dụng vào Việt Nam, do đó, container chở các linh kiện phụ tùng như cần, gầu của máy xúc,…cần phải được vận chuyển về trước hoặc cùng chuyến tàu với tàu chở thân máy. Đây là điều lưu ý quan trọng luôn được công ty viết trong hợp đồng và nhắc nhở nhà cung cấp trước khi họ đặt lịch tàu để tránh rủi ro.
3.3.4. Mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Hàng hố nhập khẩu của cơng ty là các loại máy xây dựng có trọng lượng lớn do đó ln được chun chở bằng tàu biển, nên rủi ro là rất cao. Vì vậy cơng ty phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Đa phần công ty đều ký kết hợp đồng ngoại thương theo điều kiện thương mại quốc tế CIF nên theo CIF thì việc mua bảo hiểm sẽ do bên xuất khẩu chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, mức bảo hiểm mà bên xuất khẩu mua thường chỉ là bảo hiểm theo điều kiện C. Do giá trị hàng hóa cao và để tránh rủi ro ở mức cao nhất, công ty sẽ thỏa thuận với bên xuất khẩu mua bảo hiểm theo điều kiện A (All risks) và công ty bảo hiểm phải là cơng ty có chi nhánh tại Việt Nam để thuận tiện nếu có rủi ro xảy ra sau này.
Riêng đối với một số hợp đồng nhập khẩu công ty mua theo điều kiện CFR, thì cơng ty phải liên hệ với cơng ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hố mà mình nhập về. Cơng ty Hamachi Global thường mua bảo hiểm tại công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long và công ty bảo hiểm Bảo Việt và một số công ty bảo hiểm khác. Khi đó cơng ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm để yêu cầu bảo hiểm cho hàng hóa mà cơng ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó cơng ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một giấy chứng nhận bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến.
3.3.5. Làm thủ tục hải quan.
Sau khi có giấy phép nhập khẩu, giấy báo hàng đến, Invoice, Packing List,… thì nhân viên phịng nhập khẩu sẽ tiến hành khai thủ tục Hải quan điện tử cho lô hàng trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS/VNACCS theo quy định của Nhà nước về Luật Hải quan. Nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành khai hải
quan trên phần mềm phải kiểm tra kỹ và chịu trách nhiệm về sự chính xác của mã số thuế, thuế xuất nhập khẩu, phụ thu, thuế GTGT.
Sau đó, Cơng ty nộp bộ chứng từ cho cơ quan hải quan để làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan; giấy báo nhận hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn Thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, vận đơn gốc (B/L), giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, L/C, hợp đồng, bảng tự khai chi tiết lơ hàng, giấy chứng nhận chất lượng, phiếu đóng gói chi tiết và các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu, phụ thu, thuế GTGT (nếu có).
Cơng ty Hamachi Global cần phải tiến hành đăng ký, đăng kiểm cho máy mà công ty nhập về dựa vào số khung, số máy, bảng nhơm của chiếc máy đó. Sau khi cơng ty hồn thành hồ sơ đăng ký, đăng kiểm và nộp cho Hải quan, nhân viên hải quan sẽ xuống kiểm tra tình trạng máy, đặc biệt là số khung, số máy của chiếc máy. Việc kiểm tra sẽ được tiến hành ngay tại cảng Hải Phòng, sau khi máy về đến cảng. Nếu số khung, số máy quá cũ, có dấu hiệu bị làm lại hay bị sửa chữa, Hải quan sẽ không cho phép đăng kiểm cho máy. Nếu khơng có đăng ký, đăng kiểm, cơng ty sẽ khơng được phép nhập chếc máy đó vào thị trường Việt Nam. Do đó, trong q trình đàm phán, ký kết hợp đồng, cơng ty ln yêu cầu nhà cung cấp phải đưa ra hình ảnh của số khung, số máy và tem nhôm của chiếc máy để xác định xem chiếc máy đó có thể nhập khẩu được hay khơng.
Khi nhận có đăng ký, đăng kiểm và tồn bộ hồ sơ thơng quan, Hải quan sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai. Nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận được thông báo về, Hamachi Global mới đến nhận hàng thì cơng ty sẽ phải nộp tiền lưu kho bãi và các chi phí khác cho cảng vụ ở bước này.
Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai được ký và đóng dấu xác định. Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước.
3.3.6. Nhận và kiểm tra hàng hóa.
Đối với việc nhận hàng, cơng ty Hamachi Global không trực tiếp nhận hàng mà ủy quyền cho công ty TNHH vận tải buôn bán máy Linh Huy tiến hành nhận hàng tại cảng Hải Phịng. Cơng ty Linh Huy có văn phịng tại Hải Phịng, hơn nữa, máy xây dựng được nhập về sẽ được di chuyển đến bãi của cơng ty Linh Huy, do đó, Hamachi Global th ngồi cơng ty Linh Huy nhận máy và mang máy về bãi
của cơng ty Linh Huy tại Hải Phịng. Trong trường hợp máy xây dựng phải tháo một số bộ phận của máy ( như cần, gầu, xi lanh của máy xúc,…) trước khi vận chuyển, cơng ty Linh Huy sẽ có trách nhiệm kiểm tra đầy đủ các bộ phận của máy.
Sau khi đưa máy về bãi của cơng ty Linh Huy tại Hải Phịng, cơng ty Hamachi Global sẽ cử nhân viên kỹ thuật xuống kiểm tra máy trước khi bàn giao máy cho khách hàng. Trong trườg hợp máy xây dựng phải được tháo rời một số bộ phận, nhân viên kỹ thuật của công ty Hamachi Global sẽ kết hợp với nhân viên kỹ thuật của công ty Linh Huy tiến hành lắp máy trước khi bàn giao máy cho khách hàng cuối cùng.
3.3.7. Tiến hành làm thủ tục thanh tốn.
Cơng ty Hamachi Global thường sử dụng hình thức thanh tốn là L/C trả ngay. Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ từ phía nhà cung cấp, ngân hàng Vietcombank sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận thanh tốn với cơng ty qua email hoặc điện thoại. Cơng ty sẽ tiến hành thanh tốn với nhà cung cấp khi chốt được tỉ giá. Đồng tiền thanh toán chủ yếu được dùng là đồng Yên Nhật (JPY).
Trong một số trường hợp bên phía nhà cung cấp chậm giao bộ chứng từ hoặc bộ chứng từ có một số điểm sai sót, ngân hàng phát hành L/C là Vietcombank sẽ thông báo với công ty qua email. Nếu những sai sót khơng q lớn và cơng ty vẫn chấp nhận thanh toán, ngân hàng Vietcombank vẫn sẽ tiến hành thanh tốn theo u cầu của cơng ty.
3.3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Do tính chất đặc thù của mặt hàng mà công ty Hamachi Global nhập khẩu là máy xây dựng đã qua sử dụng, nên việc kiểm tra chất lượng của máy sau khi nhập khẩu về Việt Nam là vô cùng quan trọng. Công ty luôn chấp nhận bảo hành từ 2-3 tháng cho các khách hàng Việt Nam nếu máy có hỏng hóc quá lớn hay hư hại do chất lượng của máy. Bên phía nhà cung cấp Nhật Bản, cơng ty vẫn luôn yêu cầu nhà cung cấp Nhật Bản phải bảo hành 3 tháng cho các máy xây dựng mà họ bán ra. Khi máy về đến bãi của công ty Huy Linh, nhân viên kỹ thuật của công ty Hamachi Global sẽ xuống Hải Phòng trực tiếp kiểm tra chất lượng máy, lắp máy (nếu máy phải tháo rời một số bộ phận khi vận chuyển) trước khi giao máy cho khách hàng. Nếu có bất cứ lỗi kỹ thuật nào, nhân viên kỹ thuật sẽ chụp hình hoặc quay video để
phản hồi lại với nhà cung cấp. Việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại ln được trình bày cụ thể trong hợp đồng thương mại quốc tế giữa 2 bên.
Tuy nhiên, máy xây dựng ở thị trường Nhật Bản rất được ưa chuộng tại Việt Nam do chất lượng tốt, phần lớn khi nhập khẩu về khơng có lỗi kỹ thuật quá lớn. Hơn nữa các đối tác Nhật Bản của công ty phần lớn đều là những đối tác tin cậy và đã có mối quan hệ thân thiết với cơng ty. Do đó việc khiếu nại với các nhà cung cấp Nhật Bản rất ít khi xảy ra. Hơn nữa, người Nhật bản rất trọng chữ “tín” và cơng ty Hamachi Global đã có nhiều năm làm việc với rất nhiều nhà cung cấp Nhật Bản, do đó việc khiếu nại là rất ít, nếu có thì việc giải quyết khiếu nại khơng gặp nhiều khó khăn.
3.4. Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng từthị trường Nhật Bản của công ty CP Đầu tư Thương mại và máy xây dựng thị trường Nhật Bản của công ty CP Đầu tư Thương mại và máy xây dựng toàn cầu ( Hamachi Global.,JSC).
3.4.1. Thành công
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty Hamachi Global là hoạt động nhập khẩu do đó nhập khẩu có ảnh hưởng lớn tới doanh thu của công ty. Điều này khẳng định tầm quan trọng của quy trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nó khơng những ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh mà còn tác động cả vào việc tạo nên uy tín của Cơng ty.
- Nhìn chung quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty khá là tốt, trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mình, tất cả các hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp đã từng thực hiện đều tuân thủ đúng theo quy định của luật quốc tế, luật trong nước và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hơn nữa, Cơng ty cịn có sự nỗ lực khơng ngừng trong việc giảm thiểu số lượng các sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp, khiếu nại xảy ra trong quy trình thực hiện hợp đồng.
- Công ty Hamachi Global ln cố gắng đảm bảo thực hiện nhanh chóng các giai đoạn trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Mở L/C, làm thủ tục hải quan để nhập hàng, thanh toán… và giải quyết các vấn đề nảy sinh đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm hoàn thành tốt nhất các đơn hàng đang có.
bên ngồi khơng chỉ là với bạn hàng mà còn cả đối với hệ thống các ngân hàng, các công ty bảo hiểm để tạo nên điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhập khẩu của mình. Chính vì thế mà khi mở L/C, Cơng ty không phải ký quỹ tại ngân hàng và tỷ lệ bảo hiểm mà Cơng ty có được với Cơng ty bảo hiểm là rất thấp (0.09%), đây là những thuận lợi mà khơng phải Cơng ty nào cũng có được. Việc tạo uy tín được Cơng ty rất chú trọng và đặt lên hàng đầu trong danh mục các công việc cần phải làm. Chính vì thế, việc đảm bảo thanh tốn đúng thời hạn, hay giao hàng cho khách hàng đúng hạn, đảm bảo chất lượng cho khách hàng trong nước hoặc ngày càng nâng cao hiệu quả kinh doanh... là các yếu tố cơ bản tạo nên uy tín cho Cơng ty và