CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng từ thị trường
3.3.6. Nhận và kiểm tra hàng hóa
Đối với việc nhận hàng, công ty Hamachi Global không trực tiếp nhận hàng mà ủy quyền cho công ty TNHH vận tải buôn bán máy Linh Huy tiến hành nhận hàng tại cảng Hải Phịng. Cơng ty Linh Huy có văn phịng tại Hải Phịng, hơn nữa, máy xây dựng được nhập về sẽ được di chuyển đến bãi của công ty Linh Huy, do đó, Hamachi Global th ngồi cơng ty Linh Huy nhận máy và mang máy về bãi
của cơng ty Linh Huy tại Hải Phịng. Trong trường hợp máy xây dựng phải tháo một số bộ phận của máy ( như cần, gầu, xi lanh của máy xúc,…) trước khi vận chuyển, cơng ty Linh Huy sẽ có trách nhiệm kiểm tra đầy đủ các bộ phận của máy.
Sau khi đưa máy về bãi của cơng ty Linh Huy tại Hải Phịng, cơng ty Hamachi Global sẽ cử nhân viên kỹ thuật xuống kiểm tra máy trước khi bàn giao máy cho khách hàng. Trong trườg hợp máy xây dựng phải được tháo rời một số bộ phận, nhân viên kỹ thuật của công ty Hamachi Global sẽ kết hợp với nhân viên kỹ thuật của công ty Linh Huy tiến hành lắp máy trước khi bàn giao máy cho khách hàng cuối cùng.
3.3.7. Tiến hành làm thủ tục thanh tốn.
Cơng ty Hamachi Global thường sử dụng hình thức thanh tốn là L/C trả ngay. Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ từ phía nhà cung cấp, ngân hàng Vietcombank sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận thanh tốn với cơng ty qua email hoặc điện thoại. Cơng ty sẽ tiến hành thanh tốn với nhà cung cấp khi chốt được tỉ giá. Đồng tiền thanh toán chủ yếu được dùng là đồng Yên Nhật (JPY).
Trong một số trường hợp bên phía nhà cung cấp chậm giao bộ chứng từ hoặc bộ chứng từ có một số điểm sai sót, ngân hàng phát hành L/C là Vietcombank sẽ thơng báo với cơng ty qua email. Nếu những sai sót khơng q lớn và cơng ty vẫn chấp nhận thanh tốn, ngân hàng Vietcombank vẫn sẽ tiến hành thanh tốn theo u cầu của cơng ty.
3.3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Do tính chất đặc thù của mặt hàng mà cơng ty Hamachi Global nhập khẩu là máy xây dựng đã qua sử dụng, nên việc kiểm tra chất lượng của máy sau khi nhập khẩu về Việt Nam là vô cùng quan trọng. Công ty luôn chấp nhận bảo hành từ 2-3 tháng cho các khách hàng Việt Nam nếu máy có hỏng hóc quá lớn hay hư hại do chất lượng của máy. Bên phía nhà cung cấp Nhật Bản, cơng ty vẫn ln yêu cầu nhà cung cấp Nhật Bản phải bảo hành 3 tháng cho các máy xây dựng mà họ bán ra. Khi máy về đến bãi của công ty Huy Linh, nhân viên kỹ thuật của công ty Hamachi Global sẽ xuống Hải Phòng trực tiếp kiểm tra chất lượng máy, lắp máy (nếu máy phải tháo rời một số bộ phận khi vận chuyển) trước khi giao máy cho khách hàng. Nếu có bất cứ lỗi kỹ thuật nào, nhân viên kỹ thuật sẽ chụp hình hoặc quay video để
phản hồi lại với nhà cung cấp. Việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại ln được trình bày cụ thể trong hợp đồng thương mại quốc tế giữa 2 bên.
Tuy nhiên, máy xây dựng ở thị trường Nhật Bản rất được ưa chuộng tại Việt Nam do chất lượng tốt, phần lớn khi nhập khẩu về khơng có lỗi kỹ thuật quá lớn. Hơn nữa các đối tác Nhật Bản của công ty phần lớn đều là những đối tác tin cậy và đã có mối quan hệ thân thiết với cơng ty. Do đó việc khiếu nại với các nhà cung cấp Nhật Bản rất ít khi xảy ra. Hơn nữa, người Nhật bản rất trọng chữ “tín” và cơng ty Hamachi Global đã có nhiều năm làm việc với rất nhiều nhà cung cấp Nhật Bản, do đó việc khiếu nại là rất ít, nếu có thì việc giải quyết khiếu nại khơng gặp nhiều khó khăn.
3.4. Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng từthị trường Nhật Bản của công ty CP Đầu tư Thương mại và máy xây dựng thị trường Nhật Bản của công ty CP Đầu tư Thương mại và máy xây dựng tồn cầu ( Hamachi Global.,JSC).
3.4.1. Thành cơng
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty Hamachi Global là hoạt động nhập khẩu do đó nhập khẩu có ảnh hưởng lớn tới doanh thu của công ty. Điều này khẳng định tầm quan trọng của quy trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nó khơng những ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh mà còn tác động cả vào việc tạo nên uy tín của Cơng ty.
- Nhìn chung quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty khá là tốt, trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mình, tất cả các hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp đã từng thực hiện đều tuân thủ đúng theo quy định của luật quốc tế, luật trong nước và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hơn nữa, Cơng ty cịn có sự nỗ lực khơng ngừng trong việc giảm thiểu số lượng các sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp, khiếu nại xảy ra trong quy trình thực hiện hợp đồng.
- Công ty Hamachi Global ln cố gắng đảm bảo thực hiện nhanh chóng các giai đoạn trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Mở L/C, làm thủ tục hải quan để nhập hàng, thanh toán… và giải quyết các vấn đề nảy sinh đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm hoàn thành tốt nhất các đơn hàng đang có.
bên ngồi khơng chỉ là với bạn hàng mà còn cả đối với hệ thống các ngân hàng, các công ty bảo hiểm để tạo nên điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhập khẩu của mình. Chính vì thế mà khi mở L/C, Công ty không phải ký quỹ tại ngân hàng và tỷ lệ bảo hiểm mà Cơng ty có được với Cơng ty bảo hiểm là rất thấp (0.09%), đây là những thuận lợi mà không phải Công ty nào cũng có được. Việc tạo uy tín được Cơng ty rất chú trọng và đặt lên hàng đầu trong danh mục các cơng việc cần phải làm. Chính vì thế, việc đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, hay giao hàng cho khách hàng đúng hạn, đảm bảo chất lượng cho khách hàng trong nước hoặc ngày càng nâng cao hiệu quả kinh doanh... là các yếu tố cơ bản tạo nên uy tín cho Cơng ty và Cơng ty ln chú trọng tới các yếu tố này.
- Về công tác tổ chức cán bộ: Là một Cơng ty có truyền thống làm việc nghiêm túc, Cơng ty luôn quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ với ý thức con người là nhân tố quan trọng quyết định tất cả. Cơng ty có chính sách ưu tiên trong lĩnh vực đào tạo lại cán bộ, có chương trình rõ ràng, dành nguồn chi phí hợp lý cho đào tạo. Hàng năm Cơng ty đều tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương cho các nhân viên để nâng cao chuyên môn và cập nhật các kiến thức mới. Bên cạnh đó, chính sách khen thưởng cho các nhân viên tích cực và làm việc hiệu quả cũng như chế tài phạt giành cho các nhân viên làm sai sót, làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm cũng khiến nhân viên trong cơng ty có trách nhiệm, nhiệt tình với cơng việc hơn.
3.4.2. Tồn tại.
-Thủ tục hải quan: Chính sách của nhà nước: các doanh nghiệp (trong và
ngoài nước) đều gặp phải rất nhiều khó khăn do chính sách nhà nước khơng thống nhất, thường xuyên thay đổi khiến cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hưởng không nhỏ. Thủ tục rườm rà khiến nhiều khách hàng ngoại ngại hợp tác với các doanh nghiệp Việt. Có thể kể đến như chính sách bắt buộc phải có số khung, số máy, tem nhơm để tiến hành đăng ký, đăng kiểm thì máy xây dựng đã qua sử dụng mới có thế nhập khẩu vào Việt Nam. Trong khi đó có rất nhiều quốc gia trên thế giwois khơng có u cầu về số khung, số máy và tem nhôm. Việc này đôi khi khiến nhà cung cấp thấy phiền phức, họ sẽ ưu tiên khách hàng từ các quốc gia khác trước khi chấp nhận bán cho công ty Việt Nam.
xây dựng với quy mô nhỏ ngày càng nhiều khiến mức độ cạnh tranh trong ngành ngày càng cao. Đồng thời số lượng máy xây dựng đã qua sử dụng từ các quốc gia trên thế giới nói chung, Nhật Bản nói riêng khơng tăng lên nhiều trong thời gian vài năm gần đây, do đó, mức độ cạnh tranh của các công ty nhập khẩu ngày càng cao. Trong 1 năm trở lại đây, mức giá máy xây dựng mà các công ty Nhật Bản đưa ra khá cao so với thị trường Việt Nam. Việc này cũng khiến các ddơn hàng từ thị trường Nhật bản của công ty giảm đi đáng kể.
-Kiểm tra hàng hố: Cơng tác kiểm tra hàng hố có sự tham gia của Hải quan và
nhân viên kỹ thuật của công ty. Cơng tác kiểm tra hàng hóa gặp khó khăn về thủ tục hành chính khi xảy ra thiểu sót, suy giảm về chất lượng hàng hố làm ảnh hưởng đến tiến độ của doanh nghiệp. Nhân viên của cơng ty chưa có nhiều kinh nhiệm về máy móc nên đơi khi xảy ra thiếu sót trong việc kiểm tra chất lượng hàng hóa.
-Mở L/C và hồn thiện bộ chứng từ: Trong quá trình mở LC và thực hiện các
giao dịch liên quan đến LC, cơng ty cịn để xảy ra một số sai sót hay tiến độ mở LC còn chậm. Việc mở LC và phát hành LC cần phải làm nhanh chóng để bên nhà cung cấp tiến hành đặt lịch tàu, vận chuyển máy. Việc chuẩn bị hồ sơ mở LC thực hiện chậm trễ do cơng ty khơng có bộ phận chun làm chứng từ, do đó việc chuẩn bị hồ sơ sẽ do nhân viên nhập khẩu kết hợp với kế tốn thực hiện, nhân viên khơng có nhiều kinh nghiệm
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY
XÂY DỰNG TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ MÁY XÂY DỰNG TOÀN CẦU
( HAMACHI GLOBAL.,JSC).
4.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.
Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động mang lại lợi nhuận cao song nó chứa đựng nhiều yếu tố rất phức tạp. Những yếu tố này vượt ra ngồi biên giới quốc gia, nó mang tính chất quốc tế do đó đơi khi chính doanh nghiệp nhập khẩu khơng thể kiểm sốt được. Chính vì thế mà ban lãnh đạo của Công ty đã đưa ra định hướng đối với hoạt động nhập khẩu máy xây dựng như sau:
- Tổ chức tốt công tác theo dõi nắm bắt thơng tin thị trường và tình hình bán hàng trong nước để có biện pháp đẩy mạnh việc bán hàng, mở rộng tập khách hàng của công ty, nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty tại thị trường trong nước.
- Tăng cường hoạt động marketing, xúc tiến thương mại, phát triển hệ thống mạng lưới bán hàng. Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu các loại máy xây dựng ra các thị trường nước ngoài, đầu tiên là tập trung đến các thị trường Pakistan và Hong Kong.
- Thúc đẩy hơn nữa hoạt động nhập khẩu các loại máy xây dựng, đa dạng hóa về các loại máy. Ngồi các loại máy xây dựng quen thộc cơng ty đã nhập khẩu như máy xúc ddào, máy xúc lật, xe nâng, công ty mong muốn mở rộng các loại mặt hàng khác như cẩu tháp, trạm trộn bê tông,…. và đặc biệt là mở rộng thị trường nhập khẩu. Bên cạnh các thị trường tiềm năng mà công ty đã khai thác, công ty xác định mục tiêu phải tiến hành khai thác nhiều thị trường khác như Châu Âu, Ấn Độ, Nam Phi,… để tìm kiếm được nguồn hàng đa dạng.
- Mở rộng thị trường nhập khẩu máy xây dựng. Giữ vững và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp: Nhật Bản, Hàn Quốc, Anh, Pháp,…Đồng thời tìm kiếm, khai thác nhiều thị trường khác như Châu Âu, Ấn Độ, Nam Phi,… những để mở rộng nhà cung cấp và phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài.
- Nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với các đối tác trong cũng như ngồi nước.
- Khơng ngừng tăng doanh thu, tăng lợi nhuận có được từ hoạt động nhập khẩu máy xây dựng, tạo dựng năng lực tài chính vững chắc cho cơng ty.
4.2. Một số đề xuất hồn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩumáy xây dựng từ thị trường Nhật Bản của công ty CP Đầu tư Thương mại và máy xây dựng từ thị trường Nhật Bản của công ty CP Đầu tư Thương mại và máy xây dựng toàn cầu (Hamachi Global.,JSC)
4.2.1. Thủ tục hải quan.
Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Điều này là do thủ tục hải quan cịn nhiều bước, nếu có bất cứ sai phạm nào về hàng hố, về giấy tờ, thì phải trả giá bằng thời gian và tiền của.
Việc khai báo hải quan nhằm mục đích là đề cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hoá xuất nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế và miễn giảm thuế. Bởi vậy, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên giấy tờ khia hải quan bao gồm nội dung: tên hàng, phẩm chất số lượng, ký hiệu mã hoặc mã số khối lượng, đơn giá… và nộp chứng từ khác có liên quan như vận đơn, hố đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hoá,… Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Khi xuất trình hàng hố thì hàng hố sẽ được đối chứng với chứng từ và bất cứ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hố và bộ chứng từ thì cơng ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn như mất thời gian và chi phí để hồn thành lại thủ tục hải quan. Do vậy để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này công ty cần phải lưu ý những điềm sau đây:
- Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về loại máy, model của máy và các loại chứng từ cần thiết.
- Cần làm đăng ký, đăng kiểm cho máy nhanh chóng, chính xác để khơng làm mất thời gian lấy máy từ cảng, thông quan hải quan khi máy về đến cảng.
- Kê khai nội dung trên số chứng từ phải đúng, cần tham khảo cách viết cho đúng tránh tình trạng kê khai nhầm dẫn đến khơng ăn khớp với các chứng từ hoặc khơng giống với tình trạng thực tế hàng hố.
- Cần phải có người chun trách trong khâu tính thuế nếu khơng sẽ rất dẫn đến kê khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại. Và khi có thơng báo nộp thuế thì phải chấp hành nghiêm chỉnh vì khơng nộp thuế đầy đủ thì các bước tiếp theo của quy trình nhận hàng sẽ khơng thực hiện được.
4.2.2. Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên.
Kinh doanh là hoạt động của con người, hiệu quả kinh doanh tuỳ thuộc vào năng lực của đội ngũ chuyên viên xuất nhập khẩu. Do vậy nếu ta chỉ đưa ra những phương án kinh doanh, biện pháp thực hiện, mục tiêu mà không chuẩn bị đội ngũ nhân viên tốt thì chắc chắn hoạt động kinh doanh sẽ khơng mang lại hiệu quả cao. Do đó, chúng ta nên:
- Đào tạo nhân viên dài hạn, trình độ cao để đội ngũ nhân viên nịng cốt mạnh có thể cạnh tranh với cơng ty khác.
- Đào tạo ngắn hạn: tổ chức những lớp học nâng cao nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu, ngoại ngữ.
- Thu hút nhân tài: thông qua các biện pháp quảng cáo tuyên truyền về hiệu quả kinh doanh, về triển vọng của doanh nghiệp, về chuyên môn kỹ thuật và chuyên môn hoạt động, về chế độ tiền lương, tôn trọng người tài, sẽ thu hút được nhân tài có kiến