5. Nội dung chính của đồ án gồm có 3 chương:
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần đầu tư
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người
Ưu điểm
Bộ máy kế tốn tổ chức gọn nhẹ, có một kế tốn trưởng quản lý tồn bộ cơng việc, các kế tốn viên thực hiện các cơng việc cụ thể của từng bộ phận. Cách phân chia này khá hợp lý, đảm bảo yêu cầu cơng việc kế tốn trong công ty.
Qua đánh giá chung, công ty áp dụng nghiêm chỉnh các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành về kế toán vốn bằng tiền từ việc xây dựng hệ thống tài khoản đến lập chứng từ kế toán, ghi sổ sách kế toán và lập các báo cáo kế toán. Các chứng từ kế toán và sổ kế toán đúng theo quy định và hướng
dẫn của Bộ tài chính, các chứng từ và sổ sách kế tốn được lưu cẩn thận, khơng bị mất mát, nhầm lẫn.
Quy trình hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền phù hợp với quy định của Bộ tài chính, đảm bảo ngun tắc ghi nhận dịng tiền vào, ra của doanh nghiệp
Trang bị máy tính cho mỗi nhân viên kế toán. Các nhân viên sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
Nhược điểm
Cơ sở vật chất: Chỉ đạt tiêu chuẩn về số lượng máy tính cho từng nhân viên kế tốn, cịn chất lượng máy tính với cấu hình thấp khơng cịn phù hợp với các phần mềm mới hiện nay.
Con người: Hạn chế trong việc tiếp xúc với các phần mềm kế toán khác nhau, các phần mềm kế toán mới nhất.
Vẫn cịn ghi chép cơng việc thủ cơng, dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng công việc ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả công việc. Giải pháp khắc phục:
Cơ sở vật chất: phịng kế tốn cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ thống máy tính mới, hoạt động tốt hơn. Cần cập nhập các phần mềm kế toán mới nhất để giảm thiểu các cơng việc đơn giản.
Con người: Đưa ra các chương trình kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin hoc áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền.
2.3.2. Hình thức kế tốn áp dụng
Ưu điểm
Hình thức chứng từ ghi sổ có ưu điểm dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế tốn được phân cơng đều trong kỳ. Nó thích hợp với mọi loại hình, qui mơ đơn vị kinh tế.
Lượng ghi chép tương đối nhiều dẫn đến khối lượng ghi chép lớn, việc ghi chép bị trùng lắp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Giải pháp khắc phục:
Áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính với trình tự ghi sổ kế tốn như sau:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng phần mềm kế toán.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết để lên các báo cáo được yêu cầu. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.3.3. Tài khoản sử dụng
Tại Công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước, hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
2.3.4. Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền được lập và luân chuyển theo trình tự hợp lý, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lý như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra
kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán vốn bằng tiền
Ưu điểm:
Hệ thống sổ kế toán đơn giản giúp cho việc ghi sổ kế tốn dễ dàng. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng và hợp lí. Quy trình ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền được thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu.
Nhược điểm:
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế về tổ chức bộ sổ kế tốn mà Cơng ty nên xem xét: ghi chép dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Giải pháp khắc phục:
Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ này với chứng từ ghi sổ do các đồng nghiệp khác lập
Trình độ kế tốn viên phải tương đối đồng đều.
Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: “Đã ghi sổ cái ngày…” trên chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng. Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó trong 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào sổ cái.
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty cổ phần đầu tư tiết bị Hải Phước gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị.
Nhược điểm:
Báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được yêu cầu quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo Công ty.
Giải pháp khắc phục:
Báo cáo kế tốn quản trị khơng những chỉ được lập theo định kỳ từng quý mà còn phải lập được bất cứ khi nào có yêu cầu quản lý hay có những biến động bất thường để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
2.3.7. Quy trình hạch tốn
Ưu điểm:
Quy trình hạch tốn được tổ chức một cách có khoa học, đảm bảo phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế tốn tài chính phát sinh tại đơn vị.
Nhược điểm:
Phần lớn việc thực hiện quy trình hạch tốn vẫn diễn ra theo phương pháp thủ cơng bằng excel nên dễ gây sai sót trong trường hợp số lượng nghiệp vụ kế tốn tài chính phát sinh nhiều.
Phần mềm kế toán chỉ hạch toán cho các nghiệp vụ đơn giản, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên...
Giải pháp khắc phục:
Cần cải thiện CNTT trong cơng tác kế tốn vốn bằng tiền
2.3.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Ưu điểm:
Tại công ty đã được trang bị đầy đủ hệ thống máy tính cho các phịng ban, đặc biệt tại phịng kế tốn mỗi nhân viên kế tốn được sở hữu một máy tính riêng. Ngồi ra cơng ty được trang bị máy in, máy photo…
Nhược điểm:
Trình độ trang bị kiến thức về tin học trong công ty khơng đồng đều. Chưa có nhân viên thật hiểu và nắm chắc về máy tính.
Năng lực phục vụ của máy tính chưa thực sự hiệu quả. Còn nhiều việc phải làm thủ công.
Giải pháp khắc phục:
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, công ty cần tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể là đầu tư xây dựng phần mềm kế tốn trong đó có phần mềm kế tốn chi tiết vốn bằng tiền để nâng cao hiệu quả cơng việc.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THIẾT BỊ HẢI PHƯỚC CHƯƠNG 3:
3.1. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG
Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động quan trọng của các doanh nghiệp, vận động khơng ngừng, phức tạp có tình lưu chuyển cao. Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ơ…
Mục tiêu của hệ thống là quản lý tốt vốn bằng tiền để mang lại hiệu quả cao nhất trong viêc sử dụng vốn bằng tiền để tối đa hóa lợi nhuận, muốn vậy hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu sau:
Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền.
Cập nhật và quản lý đầy đủ thông tin hoạt động kế toán vốn bằng tiền như số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ….
Tính tốn chính xác các chỉ tiêu liên quan đến hạch toán các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền như số thu, số chi, chênh lệch tỷ giá…
Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến kế toán vốn bằng tiền như báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi Ngân hàng…
Ngồi ra, u cầu của hệ thống cịn cần đến đó là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, giao diện trình bày đẹp, dễ sử dụng…
3.2. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VÀ MƠ TẢ BÀI TỐN 3.2.1. Xác định yêu cầu
Dữ liệu đầu vào:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh tốn tiền tạm ứng
- Hóa đơn
- Hợp đồng
- Giấy báo nợ
- Giấy báo có
- Phiếu nội bộ
Dữ liệu đầu ra:
Đầu ra của hệ thống bao gồm: - Phiếu thu
- Phiếu chi - Ủy nhiệm chi
- Sổ cái tài khoản 111, 112 - Sổ chi tiết tài khoản 111, 112 - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi
- Bảng kê tài khoản 111, 112
- Nhật kí – chứng từ tài khoản 111, 112
3.2.2. Mơ tả bài tốn
Đầu kỳ kế tốn vốn bằng tiền sẽ nhận bảng số dư đầu kỳ từ kế toán trưởng. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên, bảng lương của kế toán
lương kế toán tiền mặt lập phiếu chi (3 liên) 1 liên đưa cho nhân viên, 1 liên
đưa cho kế toán trưởng ký rồi được lưu ở kế toán tiền mặt để hạch toán, 1 liên chuyển cho bộ phận quỹ để thủ quỹ chi đủ số tiền, căn cứ vào giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng của nhân viên, kế toán tiền lập phiếu thu (3 liên) trong trường hợp nhân viên hoàn ứng lại tiền thừa chi không hết. Một liên chuyển
cho bộ phận quỹ để bộ phận quỹ nhận đủ số tiền, 1 liên đưa kế toán trưởng ký rồi giữ để hạch toán, 1 liên giao cho nhân viên.
Căn cứ vào hóa đơn và hồ sơ thanh tốn của khách hàng.
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền lập
phiếu thu (3 liên) hợp lệ, 1 liên chuyển cho bộ phận quỹ để thủ quỹ nhận đủ
số tiền, 1 liên đưa kế toán trưởng ký rồi được lưu ở kế toán vốn bằng tiền để hạch toán và khách hàng giữ một liên.
Khách hàng thanh toán bằng tiền gửi, ngân hàng sẽ gửi giấy báo
có, kế tốn sẽ hạch tốn ghi sổ vào sổ chi tiết và sổ cái tiền gửi. Khi nhận
được chứng từ của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế tốn của cơng ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với sổ phụ ngân hàng thì kế tốn
phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời. Căn cứ vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp.
Khi thanh toán bằng tiền mặt, kế tốn vốn bằng tiền kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, rồi lập phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Khi
phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho bộ phận quỹ để bộ phận quỹ làm
thủ tục chi tiền. Sau đó kế tốn tiền lưu phiếu chi này.
Khi thanh toán bằng tiền gửi, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập ủy nhiệm
chi gồm 4 liên chuyển lên cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó kế tốn tiền
vốn bằng tiền sẽ gửi ủy nhiệm chi này cho ngân hàng để ngân hàng thanh tốn tiền cho người bán, sau đó ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ về cho công ty. Căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi.
Đối với ngoại tệ, căn cứ vào hóa đơn GTGT, ngân hàng gửi bảng tỷ giá
giao dịch, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu thu (ngoại tệ) và nhận giấy báo có (ngoại tệ) từ ngân hàng theo tỷ giá giao dịch.
Cuối kỳ ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê quỹ so sánh với các chứng từ gốc. Nếu có chênh lệch, kế tốn vốn bằng tiền và bộ phận quỹ phải kiểm tra
lại để xác định nguyên nhân và xử lý. Sau khi xác định rõ ngun nhân thì kế tốn vốn bằng tiền sẽ xử lý chênh lệch.
Cuối kỳ kế tốn vốn bằng tiền tính tỷ giá trung bình và cập nhật tỷ giá cho
phiếu chi (ngoại tệ) và giấy báo nợ (ngoại tệ).
Cuối ngày bộ phận quỹ chuyển toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán vốn bằng tiền. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng và giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng tháng sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ.
Cuối kỳ, sau khi tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, báo cáo quỹ với lượng tiền mặt thực tế trong quỹ, và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và số dư tài khoản tại ngân hàng, nếu khơng có sai sót thì kế tốn lập báo cáo quỹ tiền mặt và báo cáo tiền gửi ngân hàng, báo cáo tồn quỹ gửi lên cho kế tốn
trưởng có kế hoạch hoạt động chi tiết cho các kỳ sau.
Phân tích yêu cầu Yêu cầu bài toán:
Hệ thống xây dựng đáp ứng được yêu cầu quản lý tiền của doanh nghiệp, cơng việc quản lý dễ dàng, nhanh chóng, chính xác. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thông qua nhập chứng từ. Đầu vào là các chứng từ, đầu ra là các sổ, báo cáo.
Quản lý thông tin về tiền tệ, chứng từ, người nộp, người nhận tiền. Quản lý nghiệp vụ nhập, xuất quỹ.
Quản lý sổ sách, sổ nhật ký chứng từ, bảng kê…
Tính số lượng tiền tồn quỹ bao gồm số lượng, loại, tỷ giá (nếu là ngoại tệ).
Hỗ trợ tra cứu về tiền tệ, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi.
Kết xuất báo cáo, in các báo cáo liên quan đến tồn quỹ, thống kê tình hình thu chi tiền.
Thơng tin về nghiệp vụ thu, chi tiền, số dư tiền trong quỹ không cho người khác truy cập ngoại trừ nhân viên quản lý nghiệp vụ.
Để đăng nhập được vào hệ thống phải có mật khẩu.
Thời gian xử lý, kết xuất báo cáo, truy xuất dữ liệu hợp lý. Chương trình có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, trực quan.
Từ u cầu của bài tốn ta có thể mơ tả về phần mềm như sau:
Cập nhật thông tin vào hệ thống:
Chương trình cho phép cập nhật thường xun các thơng tin liên quan đến việc thu, chi tiền mặt bao gồm:
Mã chứng từ (loại chứng từ thu hoặc chi).
Ngày chứng từ (ngày nghiệp vụ thu hoặc chi phát sinh). Ngày hệ thống (ngày cập nhật chứng từ).
Số phiếu (số phiếu thu hoặc chi).
Diễn giải (nội dung nghiệp vụ phát sinh). Tên người giao dịch (tên khách hàng).
Địa chỉ (địa chỉ người giao dịch hay khách hàng). Tài khoản Có (đối với chứng từ thu).
Tài khoản Nợ (đối với chứng từ chi). Tài khoản đối ứng.