5. Nội dung chính của đồ án gồm có 3 chương:
3.1. Xác định mục tiêu của hệ thống
Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động quan trọng của các doanh nghiệp, vận động khơng ngừng, phức tạp có tình lưu chuyển cao. Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ơ…
Mục tiêu của hệ thống là quản lý tốt vốn bằng tiền để mang lại hiệu quả cao nhất trong viêc sử dụng vốn bằng tiền để tối đa hóa lợi nhuận, muốn vậy hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu sau:
Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền.
Cập nhật và quản lý đầy đủ thơng tin hoạt động kế tốn vốn bằng tiền như số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ….
Tính tốn chính xác các chỉ tiêu liên quan đến hạch toán các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền như số thu, số chi, chênh lệch tỷ giá…
Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến kế toán vốn bằng tiền như báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi Ngân hàng…
Ngồi ra, u cầu của hệ thống cịn cần đến đó là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, giao diện trình bày đẹp, dễ sử dụng…
3.2. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VÀ MƠ TẢ BÀI TỐN 3.2.1. Xác định yêu cầu
Dữ liệu đầu vào:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh tốn tiền tạm ứng
- Hóa đơn
- Hợp đồng
- Giấy báo nợ
- Giấy báo có
- Phiếu nội bộ
Dữ liệu đầu ra:
Đầu ra của hệ thống bao gồm: - Phiếu thu
- Phiếu chi - Ủy nhiệm chi
- Sổ cái tài khoản 111, 112 - Sổ chi tiết tài khoản 111, 112 - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi
- Bảng kê tài khoản 111, 112
- Nhật kí – chứng từ tài khoản 111, 112
3.2.2. Mơ tả bài tốn
Đầu kỳ kế tốn vốn bằng tiền sẽ nhận bảng số dư đầu kỳ từ kế toán trưởng. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên, bảng lương của kế toán
lương kế toán tiền mặt lập phiếu chi (3 liên) 1 liên đưa cho nhân viên, 1 liên
đưa cho kế toán trưởng ký rồi được lưu ở kế toán tiền mặt để hạch toán, 1 liên chuyển cho bộ phận quỹ để thủ quỹ chi đủ số tiền, căn cứ vào giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng của nhân viên, kế toán tiền lập phiếu thu (3 liên) trong trường hợp nhân viên hoàn ứng lại tiền thừa chi không hết. Một liên chuyển
cho bộ phận quỹ để bộ phận quỹ nhận đủ số tiền, 1 liên đưa kế toán trưởng ký rồi giữ để hạch tốn, 1 liên giao cho nhân viên.
Căn cứ vào hóa đơn và hồ sơ thanh toán của khách hàng.
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền lập
phiếu thu (3 liên) hợp lệ, 1 liên chuyển cho bộ phận quỹ để thủ quỹ nhận đủ
số tiền, 1 liên đưa kế toán trưởng ký rồi được lưu ở kế toán vốn bằng tiền để hạch toán và khách hàng giữ một liên.
Khách hàng thanh toán bằng tiền gửi, ngân hàng sẽ gửi giấy báo
có, kế tốn sẽ hạch tốn ghi sổ vào sổ chi tiết và sổ cái tiền gửi. Khi nhận
được chứng từ của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế tốn của cơng ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với sổ phụ ngân hàng thì kế tốn
phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời. Căn cứ vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp.
Khi thanh toán bằng tiền mặt, kế tốn vốn bằng tiền kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, rồi lập phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Khi
phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho bộ phận quỹ để bộ phận quỹ làm
thủ tục chi tiền. Sau đó kế tốn tiền lưu phiếu chi này.
Khi thanh toán bằng tiền gửi, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập ủy nhiệm
chi gồm 4 liên chuyển lên cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó kế tốn tiền
vốn bằng tiền sẽ gửi ủy nhiệm chi này cho ngân hàng để ngân hàng thanh tốn tiền cho người bán, sau đó ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ về cho công ty. Căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi.
Đối với ngoại tệ, căn cứ vào hóa đơn GTGT, ngân hàng gửi bảng tỷ giá
giao dịch, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu thu (ngoại tệ) và nhận giấy báo có (ngoại tệ) từ ngân hàng theo tỷ giá giao dịch.
Cuối kỳ ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê quỹ so sánh với các chứng từ gốc. Nếu có chênh lệch, kế tốn vốn bằng tiền và bộ phận quỹ phải kiểm tra
lại để xác định nguyên nhân và xử lý. Sau khi xác định rõ ngun nhân thì kế tốn vốn bằng tiền sẽ xử lý chênh lệch.
Cuối kỳ kế tốn vốn bằng tiền tính tỷ giá trung bình và cập nhật tỷ giá cho
phiếu chi (ngoại tệ) và giấy báo nợ (ngoại tệ).
Cuối ngày bộ phận quỹ chuyển toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán vốn bằng tiền. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng và giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng tháng sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ.
Cuối kỳ, sau khi tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, báo cáo quỹ với lượng tiền mặt thực tế trong quỹ, và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và số dư tài khoản tại ngân hàng, nếu khơng có sai sót thì kế toán lập báo cáo quỹ tiền mặt và báo cáo tiền gửi ngân hàng, báo cáo tồn quỹ gửi lên cho kế tốn
trưởng có kế hoạch hoạt động chi tiết cho các kỳ sau.
Phân tích u cầu u cầu bài tốn:
Hệ thống xây dựng đáp ứng được yêu cầu quản lý tiền của doanh nghiệp, cơng việc quản lý dễ dàng, nhanh chóng, chính xác. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thơng qua nhập chứng từ. Đầu vào là các chứng từ, đầu ra là các sổ, báo cáo.
Quản lý thông tin về tiền tệ, chứng từ, người nộp, người nhận tiền. Quản lý nghiệp vụ nhập, xuất quỹ.
Quản lý sổ sách, sổ nhật ký chứng từ, bảng kê…
Tính số lượng tiền tồn quỹ bao gồm số lượng, loại, tỷ giá (nếu là ngoại tệ).
Hỗ trợ tra cứu về tiền tệ, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi.
Kết xuất báo cáo, in các báo cáo liên quan đến tồn quỹ, thống kê tình hình thu chi tiền.
Thơng tin về nghiệp vụ thu, chi tiền, số dư tiền trong quỹ không cho người khác truy cập ngoại trừ nhân viên quản lý nghiệp vụ.
Để đăng nhập được vào hệ thống phải có mật khẩu.
Thời gian xử lý, kết xuất báo cáo, truy xuất dữ liệu hợp lý. Chương trình có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, trực quan.
Từ u cầu của bài tốn ta có thể mơ tả về phần mềm như sau:
Cập nhật thông tin vào hệ thống:
Chương trình cho phép cập nhật thường xun các thơng tin liên quan đến việc thu, chi tiền mặt bao gồm:
Mã chứng từ (loại chứng từ thu hoặc chi).
Ngày chứng từ (ngày nghiệp vụ thu hoặc chi phát sinh). Ngày hệ thống (ngày cập nhật chứng từ).
Số phiếu (số phiếu thu hoặc chi).
Diễn giải (nội dung nghiệp vụ phát sinh). Tên người giao dịch (tên khách hàng).
Địa chỉ (địa chỉ người giao dịch hay khách hàng). Tài khoản Có (đối với chứng từ thu).
Tài khoản Nợ (đối với chứng từ chi). Tài khoản đối ứng.
Số tiền thu hoặc chi Mã ngoại tệ
Tên ngoại tệ Tỷ giá
Nhập số dư đầu kỳ quỹ tiền mặt: Chỉ nhập một lần duy nhất vào lần đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. Những lần sau số dư đầu kỳ sẽ được xử lý và tính tốn một cách tự động.
Cập nhật các chứng từ liên quan đến thu chi cho phép in ra các chứng từ liên quan: in phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
Hỗ trợ tìm kiếm:
Tìm kiếm thơng tin về thu chi tiền mặt theo đối tượng cụ thể: họ tên khách hàng, địa chỉ, mã chứng từ…
Tìm kiếm thơng tin về thu chi tiền mặt theo ngày, tháng, năm: mã chứng từ, tên khách hàng, địa chỉ…
Tìm kiếm theo mã chứng từ…
Xử lý dữ liệu:
Tự động tính số dư cuối kỳ. Cơng thức tính số dư:
Số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + số phát sinh tăng – số phát sinh giảm
Tự động tính tồn quỹ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm khi người sử dụng có yêu cầu.
Xác định giá trị tiền mặt ngoại tệ xuất, nhập quỹ.
Kết xuất các báo cáo theo yêu cầu
Sổ cái, sổ quỹ.
Báo cáo tồn quỹ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.
Báo cáo chi tiết thu tiền hàng ngày, báo cáo chi tiết thu, chi đối với khách hàng, nhân viên.
Các loại sổ chi tiết.
3.3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngồi và các dịng dữ liệu vào, ra hệ thống:
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là các đường nối giữa các nút.
Hình 3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
(1.1) Cập nhật số dư đầu kỳ: Cuối kỳ kế tốn trưởng phải tính lại số dư cuối kỳ của tài khoản tiền để cập nhật sang số dư đầu kỳ của kỳ kế toán tiếp theo.
(1.2) Cập nhật danh mục tiền tệ :Mỗi khi giao dịch xuất hiện các loại ngoại tệ mới thì kế tốn trưởng cập nhật ngoại tệ mới vào danh mục tiền tệ và gửi cho kế toán vốn bằng tiền để theo dõi những nghiệp vụ thu chi phát sinh.
(1.3) Cập nhật tỷ giá: Kế toán vốn bằng tiền nhập bảng tỷ giá giao dịch của ngân hàng để tiến hành ghi sổ kế toán và xử lý chênh lệch tỷ giá.
(2.1) Nhận giấy đề nghị tạm ứng: Khi phát sinh nghiệp vụ tạm ứng tiền cho nhân viên thì kế tốn vốn bằng tiền nhận giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên.
(2.2) Nhận giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Khi phát sinh nghiệp vụ nhân viên dùng tiền tạm ứng thì kế tốn vốn bằng tiền nhận giấy đề nghị thanh toán của nhân viên.
(2.3) Nhận Hóa đơn GTGT: Khi nghiệp bán hàng và mua hàng thì kế tốn vốn bằng tiền sẽ nhận Hóa đơn GTGT đầu vào của nhà cung cấp và Hóa đơn GTGT đầu ra cho khách hàng căn cứ làm chứng từ gốc.
(2.4) Lập phiếu thu: Sau khi nhận giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên và Hóa đơn GTGT đầu ra cho khách hàng kế tốn vốn bằng tiền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc rồi lập phiếu thu.
(2.5) Lập phiếu chi: Sau khi nhận giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng và Hóa đơn GTGT đầu vào kế tốn vốn bằng tiền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc rồi lập phiếu chi.
(3.1) Nhận bảng lương: Kế toán lương lập bảng lương.
(3.2) Lập ủy nhiệm chi: Mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân hàng, kế tốn đều phải điền đầy đủ thơng tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng).
(3.3) Nhận giấy báo nợ: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ kế toán phải kiểm tra các giấy tờ xem các thơng tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không.
(3.4) Nhận giấy báo có: Khi ngân hàng gửi giấy báo có kế tốn phải kiểm tra các giấy tờ xem các thơng tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác khơng.
(4.1) Nhận biên bản kiểm kê quỹ: Kế toán vốn bằng tiền nhận biên bản kiểm kê quỹ từ ban kiểm kê quỹ, tiến hành lập báo cáo tồn quỹ để kiểm tra lượng tiền thực tế trong quỹ.
(4.2) Lập bút toán điều chỉnh: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào báo cáo tồn quỹ đối chiếu xem lượng tiền thực tế có trong quỹ thừa hay thiếu so với số tiền tính theo các sổ sách, chứng từ và lập bút toán điều chỉnh.
(4.3) Lập báo cáo xử lý kiểm kê quỹ: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào biên bản kiểm kê quỹ và các bút toán điều chỉnh lập báo cáo xử lý kiểm kê quỹ.
(4.4) Tính tỷ giá cuối kỳ: Kế toán căn cứ vào bảng số dư đầu kỳ, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có trong kỳ qua đó tính tỷ giá cuối kỳ.
(4.5) Cập nhật phiếu chi ngoại tệ: Sau khi tính tỷ giá cuối kỳ thì sẽ cập nhật lại phiếu chi ngoại tệ.
(4.6) Cập nhật giấy báo nợ ngoại tệ: Sau khi tính tỷ giá cuối kỳ thì sẽ cập nhật lại giấy báo nợ.
(5.1) Sổ chi tiết TK 111, TK 112: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi ghi sổ chi tiết TK 111, TK 112.
(5.2) Sổ cái TK 111, TK 112: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi ghi sổ cái TK 111, TK 112.
(5.3) Sổ quỹ tiền mặt: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi ghi sổ quỹ tiền mặt. (5.4) Sổ quỹ tiền gửi: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi ghi sổ quỹ tiền gửi. (6.1) Báo cáo thu chi tiền mặt: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi lên báo cáo thu chi tiền mặt.
(6.2) Báo cáo thu chi tiền gửi: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi lên báo cáo thu chi tiền gửi.
(6.3) Báo cáo tồn quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi lên báo cáo tồn quỹ.
* Các hồ sơ dữ liệu sử dụng:
1. Phiếu thu, phiếu chi 2. Giấy đề nghị tạm ứng 3. Giấy đề nghị thanh tốn 4. Chứng từ thanh tốn 5. Hóa đơn GTGT
6. Giấy báo nợ, giấy báo có 7. Ủy nhiệm chi
8. Biên bản kiểm kê 9. Sổ quỹ tiền mặt
10. Sổ tiền mặt ngân hàng 11. Sổ chi tiết tài khoản 12. Sổ cái
3.3.3 Ma trận thực thể chức năng
3.3.4 Phân tích mơ hình
3.3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
3.3.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.3.4.2.1. Tiến trình “Cập nhật số dư đầu kỳ”
3.3.4.2.2. Tiến trình “Xử lý nghiệp vụ thu, chi tiền mặt
3.3.4.2.3. Tiến trình “Xử lý nghiệp vụ thu chi tiền gửi ngân hàng”
3.3.4.2.4. Tiến trình “Xử lý kiểm kê và Xử lý chênh lệch tỷ giá”
Hình 3.7: Tiến trình “Xử lý kiểm kê và Xử lý chênh lệch tỷ giá”
3.3.4.2.6 Tiến trình “Lập báo cáo”
3.4. Mơ hình khái niệm dữ liệu E - R 3.4.1 Bảng từ điển dữ liệu
(1) – Thuộc tính trùng lặp. (3) – Thuộc tính mơ tả. (2) – Thuộc tính tên gọi. (4) – Thuộc tính liên kết
Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt
Đánh dấu loại các thuộc tính
(1) (2) (3) (4)
a. PHIẾU THU
Số phiếu Sp
Ngày lập Ngay
Tài khoản nợ TkNo
Tài khoản có TkCo
Mã đối tượng DoiTuong
Người giao dịch Nguoigd
Địa chỉ DiaChi Lý do LyDo Số tiền SoTien Chứng từ gốc ctgoc b. PHIẾU CHI Số phiếu Sp Ngày lập Ngay
Tài khoản nợ TkNo
Tài khoản có TkCo
Mã đối tượng DoiTuong
Người giao dịch Nguoigd
Địa chỉ DiaChi
Số tiền SoTien
Chứng từ gốc Ctgoc
c. GIẤY BÁO NỢ
Số giấy báo Sogb
Ngày báo Ngay
Số tài khoản ngân hang đi SoTknnDi
Tài khoản nợ TkNo
Tài khoản có TkCo
Mã ngân hàng Manh
Nội dung NoiDung
Số tiền SoTien
Số tài khoản ngân hàng đến SoTknhDen
Trích yếu TrichYeu
d. GIẤY BÁO CÓ