1 .7Kết cấu khóa luận
2.1 .2Khái niệm về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3 Phân tích thực trạng quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống
3.3.3 Thực trạng việc giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống
ống thép không gỉ của công ty
a. Giám sát việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Dựa trên kế hoạch thực hiện hợp đồng mà phòng KDCN đã xây dựng nhà quản trị tiến hành thực hiện giám sát trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, từng nhiệm vụ cụ thể sẽ được giao cho từng bộ phận chuyên phụ trách tạo lên tính chun mơn hóa cao. Các khâu giám sát chủ yếu trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ của công ty CP quốc tế Sơn Hà là:
Giám sát quá trình chuẩn bị hàng: Giám sát tiến độ quá trình sản xuất ống thép theo đơn hàng, giám sát quy cách bó ống thép và xếp ống thép lên container,
giám sát quá trình kiểm tra hàng trong suốt q trình sản xuất và sau khi hồn thiện sẩn phẩm.
Giám sát lịch giao hàng: Giám sát ngày giao hàng cho đối tác để sản xuất kịp thời cho đơn hàng.
Giám sát thủ tục hải quan: Cơng ty ln có 1 nhân viên ở phòng XNK chịu trách nhiệm về vấn đề làm thủ tục hải quan, nên nhân viên này sẽ phải thường xuyên giám sát các thời điểm làm thủ tục hải quan và giám sát các chứng từ cần thiết cung cấp cho việc làm thủ tục hải quan.
Giám sát về thanh tốn: Đây là điều khoản quan trọng địi hỏi phải được quan tâm, nhân viên XNK phối hợp với phòng kế tốn giám sát tình hình thanh tốn của khách hàng tại ngân hàng Agribank Long Biên. Trong q trình thanh tốn có xảy ra các phát sinh về chứng từ thì nhân viên XNK sẽ có trách nhiệm sửa chữa và bổ sung, hoặc như thanh tốn chậm thì sẽ gọi điện nhắc nhở khách hàng.
Tuy việc giám sát các công việc của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép được diễn ra ở cả quá trình, nhưng hiện tại cơng ty vẫn chưa có một mơ hình giám sát thực hiện hợp đồng cụ thể hay là một phần mềm hỗ trợ cơng tác giám sát. Do đó cơng ty Sơn Hà cần chú trọng quan tâm đến công tác này hơn nữa.
b. Điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Theo kết quả điều tra phỏng vấn trưởng phịng KDCN cho biết cơng tác điều hành trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ sang thị trường Brazil công ty được thực hiện khá tốt. Trong quá trình xuất khẩu ống thép khơng gỉ sang Brazil cũng đã gặp phải một số rủi ro phát sinh như là thiếu số lượng hay là giao hàng chậm. Ngay lúc đó các nhà quản trị của cơng ty lập tức nhận dạng được các vấn đề phát sinh, thu thập những thông tin cần thiết để xác thực vấn đề phát sinh, từ đó xem xét phát sinh xảy ra ở khâu nào, rồi tìm ra ngun nhân của vấn đề. Nhờ vào cơng tác giám sát chặt chẽ thì việc tìm ra nguyên nhân của vấn đề được chính xác hơn. Ví dụ như: Trường hợp phát hiện ra số lượng ống thép không gỉ giao cho đối tác bị thiếu, trưởng phòng KDCN ngay lập tức cử nhân viên của mình trực tiếp xuống phân xưởng cùng với bộ phận kiểm tra chất lượng xác minh lại sự thật. Sau khi đã xác minh đúng sự thật thì nhân viên XNK sẽ tìm ra nguyên
đáng nghiêm trọng lắm nên trưởng phòng KDCN sẽ trực tiếp chỉ đạo nhân viên giải quyết vấn đề. Trưởng phòng KDCN xem xét và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất trong trường hợp này là ngay lập tức yêu cầu bộ phận phân xưởng cung cấp thêm số lượng ống thép không gỉ bị thiếu cho đối tác để quá trình thực hiện hợp đồng không bị dán đoạn và không bị mất đi uy tín của cơng ty đối với đối tác Brazil. Tuy nhiên đó chỉ là trường hợp rủi ro xảy ra là đơn giản thì nhà quản trị cấp trung sẽ tự điều hành nhân viên của mình để giải quyết vấn đề. Còn đối với những vấn đề phát sinh nghiêm trọng thì cần phải trình lên Ban quản trị cấp cao. Đối với mỗi vấn đề phát sinh nhà quản trị đều đưa ra các phương án để đánh giá, rồi lựa chọn phương án tối ưu nhất có lợi cho cả cơng ty và cả đối tác Brazil, đảm bảo được quyền lợi của cả hai bên. Trên hướng điều hành giải quyết vấn đề như thế tạo cho đối tác Brazil sự tin tưởng và tơn trọng cơng ty hơn.
Tóm lại, qua điều tra phỏng vấn, thì nhìn chung cơng tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ của công ty đã đạt một số kết quả nhất định, bên cạnh đó cũng khơng tránh khỏi một số hạn chế. Đồng thời cơng tác quản trị này cịn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên trong và ngoài cơng ty. Chính vì vậy muốn nâng cao hiệu quả cơng tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thì cơng ty cần phải nỗ lực quản trị để đạt hiệu quả tốt hơn. Bên cạnh đó, thì cũng rất cần đến sự quan tâm và giúp đỡ của một số ban ngành và cơ quan nhà nước.