1 .7Kết cấu khóa luận
2.1 .2Khái niệm về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3 Phân tích thực trạng quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống
3.3.2 Thực trạng việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ
không gỉ của công ty
Thông qua điều tra phỏng vấn, đa số nhân viên trực tiếp quản trị quy trình thực hiện hợp đồng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil đều đánh giá khâu tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là tốt và đạt yêu cầu (chiếm 80%) số người được hỏi. Bên cạnh đó thì họ cũng thừa nhận trong mỗi nội dung đều có hạn chế nhất định.
Chuẩn bị hàng
Theo các nhân viên XNK thì đây là cơng việc đầu tiên cần thực hiện trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ sang Brazil của công ty cổ phần quốc tế Sơn Hà. Và đây là khâu vô cùng quan trọng, chất lượng của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ được thực hiện có tốt hay khơng là chủ yếu do khâu chuẩn bị hàng này quyết định.
Tập trung lô hàng xuất khẩu: Sau khi nhận được đơn hàng từ bộ phận XNK gửi xuống thì bộ phận phân xưởng sản xuất tiến hành sản xuất theo yêu cầu đơn hàng của đối tác Brazil. Sản xuất xong phân xưởng sản xuất sẽ tập kết hàng tại nhà máy sản xuất cơ sở 2 của công ty. Lúc này ống thép đã được bó thành từng bó sẵn sàng cho kiểm tra hàng hóa và xếp ống thép lên container để vận chuyển ra cảng.
Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu: Do mặt hàng ống thép không gỉ được chuyên chở chủ yếu là bằng container nên việc đóng gói được đóng trực tiếp vào container. Phịng kinh doanh cơng nghiệp sẽ gửi kế hoạch đóng hàng (Packing list) trước 03 ngày cho phòng kế hoạch sản xuất và kho hàng rồi sau đó phải gửi lại danh sách chuẩn (số bó, trọng lượng chuẩn) để cịn sắp xếp điều động container cho phù hợp với lượng ống thép sẵn sàng để giao.
Kẻ ký mã hiệu: Đảm bảo nhất quán về mã số, những thông tin cần thiết cho quá trình vận chuyển để tránh phát sinh những rủi ro có thể xảy ra. Bên ngồi vỏ container có thể ghi các thơng số như: tên hãng tàu, số cơng, số chì, cảng đến, lơ hàng nào sẽ đóng trong cơng, số lượng hàng, trọng tải...
Kiểm tra hàng xuất khẩu:
Ngoài việc kiểm tra sản phẩm chặt chẽ trong tất cả các cơng đoạn của q trình sản xuất, sau khi sản phẩm được sản xuất xong phòng kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra sản phẩm đã được hoàn thiện và lập giấy chứng nhận chất lượng của nhà máy. Sau đó hàng xuất khẩu sẽ được cơ quan giám định của bên nhập khẩu chỉ định giám định lại hàng hóa. Cơng tác kiểm tra tương đối là chặt chẽ ở tại cơ sở sản xuất nhưng một vài trường hợp vẫn không tránh khỏi tình trạng số lượng ống thép khơng đủ số lượng, nhưng số lượng thiếu không đáng kể và số lần xảy ra tình trạng này chỉ đếm trên đầu ngón tay.
Đặt tàu và giao hàng tại xưởng
Sau khi hàng hố đã được sản xuất xong và đã được đóng bó cẩn thận, Phịng kinh doanh cơng nghiệp liên hệ đặt tàu để giao hàng. Khi đã có đầy đủ thơng tin về tên tầu, số chuyến, hình thức thuê tầu, phịng KDCN làm thơng báo trước khi giao hàng và gửi cho khách hàng. Trước khi cơng được kéo đến nhà máy để đóng hàng bộ phận XNK gửi phiếu yêu cầu giao hàng đóng cho phân xưởng sản xuất. Trên yêu cầu giao hàng phải thể hiện một số thông tin cơ bản như tên hãng tàu trên vỏ cơng, số cơng, số chì, cảng đến, lơ hàng nào sẽ đóng trong cơng, số lượng hàng.
Khi gửi u cầu giao hàng phịng kinh doanh cơng nghiệp ghi rõ số container số chì trên yêu cầu giao hàng và phiếu đóng gói để làm u cầu đóng hàng. Số cont/chì và chất lượng của cont/chì cần được kiểm tra và xác nhận bởi kiểm tra chất
nhận về chi tiết số cont/chì mà sau này phát hiện ra sai sót thì kiểm tra chất lượng phải chịu tránh nhiệm về các vấn đề phát sinh liên quan đến mở tờ khai, làm vận đơn….
Làm thủ tục hải quan
Công ty làm thủ tục XK tại cơ quan hải quan Hải Phịng và để làm thủ tục hải quan, cơng ty phải thực hiện các công việc sau:
Công ty cần khai báo lên tờ khai hải quan điện tử theo mẫu của cơ quan hải quan.
Sau khi khai báo xong, công ty nộp kèm theo tờ khai điện tử các chứng từ có liên quan cho cơ quan hải quan Hải Phịng như: Hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa, hợp đồng mua bán, vận đơn sạch.
Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và phản hồi lại cho doanh nghiệp. Trong trường hợp khai báo sai hoặc chứng từ khơng rõ ràng thì cơ quan hải quan cũng sẽ gửi phản hồi lại để công ty Sơn Hà bổ sung và điều chỉnh. Sau khi chỉnh sửa xong lại gửi đến cơ quan hải quan để được nhận số tiếp nhận mới.
Thủ tục hải quan được hồn thành khi lãnh đạo đóng dấu: “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai hàng hóa XK và trả cho chủ hàng. Công ty Sơn Hà phải chịu mọi chi phí thủ tục hải quan.
Hàng ống thép khơng gỉ của công ty được xếp vào luồng xanh nên trong q trình làm thủ tục thơng quan, hàng hóa khơng phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ kiểm tra giấy tờ mà thơi.
Giao hàng xuất khẩu
Hàng hóa được vận tải bằng đường biển từ cảng Hải phịng, q trình giao nhận bao gồm: Lập bảng kê khai hàng hóa chuyên chở giao cho đơn vị vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng, lên kế hoạch giao hàng với cơ quan điều độ cảng, tổ chức vận chuyển hàng vào cảng theo đúng kế hoạch, bốc hàng lên tàu và giám sát chặt chẽ số lượng container được giao, sau đó lấy biên lai xác giận đã giao hàng.
Lập và gửi chứng từ giao hàng
Sau khi hàng được bốc lên tàu Phòng KDCN lập chứng từ giao hàng để gửi cho người mua và để được thanh toán. Một bộ chứng từ giao hàng cơ bản bao gồm những chứng từ sau:
- Hố đơn
- Phiếu đóng gói (P/L) - Vận đơn (B/L)
- Chứng nhận chất lượng của nhà máy - Bảo hiểm (nếu bán giá CIF)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có u cầu) - Hối phiếu (nếu thanh tốn bằng L/C hoặc D/P)
Ngay sau nhận được bản gốc B/L phát hành bởi hãng tàu/giao nhận, trước khi gửi bộ chứng từ gốc trực tiếp cho khách hàng hoặc thông qua đường ngân hàng, Phịng KDCN phải thơng báo tình hình thực tế hàng đã giao cho đối tác Brazil và gửi fax cho họ 3 chứng từ chính là hố đơn (invoice), phiếu địng gói(P/L) và vận đơn (B/L).
Thanh tốn
Đây là khâu quan trọng nhất trong hoạt động xuất khẩu nói chung và xuất khẩu ống thép khơng gỉ nói riêng và được thực hiện cuối cùng trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Theo điều tra thì hiện nay cơng ty sử dụng 2 hình thức thanh tốn là thanh tốn bằng T/T và thanh tốn bằng L/C khơng hủy ngang. Nhưng chủ yếu là thanh toán bằng L/C.
Sau khi chứng từ giao hàng được tập hợp đầy đủ và gửi đi cho đối tác Brazil, Phòng KDCN phối hợp với Phòng kế tốn theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng cho đến khi tiền thanh toán về tài khoản của cơng ty. Nếu thanh tốn bằng T/T, Phòng KDCN trực tiếp thúc giục khách hàng thanh toán ngay sau khi hàng được bốc lên tàu. Cịn thanh tốn bằng L/C, Phịng KDCN có trách nhiệm nhanh chóng hồn thiện bộ chứng từ giao hàng gửi đi để được thanh tốn qua đường ngân hàng.
Cơng ty cịn gặp khó khăn trong việc thanh tốn tiền hàng như: cơng ty thực hiện đơn hàng kéo dài trong nhiều tháng nên đã gặp phải rủi ro về tỷ giá hối đoái gây thiệt hại cho cơng ty. Bên cạnh đó thì việc thúc giục người mua thanh tốn bằng phương thức T/T cũng gặp khó khăn.
Trong q trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra tranh chấp và khiếu nại làm mất uy tín cũng như chi phí cho cả hai bên, chính vì vậy cơng ty ln chú trọng đến chất lượng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Tuy nhiên, dù cơng ty CP quốc tế Sơn Hà có cố gắng như thế nào thì cũng khơng thể nào tránh được hết tất cả rủi ro.
Theo phỏng vấn điều tra thì cho thấy từ khi cơng ty CP quốc tế Sơn Hà bắt đầu thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ với đối tác Brazil đến nay đã xảy ra hai lần mà công ty nhận được sự khiếu nại từ đối tác Brazil. Với nội dụng của khiếu nại đó là một lần do giao hàng không đủ số lượng và một lần do giao hàng chậm 1 ngày so với ngày giao hàng quy định trong hợp đồng.
Khi nhận được những khiếu nại trên về số lượng hàng giao và thời gian giao hàng chậm thì phịng KDCN dưới sự chỉ đạo của Phó tổng giám đốc phụ trách phối hợp với các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm xử lý. Trước hết là công ty sẽ xác minh sự thật về ý kiến khiếu nại, sau đó sẽ tìm ra ngun nhân của việc giao hàng muộn cũng như là giao hàng khơng đủ số lượng, từ đó đưa ra cách giải quyết khiếu nại sao cho phù hợp cả hai bên. Và quan trọng hơn là việc giải quyết khiếu nại của công ty đã không làm mất đi sự tin tưởng của đối tác Brazil đối với cơng ty Sơn Hà. Ngồi ra, hàng năm vào tháng 12 phòng KDCN đều tiến hành khảo sát thăm dị ý kiến khách hàng để từ đó rút kinh nghiệm và thực hiện đạt hiệu quả hơn. Do đó cơng tác giải quyết khiếu nại được các nhân viên XNK đánh giá là thực hiện tốt.